3.1.7. В целях обеспечения порядка использования бланков документов должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Службе, ведет учет бланков документов в журнале установленной формы.
3.1.8. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
левое – 30 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм;
правое – 15 мм.
Образцы бланков документов Службы приведены в приложениях № 1–3.
3.2. Оформление реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов Службы используются следующие реквизиты:
а) Государственный герб Чувашской Республики;
б) наименование Службы (на чувашском и русском языках);
в) должность лица-автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа (на чувашском и русском языках);
е) место составления (издания) документа (на чувашском и русском языках);
ж) справочные данные о Службе;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
щ) отметка о поступлении документа в Службу.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов.
3.2.1. Реквизит «Государственный герб Чувашской Республики».
Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на бланках документов в соответствии с Законом Чувашской Республики от 01.01.01 г. № 12 «О государственных символах Чувашской Республики».
Воспроизведение Государственного герба Чувашской Республики на бланках документов Службы должно соответствовать его описанию, цветному и условно-графическому изображениям, установленным вышеуказанным законом. Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа исполнительной власти».
3.2.2. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти».
Наименование органа исполнительной власти – Службы (на чувашском и русском языках, полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Службе.
Наименование Службы на русском языке печатается ниже или справа от наименования на чувашском языке.
Сокращенное наименование Службы помещают в скобках под полным наименованием.
3.2.3. Реквизит «Должность лица-автора документа».
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем.
Документы, создаваемые Службой, подписываются руководителем Службы. По поручению руководителя Службы отдельные документы, создаваемые Службой, подписываются заместителем руководителя Службы.
3.2.4. Реквизит «Справочные данные об органе исполнительной власти».
Справочные данные о Службе указываются в бланках писем и включают в себя почтовый адрес Службы, номера телефонов, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес, сведения об ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
3.2.5. Реквизит «Вид документа».
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) (на чувашском и русском языках) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида издаваемого документа на русском языке печатается справа от наименования на чувашском языке.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.2.6. Реквизит «Место составления (издания) документа».
Место составления или издания документа (г. Чебоксары) указывается в бланках документов Службы, за исключением бланков писем.
3.2.7. Реквизит «Дата документа».
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или должностным лицом, ответственным за делопроизводство в Службе, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами: 11.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
11 января 2010 г.
3.2.8. Реквизит «Регистрационный номер документа».
Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе, присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа состоит из индекса, порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений Службы, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.2.9. Реквизит « Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта».
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.2.10. Реквизит «Адресат».
Документы адресуют в органы власти, должностным лицам, структурным подразделениям, организациям, гражданам.
При адресации документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство здравоохранения и социального развития Чувашской Республики |
или
Администрация Главы Чувашской Республики Государственно-правовое управление Главы Чувашской Республики |
При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Министру культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики |
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов исполнительной власти, органов местного самоуправления в Чувашской Республике, организаций, например:
Минкультуры Чувашии |
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 № 000 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, другие органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в Чувашской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресации документа частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
|
Советская ул., , Московский р-н, г. Солнцевск, Ростовская область, 329000 |
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации частному лицу – после фамилии.
Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не пишется. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
3.2.11. Реквизит «Наименование либо аннотация документа».
Наименование либо аннотация документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).
Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием документа. Например:
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 |
