Оглавление (стр. 6 )

Результатом проведенного контроля является акт о проведении последующего контроля с указанием даты, за которую производилась проверка, количества и суммы проверенных документов.

Акт заверяется начальником подразделения и сдается вместе с документами дня в отдел документального свода баланса.

Работник, на которого возложены обязанности документального свода баланса в целом по банку, проверяет наличие всех титульных листов отделений, а также актов всех подразделений банка.

5.3. В дополнительных офисах организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагается на главного бухгалтера Дополнительного офиса.

На титульном листе, предоставляемом с документами дня в Центральный офис Банка, ставится отметка о проведенном контроле.

Акты о проведении последующего контроля, в том числе кассовых операций, хранятся в дополнительных офисах.

5.4. Титульный лист Банка помещается вместе с документами по внутрибанковским счетам.

5.5. Бухгалтерские проводки по валютно-обменным операциям, отражаемые на лицевых счетах кассы, открытых на балансовых счетах 20202 и 20207, оформляются в АБС Банка кассовыми ордерами и включаются в кассовые журналы. При сверке лицевых счетов кассы, открытых на балансовых счетах 20202, 20207, с оборотами по балансу наряду с оборотом наличных денег учитываются также проводки по счетам, которые оформляются мемориальными ордерами (переоценка) и не отражаются в кассовых журналах.

5.6. Работники Службы внутреннего контроля обязаны систематически производить проверки выполняемой работы в каждом структурном подразделении в сроки, установленные руководителем Банка, но не реже одного раза в год. Выше указанные проверки не заменяют собой последующий и дополнительный контроль, осуществляемый руководящими либо специально назначенными сотрудниками операционной и бухгалтерской службы.

5.7. По операциям, требующим дополнительного контроля, бухгалтерские записи совершаются бухгалтерским работником только после проверки уже оформленного документа специально выделенным сотрудником (контролером). Функции контроля возлагаются на соответствующих, старших по должности работников приказом Президента Банка. Перечень операций, подлежащих дополнительному контролю, приведен в Приложении № 5 Правил . Эти операции подлежат отражению в учете с дополнительной подписью контролирующего работника.

5.8. Контроль осуществляется при открытии лицевых счетов, приеме документов к исполнению, на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.

5.9. Рабочие места сотрудников Банка располагаются так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печатям, штампам, документам и бланкам Банка, а также к компьютерам. Обеспечиваются ограничение доступа к совершению операций, конфиденциальность применяемых кодов и паролей, применение программного обеспечения, позволяющего устранить попытки несанкционированного доступа.

5.10. Внутрибанковский контроль в филиалах Банка осуществляется следующим образом:

-  для филиалов, не имеющих дополнительные офисы – в соответствии с п. 5.2.

-  для филиалов, имеющих в своем составе дополнительные офисы – в соответствии с п. п. 5.2 и 5.3.

6. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

6.1. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается Правилами Центрального Банка РФ. Ошибки в первичных документах (за исключением кассовых и банковских), выявленные в текущем операционном дне, исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписания над ними правильных данных. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление в первичных документах должно быть оговорено надписью "Исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

Ошибки в записях, выявленные после заключения операционного дня и составления баланса, должны исправляться обратными записями по тем счетам, по которым сделаны неправильные записи. Исправление производится в день выявления ошибки и оформляется исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролирующего работника, главного бухгалтера (его заместителей) (в том числе главного бухгалтера отделения или филиала). Списание со счетов клиентов производится без согласия клиента, если данное условие оговорено в договоре банковского счета.

Исправительные ордера составляются в четырех экземплярах, из которых первый служит ордером, второй и третий являются уведомлением для клиента по дебетовой и кредитовой записи, а четвертый остается в ордерной книжке.

В Банке имеется несколько ордерных книжек, которые хранятся у заместителей главного бухгалтера в Центральном офисе и у главных бухгалтеров филиалов и отделений. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами. В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись (указывается ФИО исполнителя, а также ФИО лица, проконтролировавшего исправляемую запись). Документы, послужившие основанием для составления исправительных ордеров должны храниться в документах при ордерах.

В лицевом счете против ошибочной записи, сумма по которой была впоследствии сторнирована, обязательно делается отметка «Сторнировано» с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера.

Отметка в лицевом счете заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителей (в том числе главных бухгалтеров дополнительных офисов), подписавших исправительный ордер.

По лицевому счету, по которому совершена исправительная проводка, производится печать дополнительной выписки,

Выписки по исправительным операциям по балансовым и внебалансовым счетам помещаются в отдельную папку, по окончании года сдаются в архив.

6.2. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются.

6.3. Запрещается производить исправления путем подчисток и поправок сумм.

7. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров

7.1. Первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат обязательной передаче в архив и хранению в течение сроков, устанавливаемых Правилами организации государственного архивного дела, Порядком управления архивом документов в АКБ «БИН» (ОАО).

7.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив Банка должны храниться в Департаменте бухгалтерского учета и отчетности Головного банка (в филиалах – в соответствующих структурных подразделениях) в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных Главным бухгалтером.

7.3. Порядок хранения кассовых документов осуществляется в соответствии с Положением Банка России № 199-П от 09.10.02 г. и внутренними документами Банка.

Кассовые документы за последние двенадцать месяцев хранятся под ответственностью заведующего кассой на местах, по истечении этого срока сдаются в архив Банка для дальнейшего хранения.

7.4. Бланки строгой отчетности должны хранится в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

7.5. Порядок хранения документов в филиалах Банка устанавливается Управляющим филиала в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, «Инструкцией по делопроизводству филиала» и с особенностями документооборота в филиале.

7.6. Формирование дел, то есть группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день по пачкам, формируемым соответствующими ответственными исполнителями.

В отдельные папки помещаются кассовые документы, документы по операциям с иностранной валютой, документы по вкладам физических лиц, документы по операциям с драгметаллами.

Электронные платежные документы, полученные итоговыми рейсами МЦИ, хранятся в электронном виде на лазерных дисках c необходимым количеством копий и степеней защиты, и распечатываются по мере необходимости.

Документы за истекший период после проведения контроля должны быть оформлены в установленном выше порядке и переданы в архив с ограничением к ним доступа. Несброшюрованные документы хранятся в несгораемом шкафу.

8. Учет кредитных операций

8.1. Учетная политика Банка в отношении кредитных операций строится в соответствии с Положениями Банка России.

8.2. Учет операций по кредитованию физических и юридических лиц

8.2.1. Ссуды физических лиц признаются обеспеченными для целей создания резерва на возможные потери по ссудам, если они обеспечены поручительством, залогом, банковской гарантией в сумме основного долга, процентов, штрафов.

Ссуды юридических лиц, имеющие обеспечение в виде залога, признаются обеспеченными для целей создания резерва на возможные потери в тех случаях, когда залог одновременно отвечает следующим требованиям:

-  его реальная (рыночная) стоимость достаточна для компенсации Банку основной суммы долга по ссуде, всех процентов в соответствии с договором (в случае, если срок, на который ссуда предоставлена, превышает один год, - процентов, причитающихся в соответствии с договором к выплате в течение ближайшего года), а также возможных издержек, связанных с реализацией залоговых прав;

-  вся юридическая документация в отношении залоговых прав Банка оформлена таким образом, что время, необходимое для реализации залога, не превышает 150 дней со дня, когда реализация залоговых прав становится для Банка необходимой. Необходимость реализации залоговых прав возникает не позднее, чем на 30 день задержки заемщиком очередных платежей Банку по основному долгу либо по процентам.

К категории обеспеченных также относятся ссуды, выданные под поручительство Правительства Российской Федерации, субъектов Российской Федерации или под гарантию Банка России, поручительство правительств и гарантии центральных банков стран из числа группы развитых стран, а также векселя, авалированные указанными субъектами.