Предмет исследования — организация работы кадровой службы, как элемента управления МОУ ДО «ЦДЮТ» (стр. 2 )

В свою очередь, регламентацию вопросов, связанных с кадровым делопроизводством, можно разделить на регламентацию составления и оформления кадровых документов и регламентацию работы службы кадров в целом.

Оформление нового сотрудника невозможно без определения прав и обязанностей сторон: обязанности без прав – это рабство, а права без обязанностей – это анархия. Для понимания функциональных обязанностей, прав и ответственности каждого работника существуют должностные инструкции. Должностная инструкция – это внутренний правовой документ организации, регламентирующий назначение и место работника, функциональные обязанности, права, ответственность работника. Они разрабатываются по каждой должности в соответствии со штатным расписанием. Должностные инструкции утверждаются руководителем организации.

Основными разделами должностных инструкций являются:

1.  Общая часть, объединяющая в себе основные задачи, порядок назначения на должность и увольнения, порядок замещения в случае отсутствия;

2.  должностные обязанности, полномочия;

3.  ответственность;

4.  подчиненность и подотчетность;

5.  взаимодействие с другими работниками;

6.  требования к сотруднику.

Документальное обеспечение должностными инструкциями входит в обязанности отдела кадров. Должностные инструкции относятся к нормативно-правовой документации.

Говоря о нормативно-правовой регламентации работы отдела кадров бюджетного учреждения, необходимо учитывать специфику деятельности данных учреждений и их особый кадровый состав. Для того, чтобы правильно организовать работу отдела кадров бюджетной организации, необходимо опираться на определенную нормативную базу.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

Организация службы делопроизводства в бюджетном учреждении, в свою очередь, осуществляется, соблюдая определенные требования, за невыполнение которых предусмотрена ответственность.

На высшем государственном уровне правовым актом, содержащим основополагающие принципы для всего кадрового законодательства, является Конституция ПМР, в которой в статье 35 закреплено право на труд и отдых и говорится, что «каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск» [1].

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба предприятия любой формы собственности, является Трудовой кодекс ПМР.

В Трудовом кодексе ПМР (далее – ТК ПМР) отражены многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений, поэтому каждый работник кадровой службы должен руководствоваться им в своей деятельности.

Рассмотрим наиболее значимые статьи ТК ПМР. Особую значимость для работников кадровых служб имеет статья 14 « Исчисление сроков». Эта статья важна не только при оформлении увольнений, но и при определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина [2].

Необходимо подчеркнуть важность для работника кадров статьи 65, в которой перечислены документы, предъявляемые при оформлении трудового договора. В статье 79 указаны документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству. Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно ТК ПМР, остается трудовая книжка. Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения: 

– о работнике; 

– о выполняемой им работе; 

– о переводах на другую постоянную работу; 

– об увольнении работника;

– основания прекращения трудового договора; 

– о награждениях за успехи в работе. 

Оформление трудовых книжек, как в целом трудовых правоотношений, требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных дано в статье 85 ТК ПМР, где к ним отнесена «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника» [2].

Учитывая особенности работы отдела кадров анализируемого в дипломной работе учреждения «Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования «Центр детского и юношеского творчества»

г. Слободзея», необходимо ориентироваться на Постановление Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 11 ноября 2014 года № 000 «Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и других работников организаций образования» [13].

Также необходимо знание следующих законодательных и нормативно-правовых актов:

– закона «Об образовании»;

– закона «О дополнительных гарантиях по социальной защите детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей»;

– закона «О дополнительном образовании» (САЗ 13-5);

– закона «О государственной молодежной политике»;

– постановления Правительства ПМР 206 от 5 августа 2014 года «Об утверждении требований к защите персональных данных при обработке в информационных системах персональных данных».

Согласно последнего документа «персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация» [10].

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. От правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника

На уровне нормативно-методической регламентации разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата.

В настоящее время, функцию регулятора документационного обеспечения управления выполняют правовые акты, носящие нормативный характер. 

Системообразующим актом является Закон ПМР «О документационном обеспечении управления», регулирующий правоотношения в сфере документообразования, документирования  и документооборота.

Данный закон определяет главные направления и аспекты государственного регулирования работы с документами, прежде всего, в сфере государственного управления, основные требования к документам, системам документации.

Так,  согласно статьи 10 настоящего Закона,  «документальный фонд организации формируется путем документирования собственной деятельности и поступления документов в процессе оперативного документооборота» [10].

Обязательному документированию подлежат:

а) деятельность  и  отношения  между  органами  государственной власти,  местного  самоуправления  и  организациями,  связанные с выполнением ими своих  целей  и  задач,  представленных  в  уставных документах;

б) деятельность, отчетность по которой  органы  государственной власти, местного самоуправления и организации предоставляют в органы государственной власти, ответственные  за формирование  и  использование государственных информационных ресурсов  в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики;

в)  финансовая  деятельность  органов  государственной  власти, местного самоуправления и организаций;

г)  деятельность  по  управлению кадрами, связанная  с подтверждением трудового стажа, установлением социальных льгот  и пособий;

д) деятельность и  отношения  между  органами  государственной власти,  местного  самоуправления  и  организациями,  связанные с обеспечением  имущественных  прав других субъектов документирования;

е) деятельность  и  отношения  между  органами  государственной власти, местного самоуправления и юридическими лицами,  связанная  с обеспечением безопасности жизни и здоровья граждан».

Важным аспектом, регулируемым Законом «О документационном обеспечении управления» является определение статуса службы документационного обеспечения управления в структуре организации, как самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю. Согласно ст. 16 Закона, именно на руководителя организации, возлагается обязанность за создание и рациональную организацию работы службы документационного обеспечения управления.

Основным условием применения Закона «О документационном обеспечении управления» является возложение ответственности за его применение на Государственную службу управления документацией и архивами ПМР, осуществляющую координацию деятельности служб документационного обеспечения управления,  контроль за соблюдением законодательства ПМР в области архивного дела и управления документацией, а также на руководителей органов власти по отношению к упорядочению собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы.

Важную часть нормативной базы документационного обеспечения управления составляют нормативные документы по стандартизации, к которым относятся:

–  Государственный стандарт ПМР «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба Приднестровской Молдавской Республики.