Предмет исследования — организация работы кадровой службы, как элемента управления МОУ ДО «ЦДЮТ» (стр. 10 )

Перечень работ в подотделе по обучаемым недостаточно обширный. Наиболее трудоемкими из них стали работы по формированию и подготовке личных дел для сдачи в архив учреждения; зачисление обучающихся; процедура по выдаче бланков и консультирование посетителей.

Годовая трудоемкость подотдела по обучаемым равна 10310,53 чел.-ч. Рассчитаем явочную численность персонала:

Чяв =	10310,53	= 5,3
1910

Таким образом, по данным расчета явочная численность подотдела по обучаемым составила 5 человек.

Таблица 3.1.

Трудоемкость работ, выполняемых в подотделе по сотрудникам

Вид выполняемой работы	Единица изм. объема работ	Объем работы за год	Норматив времени на единицу изм. чел.-ч.	Нормы врем., чел.-ч.	Затрата врем., чел.-ч.
1	2	3	4	5	6
Оформление приема на работу рабочих	1 чел	68	0,46	0,50	34
Оформление приема на работу служащих	1 чел	115	0,74	0,80	92
Оформление приема на работу преподавательского состава	1 чел.	407	0,74	0,80	325,6
Избрание на должность	1 чел.	109	0,74	0,80	87,2
Оформление документов при увольнении рабочих, служащих, преподавательск. состава	1 чел	184	0,39	0,42	77,28

Продолжение таблицы 3.1

Составление списка работников, уходящих на пенсию	1 работник	23	0,08	0,09	2,07
Оформление документов на поощрение уходящих на пенсию	1 работник	23	0,48	0,52	12
Оформление трудового договора	1 работник	974	0,24	0,26	253,24
Оформление поощрения работников	1 работник	289	0,19	0,20	57,8
Ведение картотеки	Одна карточка	1891	0,07	0,08	151,28
Прием посетителей	1 посещ.	11745	0,2	0,22	2349
Выписка новой трудовой книжки на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыш к ней	1 чел	21	0,11	0,12	2,52
Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрений и награждений	1 запись	2836	0,07	0,08	198,52
Оформление перевода в другое подразделение или на другую должность	1 чел	169	0,38	0,41	69,29
Составление графика отпусков	1 чел	1891	0,10	0,11	208,01

Продолжение таблицы 3.1

Оформление отпуска	1 чел	2130	0,11	0,12	255,6
Оформление листа по нетрудосп-сти	1 чел	393	0,05	0,054	21,2
Заполнение и выдача справки с места работы	1 справка	355	0,05	0,054	17,8
Оформление изменения фамилии	1 работник	24	0,11	0,12	24,12
Оформление документов работнику, уходящему на пенсию по старости	1 работник	23	3,3	3,56	81,88
Продление трудового договора	1 документ	18	0,24	0,26	4,68
Оформление документов на время исполнения обязанностей служащего	1 человек	143	0,74	0,80	114,4
Оформление документов на время исполнения обязанностей рабочих	1 человек	83	0,46	0,50	41,5
Составление описи	10 описательных статей	26,4	1,12	1,21	31,9

Окончание таблицы 3.1

Формирование дел по личному составу	1 дело		0,73	0,79	114,55
Оформление пропусков	1 пропуск	590	0,07	0,08	47,2
Передача дел в архив организации	10 дел	145	3,25	3,51	50,89

Значительная часть рабочего времени специалиста отдела кадров тратится на изготовление различного рода документов. Трудоемкость данного вида работ также является нормированной и в расчетах будет использоваться.

Таблица 3.2.

Время, затрачиваемое на печатание документов в подотделе по сотрудникам

Набор текста с вертикальным графлением	До 3 вертикальных строк, 1 межстрочный интервал	95 стр.	0,33	0,36	34,3
Набор текста с вертикальным графлением	6-7 вертикальных строк, 1 межстрочный интервал	33 стр.	0,5	0,54	17,82
Набор текста без вертикального графления	Межстрочный интервал 1,5	1874 стр.	0,20	0,22	412,28

Годовая трудоемкость подотдела по сотрудникам составила 5491,5 чел.-ч. Рассчитаем явочную численность персонала:

Чяв =	5491,5	= 2,9 чел.
1910

Итак, явочная численность подотдела по сотрудникам составила 3 человека.

В результате проведенных расчетов, мы обнаружили недобор в штатной численности в количестве трех человек. В последующем на результат будет влиять внутренняя среда учреждения и внешняя обстановка в целом. На данный момент, повышенный объем работы может негативно сказываться на ее эффективности, снижается работоспособность, зрительное внимание, качество выполненной работы и повышается негативное эмоциональное состояние кадровых работников. Для решения данной проблемы необходимо разработать ряд мер по оптимизации и улучшению работы отдела кадров МОУ ДО «ЦДЮТ».

3.2 Способы повышения эффективности работы

отдела кадров учреждения

Оптимизация - это комплекс мер, направленных на повышение эффективности работы. Другими словами, это получение оптимального варианта, который по некоторым свойствам и качествам, является самым лучшим из всех других допустимых вариантов.

Одним из методов повышения эффективности работы может быть внедрение процессного подхода, который будет заключаться в поэтапном проектировании плана мероприятий по оптимизации работы кадровой службы МОУ ДО «ЦДЮТ» г. Слободзея. Проектирование будет проходить в три этапа.

Первый этап – предпроектная подготовка. На данном этапе проводится мониторинг кадровой службы, анализируются качественные характеристики персонала и рассчитывается его оптимальное количество. В результате были выявлены несоответствие объема работы и численности специалистов. Так трудоемкость работы сотрудника одела кадров по обучающимся равна 3437 чел.- часов в год, а специалиста по работе с сотрудниками – 2745,8 чел.- часов в год, однако исходя из расчетов она должна быть равной: для специалистов по обучаемым – 2062 чел.- часов и по сотрудникам – 1830, 5 чел.-часов. Таким образом, мы видим, что недобор в численности специалистов составил 3 человека. Отсюда возникает проблема перегруженности работников отдела кадров и вследствие этого недовольство работников.

Вторым фактором, влияющим на эффективность работы, в результате нашего исследования, стала квалификация специалистов, а именно низкий уровень повышения знаний и навыков работников отдела кадров. Многочисленные изменения законодательства в сфере кадровой работы, перемены на рынке труда и в целом экономики государства - все это и многое другое требует постоянного обновления знаний специалистов. Новые веяния диктуют свои правила, к которым необходимо с легкостью адаптироваться.

Второй этап оптимизации – проектирование. На этапе проектирования будут предложены возможные пути решения выявленных проблемных областей.

Необходимо начать работу с численного состава. Очень важно как для кадровой службы, так и учреждения в целом, иметь достаточное количество сотрудников. При повышенной нагрузке эффективность работы значительно падает. Данную проблему можно решить путем увеличения численности работников кадровой службы. При приеме нового сотрудника можно весь объем работы разделить поровну, затрагивая все выполняемые функции. Также можно распределить все выполняемые функции между сотрудниками, учитывая трудоемкость работ. В случае распределения функций каждый сотрудник будет выполнять определенный вид работы, акцентируя свое внимание только на него. Однако если учитывать, что на данный момент в МОУ ДО «ЦДЮТ» г. Слободзея происходит реформирование структуры в пользу сокращения численности штатов, то данный метод мы применить не можем. И раз мы не можем повысить количество персонала, то можем улучшить качество его работы, а также акцентировать свое внимание на оптимизации самого процесса работы.