Оглавление (стр. 5 )

Лицевые счета (выписки по счетам) клиентов формируются в одном экземпляре и выдаются клиентам в порядке и сроки, указанные в карточках с образцами подписей.

Дополнительные офисы самостоятельно распечатывают выписки по счетам.

3.21. Кассовые журналы составляются в порядке, установленном Правилами (п.1.8. ч.3.раздел 1) в двух экземплярах, один из которых помещается в кассовые документы дня, второй – в бухгалтерские мемориальные документы дня отдельным сшивом.

Кассовое обслуживание клиентов осуществляется в соответствии с «Положением о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ» от 01.01.2001г. и внутренними документами Банка.

Каждому дополнительному офису Банка, филиалу и кассе вне кассового узла, расположенным в Москве и Московской области, имеющим право хранить ценности в сейфовой комнате или сейфе, устанавливается минимально допустимый остаток наличных денег в операционной кассе на конец дня в пределах общего лимита, установленного для Банка по Московскому региону. Филиалам Банка минимально допустимый остаток наличных денег в операционной кассе на конец дня устанавливает территориальное учреждение Банка России по месту нахождения филиала.

Дополнительные офисы, исходя из предполагаемого оборота наличности, накануне делают заявку для подкрепления своих касс на начало дня.

Передача наличных денег из основной кассы Банка в кассы дополнительных офисов оформляется соответственно расходными и приходными кассовыми ордерами и отражается в бухгалтерском учете по кредиту и дебету соответствующих счетов касс, а также транзитных счетов "Денежные средства в пути". Свободные денежные средства сдаются из касс дополнительных офисов в основную кассу тем же порядком.

Ревизии остатков денежных средств в операционных кассах дополнительных офисов проводятся на основании распоряжения руководителя дополнительного офиса и в случаях, предусмотренных в Положении о порядке ведения кассовых операций в филиалах, дополнительных офисах и кассах вне кассового узла.

Ежедневно по окончании операционного дня по счету кассы, открытому для каждого подразделения, проводится сверка оборотов и остатков с данными бухгалтерского учета.

3.22. Ведомости остатков по счетам первого, второго порядков ведутся в электронном виде. При необходимости электронная копия распечатывается.

3.23. Документами синтетического учета являются ежедневная оборотная ведомость и ежедневный баланс.

Оборотная ведомость по счетам Банка составляется в электронном виде и на бумажных носителях ежедневно по форме Приложения № 8 Правил с учетом замечаний Указания Банка России от 01.01.2001 г.

Баланс Банка составляется в электронном виде и на бумажных носителях ежедневно по форме Приложения № 9 Правил .

Ежедневный баланс по операциям, совершаемым головным Банком за истекший день составляется до 12 часов Московского времени следующего рабочего дня. Сводный баланс Банка, с включением балансов филиалов, составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составления баланса по операциям, непосредственно выполняемым головным Банком.

3.24. Для ведения аналитического учета валютных операций в АБС "Ва-Банк Плюс" в соответствии с Письмом ЦБ РФ от 01.01.01 года № 000 используются так называемые конверсионные счета. Данные счета открываются на счете 2-го порядка "00991" в каждой валюте и отвечают следующим требованиям:

-  конверсионные счета в иностранных валютах не переоцениваются;

-  дебетовые остатки по конверсионным счетам всегда равны кредитовым остаткам (в рублевом эквиваленте);

-  конверсионные счета не отражаются в балансе кредитной организации, так как дебетовые и кредитовые остатки сальдируются при составлении баланса.

Конверсионные счета отображаются во всех расчетных и кассовых документах по операциям, в которых эти счета затрагиваются.

При проведении операции по покупке или продаже валюты клиенту помимо выписки предоставляется "Мемориальный ордер для конверсионных операций".

3.25. В АБС "Ва-Банк Плюс" введен внутренний план счетов – справочник кодов Главной Книги.

Коды Главной Книги разработаны Банком на основе плана счетов бухгалтерского учета и служат для:

-  ведения более подробного синтетического учета;

-  автоматизации бухгалтерского учета операций;

-  формирования отчетов.

Все лицевые счета, заведенные в АБС "Ва-Банк Плюс", привязываются к кодам Главной Книги.

3.26. В АБС "Ва-Банк Плюс" для реализации метода двойной записи по внебалансовым счетам используются два лицевых счета, привязанных к кодам Главной Книги "99999П001" и "99998А001". Для московского региона это счета:

-  99999810600000099999 – для корреспонденции с активными счетами;

-  99998810300000099999 – для корреспонденции с пассивными счетами

3.27. В ежедневном балансе "Счета Депо" учет ведется в соответствии со стандартом деятельности депозитария Банка.

3.28. В случае ведения аналитического учета отдельных операций Банка в специальных программных комплексах должна обеспечиваться ежедневная сверка данных аналитического учета с данными синтетического учета в АБС «Ва-Банк+».

4. Порядок организации документооборота

4.1. Движение первичных документов в Банке регламентируется правилами документооборота по каждому подразделению.

4.2. Правила документооборота устанавливают в Банке рациональный документооборот, то есть предусматривают оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определяют минимальный срок его нахождения в подразделении.

4.3. Правила документооборота оформлены в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением.

Процедура документального свода баланса в подразделениях, работающих в АБС "Ва-Банк Плюс" определяется «Регламентом документального свода баланса в АБС "Ва-Банк Плюс".

4.4. Дополнительные офисы.

Кассовые документы, формируемые дополнительными офисами, хранятся на местах в течение 12 месяцев, а затем передаются в архив Банка. В документы дня, передаваемые в Центральный офис, помещаются вторые экземпляры кассовых журналов и внебалансовых кассовых операций. По всем безналичным операциям дополнительными офисами представляются первые экземпляры платежных документов. Проводки, формируемые АБС автоматически (например, переоценка, плата за банковское обслуживание и т. п.) могут оформляться в виде сводных ордеров по виду операций.

Не позднее дня, следующего за истекшим, сформированные документы в сопровождении титульного листа отправляются в отдел учета расчетов и документального свода баланса Банка.

Ответственность за соблюдение правил документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие титульный лист.

4.5. Центральный офис.

Все документы, формируемые различными управлениями, оформляются аналогично порядку п. 4.4 и после подсчета, последконтроля в сопровождении Акта о проведенном последконтроле, не позднее дня, следующего за истекшим, передаются в отдел документального свода баланса Банка с обязательной регистрацией сданных документов в книге учета.

4.6. Документальный свод баланса Банка.

В отделе учета расчетов и документального свода баланса все поступившие платежные документы (Центрального и дополнительных офисов) после проверки полноты представления снабжаются сводными лентами подсчета по разделам в соответствии с титульным листом.

Подсчитанные по всем представленным документам обороты за день сверяются с оборотами по оборотной ведомости за соответствующую дату. В случае расхождения проводится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам. Принимаются меры по выяснению причин расхождений и их устранению. Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам, не учитываемым в книгах хранилища ценностей, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами по балансовым счетам и помещаются после них. Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются и суммы их сверяются с оборотной ведомостью Банка по внебалансовым счетам.

Сформированные документы оформляются титульным листом, сброшюровываются и сдаются для последующего хранения в архив.

4.7. Контроль за соблюдением правил документооборота осуществляет главный бухгалтер.

4.8. Документарное сведение баланса в филиалах Банка.

Документооборот и документарное подтверждение всех балансовых проводок осуществляется в порядке, описанном выше. Причем в филиалах, не имеющих в своем составе дополнительных офисов, документарное сведение баланса осуществляется в порядке, описанном в п. п. 4.5, 4.6.

5. Порядок организации внутрибанковского контроля

5.1. Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажном носителе, и направлен на:

-  обеспечение сохранности средств и ценностей

-  соблюдение клиентами положений по оформлению документов

-  своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств.

-  перечисление (зачисление) средств в соответствии с реквизитами, указанными в платежных документах.

В течение рабочего дня должны быть полностью проконтролированы все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне в операционных управлениях, на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в реестрах проводок по исполнителям.

Работники, на которых возлагается обязанность осуществления последующего контроля бухгалтерских и кассовых проводок, проверяют, все ли записи подтверждены соответствующими документами, подписаны ли документы при оформлении операций ответственными исполнителями, а также правильно ли перенесены в лицевые счета входящие остатки, соответствующие реквизиты и суммы документов. Проверяется правильность оформления документов, послуживших основанием отражения операций по счетам и исправительных записей, если они проводились.

5.2. В каждом самостоятельном структурном подразделении Центрального офиса распоряжением по подразделению назначаются работники, осуществляющие последконтроль всех проводок, входящих в документы дня. Образцы подписей ответственных исполнителей предоставляются в отдел, осуществляющий документальный свод баланса.