Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота (стр. 7 )

-  Выделите вариант Текст и введите в соседнее поле Использование документов.

-  Щелкните на кнопке Далее. Появится последнее окно мастера, позволяющее присвоить имя командной кнопке. Введите имя кнопки Использование документов и затем щелкните на кнопке Готово.

Испытайте командную кнопку

При добавлении в базу новых объектов рекомендуется всегда проверять, насколько правильно они выполняют свои функции:

-  переключитесь в Режим формы. На экране появится запись для первого зарегистрированного документа;

-  щелкните на командной кнопке Использование документов. Откроется форма ДО со сведениями обо всех используемых в отделах архива документах. Воспользуйтесь кнопками перехода, чтобы детально просмотреть информацию;

-  закройте форму ДО. Перейдите к следующему документу, щелкнув на кнопке Следующая запись подчиненной формы;

-  щелкните на командной кнопке Использование документов. Откроется форма ДО снова со всеми записями;

-  сохраните и закройте форму Документы.

При необходимости просмотра сведений об использовании только конкретного интересующего сотрудника документа может быть использован макрос Использование данного документа. Откройте его в режиме Конструктора и просмотрите. Обратите внимание, что в аргументах макрокоманды Открыть форму задано не только имя открываемой формы, но и условие отбора записей. Слева от знака «=» указывается имя поля в форме, имя которой определено в аргументе макрокоманды «Имя формы», а справа – имя связанного поля формы, в которой предполагается создать кнопку, использующую макрос.

Создайте кнопку в форме Документы, повторив указанные выше действия, и испытайте ее действие. Обратите внимание, что теперь при помощи кнопки открываются не все записи формы ДО, а только те, которые характеризуют использование открытого в форме Документы документа.

Аналогичный результат можно получить, используя при создании кнопки в окне мастера Создание кнопки категорию Работа с формой и действие Открытие формы. После этого следует указать имя открываемой формы и выбрать способ отбора записей – Открыть форму и показать все записи или Открыть форму для отобранных записей. В первом случае действие созданной кнопки будет аналогично действию кнопки Использование документов, во втором – Использование данного документа.

Добавление в форму вычисляемого элемента управления

Изменяя свойства элементов управления, можно существенно расширить возможности формы. Свойство Данные позволяет не только указать источник данных, но и задать выражения для вычисления значений полей. Выражения представляют собой математические формулы и могут включать встроенные функции Microsoft Access.

Формулу для вычислений можно как непосредственно ввести в поле Данные, так и воспользоваться для этого Построителем выражений. Построитель предлагает набор операторов, функций и объектов базы данных, из которых компонует сложное выражение.

Форма Документы включает в себя поле, содержащее количество листов хранимого документа. Предположим, что заведующий архивным отделом хотел бы также знать среднее значение объема документа. Для этого можно добавить в форму соответствующий элемент управления. Воспользуемся Построителем выражений, чтобы задать формулу для расчета среднего значения:

-  выделите форму Документы и затем щелкните на кнопке Конструктор;

-  на панели элементов щелкните на элементе управления Поле, а затем щелкните в форме под созданными ранее кнопками. В форме появится текстовое поле и надпись к нему;

-  на панели инструментов Конструктор форм щелкните на кнопке Свойства, чтобы открыть окно свойств для нового поля;

-  выделите вкладку Данные и затем щелкните в поле Данные;

-  щелкните на кнопке Построить или значке «…», чтобы открыть окно Построителя выражений. Окно Построителя выражений включает поле для ввода выражения, кнопки операторов и список всех объектов базы данных;

-  в строке кнопок операторов, расположенной под полем выражения, щелкните на кнопке со знаком равенства. Знак равенства будет помещен в поле выражения;

-  щелкните дважды на папке Функции в левом списке; затем щелкните на папке Встроенные функции в открывшемся списке; в среднем списке выберите и щелкните на группе функций Статистические; в правом списке установите курсор на функции Avg (среднее); выделите обобщенное описание аргумента функции «expr» (оно должно быть потом заменено на имя поля, для которого вычисляется среднее значение);

-  щелкните дважды на папке Forms в левом списке. В результате этого появятся две вложенные папки: Загруженные формы и Все формы;

-  щелкните дважды на папке Загруженные формы, щелкните дважды на папке Документы. Все объекты в форме Документы появятся в среднем списке окна;

-  прокрутите список до поля Коллист (количество листов) и выделите его;

-  щелкните на кнопке Вставить, чтобы поместить поле в область выражения. В поле выражения появится полное описание поля: =Avg([Коллист]);

-  щелкните на кнопке ОК. В поле Данные нового элемента управления появится созданная формула. В поле Имя введите имя созданного поля – Среднее;

-  Щелкните на элементе управления Надпись слева от элемента, с которым вы работали. Если окно свойств мешает вам, передвиньте его.

-  В окне свойств активизируйте вкладку Макет, в поле свойства Подпись введите Средний объем документа: и нажмите клавишу Enter.

-  Закройте окно свойств. Если нужно, подгоните элемент с надписью «Средний объем документа:» под длину содержащегося в нем текста.

-  Закройте форму. Если появится запрос на сохранение изменений, щелкните на кнопке Да.

-  Откройте форму Документы. Внизу формы указано среднее значение объема хранимых документов. Если теперь изменить объем некоторых документов, то изменится и значение, указанное в поле Средний объем документа:.

-  Закройте форму.

Как добавить в форму Выключатель

Руководство архива заинтересовано в улучшении качественных характеристик состава сотрудников организации. Одной из таких характеристик является относительное количество сотрудников, имеющих высшее документоведческое и архивоведческое образование. Поэтому для обеспечения возможности учета уровня образования в таблицу С введено поле Высшее образование, имеющее тип данных «Логический». При наличии у сотрудника высшего образования в поле указывается значение «Да», которое помечается щелчком по значку в поле. Данные в таблицу С введены, как обычно через форму Сотрудники.

Добавьте в форму выключатель

Добавьте элемент управления Выключатель в форму Сотрудники, чтобы упростить ввод значения в поле Высшее образование:

-  на панели элементов щелкните на элементе Выключатель;

-  на панели инструментов Конструктор форм щелкните на кнопке Список полей, чтобы вывести список всех полей формы. В списке полей выделите поле Высшее образование, и не отпуская левую кнопку мыши, перетащите его в положение справа от поля Высшее образование. При перемещении по рабочим областям указатель мыши принимает форму Выключателя. Когда вы отпустите кнопку мыши, в форму будет добавлен новый элемент управления в виде квадратика, связанный с полем Высшее образование. Чтобы убедиться в этом, посмотрите свойство Данные в окне свойств нового элемента (там должно быть указано имя поля Высшее образование);

-  на панели инструментов щелкните на кнопке Свойства. Убедитесь, что в окне свойств открыта вкладка Макет;

-  введите Щелкните здесь при наличии высшего образования и затем клавишу Enter. Закройте окно свойств. На кнопке выключателя появится введенная подпись;

-  выделите элемент управления поле Высшее образование, щелкнув на нем. Нажмите клавишу Del, чтобы удалить его;

-  щелкните на созданном элементе управления Выключатель. Перетащите его к левой границе формы. Поместите указатель на среднюю рукоятку масштабирования на правой границе Выключателя. Когда указатель примет форму двунаправленной стрелки, щелкните дважды, чтобы подогнать ширину кнопки Выключателя под длину текста в нем.

Посмотрите на изменения в Режиме формы

Изменив внешний вид формы Сотрудники, проверьте, как она выглядит в режиме формы:

-  щелкните на стрелке поля Вид и выберите Режим формы;

-  просмотрите несколько записей, пользуясь кнопками перехода; обратите внимание на изменение внешнего вида созданного выключателя;

-  сохраните изменения.

Измените свойства формы

Microsoft Access располагает средствами, позволяющими автоматически открывать одновременно несколько форм. В некоторых практических ситуациях это может существенно облегчить работу конечных пользователей.

Предположим, что форма Сотрудники отделов должна отображать: а)записи, которые имеют значение «Да» в поле Высшее образование формы Сотрудники; б)сведения о сотрудниках, не имеющих высшее образование.

В следующих упражнениях вы создадите макрос для открытия этой формы и добавите его в свойство Открытие формы Отдел. При попытке открытия формы Отдел выполнится макрос и выдаст форму Сотрудники отделов, которая использует два макроса для отбора нужных записей формы Сотрудники.

Создайте макрос, открывающий форму для отбора данных

-  В окне базы данных щелкните на вкладке Макросы. Щелкните затем на кнопке Создать. Откроется окно Макрос. Первая ячейка в столбце Макрокоманды пустая.

-  Щелкните на стрелке в первой ячейке столбца Макрокоманды и выделите команду Открыть Форму. Нажмите клавишу Enter. В области открывшегося окна Аргументы представлены шесть аргументов этой команды.

-  В ячейке Примечание введите Этот макрос открывает форму Сотрудники отделов при открытии формы Отдел. Примечание описывает назначение макроса.

-  Щелкните в поле аргумента Имя формы и введите Сотрудники отделов.

-  Нажмите клавишу Enter. Закройте окно Макрос и при появлении запроса на сохранение изменений щелкните на кнопке Да. Появится диалоговое окно Сохранение.

-  В поле Имя макроса введите Сотрудники отделов.