Инструкция по делопроизводству в Государственной ветеринарной службе Чувашской Республики (стр. 1 )

Приложение к приказу Госветслужбы Чувашии от 01.01.01 г. № 000

Инструкция

по делопроизводству в Государственной ветеринарной службе

Чувашской Республики

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Государственной ветеринарной службе Чувашской Республики (далее – Инструкция по делопроизводству) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными  постановлением  Кабинета Министров  Чувашской  Республики  от  28 мая  2010 г. № 000 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики» (далее – Правила),  на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законов Чувашской Республики, актов Главы Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, Положением о Государственной ветеринарной службе Чувашской Республики, утвержденным постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 01.01.01 г. № 30,  Методическими рекомендациями по  разработке  инструкций по делопроизводству в  органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными приказом Минкультуры Чувашии от  21 сентября 2010 г. №01-07/343.

1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Государственной ветеринарной службы Чувашской Республики (далее – Служба) документов, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Службы.

  1.3. Положения  Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Службе, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

Положения  Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем Службы.

1.4. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Методическое руководство по организации, ведению и совершенствованию делопроизводства на основе единой политики, использованию современных информационных технологий в работе с документами, непосредственную организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Службе – ведущий специалист-эксперт отдела финансового контроля и организационной работы Службы (далее – должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Службе).

1.6. Должностные обязанности должностного лица, ответственного за делопроизводство в Службе,  и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Службы, устанавливаются должностными регламентами.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется сотрудником данного структурного подразделения, назначенным приказом руководителя Службы и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Службы.

1.9 Сотрудники структурных подразделений Службы несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Службе;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Службы;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Службе, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Чувашской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Службы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документа – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ  В СЛУЖБЕ

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Службе,  оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их расположения.

3.1.2. Бланки с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики изготавливаются по заказу Службы. При размещении заказов на изготовление бланков документов юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, имеющими соответствующие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции, Служба руководствуется Законом Чувашской Республики от 01.01.01 г. № 12 «О государственных символах Чувашской Республики», постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 01.01.01 г. № 000 «О порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики».

3.1.3 При подготовке электронных документов в Службе используются электронные шаблоны бланков документов.

3.1.4 Образцы  бланков и электронные шаблоны бланков документов Службы утверждаются руководителем Службы.

3.1.4. В Службе применяются следующие виды бланков документов:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма Службы.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

3.1.5. Бланки документов Службы разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.6. Каждый вид бланка имеет установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланк приказа (распоряжения) Службы должен содержать: 

Государственный герб Чувашской Республики;

наименование органа исполнительной власти - Службы (на чувашском и русском языках);

вид документа (на чувашском и русском языках);

место составления (издания) документа (на чувашском и русском языках);

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения).

Бланк письма Службы должен содержать:

Государственный герб Чувашской Республики;

наименование Службы (на чувашском и русском языках);

справочные данные об органе исполнительной власти - Службе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, информация об ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.