Руководство по качеству органа по сертификации средств автоматики и телемеханики (ОС АТ ПГУПС) (стр. 5 )

9. Жалобы заказчиков на проведение работ по подтверждению соответствия продукции регистрируются в журнале регистрации жалоб и апелляций. В том же журнале отмечаются действия по устранению жалоб и номера входящих/исходящих писем с ответами ОС АТ по существу устранения возникших несоответствий.

10. Обязательной регистрации и утверждению руководителем ОС АТ ПГУПС подлежат следующие документы:

1. Решение по заявке.

2. Заключения по экспертизе представленных документов.

3. Решение о выдаче сертификата соответствия.

4. Сертификат соответствия.

5. Официальные ответы ОС АТ ПГУПС по жалобам заявителей.

8.2. Правила учета и документирования результатов работ по подтверждению соответствия.

Все результаты работ по подтверждению соответствия документируются и подлежат учету. В зависимости от вида работы формируются следующие документы.

На этапе приема и регистрации заявки на сертификацию подлежат учету в журнале регистрации решений по заявкам ОС АТ: заявка и решение по заявке.

На этапе предварительной оценки возможности проведения сертификации учету и регистрации подлежат документы, представленные заявителем: НД, на соответствие которым предполагаются работы по подтверждению соответствия, технические условия на продукцию, ранее выданные сертификаты на продукцию и СМК производства, протоколы испытаний продукции, документ “Доказательство безопасности”, методики проверки показателей.

На этапе принятия решения по заявке регистрируется решение по заявке, либо обоснованный отказ.

При положительном решении по заявке заключаются договора с заказчиком по проведению работ по сертификации.

Заказчику предлагается перечень ИЦ (ИЛ), в которых можно провести сертификационные испытания по требуемым видам испытаний продукции.

На этапе экспертизы технических условий (ТУ) и других документов формируются документы «Заключение по экспертизе», которые подписываются экспертами ОС АТ ПГУПС и утверждаются Руководителем ОС АТ.

На этапе отбора образцов по результатам отбора составляется документ «Акт отбора образцов», который подлежит регистрации.

По результатам анализа состояния производства сертифицируемой продукции (при необходимости) составляется «Акт состояния производства сертифицируемой продукции», который подлежит регистрации.

По результатам экспертизы полученных протоколов сертификационных испытаний составляется заключение по экспертизе протоколов сертификационных испытаний, которое подлежит регистрации. Если протоколы сертификационных испытаний представлены сторонней испытательной лабораторией, то дополнительно к протоколу регистрируются: аттестат аккредитации лаборатории, область аккредитации лаборатории, свидетельства о поверке средств измерений и аттестаты испытательного оборудования, приведенных в протоколах сертификационных испытаний.

При положительном решении о возможности выдачи сертификата соответствия, составляется решение о выдаче сертификата соответствия, которое регистрируется.

При выдаче заявителю сертификата соответствия, происходит регистрация выданного сертификата соответствия: в журнале учета выданных сертификатов делается пометка о выдаче сертификата с подписью получившего сертификат заявителя.

При необходимости, на протяжении действия сертификата соответствия продукции, осуществляется инспекционный контроль за стабильностью показателей сертифицированной продукции (в зависимости от схемы сертификации), по результатам которого составляется акт инспекционного контроля (где отмечаются виды проведенных сертификационных испытаний в рамках инспекционного контроля и виды проверок производства). Акт инспекционного контроля и протоколы испытаний подлежат регистрации.

При возникновении разногласий с заказчиком при проведении работ по подтверждению соответствия заказчик может подать жалобу, которая регистрируется в журнале регистрации жалоб и апелляций. После рассмотрения жалобы в Комиссии по апелляциям и жалобам составляется ответ на апелляцию (жалобу), который регистрируется в журнале регистрации жалоб и апелляций, также делается пометка о дате рассмотрения апелляции и исходящий номер ответа на апелляцию.

8.3. Правила ознакомления работников органа по сертификации с документами.

Каждый сотрудник ОС АТ ПГУПС может ознакомиться с документами, имеющимися в ОС АТ ПГУПС и не относящимися к конфиденциальной информации (руководство по качеству, область аккредитации, должностные инструкции). Документы находятся в распоряжении сотрудника ОС АТ ПГУПС, ответственного за делопроизводство, а также – на сервере ОС АТ ПГУПС.

Если сотруднику необходимо ознакомиться с документами, касающимися конфиденциальной информацией (результаты работ по подтверждению соответствия продукции конкретных заказчиков), он должен получить разрешение у Руководителя ОС АТ ПГУПС. Документы выдаются ответственным за ведение архива, при этом делается запись в журнале о выдаче документов из архива, где отражается ФИО сотрудника выдавшего документ, ФИО сотрудника получившего документ, наименование документа (документов), дата выдачи, подпись сотрудника получившего документ. При возвращении документов в архив в журнале делается пометка о дате возврата, ставится подпись сотрудника, ответственного за ведение архива о возврате документа (документов).

8.4. Правила резервного копирования и восстановления документов.

Все документы, находящиеся в деле по сертификации продукции конкретного заказчика, помимо бумажного варианта имеют сканированную электронную копию. Электронная копия документов хранится на сервере ОС АТ ПГУПС в защищенной паролем архивной папке. Доступ к архиву имеют только сотрудники ОС АТ ПГУПС, допущенные руководителем ОС АТ ПГУПС.

Резервное копирование архивной папки с сервера осуществляется раз в полгода на носитель с флэш-памятью, который хранится в помещении архива.

При необходимости восстановления архивной папки на сервере ОС АТ ПГУПС используется последняя резервная копия архива на носителе с флеш-памятью. Процедуру восстановления осуществляет специалист ОС АТ ПГУПС, ответственный на ведение архива.

8.5. Правила обеспечения актуальности используемых версий.

Актуализация используемых нормативных документов проводится 1 раз в 3 месяца через отдел стандартизации, метрологии и сертификации ПГУПС по служебным запискам.

Помимо актуализации нормативных документов, используемых ОС АТ ПГУПС (внесенных в область аккредитации), раз год проводится проверка вновь вышедших нормативных документов, относящихся к области аккредитации органа. Поиск (по ключевым словам) проводит отдел стандартизации, метрологии и сертификации ПГУПС, представляя список вновь опубликованных нормативных документов, относящихся к области аккредитации органа. Новые нормативные документы могут быть внесены в область аккредитации ОС АТ ПГУПС по отдельной заявке в Росаккредитацию на расширение области аккредитации ОС согласно установленной процедуре.

8.6. Правила, обеспечивающие наличие в бумажном и/или электронном виде нормативной документации, связанной с деятельностью органа по сертификации в соответствии с областью аккредитации.

Все нормативные документы, внесенные в область аккредитации ОС АТ ПГУПС должны присутствовать в архиве в бумажном и/или электронном виде. Пополнение нормативной документации, связанной с деятельностью органа по сертификации в соответствии с областью аккредитации, проводит сотрудник группы формирования и ведения документации и информации по заявкам сотрудников группы сертификации продукции и инспекционного контроля. При отсутствии какого либо нормативного документа формируется заявка в отдел стандартизации, метрологии и сертификации ПГУПС, который представляет рабочую копию требуемого нормативного документа в бумажном и (или) в электронном виде.

Один раз в 3 месяца проводится периодическая актуализация нормативных документов ОС АТ в отделе стандартизации, метрологии и сертификации ПГУПС по служебной записке.

8.7. Правила внесения изменений в документы.

8.7.1. В случаях необходимости пересмотра и внесения изменений в документы, подтверждающие требования к сотрудникам, ОС АТ ПГУПС руководствуется правилами, разработанными службой управления персоналом ПГУПС.

8.7.2. При необходимости пересмотра и внесения изменений в документы, подтверждающие соответствие ОС АТ ПГУПС критериям аккредитации (кроме области аккредитации), создается новая (исправленная/измененная) редакция документа, который затем утверждается руководителем ОС АТ ПГУПС и проректором по научной работе ФГБОУ ВО ПГУПС.

Старые версии исправленного документа передаются в архив.

Все сотрудники ОС АТ ПГУПС должны ознакомиться с новым документом. Это регистрируется в листе ознакомления, где расписываются все ознакомленные с новым документом сотрудники.

8.7.3. При необходимости внесения изменений в документ “Область аккредитации ОС АТ ПГУПС” формируется новый документ “Дополнение в область аккредитации ОС АТ ПГУПС” по правилам Федеральной службы по аккредитации.

8.8. Правила, предусматривающие фиксацию в системе управления документацией даты внесения в документы соответствующих изменений и фамилию конкретного работника, внесшего соответствующие изменения.

Все документы, требующие изменений, дополняются листом регистрации, в котором фиксируется дата внесения изменения, номера измененных пунктов, данные о сотруднике, внесшем изменения.

Старые версии исправленного документа передаются в архив.

Электронная версия документа, в который вносятся изменения, так же дополняется листом регистрации, в котором фиксируется дата внесения изменения, номера измененных пунктов, данные о сотруднике, внесшем изменения. В название файла вносится пометка о номере версии документа. Старые версии документа уничтожаются, за исключением архивной папки.

8.9. Система хранения и архивирования документов.

8.9.1. На каждый вид продукции, проходящей процедуру сертификации в ОС АТ ПГУПС, заводится отдельная папка, в которой хранится следующая документация:

-  Заявка на проведение оценки соответствия

-  Решение по заявке на проведение оценки соответствия

-  НД на объект экспертизы (Технические условия и т. д.);

-  протоколы испытаний;

-  программы и методики испытаний продукции;

-  договор (копия договора) на проведение сертификации продукции;