Руководство по качеству органа по сертификации средств автоматики и телемеханики (ОС АТ ПГУПС) (стр. 4 )

2) Сотрудники ОС АТ предупреждены о недопустимости предложения или предоставления консультационных услуг подразделениям ФГОУ ВПО ПГУПС, которые могут являться потенциальными заявителями на проведение работ по сертификации, либо быть связанными с заявителями участием в проектировании, изготовлении, монтаже, продаже объектов подтверждения соответствия в области аккредитации ОС.

Это требование отражено в подписываемой каждым сотрудником ОС Декларации и в должностных инструкциях сотрудников ОС.

3) Сотрудники ОС АТ предупреждены о недопустимости предложения или предоставления консультационных услуг по системам менеджмента качества подразделениям ФГОУВПО ПГУПС, которые могут являться потенциальными заявителям на проведение работ по сертификации, либо быть связанными с заявителями участием в проектировании, изготовлении, монтаже, продаже объектов подтверждения соответствия в области аккредитации ОС.

Это требование отражено в подписываемой каждым сотрудником ОС Декларации и в должностных инструкциях сотрудников ОС.

6. Политика и правила, обеспечивающие недискриминационный доступ к услугам по подтверждению соответствия, оказываемым органом по сертификации в соответствии с его областью аккредитации.

ОС АТ ПГУПС в своей деятельности по подтверждению соответствия продукции железнодорожной автоматики руководствуется политикой, обеспечивающей недискриминационный доступ к услугам по подтверждению соответствия, оказываемым органом по сертификации в соответствии с его областью аккредитации. Для этих целей определены правила работы с заказчими работ по подтверждению соответствия, которые включают в себя:

а) одинаковые требования для всех заявителей, данные требования должны находиться в открытом доступе через сайт органа;

б) установленные временные нормы на процесс работы по подтверждению соответствия продукции конкретного заявителя (рассмотрение заявки, экспертиза представленных документов, анализ производства, принятие решения о выдаче сертификата соответствия;

в) процесс прохождения работ по подтверждению соответствия продукции должен быть прозрачен для заявителя и может быть прослежен по информации на сайте органа;

г) в случае отрицательного решения о выдаче сертификата, ОС АТ ПГУПС должен обосновать причины отрицательного решения;

д) заявитель имеет право подать апелляцию на выданное отрицательное решение о выдаче сертификата, а орган должен в установленный срок рассмотреть аппеляцию;

е) сотрудники в случае противозаконного давления обязаны сообщить об этом Руководителю ОС АТ ПГУПС;

ж) в случае преднамеренного изменения фактических результатов работ по подтверждению соответствия продукции, ответственный за проведение и оформление результатов работ по подтверждению соответствия продукции, сотрудник ОС АТ подвергается наказанию (административному, экономическому, юридическому) в соответствии с принятыми внутренними правилами.

7. Правила обеспечения конфиденциальности информации, в том числе поступающей от третьих лиц.

7.1. Образцы продукции и комплект документов, представленных на экспертизу (испытания), являются собственностью заказчика. После проведения работ по подтверждению соответствия продукции комплект документов и образцы, в зависимости от условий договора на проведение работ по подтверждению соответствия продукции, возвращаются заказчику.

7.2. Заключения по экспертизе или другая документация, содержащая информацию о результатах проведение работ по подтверждению соответствия продукции, проведенных на основе хозяйственного договора с заказчиком и в соответствии с условиями в нем изложенными, передается заказчику после оплаты проведения работ по подтверждению соответствия продукции.

Документация с результатами проведения работ по подтверждению соответствия продукции, в случае отказа заказчика от оплаты проведенных работ по подтверждению соответствия продукции, становится собственностью ОС АТ.

7.3. О сохранении конфиденциальности информации о проведении работ по подтверждению соответствия продукции (условия оговариваются при заключении договора на экспертизу) весь персонал ОС АТ ПГУПС проинструктирован руководителями подразделений о запрете разглашения соответствующей информации и об ответственности за ее разглашение. В случае нарушения сотрудником ОС АТ ПГУПС правил передачи информации он подвергается наказанию в соответствии с принятыми внутренними правилами.

7.4. Для ограничения информации о результатах проведения работ по подтверждению соответствия продукции к ним допускаются только сотрудники, непосредственно проводящие проведение работ по подтверждению соответствия продукции и занимающиеся подготовкой и оформлением документов по проведению работ по подтверждению соответствия продукции.

Разрешение на доступ к результатам проведения работ по подтверждению соответствия продукции других сотрудников может быть дано только руководителем ОС АТ ПГУПС или его заместителем.

7.5. Все сотрудники, привлекаемые ОС для работы по подтверждению соответствия продукции, подписывают Декларацию о неразглашении конфиденциальной информации по установленной форме. Кроме того, в должностных инструкциях всех сотрудников ОС, прописано требование обеспечения конфиденциальности информации, связанной с работами по подтверждению соответствия. Все сотрудники после ознакомления со своими должностными инструкциями подписывают лист ознакомления по установленной форме.

8. Система управления документацией.

8.1. Правила утверждения и регистрации документов, в том числе поступающих жалоб.

Обязательной регистрации подлежат следующие документы:

1. Переписка с заказчиками, испытательными лабораториями (центрами) и другими внешними организациями, с которыми взаимодействует ОС. Входящая документация регистрируется в “Журнале регистрации входящих писем ОС АТ”, исходящие документы регистрируются в “Журнале регистрации исходящих писем ОС АТ”. При этом входящему/исходящему документу присваивается номер, соответствующий порядковому номеру записи в соответствующем журнале регистрации писем ОС АТ. Ответственным за ведение журналов регистрации входящей/исходящей документации ОС АТ назначается сотрудник группы формирования и ведения документации ОС АТ по распоряжению руководителя ОС.

2. Заявки на проведение работ по подтверждению соответствия продукции. Заявка регистрируется в журнале регистрации решений по заявкам ОС АТ.

3. Комплект документов заказчика на продукцию, подлежащую подтверждению соответствия, в том числе:

- нормативные документы, на соответствие которым проводятся работы по подтверждению соответствия продукции;

- протоколы испытаний продукции (квалификационные, периодические, типовые и т. п.);

- документы, подтверждающие качество производства продукции (сертификаты СМК, предыдущие сертификаты на данную продукцию).

4. При положительном решении по заявке на проведение работ по проверке соответствия продукции, проводятся следующие действия:

4.1. Распоряжением Руководителя ОС АТ назначается главный эксперт – ответственный за проведение работ по проверке соответствия продукции по данной заявке. По данной заявке заводится отдельная папка, в которой по мере производства работ накапливаются все документы, связанные с проверкой соответствия продукции заказчика, в том числе: заявка, решение по заявке, распоряжение о назначении главного эксперта, копия договора с заказчиком о проведении работ по проверке соответствия продукции, комплект документов заказчика на продукцию (см. предыдущий пункт), акт отбора образцов, акты идентификации образцов, протоколы сертификационных испытаний, заключения по экспертизе представленных протоколов, документов по СМК производства заказчика и документов по безопасности продукции, решение о выдаче/отказе в выдаче сертификата соответствия, жалобы заказчика по процедуре проверки соответствия.

4.2. Между заказчиком и ОС АТ заключается Договор на проведение работ по подтверждению соответствия продукции. Оригинал Договора находится в отделе бухгалтерского учета и финансового контроля ПГУПС, копия Договора сохраняется в архиве.

4.3. Эксперты ОС отбирают образцы продукции (правила отбора образцов описаны в п. 11.3 настоящего руководства), подлежащей проверке на соответствие, данные о которых вносятся в акт отбора образцов (Форма акта отбора образцов приведена в приложении 5). Акт отбора подписывается представителем заказчика и экспертом ОС АТ, проводившим отбор образцов. Акты отбора регистрируются в журнале регистрации актов отбора образцов ОС АТ.

4.4. Заказчику с сопроводительным письмом направляется Решение по заявке, подписанное главным экспертом и утвержденное руководителем ОС АТ. Решение по заявке регистрируется в журнале регистрации решений по заявкам ОС АТ.

4.5. При необходимости проведения сертификационных испытаний продукции, заявленной заказчиком на проведение работ по проверке соответствия, заказчику предлагается перечень ИЦ (ИЛ), в которых возможно проведение необходимых сертификационных испытаний.

4.6. После предоставления заказчиком протоколов сертификационных испытаний продукции, документов по безопасности продукции, документов, подтверждающих качество производства, проводится экспертиза представленных документов. Назначение экспертов на проведение указанных работ проводится по распоряжению руководителя ОС АТ. После выполнения работ каждый из назначенных экспертов составляет и подписывает документ “Заключение по экспертизе”, который утверждается руководителем ОС АТ.

4.7. По результатам всех заключений по экспертизе, главный эксперт принимает решение о выдаче/отказе в выдаче сертификата соответствия, которое оформляется в виде документа “Решение о выдаче/отказе в выдаче сертификата соответствия”, который утверждается руководителем ОС АТ.

6. При положительном решении о выдаче сертификата соответствия, оформляется Сертификат соответствия. Заказчику направляется Решение о выдаче сертификата соответствия и сопроводительное письмо, в котором указывается способ передачи сертификата заказчику.

7. При получении сертификата, заказчик ставит подпись о получении сертификата в журнале регистрации выданных сертификатов соответствия.

8. Образцы продукции, прошедшей сертификационные испытания в зависимости от договора с заказчиком возвращаются заказчику, о чем составляется Акт возврата образцов (Форма акта возврата приведена в приложении 6), либо утилизируются, о чем составляется Акт списания образцов (Форма акта списания приведена в приложении 7).