Инструкция по делопроизводству в Государственной ветеринарной службе Чувашской Республики (стр. 4 )

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. руководителя                         подпись                

или:

Исполняющий обязанности

руководителя                                подпись                

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы власти, подписи располагают на одном уровне.

       3.2.17. Реквизит «Гриф утверждения»

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, например:

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Госветслужбы Чувашии Подпись  Дата

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом Госветслужбы Чувашии

       3.2.18. Реквизит «Оттиск печати».

Служба имеет печать с изображением Государственного герба Чувашской Республики со своим наименованием, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Чувашской Республики ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения герба) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать должна захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати с изображением Государственного герба Чувашской Республики, а также перечень документов, на которые ставится оттиск печати Отдела правового обеспечения и кадров Службы (далее - Отдел), приведен в приложении № 4.

       

3.2.19. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Для свидетельствования соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Копия верна

Начальник отдела правового обеспечения

и кадров                          Подпись                

Дата                        Печать

       Для свидетельствования соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа может использоваться штамп «Копия верна» с указанием наименования должности лица, заверившего копию; личной подписи, расшифровки подписи, даты заверения.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ______л.». Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.20. Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

8 [phone]

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. Допускается расшифровка инициалов исполнителя.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, печатающего документ, и дату печатания документа.

       3.2.21. Реквизит «Указания по исполнению документа».

Указания по исполнению документа – резолюция – оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

, Прошу подготовить проект договора к 15.01.2012 Подпись  Дата

В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись руководителя, дата.

       3.2.22. Реквизит «Отметка о контроле документа».

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

       3.2.23. Реквизит «Отметка об исполнении документа».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.2.24. Реквизит «Отметка о поступлении документа».

Отметка о поступлении документа в Службу содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

        3.2.25. Реквизит «Отметка о конфиденциальности».

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением об обеспечении сохранности сведений ограниченного распространения в Администрации Главы Чувашской Республики, министерствах, государственных комитетах, администрациях районов и городов Чувашской Республики (утверждено постановлением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны при Президенте Чувашской Республики от 5 февраля 2002 г. ) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 000 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

3.3. Подготовка проектов законодательных

и иных нормативных правовых актов

Служба представляет в Кабинет Министров Чувашской Республики проекты:

законодательных актов Чувашской Республики;

указов и распоряжений Главы Чувашской Республики;

постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Чувашской Республики, актов Главы Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики осуществляется Службой в порядке, установленном актами Президента Чувашской Республики (Главы Чувашской Республики) и Кабинета Министров Чувашской Республики.

Служба обеспечивает проведение антикоррупционной экспертизы подготавливаемых ею проектов  нормативных правовых актов в соответствии с Порядком проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Чувашской Республики и их проектов, утвержденным постановлением Кабинетом Министров Чувашской Республики от 01.01.01 г. № 000.

3.3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов

Служба осуществляет функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты законов Чувашской Республики во исполнение актов законодательства Российской Федерации, законодательства Чувашской Республики, планов законопроектной деятельности Кабинета Министров Чувашской Республики и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

Проекты законодательных актов, подготавливаемые для внесения в Кабинет Министров Чувашской Республики, печатаются шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 .

На первой странице проекта законодательного акта в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово «Проект».

Проект законодательного акта имеет следующие реквизиты:

Вид документа (наименование вида акта) – ЗАКОН ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ – отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 28 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 15, выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.