Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота (стр. 8 )

Добавьте макрос в форму Отдел

Элементы управления, также как и форму в целом, можно связать с определенными событиями (примером события может служить щелчок на данном элементе).

Теперь можно добавить созданный макрос в форму Отдел. Тогда при попытке открыть форму Отдел откроется форма Сотрудники отделов, которая включает две кнопки. По кнопке Да сработает фильтр и форма Сотрудники откроется только для записей, имеющих значение «Да» в поле Высшее образование. По кнопке Нет в форме Сотрудники отобразятся сведения о сотрудниках, не имеющих высшее образование.

Для реализации поставленной задачи укажите макрос Сотрудники отделов в свойстве Открытие формы Отдел. Это означает, что указанный макрос будет выполняться каждый раз при попытке открыть форму:

-  в окне базы данных щелкните на вкладке Формы. Щелкните на форме Отдел, чтобы выделить ее;

-  щелкните на кнопке Конструктор;

-  откройте окно свойств формы и щелкните на вкладке События;

-  щелкните в поле свойства Открытие, щелкните на стрелке поля и затем щелкните на значении «Сотрудники отделов»;

-  щелкните на стрелке кнопки Вид и выберите Режим формы. Появится окно формы Сотрудники отделов;

-  щелкните на имеющихся в нем кнопках. Внизу экрана на панели перехода указывается, что просматриваются отфильтрованные записи;

-  закройте форму и щелкните на кнопке Да при появлении запроса на сохранение изменений.

3. Создать кнопки просмотра для одной из форм с помощью действий Запуск макроса и Открытие формы. Для каждого из названных действий создать по два варианта кнопок, открывающих для просмотра все записи или только отобранные связанные записи. Получить распечатки диалоговых окон, иллюстрирующих работу созданных кнопок.

4. Добавить в одну из форм вычисляемый элемент управления. Получить распечатки диалогового окна, иллюстрирующего работу созданного элемента управления.

5. Добавить в одну из форм Выключатель, упрощающий ввод значений в какое-либо логическое поле. Получить распечатку окна этой формы.

6. Создать макрос, позволяющий автоматически открыть форму для отбора нужных записей какой-либо таблицы при открытии одной из форм БД. Получить распечатку окна этой формы.

7. Оформить отчет. Отчет должен содержать: название и цель лабораторной работы; краткое описание основных параметров, позволяющих автоматизировать работу пользователя с БД; распечатки, подготовленные в разделах 3, 4, 5,6.

Контрольные вопросы

1  Перечислите основные способы автоматизации работы пользователя.

2  Как создать кнопку просмотра?

3  Для чего предназначен вычисляемый элемент управления?

4  Как создать вычисляемый элемент управления?

5  Что такое Выключатель?

6  Как создать Выключатель?

7  Какие возможности предоставляет использование макросов?

8  Как использование макросов помогает автоматизировать работу пользователя?

Лабораторная работа №6

Обработка данных с помощью запросов

Цель работы: ознакомиться с основными возможностями Microsoft Access в отношении обработки данных; приобрести практические навыки обработки данных с помощью средств Microsoft Access.

Общие сведения

Одним из стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных из одной или нескольких таблиц. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. В общем случае данные, отраженные в запросах, являются результатом применения разнообразных операций реляционной алгебры над данными. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними разнообразные операции.

Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access.

В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей и сортировать их. Основное сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что в них проводится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Фильтр обычно используется при работе в режиме формы или в режиме таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

-  для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

-  для объединения в виде одной таблицы на экране данных из нескольких таблиц;

-  для просмотра отдельных полей таблицы;

-  для выполнения вычислений над значениями полей.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем:

-  фильтры не позволяют добавить еще несколько таблиц, записи из которых включаются в возвращаемый набор записей;

-  фильтры не позволяют указать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей;

-  фильтры не могут быть выведены как отдельный объект в окне базы данных;

-  запросы могут использоваться только с закрытой таблицей, запросом или формой;

-  фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Создание простого запроса с помощью Мастера

Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов. Чтобы создать простой запрос при помощи Мастера запросов, необходимо:

1.  В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.

2.  Выбрать значок Создание запроса с помощью мастера и дважды щелкнуть на нем левой кнопкой мыши или нажать на кнопку Создать в окне базы данных, и в появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать Простой запрос и нажать на кнопку ОК.

3.  В появившемся окне Создание простых запросов в поле со списком Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.

4.  С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля в список Выбранные поля те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля.

5.  Нажать кнопку Далее.

6.  В следующем диалоговом окне Мастера в поле Задайте имя запроса ввести имя создаваемого запроса.

7.  Выбрать способ открытия запроса: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса.

8.  При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом? для вывода справочной информации по работе с запросами.

9.  Нажать на кнопку Готово.

По окончании работы Мастера простых запросов в зависимости от выбора способа дальнейшей работы с запросом откроется или окно запроса в режиме просмотра, или окно Конструктора запросов, в котором можно модифицировать запрос.

Создание запроса с помощью Конструктора

Конструктор запросов позволяет создавать новые и изменять существующие запросы. Чтобы создать новый запрос с помощью Конструктора запросов, необходимо:

1.  В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.

2.  Выбрать значок Создание запроса в режиме Конструктора или нажать кнопку Создать и в появившемся окне Новый запрос выбрать Конструктор, нажать ОК.

3.  В окне Добавление таблицы выбрать одну или несколько таблиц или запросов для построения нового запроса и нажать кнопку Добавить. Для удобства выбора таблиц и запросов в окне существуют следующие вкладки: Таблицы, Запросы, Таблицы и запросы для отображения соответствующих объектов базы данных.

4.  После добавления всех необходимых таблиц нажать кнопку Закрыть в окне Добавление таблицы.

5.  Чтобы добавить поле в запрос, необходимо в таблице-источнике в верхней части окна Конструктора запросов выбрать нужное поле. Для добавления в запрос всех полей таблицы необходимо выделить поле, обозначенное звездочкой (*).

6.  Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на выделенном поле. При этом в нижней части окна Конструктора запросов в бланке запроса появится столбец, соответствующий выбранному полю. Можно добавить поле в бланк запроса и другим способом. Для этого нужно нажать на левую кнопку мыши на выделенном поле таблицы и, перетащив его в нужное место бланка запроса, отпустить кнопку.

Рассмотрим назначение строк в бланке запроса окна Конструктора запросов.

В верхней части бланка запроса находится узкая область выделения. При установке курсора мыши на область выделения он принимает форму стрелки вниз черного цвета. Чтобы выделить один столбец поля запроса, нужно щелкнуть левой кнопкой мыши на области выделения над соответствующим полем. Для выделения нескольких столбцов полей запроса нужно нажать на левую кнопку мыши на области выделения, затем, удерживая кнопку мыши, переместить указатель, выделив, таким образом, нужные столбцы, и отпустить кнопку мыши. После выделения нужных столбцов их можно копировать, перемещать или удалять.

Строка Поле предназначена для ввода имени поля запроса и обозначения поля-источника данных или вычисляемого выражения. Обычно имя поля запроса совпадает с именем поля таблицы источника данных, но поля запроса можно переименовать, чтобы, например, точнее описать их содержимое. Это особенно полезно при определении нового вычисляемого поля или при расчетах суммы, количества записей или других итоговых значений по данным существующего поля. Указать имя поля запроса можно перед именем поля таблицы или перед выражением, разделив их двоеточием (:). Изменение имени поля в бланке запроса приводит к изменению заголовка столбца при просмотре запроса в режиме таблицы. Кроме того, если на основе запроса создать новый объект, например, новую форму или отчет, в новом объекте будет использовано новое имя поля. Имя поля базовой таблицы при этом не изменяется. Это имя также не изменяется в формах и отчетах, которые были созданы на основе запроса до изменения имени поля.