Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота (стр. 1 )

Министерство образования Российской Федерации

ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота

Часть 1

Методические указания

к лабораторным работам

ПЕНЗА 2004

УДК 681.3

Рассматриваются вопросы создания дружественного интерфейса пользователя с помощью средств СУБД Microsoft Access, включая требования надежности программ обработки данных, целостности данных и организации связи БД с документами Microsoft Office.

Методические указания подготовлены на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» и предназначены для студентов специальностей 350800 очной и заочной форм обучения, изучающих дисциплину «Проектирование БД систем документооборота».

Библиогр. 2 назв.

Составители , ,

Рецензент , д. т.н., проф., зав. кафедрой «Вычислительные машины и системы» Пензенского технологического института (завода-втуза), филиала Пензенского государственного университета

Лабораторная работа 1

Разработка структуры базы данных

Цель работы: научиться разрабатывать БД, ориентированные на обработку запросов конечного пользователя, в среде Мicrosoft Access,.

Общие сведения

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. Основные функции:

Определение данных – это определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой.

Обработка данных включает поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление, а также предусматривает объединение данных с другой связанной с ними информацией.

Управление данными указывает кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определяет правила коллективного пользования данными.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных: могут использоваться текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты/времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.

Microsoft Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange):

-  динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding)

-  связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между Access и любым другим приложением Windows.

OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access: в качестве объектов могут выступать картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и др.

Для обработки таблиц Microsoft Access использует мощный язык SQL (Structured Query Language) - структурированный язык запросов. Access значительно упрощает задачу обработки данных. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует связи, заданные пользователем при конструировании таблиц. В Access имеется также средство графического задания запроса - "запрос по образцу" (QBE - query by example).

Microsoft Access можно использовать как в качестве самостоятельной СУБД на отдельной рабочей станции (рабочем месте), так и в сети - в режиме "клиент - сервер". Поскольку доступ к данным в Access могут иметь одновременно несколько пользователей, эта система управления базами данных (СУБД) обладает надежными средствами защиты и обеспечения целостности данных.

В Access имеются средства, позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с базами данных без знания языка программирования (Access имеет мощный язык программирования - Microsoft Access Basic); могут быть разработаны приложения, способные работать не только с собственными форматами данных, но и с форматами других наиболее распространенных СУБД.

Архитектура Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя. Ниже перечислены основные объекты Access.

Таблица - объект, используемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки).

Запрос - объект, позволяющий пользователю получать нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для формирования запроса можно использовать или QBE (запрос по образцу), или инструкции SQL (структурированный язык запросов). С помощью запросов можно осуществлять выбор, обновление, удаление или добавление данных; кроме того, можно создавать новые таблицы, используя данные уже существующих.

Форма - объект, предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или для управления работой приложения. С помощью форм могут быть реализованы требования пользователей к представлению данных из запросов или таблиц. Формы могут быть распечатаны.

Отчет - объект, предназначенный для создания документа. Отчет можно просмотреть на экране, отпечатать и при необходимости включить в документ другого приложения.

Макрос - структурированное описание одного или нескольких действий, которые выполняются в ответ на определенное событие, т. е. на любое изменение состояния объекта Microsoft Access. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму.

Модуль - объект, содержащий программы на языке Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаруживать ошибки, которые нельзя найти при использовании макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно привязаны к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

Access имеет мощное средство - набор "Мастеров по разработке объектов". Его можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов, что значительно облегчает работу пользователя.

Разработка структуры БД

Разработать структуру БД – значит определить, какие таблицы входят в БД и из каких атрибутов состоит каждая из них, а также выяснить, каким образом таблицы БД связаны между собой.

Каждая БД отражает некоторые стороны реального мира. Поэтому данные в таблицах должны отвечать некоторым ограничениям, соответствующим ограничениям реального мира. Например, возраст детей, принимаемых в школу, не может превышать 8 лет. Такие ограничения называют ограничениями целостности. База данных находится в состоянии целостности, если не нарушено ни одно ограничение целостности. Набор ограничений для каждой БД отражает особенности предметной области. Но существуют два правила, которые должны выполняться для любой таблицы любой БД. Их называют общими ограничениями целостности.

Они должны быть обеспечены в первую очередь при проектировании и использовании любой БД. Однако прежде чем их привести, дадим еще несколько важных определений.

Любая БД должна обеспечивать возможность хранения, поиска и обработки данных. Следовательно, в ней должны присутствовать средства, позволяющие отыскивать нужную информацию и связывать воедино данные из разных таблиц. Возможность адресации данных обеспечивается за счет наличия в каждой таблице первичного ключа, а средством связи данных из разных таблиц служит внешний ключ.

Первичный ключ – это столбец или группа столбцов таблицы, обладающих свойством уникальности и неизбыточности. Требование уникальности означает, что данные в пределах первичного ключа не должны повторяться. Первичный ключ не является избыточным, если из него нельзя удалить никакой столбец (столбцы) без потери свойства уникальности.

Первичный ключ является частным случаем потенциального ключа. В одной таблице могут быть несколько потенциальных ключей. Например, в таблице, содержащей сведения о сотрудниках какой-либо организации, могут содержаться одновременно табельный номер сотрудника, который не должен повторяться в пределах одной организации, и его паспортные данные, уникальные в масштабах государства. При наличии нескольких потенциальных ключей в одной таблице один из них произвольно выбирается в качестве основного, первичного, ключа.

Внешний ключ – это столбец или группа столбцов таблицы, содержащих значения первичного ключа другой таблицы. Данные во внешнем ключе могут повторяться.

Существуют два общих ограничения целостности: правило целостности и правило ссылочной целостности.

Правило целостности утверждает, что среди значений потенциального ключа не должно быть null-значений. Null-значение – это неопределенное, пропущенное значение в столбце.

Согласно правилу ссылочной целостности внешний ключ не должен содержать значения, не содержащиеся в первичном ключе ссылочной таблицы, и null-значения.

Проектирование структуры БД до сих пор остается субъективным процессом, т. к. качество полученного результата во многом зависит от интуиции разработчика. Однако существенную помощь в решении этой проблемы могут оказать идеи семантического моделирования, основной задачей которого является выяснение смысловых взаимосвязей между элементами данных. Эти взаимосвязи должны быть отражены на диаграмме «объект/отношение».

Рассмотрим некоторые положения этого метода моделирования на примере разработки структуры фрагмента БД районного архива, принимающего на хранение от организаций различные документы. Архив состоит из нескольких отделов, в каждом из которых работают сотрудники. Принятые на хранение документы направляются для использования в эти отделы.

Данная ситуация отражается на диаграмме «объект/отношение» следующим образом. Сначала выделяются объекты, сведения о которых участвуют в приведенном выше описании. Как правило, они мало меняются с течением времени и не зависят от существования других объектов. Такие объекты называются правильными и изображаются на диаграмме «объект/отношение» в виде прямоугольников. К ним относятся объекты «Отдел», «Сотрудник», «Документы» (Рис. 1).