Руководство по качеству органа по сертификации средств автоматики и телемеханики (ОС АТ ПГУПС) (стр. 6 )

-  договор (копия договора) на проведение испытаний с испытательной лабораторией (центром);

-  заключения по экспертизам представленной документации

-  сведения о системе менеджмента качества на производстве

-  решение о выдаче сертификата соответствия (либо обоснование об отказе в выдаче сертификата соответствия)

-  копия сертификата на прошедшую процедуру сертификации продукцию.

8.9.2. На каждую испытательную лабораторию (центр), взаимодействующую с ОС АТ ПГУПС по проведению сертификационных испытаний, заводится отдельная папка, в которой хранится информация об области аккредитации ИЛ.

8.9.3. ОС АТ ПГУПС .

8.9.4. Продолжительность срока хранения документов 6 лет.

8.9.5. За правильность хранения, регистрации, выдачи, изъятия, списания и уничтожение дел в архиве несет ответственность заместитель руководителя ОС АТ ПГУПС.

8.9.6. Секретность и безопасность архивной документации обеспечивается ее хранением в закрытых помещениях и разрешением доступа к ним определенного числа сотрудников из персонала ОС АТ ПГУПС.

8.9.7. Выдача документов из архива осуществляется ответственным лицом по распоряжению руководителя ОС АТ ПГУПС (или его заместителя). Факт выдачи документов фиксируется в Журнале выдачи документов из архива, где указывается дата выдачи, вид документа, фамилия сотрудника ОС АТ ПГУПС, которому выдается документ с его подписью о получении. При возвращении данного документа в архив делается пометка о возврате с указанием даты и подписью сотрудника, который принял документ в архив.

8.9.8. На сервере ОС АТ ПГУПС в архивном каталоге, защищенным паролем, формируется электронная копия всей документации.

8.10. Правила систематизации и ведения архива документов.

8.10.1. Архив ОС АТ ПГУПС систематизируется по следующим группам документации:

-  нормативные документы, определяемые областью аккредитации органа, используемые при проведении работ по подтверждению соответствия;

-  комплект дел (папок) на каждый вид продукции, проходившей процедуру сертификации в ОС АТ ПГУПС;

-  комплект дел (папок) на каждую испытательную лабораторию (центр), взаимодействующую с ОС АТ ПГУПС по проведению сертификационных испытаний

-  реестр сертифицированной продукции.

8.10.2. Постоянно обновляемый и актуализируемый список нормативных документов, используемых при проведении работ по подтверждению соответствия, помещен на сервере органа и доступен любому сотруднику органа.

Оригинал конкретного нормативного документа может быть доступен сотруднику либо в электронной версии на сервере (при наличии пароля доступа, который выдается по распоряжению руководителя органа), либо в бумажной версии из архива (правила выдачи документов из архива представлены в п. 8.3).

8.10.3. Личные дела сотрудников ОС ведутся и хранятся отделом кадров ФГБОУ ВО ПГУПС.

8.10.4. Комплект дел (папок) на каждый вид продукции, проходившей процедуру сертификации в ОС АТ ПГУПС, хранится в архиве. В целях систематизации на каждой папке имеется информация о заказчике и годе проведения работ по сертификации.

8.10.5. Комплект дел (папок) на каждую испытательную лабораторию (центр), взаимодействующую с ОС АТ ПГУПС по проведению сертификационных испытаний хранится в архиве. На каждой папке присутствует название ИЛ (ИЦ).

8.10.6. Реестр сертифицированной продукции постоянно обновляется. Реестр доступен в открытом доступе на сервере органа, и на сайте. В реестре представлена информация о выданном сертификате соответствия (номер, срок действия, вид сертифицированной продукции, информация о производителе).

8.11. Правила ведения сведений о работниках органа по сертификации, участвующих в работах по подтверждению соответствия.

8.11.1. Одним из условий качественного выполнения функций ОС является подбор и расстановка кадров, ответственность за которые возложена на руководителя ОС.

ОС располагает необходимым персоналом, компетентным в вопросах организации, проведения процедур сертификации и оформления результатов сертификации.

Компетентность экспертов и их квалификация оценивается и подтверждается периодической аттестацией.

Фамилии, квалификация, практический опыт работы и полномочия персонала органа по сертификации (как штатного, так и нештатного), в том числе наличие аттестованных экспертов и регистрационные номера подтверждающих документов приведены в Приложении 1.

8.11.2. Личные дела сотрудников ОС ведутся и хранятся службой управления персоналом ФГБОУ ВО ПГУПС. В личные дела вносятся сведения о полученном образовании, квалификации и техническом опыте специалистов.

8.11.3. Повышение квалификации сотрудников ОС, занятых в области сертификации, осуществляется:

- обучением на курсах повышения квалификации в системе ГОСТ Р;

- стажировкой и обменом опытом в других ОС, ИЛ (центрах), проводящих сертификацию продукции и сертификационные испытания в данной области;

- путем технической учебы, организованной ОС АТ ПГУПС.

9. Правила размещения и актуализации информации на сайте органа по сертификации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Орган имеет сайт “os-at. ru”, на котором содержится актуальная информация об органе, в том числе:

- общая информация об ОС АТ ПГУПС, в том числе: наименование органа по сертификации, его адрес (местонахождение), номер контактного телефона, адрес электронной почты;

- структура ОС, состав органов управления ОС, фамилия, имя и отчество руководителя ОС, заместителя и лиц, работающих с заказчиками;

- описание схем сертификации продукции ЖАТ;

- данные об аккредитации органа (номер аттестата аккредитации, срок действия аттестата аккредитации, область аккредитации);

- правила рассмотрения жалоб и апелляций на решения ОС;

- перечень документов, используемых при выполнении работ по подтверждению соответствия и определяющих требования к данным работам;

- перечень испытательных лабораторий (центров), с которыми взаимодействует ОС АТ ПГУПС;

-описание прав и обязанностей заявителей, связанных с осуществлением работ по подтверждению соответствия;

- формы заявок и анкеты-вопросника для заявителей на проведение работ по подтверждению соответствия;

- требования к заявителям (требуемые нормативные документы, протоколы, сертификаты и т. д.);

- реестр выданных сертификатов соответствия (деклараций) с указанием номера сертификата, срока действия, данные получателя, пункты нормативных документов на соответствие которым проводились работы по сертификации.

Ведение сайта (внесение, обновление информации) осуществляет специально подготовленный сотрудник, допущенный руководителем ОС АТ ПГУПС к работе с архивом, ознакомленный с правилами работы с архивом и предупрежденный о правилах работы с конфиденциальной информацией.

По распоряжению № 000/ОС -05.15 от 01.01.2001 ответственным за актуализацию информации на сайте ОС назначен .

Актуализация информации на сайте осуществляется раз в 3 месяца. Внесение данных в реестр выданных сертификатов соответствия (деклараций) на сайте осуществляется в течение 3 суток с момента выдачи сертификата.

10. Правила привлечения органом по сертификации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в целях выполнения отдельных работ по подтверждению соответствия.

10.1 Правила привлечения на субподряд.

Привлечение ОС АТ ПГУПС на субподряд юридических лиц (ИЛ, ИЦ, экспертные центры и т. п.) и индивидуальных предпринимателей (экспертов), в целях выполнения отдельных работ по подтверждению соответствия, выполняется на договорной основе. При этом привлекаются организации и частные лица, обладающие достаточной компетентностью и технической оснащенностью.

Оценка и проверка компетенции субподрядчиков производится путем выборочного контроля работ экспертами ОС АТ ПГУПС, в том числе с привлечением компетентных представителей из других организаций.

Перечень субподрядчиков приведен в Приложении 3.

10.2 Правила ведения записей о выполнении работ субподрядчиками.

После выполнения работ по субподряду на проведение отдельных работ по подтверждению соответствия руководителем ОС АТ ПГУПС проводится проверка соответствия выполненной по субподряду работ установленным в договоре требованиям. В случае положительной оценки руководство ОС АТ ПГУПС подписывает Акт приемки выполненных работ. Копия договора и Акта выполненных работ подшивается в Дело по данной организации в соответствии с процедурой регистрации (см. п. 8.2 настоящего руководства), о чем делается пометка.

При принятии решения о выдаче сертификата соответствия (либо отказе о выдаче сертификата) отмечаются документы (протоколы сертификационных испытаний, экспертные заключения) оформленные субподрядной организацией.

11. Правила выполнения работ по сертификации.

11.1. Описание схем сертификации.

11.1.1. Описание схем сертификации (добровольная сертификация)

Схемы сертификации 1 - 6 и 9а - 10а применяются при сертификации продукции, серийно выпускаемой изготовителем в течение срока действия сертификата, схемы 7, 8, 9 - при сертификации уже выпущенной партии или единичного изделия.

Схемы 1 - 4 рекомендуется применять в следующих случаях:

- схему 1 - при ограниченном, заранее оговоренном, объеме реализации продукции, которая будет поставляться (реализовываться) в течение короткого промежутка времени отдельными партиями по мере их серийного производства (для импортной продукции - при краткосрочных контрактах; для отечественной продукции - при ограниченном объеме выпуска);

- схему 2 - для импортной продукции при долгосрочных контрактах или при постоянных поставках серийной продукции по отдельным контрактам с выполнением инспекционного контроля на образцах продукции, отобранных из партий, завезенных в Российскую Федерацию;

- схему 3 - для продукции, стабильность серийного производства которой не вызывает сомнения;

- схему 4 - при необходимости всестороннего и жестокого инспекционного контроля продукции серийного производства.

Схемы 5 и 6 рекомендуется применять при сертификации продукции, для которой: