Инструкция по делопроизводству в Государственной ветеринарной службе Чувашской Республики (стр. 12 )

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

5.5. В случае, если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения. При этом ответственный исполнитель устанавливает срок представления необходимых документов соисполнителями. Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. п.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы передаются другому исполнителю, а в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы передаются по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

5.6. Исполнитель вправе предложить изменить срок исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

5.7. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, информирование руководства о состоянии исполнения документов.

6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения документов обеспечивает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Службе.

6.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Службы и  заместитель руководителя.

6.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, указы и распоряжения Главы Чувашской Республики, поручения Главы Чувашской Республики, постановления и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики, поручения Кабинета Министров Чувашской Республики, приказы и указания федеральных органов исполнительной власти, приказы и указания Службы, постановления коллегии др.).

6.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

6.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок; 

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «Срочно» - в 3-дневный срок с даты подписания поручения; имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 1 месяца с даты подписания поручения;

по парламентским запросам - не позднее чем через 20 дней со дня получения;

по запросам депутатов - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Главы Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики – в течение 10 дней со дня регистрации документа;

согласование проектов постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики - в течение 3-х дней со дня получения проекта Службой;

по обращениям граждан, поступившим в Службу - до 30 дней со дня их регистрации, в исключительных случаях вправе продлить не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя.

Обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению Службы, направляются по принадлежности не позднее 7 дней в соответствующие организации для решения, о чем сообщается заявителю.

6.7. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

6.8. При отсутствии срока в документе, если исполнение его необходимо проконтролировать, срок исполнения документа устанавливает руководитель Службы.

6.9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя или его заместителя, давших поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Главы Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Служба представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Службе.

6.10. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только орган государственной власти - автор документа.

6.11. Снятие документа с контроля осуществляют руководитель или по его поручению должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Службе.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

6.12. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Службе, ежемесячно готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Службе, с которыми знакомит руководство Службы на совещаниях.

VII. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД СЛУЖБЫ

  7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

  7.1.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Формирование документального фонда Службы осуществляется должностным лицом, ответственным за делопроизводство в Службе, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.

7.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.3. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив Службы лежит на должностном лице, ответственном за делопроизводство в Службе.

7.1.4. Номенклатура дел составляется на основе положения о Службе, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Службы и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Службы.

7.1.5. В Службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 13) и сводная номенклатура дел (приложение № 14).

7.1.6. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом (функции архива Службы выполняет должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Службе), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Сектор.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее должностному лицу, ответственному за делопроизводство в Службе.

7.1.7. Номенклатура дел Службы составляется должностным лицом, ответственным за делопроизводство в Службе, из номенклатур дел структурных подразделений.

Методическую помощь при составлении сводной номенклатуры дел Службы оказывает постоянно действующая центральная экспертная комиссия Службы (далее – ЦЭК).

7.1.8. Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Службы согласовывается с экспертно-методической комиссией (далее – ЭМК) государственного архива Чувашской Республики (далее – государственный архив), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Службы документы Архивного фонда Чувашской Республики.

7.1.9. Сводная номенклатура дел Службы, подписанная должностным лицом, ответственным за делопроизводство в Службе, утверждается руководителем Службы после ее согласования с ЦЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.10. В случае изменения функций и структуры Службы сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭМК государственного архива.

7.1.11. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело по руководству, 2-й используется как рабочий экземпляр у должностного лица, ответственного за делопроизводство в Службе, 3-й применяется в архиве Службы, 4-й – в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись у должностного лица, ответственного за делопроизводство в Службе в электронном виде.

7.1.12. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Службы являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.

7.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.