Предмет исследования — организация работы кадровой службы, как элемента управления МОУ ДО «ЦДЮТ» (стр. 3 )

– ГОСТ ПМР ГОСТ Р 51141-2003 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами является Государственная система документационного обеспечения управления ( далее ГСДОУ), устанавливающая единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, организациях независимо от форм.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, организаций, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах ПМР». Ее положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, охватывают подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с использование современных технологий.

Нормы закона регулируют отношения в области формирования, комплектования, организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда ПМР и архивных документов государственных и негосударственных организаций, а также отношения в сфере управления архивным делом в Приднестровской Молдавской Республики.

Законом определена компетенция республиканского уполномоченного органа государственной  власти и муниципальных уполномоченных органов,  к  ведению  которых  отнесены  вопросы  архивного  дела  и управления  документацией  в  сфере  государственного управления архивным  делом  в  ПМР и государственного контроля за исполнением органами  системы  архивной отрасли, министерствами, ведомствами, организациями обязанностей  по формированию, комплектованию, хранению  и  использованию  документов Архивного фонда ПМР; определен  состав  Архивного  фонда  ПМР,  порядок  включения  в  него  архивных  документов, особенности  гражданского  оборота  документов. Для  документов Архивного фонда  ПМР  нормативно закреплены сроки временного хранения документов  в  организациях  до поступления в государственные архивы.

Сохранилась и получила дальнейшее развитие линия на укрепление государственного воздействия на сферу хранения документов. В частности, это касается обращения с архивными документами вне зависимости от их принадлежности к той или иной форме собственности и места хранения.

Законом определена ответственность за нарушение законодательства об архивном деле Приднестровской Молдавской Республики. Так статья 31 Закона гласит: «Юридические лица, должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства ПМР об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и иную ответственность в соответствии с действующим законодательством ПМР» [7].

Таким  образом, к документу как объекту движимого имущества,  применимы соответствующие статьи Кодекса об административных правонарушениях ПМР, в частности  наказание за нарушение правил пользования документами Архивного фонда (ст. 92-2), за утрату или незаконное уничтожение документов Архивного фонда (ст. 92-3), за нарушение законодательства о делопроизводстве (ст. 92-4).

Так, статьей 92-4 Кодекса об административных правонарушениях установлена административная ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на должностных лиц, за нарушение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении государственных стандартов в оформлении документов; несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения.

Кроме административных взысканий, предусмотренных указанными статьями Кодекса об административных правонарушениях, законодательством предусмотрена уголовная ответственность за хищение, а также порчу или разрушение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 160), за утрату документов, содержащих государственную тайну (ст. 280), похищение или повреждение документов, штампов, печатей (ст. 322).  

В целях реализации функций по обеспечению сохранности и использованию архивных документов, а также организации документов в делопроизводстве, ведении делопроизводства, на протяжении ряда лет Государственная служба управления документацией и архивами ПМР осуществляет проверки органов власти, организаций.

Как правило, результаты таких проверок оформляются актами, в которых излагаются результаты проверки состояния архивного дела и организации документов в делопроизводстве, отмечаются выявленные недостатки, предложения и сроки по их устранению. Затем сотрудниками архивных органов проводится проверка деятельности по устранению выявленных недостатков по истечении указанного срока. В случае неисполнения выявленных недостатков руководителю организации направляется предписание по исполнению действующего законодательства, либо выносится административное взыскание.

Положения Закона «Об архивном деле ПМР» нашли развитие в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Правила содержат нормы, определяющие требования к формированию дел, организации экспертизы ценности документов,  подготовки и передачи дел на архивное хранение.

Принимая во внимание фактор широкого внедрения в делопроизводство и архивное дело современных информационных технологий, в текст Правил включены положения по учету, экспертизе ценности и передаче на постоянное хранение электронных документов, а также важнейшие требования к формированию и ведению автоматизированного научно-справочного аппарата к документам архива.

Правила распространяются в первую очередь на ведомственные архивы органов государственной власти, государственных организаций, независимо от масштаба их деятельности, места в системе управления и объемов хранящейся документации.

В то же время, соблюдая действующее архивное законодательство, обязывающее все негосударственные организации сохранять отнесенные к негосударственной части Архивного фонда ПМР документы (вести их учет, создавать условия хранения, исполнять запросы пользователей, обеспечивать доступ к архивной информации), их архивам стоит руководствоваться Правилами в практической деятельности. Это позволит им находиться на современном уровне и в случае необходимости заблаговременно подготовиться к передаче документов в государственные архивы.

В 2010 году пересмотрена и приведена в соответствие с  Законом «Об архивном деле ПМР» существующая нормативно-правовая  и методическая база по организации работы государственных архивов ПМР.

Разработаны и приняты: Основные правила работы государственных архивов, Правила о порядке предоставления услуг государственными архивами, Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов ПМР, Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами.

На основе имеющихся (соответствующих) законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне разрабатываются нормативные и методические документы по  управлению документацией соответствующими исполнительными органами государственной власти, а также организациями, с учетом специфики деятельности конкретного государственного органа или организации.

Это документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе:

– Положение о службе ДОУ – основной правовой акт, в котором закрепляется место службы ДОУ в структуре организации, ее цели, задачи, функции, права и ответственность.

– Должностные инструкции на каждого работника службы ДОУ, закрепляющие распределение обязанностей и права каждого работника;

– Инструкция по ДОУ (делопроизводству), устанавливающая в организации рациональный, на базе новейших технологий, порядок создания документов и работы с ними;

– Инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа, а также:

– Положение об экспертной комиссии органа власти или организации;

– Положение о ведомственном архиве органа власти или организации.

Это минимальный пакет документов, наличие которых, если они составлены качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности организации.

Перечисленные выше документы в обязательном порядке должны согласовываться с Государственной службой управления документацией и архивами ПМР.

В заключении отметим, что документная информация, является важнейшим управленческим ресурсом. Каждый руководитель должен отдавать себе отчет в том, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность подразделений, отвечающих за документационное обеспечение, будет организована на современном уровне, и это надо понимать не только как обеспечение службы ДОУ современными техническими средствами, но, в первую очередь, как нормативную регламентацию деятельности службы ДОУ и ее работников, а также технологических процессов работы с документами.

Службе кадров полезно иметь:

-  Нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Срок действия данных нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел), продолжают применяться.

-  Нормативы времени на работы необходимы для повышения производительности труда и для систематизации труда. Например:

1)  Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления.