Отчет о внедрении типовой модели системы качества образовательного учреждения в ГОУ ВПО Ульяновский государственный Университет, выполненном в рамках государственного контракта П309 от 01.01.2001 г. «Доработка организационного, методического и кадрового обеспечения внедрения систем качества в образовательных учреждениях ВПО, СПО и НПО, развитие сети региональных центров и повышение квалификации руководителей, сотрудников ОУ» (стр. 6 )

Рис. А.1. Внешнее взаимодействие процесса 3.2 «Управление научно-образовательной средой» с другими процессами Университета.

Рис. А.2. Внутреннее взаимодействие видов деятельности процесса 3.2 «Управление научно-образовательной средой»

Этапы (вид деятельности) в рамках процесса 3.2 «Управление научно-образовательной средой»:

1. – Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности

2. – Закупка оборудования, оргтехники, канц. товаров

3. – Принятие новых сотрудников в УлГУ

4. – Обеспечение условий охраны труда

8.  ВНЕШНИЕ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

В настоящей ИК использованы следующие внешние регламентирующие документы:

·  ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

·  Международный стандарт ISO 9001:2000;

·  Методические рекомендации по внедрению типовой модели системы качества образовательного учреждения. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ, 2006.

9.  РАССЫЛКА

Контролируемая копия настоящей ИК передается в заинтересованное структурное подразделение под подпись в Листе рассылки.

10.ХРАНЕНИЕ

Оригинал настоящей ИК хранится в заинтересованном структурном подразделении в соответствии с Номенклатурой дел, второй экземпляр хранится в ЦМК.

11.ПРИЛОЖЕНИЯ

Планирование процесса;

Мероприятия по улучшению процесса.

11.1 Планирование процесса

Период планирования:

начало – 01.09.2008 г.

окончание – 01.09.2009 г.

Цель процесса, направленная на достижение установленных результатов	Показатель цели процесса	Измеряемое (ые) значение для показателя цели процесса	Единица величины	Фактическое значение показателя на начало планирования	Целевые значения показателя на конец планируемого периода	Способ измерения	Метод анализа
1	2	3	4	5	6	7	8
Отдел охраны труда
Проведение инструктажа (вводного)	Инструктажи	Количество инструктажей в год	Ед.	1429	1500	Подсчет	Сравнение
Устранение нарушений охраны труда	Устраненные нарушения	Количество устранённых нарушений	Шт.	23	26	Подсчет	Сравнение
Организация работ по охране труда в соответствии с постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 г № 000 «О нормативных правовых актах, содержащих государственные нормативные требования охраны труда»	Аттестация рабочих мест по условиям труда	Количество рабочих мест, подлежащих аттестации по условиям труда	Ед.	49	50	Подсчет	Сравнение
Обеспечение соответствия компетенций работников в области ОТ	Соблюдение требований инструкций по ОТ.	Работа без нарушения инструкций по ОТ	%	82	100	Методы текущего контроля специалистом по ОТ, руководителями подразделений	Сравнение
Пожарно-технический отдел
Обеспечение противопожарной безопасности	Соблюдение правил и норм пожарной безопасности	Кол-во устраненных нарушений противопожарной безопасности	Шт.	68	72	Подсчет	Сравнение
Отдел материально-технического снабжения
Развитие и поддержание материально-технической базы	Материально-техническая база	Кол-во закупленных материально-технических средств	руб.	18	17	Подсчет	Сравнение

11.2 Мероприятия по улучшению процесса

Период планирования:

начало – 01.09.2008 г.

окончание – 01.09.2009 г.

№ п/п	Цель процесса, направленная на достижение установленных результатов	Факторы, влияющие на изменение показателя достижения цели	Мероприятие, направленное на изменение значения влияющего фактора	Срок исполнения	Ответственный	Дополнительные ресурсы или исполнители
Должность	Ф. И.О
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Проведение инструктажа (вводного)	Содержание существующих программ по организации работ по охране труда	Разработка программ по организации работ по охране труда	постоянно	Начальник отдела охраны труда	В.	Работники отдела охраны труда
2.	Устранение нарушений охраны труда	Программа обучения уполномоченных по ОТ	Занятия с уполномоченными с привлечением организации, имеющей лицензию на обучение специалистов по ОТ	По мере необходимости	Начальник отдела охраны труда	В.	Финансовые средства, кабинет по ОТ, учебно-методические пособия
3.	Организация работ по охране труда в соответствии с постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 г № 000 «О нормативных правовых актах, содержащих государственные нормативные требования охраны труда»	Соответствие «Методическим рекомендациям по разработке государственных нормативных требований охраны труда», утверждённым Постановлением Минтруда РФ от 01.01.2001г. № 80	Выделение помещения под кабинет по ОТ	Октябрь 2008 г.	Ректор УлГУ		Помещение под кабинет ОТ
Оборудование кабинета по ОТ, оснащение учебно-методическими пособиями, плакатами и др.	Декабрь 2008 г.	Начальник отдела охраны труда	В.	Финансовые средства, кабинет по ОТ, учебно-методические пособия
4.	Обеспечить соответствие компетенций работников в области ОТ	Соответствие требований инструкций по ОТ нормативным документам. Компетентность работников и студентов в области ОТ, проверка знаний инструкций по ОТ работников и студентов.	Экспертиза содержания инструкций по ОТ на соответствие Постановлению Минтруда РФ от 01.01.2001 г. № 80	постоянно	Руководители структурных подразделений	В.	Работники отдела охраны труда
5.	Обеспечение противопожарной безопасности	Квалифицированные кадры Знание студентов и сотрудников университета правил противопожарной безопасности	Обучение сотрудников, повышение квалификации Проведение занятий по противопожарной безопасности со студентами и сотрудниками университета	периодически	Начальник ПоТО		Работники ПоТО Помещение для проведения занятий по противопожарной безопасности
6.	Развитие и поддержание материально-технической базы	Квалифицированные кадры Качественные материально-технические средства	Обучение сотрудников, повышение квалификации Проведение аукционов, конкурсов на выполнение работ Своевременное заключение договоров на оказание услуг	год	Проректор по АХР и КС Зам. проректора по АХР		Работники ОМТС

Приложение 7.13 ИК 3.3 «Библиотечное и информационное обслуживание»

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№ редакции документа	Описание изменений	Автор	Дата вступления в действие

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.. 4

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И СОКРАЩЕНИЯ.. 4

3.1. Основные термины

3.2. Сокращения.. .. 6

4. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ.. 7

5. РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЦЕССА И ИХ ПОТРЕБИТЕЛИ.. 7

6. ВНЕШНИЕ ПОСТАВЩИКИ И ВХОДЫ ПРОЦЕССА.. 9

7. ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РАМКАХ ПРОЦЕССА.. 10

8. ВНЕШНИЕ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ... 15

9. РАССЫЛКА.. 15

10. ХРАНЕНИЕ.. 15

11. ПРИЛОЖЕНИЯ.. 15

11.1. Планирование процесса.. .. 16

11.2. Мероприятия по улучшению процесса. 20

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  В настоящей Информационной карте процесса 3.3 «Библиотечное и информационное обслуживание» (далее ‑ ИК) определяются:

·  Общие сведения о процессе;

·  Результаты процесса и его потребители;

·  Внешние поставщики и входы процесса;

·  Виды деятельности в рамках процесса, управление и требуемые ресурсы;

·  Планирование процесса;

·  Мероприятия по улучшению процесса;

·  Корректирующие и предупреждающие действия.

1.2.  ИК утверждается ректором Университета и вступает в силу с момента подписания.

1.3.  Данная ИК разработана рабочей группой в составе: ,

2.  ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

ИК является официальным документом, обязательным для исполнения всеми должностными лицами и сотрудниками образовательного Университета в части их касающейся.

3.  ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Основные термины

В настоящей ИК используются следующие термины:

Информационная карта – формализованное описание свойств, характеристик и функций объекта;

Корректирующее действие ‑ действие, предпринятое для устранения причин существующего несоответствия, дефекта или другой обнаруженной нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их повторное возникновение;

Несоответствие ‑ невыполнение установленного требования;

Потребитель ‑ организация или лицо, получающее продукцию или услуги организации-поставщика (Университета);

Предупреждающее действие ‑ действие, предпринятое для устранения причин потенциального несоответствия, дефекта или другой нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их возникновение;

Система качества ‑ система менеджмента для руководства и управления организацией в отношении качества;

Университет ‑ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ульяновский государственный университет (УлГУ);

а также определения и термины библиотечного дела, данные по ГОСТ 7.0-99 (ИСО ; ИСО 5963); ГОСТ 7.76-96 (ИСО ); ГОСТ 7.73-96:

Библиотечная услуга – конкретный результат библиотечного обслуживания, удовлетворяющий определенную потребность пользователя библиотеки.

Библиотечное обслуживание – совокупность разных видов деятельности библиотеки по удовлетворению потребностей ее пользователей путем предоставления библиотечных услуг.

Библиотечный каталог – совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающий состав и содержание фонда библиотеки (м. б.карточный и электронный).

Библиотечно-библиографические ресурсы – информационный, материально-технический и кадровый потенциал, которым располагают библиотеки для осуществления своих функций.

Запрос пользователя библиотеки- требования пользователя библиотеки на предоставление библиотечной услуги.

Информационно-библиографическое обеспечение – совокупность информационно-библиографических ресурсов и услуг для удовлетворения долговременных потребностей в информации.

Индексирование - присвоение данным или документам классификационных индексов в соответствии с правилами какого-либо классификационного информационно-поискового языка

Комплектование фонда – совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки.

Межбиблиотечный абонемент – абонемент, основанный на использовании документов из фондов других библиотек при их отсутствии в данном фонде.

Научная библиотека – структурное подразделение Ульяновского государственного университета, обеспечивающая развитие науки и образования; удовлетворяющая информационные потребности преподавателей и студентов, связанные с учебной и исследовательской деятельностью на основе соответствующего фонда и информационно-поискового аппарата.

Научная электронная библиотека УлГУ – совокупность упорядоченных электронных документов, предназначенных для обеспечения сохранности, поиска и предоставления информации пользователям.

Пользователь – студент, учащийся, работник Ульяновского государственного университета, других вузов города, другие категории читателей, пользующиеся услугами Научной библиотеки УлГУ.

Справочно-библиографическое обслуживание – обслуживание в соответствии с запросами потребителей информации, связанное с представлением справок и других библиографических услуг.

Справочно-информационное обслуживание – совокупность процессов по удовлетворению информационных запросов потребителей информации.

Справочно-поисковый аппарат - совокупность информационно-поисковых массивов, содержащих данные об адресах хранения в информационно-поисковой системе документов с определенными поисковыми образами документа.

Техническая библиотечная обработка – совокупность процессов подготовки документов к последующему использованию и хранению в библиотеке.

Электронная доставка документа – электронная доставка документа на компьютер пользователя по каналам Интернет.

3.2. Сокращения

В настоящей ИК используются следующие сокращения:

ИК	‑ Информационная карта
КД	‑ Корректирующее действие
СК	‑ Система качества
СТО	- Стандарт организации
УМУ	‑ Учебно-методическое управление

НБ	- Научная библиотека
ИБО	- Информационно-библиографический отдел
ОК	- Отдел комплектования
ОНОДиОК	- Отдел научной обработки документов и организации каталогов
ОО	- Отдел обслуживания
НЭБ	- Научная электронная библиотека
ФЗ	- Федеральный закон
МБА	- Межбиблиотечный абонемент
ЭДД	- Электронная доставка документов
ББК	- Библиотечно-библиографическая классификация
КХ	- Отдел книгохранения
СПА	- Справочно-поисковый аппарат
КСУ	- Книга суммарного учета

4.  ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Владелец процесса: директор научной библиотеки

Назначение процесса: формирование библиотечно-библиографических ресурсов, удовлетворение информационных потребностей пользователей, связанных с учебной, образовательной и научно-исследовательской деятельностью университета.

5.  РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЦЕССА И ИХ ПОТРЕБИТЕЛИ

Результат (выход) процесса (данные или материальные объекты, являющиеся результатом процесса)	Потребитель результатов процесса (другие процессы, подразделения Университета)	Требования потребителей к результатам (выходам) процесса
Фонд учебной и научной литературы, в т. ч. в электронном виде.	Пользователи	1.  Книгообеспеченность специальностей; 2.  Требования МО к фонду дополнительной и научной литературы; 3.  Объем фонда – кол-во названий; экземпляров.
Фонд периодических изданий.	Пользователи	1.  Список периодических изданий, рекомендованных в примерных программах учебных дисциплин специальностей государственного образовательного стандарта ВПО. 2.  Требования кафедр к фонду периодических изданий.
Библиотечные каталоги и картотеки, в т. ч. электронные (10 БД)	Пользователи	Идентификация документа
Приобретенные или предоставляемые в доступ БД, в т. ч. по IP - адресу	Пользователи	Полнота предлагаемой информации, систематизация, оперативность
Информационные рассылки, библиографические списки, библиографические указатели, в. ч. через контент сайта НБ	Пользователи	Полнота предлагаемой информации, систематизация, оперативность
Корпоративная БД «МАРС» (Проект «АРБИКОН»)	Пользователи	Идентификация документа
Информационные и библиотечные услуги	Пользователи	Качество, время предоставления, удобство, комфортность

6. ВНЕШНИЕ ПОСТАВЩИКИ И ВХОДЫ ПРОЦЕССА

Вход процесса (данные или материальные объекты)	Поставщик процесса (процессы, подразделения ОУ)	Требования к входам
Запись пользователя в научную библиотеку: личные данные пользователей	Отдел кадров	Приказ о зачислении; Фотография 3х4; Паспорт пользователя.
Заявки кафедр на приобретение литературы	Кафедры, ПФО	Примерное положение о формировании фондов библиотеки высшего учебного заведения: приказ МО РФ от 01.01.2001 N 1246; Бланк-заявка; План комплектования; Смета на комплектование.
Партия документов (книги, журналы, электронные издания)	Поставщики издательской продукции, РИЦ, ОРЭИ	Государственный контракт; Договор; Счет; Товарная накладная;
Корпоративная БД «Межрегиональная Аналитическая Роспись Статей»	Проект «АРБИКОН»	Условия договора простого товарищества (о совместной деятельности); Методика по заполнению полей БД «МАРС» Устойчивость связи, скорость.
Сети связи (Интернет, ПО «MARC SQL», веб-сайт библиотеки, эл. почта)	Службы проректора по науке и ИТ	Устойчивость связи, скорость.

7. ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РАМКАХ ПРОЦЕССА

Виды деятельности в рамках процесса	Регламентирующая документация	Используемые записи и данные	Требуемые ресурсы (исполнители и материальное обеспечение)
3.3.1.Комплектование фонда: 3.3.1.1.заказ документов; 3.3.1.2.прием документов; 3.3.1.3.учет документов; 3.3.1.4.книгообеспеченность специальностей.	1.  Учебные и рабочие программы специальностей УлГУ; 2.  Инструкция о распределении фонда НБ УлГУ; 3.  Решения конкурсной комиссии; 4.  ГОСТ 7.0-99 (ИСО ); ГОСТ 7.76-96; ГОСТ 7.73-96, ГОСТ 7.1-2003; ГОСТ 7.82-2001; 5.  Примерное положение о формировании фондов библиотеки высшего учебного заведения: приказ МО РФ от 01.01.2001 N 1246; 6.  Об утверждении минимальных нормативов обеспеченности высших учебных заведений учебной базой в части, касающейся библиотечно-информационных ресурсов: приказ МО РФ от11.04.2001 № 000 7.  Инструкция по использованию прогр. обесп. MARC SQL; 8.  ДИ работников.	1.  Инвентарная книга; 2.  Путевка партии; 3.  КСУ; 4.  Акт передачи документов; 5.  Бланк отчета отдела; 6.  Бланк-заявка на приобретение литературы; 7.  Приходные акты; 8.  Журнал учета поступлений периодики.	1.Бюджет университета на комплектование; 2.Прогр. обесп. МАRK SQL; 3.ПК, принтер; 4.Библиотечное оборудование; 5.Сотрудники ОК
3.3.2. Научная обработка документов и организация СПА библиотеки: 3.3.2.1. Индексирование документов; 3.3.2.2. Формирование каталогов, в т. ч. электронных.	1.ГОСТ 7.1-2003; ГОСТ 7.82-2001; 2.ББК; 3.Авторские таблицы Хавкиной; 4.Инструкция по использованию прогр. обесп. МАRK SQL; 5.ДИ работников.	1.Путевка партии; 2.Библиографическая запись; 3. Бланк отчета отдела.	1.Библиотечная печатная техника; 2.Прогр. обесп. МАRС SQL; 3.ПК; принтер 4.Библиотечное оборудование; 5. Сотрудники ОНОДиОК
3.3.3. Организация и хранение фонда: 3.3.3.1. Прием и расстановка документов в фондах; 3.3.3.2. 2 Обеспечение сохранности фондов.	1.Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений: приказ М-ва образования РФ . 2.Инструкции по учету, хранению, списанию фонда; 3.Правила продажи неиспользуемых документов из фондов научной библиотеки; 4.ГОСТ 7.48-90; 5.ДИ работников.	1.  Дневник учета работы отдела; 2.  КСУ; 3.  Акт списания документов; 4.  Акт передачи документов; 5.Бланк отчета отдела.	1.Библиотечный фонд; 2.Прогр. обесп. МАRK SQL; 3.ПК; 4.Библиотечное оборудование; 5.Библиотечная печатная техника; 6.Оборудование и расходные материалы для текущей реставрации изданий; 7.Сотрудники КХ.
3.3.4.Информационно-библиографическое обеспечение и библиотечное обслуживание пользователей: 3.3.4.1. Ведение формуляров пользователей; 3.3.4.2.Запись, обучение и консультирование пользователей; 3.3.4.3.Выполнение запросов пользователей.	1.О библиотечном деле :федер. закон РФ : принят 29.12.1994 : (ред от 01.01.2001); 2.Об утверждении минимальных нормативов обеспеченности высших учебных заведений учебной базой в части, касающейся библиотечно-информационных ресурсов: приказ МО РФ от11.04.2001 № 000; 3.Примерные правила пользования библиотекой высшего учебного заведения: [утв. ЦБИК Госкомвуза России от 6.12.1995]  4.Примерное положение о библиотеке высшего учебного заведения: утв. ЦБИК Госкомвуза России 06.12.1995. 5.ГОСТ 7.20-2000. Библиотечная статистика  6.Положение о научной библиотеке; 7.Правила пользования научной библиотекой; 8.Правила предоставления платных информационно-библиотечных услуг; 9.Прейскурант на платные услуги; 10.  ГОСТ 7.0-99 (ИСО ); ГОСТ 7.76-96; ГОСТ 7.73-96, ГОСТ 7.1-2003; ГОСТ 7.82-2001; 11.  Учебные планы и программа по «Основам библиотечно-библиографических знаний» 12.  Концепция и программа развития НЭБ. 13.  Положение о залоговом абонементе; 14.  Смета доходов и расходов по предпринимательской и иной приносящей доход деятельности Научной библиотеки УлГУ на текущий год; 15.  ДИ работников.	1.1.  Дневник учета работы отдела; 1.2.  КСУ; 1.3.  Бланк отчета отдела; 1.4.  Бланк-заказ на литературу; 1.5.  Читательский билет; 1.6.  Формуляр читателя; 1.7.  Тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей, взамен утерянных; 1.8.  Бланк-заказ услуги по ЭДД и МБА. 1.9.  Бланк-заказ на библиографическое обслуживание 1.10.  Данные анализа для ПФО Сметы доходов и расходов по предпринимательской и иной приносящей доход деятельности Научной библиотеки УлГУ на 2007 год;	1.  База данных «Студент» или приказы на зачисление, отчисление студентов; 2.  Паспорт пользователя, фото 3х4; 3.  Библиотечный фонд; 4.  Библиотечная печатная техника; 5.  Библиотечное оборудование в т. ч. оборудование на ведение автоматизированной книговыдачи и открытого доступа; 6.  Читательские билеты; 7.  Читательские формуляры; 8.  БД библиотеки; 9.  БД в открытом доступе; 10.  Бланк-заказ на библиографическое обслуживание 11.  Прогр. обесп. МАRK SQL; 12.  Компьютерная техника; 13.  Сотрудники ОО, ВЧЗ и ИБО.

Рис. А.1. Внешнее взаимодействие процесса 3.3 «Библиотечное и информационное обслуживание» с другими процессами Университета.

Рис. А.2. Внутреннее взаимодействие видов деятельности процесса 3.3 «Библиотечное и информационное обслуживание»

Э – этап (вид деятельности) в рамках процесса 3.3. Библиотечное и информационное обслуживание

Э-3.3.1.Комплектование фонда:

Э-3.3.1.1.заказ документов

Э-3.3.1.2.прием документов

Э-3.3.1.3.учет документов

Э-3.3.1.4.книгообеспеченность

Э-3.3.2. Научная обработка документов и организация СПА библиотеки:

Э-3.3.2.1. Индексирование документов

Э-3.3.2.2. Формирование каталогов, в т. ч.электронных

Э-3.3.3. Организация и хранение фонда:

Э-3.3.3.1. Прием и расстановка документов в фондах

Э-3.3.3.2. Обеспечение сохранности фондов

Э-3.3.4.Информационно-библиографическое обеспечение и библиотечное обслуживание пользователей:

Э-3.3.4.1. Ведение формуляров пользователей

Э-3.3.4.2.Запись, обучение и консультирование пользователей

Э-3.3.4.3.Выполнение запросов пользователей

8. ВНЕШНИЕ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

В настоящей ИК использованы следующие внешние регламентирующие документы:

·  ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

·  Международный стандарт ISO 9001:2000;

·  Методические рекомендации по внедрению типовой модели системы качества образовательного учреждения. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ, 2006.

9. РАССЫЛКА

Контролируемая копия настоящей ИК передается в заинтересованное структурное подразделение под подпись в листе рассылки.

10.ХРАНЕНИЕ

Оригинал настоящей ИК хранится в заинтересованном структурном подразделении в соответствии с номенклатурой дел, второй экземпляр хранится в ЦМК.

11.ПРИЛОЖЕНИЯ

Планирование процесса;

Мероприятия по улучшению процесса.

Период планирования:

начало – 01.09.2008 г.

окончание – 01.09.2009 г.

Цель процесса, направленная на достижение установленных результатов	Показатель цели процесса	Измеряемое (ые) значение для показателя цели процесса	Единица величины	Фактичес-кое значение показателя на начало планирования	Целевые значения показате-ля на конец планируе-мого периода	Способ измерения	Метод анализа
1	2	3	4	5	6	7	8
Увеличение объема фонда всеми видами изданий в соответствии с тематическим планом комплектования и БД «Книгообесп-сть». Увеличение объема предоставляемых удаленных информационных ресурсов по профилю университета	Объем единого фонда	1	экз.			количественный	сравнение
Количество новых изданий	увеличение количества назв. новых изданий, поступивших за год, не менее 10 % в год	назв.	5 137	5 000	количественный	сравнение
Коэффициент книгообеспеченности	Сохранение коэф.0,5	коэфф.	0,5	0,5	математический К=Р/S P – кол-во имеющихся в библ. экземпляров данного издания;S – кол-во студ., исп. данное издание.	сравнение или мониторинг
Количество периодических изданий (в т. ч. на вновь открываемые специальности)	Сохранение кол-ва названий в прежнем объеме	назв.	543	не менее 540	количественный	сравнение
Общий объем электронных изданий	Ежегодное увеличение электронных изданий не менее чем на 15%	экз.	1010	1161	количественный	сравнение
Общее кол-во доступных БД по профилю университета	Сохранение числового показателя	назв.	13	13	количественный	сравнение
Увеличение объема электронного каталога за счет текущей и ретроспективной каталогизации	Объем электронного каталога	Количество библиограф. записей	запись			количественный	сравнение
Увеличение объема ежегодного ретроввода в ЭК	закончить ретроввод ЭК в 2008 г.	запись	113 000	2 000	количественный	сравнение
Расширение доступности фондов библиотеки. Обеспечение сохранности фондов путем проведения необходимых мероприятий	Общее количество изданий в открытом доступе	Кол-во книг в открытом доступе	экз.	-	12 000	количественный	сравнение
Кол-во переплетенных газет	-	названий	16	20	количественный	сравнение
отреставрированных изданий		зкэ.	250	250	количественный	сравнение
Обеспечение оперативного и качественного обслуживания пользователей. Внедрение автоматизированной книговыдачи. Развитие и совершенствование системы обучения, консультирования и информирования пользователей, повышения их информационной грамотности. Расширение сервисных возможностей библиотеки. Оказание дополнительных услуг.	Читаемость (Ч)	Ч=В:А В- книговыдача А - число читателей	-	49,7	49,7	математический	сравнение
Книгообеспеченность (К)	К=Ф:А Ф - объем фонда А - число читателей	-	39,2	39,2	математический	сравнение
Посещаемость (Пос)	Пос=П:А П – посещения А – число читателей	-	26	26	математический	сравнение
Обращаемость фонда(ОБ)	ОБ=В:Ф В – книговыдач Ф- объем фонда	-	1,27	1,27	математический	сравнение
Количество читателей МБА и ЭДД		читатель	56	60	количественный	сравнение
Количество абонентов по электронным рассылкам		абонент	129	150	количественный	сравнение
Общее количество выданных справок пользователям	Сохранение объема выданных справок	справка	16 258	16 500	количественный	сравнение
Обучение аспирантов ГОСТу	инициативная деятельность библиотеки	человек	42	не менее 10% от общего числа асп.	количественный	сравнение
Общее кол-во часов по курсу «Основы информационной культуры» для студентов 1 курсов	10 академ. часов	час.	530	530	количественный	сравнение
Общая сумма оказанных услуг (платные услуги)	ежегодное увеличение целевого показателя на 15%, за счет увеличения репертуара услуг	руб.	1 ,0	1 150 000,0(данное уменьшение основано на отмене платы за чит./б)	количественный	сравнение

Мероприятия по улучшению процесса

Период планирования:

начало – 01.09.2008 г.

окончание – 01.09.2009 г.

№ п/п	Цель процесса, направленная на достижение установленных результатов	Факторы, влияющие на изменение показателя достижения цели	Мероприятие, направленное на изменение значения влияющего фактора	Срок исполнения	Ответственный	Дополнительные ресурсы или исполнители
Должность	Ф. И.О
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Стабильное и сбалансированное пополнение единого библиотечного фонда всеми видами источников информации в соответствии с тематическим планом комплектования и БД «Книгообеспеченность специальностей».	1.Повышение качества образовательного и научного процессов. 2.Финансовое обеспечение закупок.	Увеличение закупок новых изданий на бумажных и электронных носителях через договора купли-продажи, тендеры, обязательный экземпляр РИЦ УлГУ, ОРЭИ.	01.09.09	директор НБ		зав. ОК; зав. ВЧЗ; Начальник РИЦ УлГУ; Начальник ОРЭИ УлГУ.
2.	Увеличение объема предоставляемых удаленных информационных ресурсов по профилю университета.	1.Повышение качества образовательного и научного процессов. 2.Финансовое обеспечение приобретаемых БД.	Обеспечение доступа к удаленным информационным ресурсам.	01.09.09	зам. директора по развитию		зав. отделом ВЧЗ;
3.	Текущая и ретроспективная каталогизация	Повышение качества ЭК.	Увеличение ввода записей в ЭК за счет ретроввода и редактирования библиографических записей.	01.09.09	зам. директора по науке		зав. отделом ОНОДиОК
4.	Расширение доступности фондов	Приобретение и ввод в эксплуатацию технологии открытого доступа.	Приобретение технологии открытого доступа.	01.09.09	директор НБ		зав. отделом автоматизации
5.	Обеспечение сохранности фондов	Закупка оборудования и материалов для текущей реставрации книг	Своевременная реставрация изданий. Переплет значимых периодических изданий.	01.09.09	зам. директора по науке		зав. КХ
6.	Развитие и совершенствование системы обучения, консультирования и информирования пользователей, повышения информационной грамотности пользователей	Повышение качества образовательного и научного процессов.	Проведение занятий по повышению информационной грамотности пользователей.	01.09.09	зам. директора по развитию		зав. ИБО
7.	Обеспечение оперативного и качественного обслуживания пользователей, расширение сервисных возможностей библиотеки	Повышение качества образовательного и научного процессов.	Внедрение технологии автоматизированной книговыдачи. Повышение оперативности предоставления информации, комфортности обслуживания, увеличение перечня библиотечных услуг.	01.09.09	зам. директора по науке зам. директора по развитию		зав. отделом автоматизации, зав. ОО

Приложение 7.14 ИК 3.4 «Управление закупками»

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№ редакции документа	Описание изменений	Автор	Дата вступления в действие

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.. 4

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И СОКРАЩЕНИЯ.. 4

3.1. Основные термины

3.2. Сокращения.. .. 5

4. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ.. 6

5. РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЦЕССА И ИХ ПОТРЕБИТЕЛИ.. 6

6. ВНЕШНИЕ ПОСТАВЩИКИ И ВХОДЫ ПРОЦЕССА.. 7

7. ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РАМКАХ ПРОЦЕССА.. 7

8. ВНЕШНИЕ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ... 13

9. РАССЫЛКА.. 13

10. ХРАНЕНИЕ.. 13

11. ПРИЛОЖЕНИЯ.. 13

11.1. Планирование процесса.. .. 14

11.2. Мероприятия по улучшению процесса. 15

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В настоящей Информационной карте процесса «Управление закупками» (далее ‑ ИК) определяются:

·  Общие сведения о процессе;

·  Результаты процесса и его потребители;

·  Внешние поставщики и входы процесса;

·  Виды деятельности в рамках процесса, управление и требуемые ресурсы;

·  Планирование процесса;

·  Мероприятия по улучшению процесса;

·  Корректирующие и предупреждающие действия.

1.2.  ИК утверждается ректором Университета и вступает в силу с даты подписания.

1.3.  Данная ИК разработана рабочей группой в составе: , ,

2.  ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

ИК является официальным документом, обязательным для исполнения всеми должностными лицами и сотрудниками Университета в части их касающейся.

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Основные термины

В настоящей ИК используются следующие термины:

Информационная карта – формализованное описание свойств, характеристик и функций объекта;

Корректирующее действие ‑ действие, предпринятое для устранения причин существующего несоответствия, дефекта или другой обнаруженной нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их повторное возникновение;

Несоответствие ‑ невыполнение установленного требования;

Предупреждающее действие ‑ действие, предпринятое для устранения причин потенциального несоответствия, дефекта или другой нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их возникновение;

Система качества ‑ система менеджмента для руководства и управления организацией в отношении качества;

Университет ‑ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ульяновский государственный университет (УлГУ);

3.2. Сокращения

В настоящей ИК используются следующие сокращения:

ИК	‑ Информационная карта;
КД	‑ Корректирующее действие;
ПД	-Предупреждающее действие;
СК	-Система качества;
ЦМК	‑ Центр менеджмента качества;
СТО	- Стандарт организации;
ГОСТ	-Государственный стандарт
ТУ	- Технические условия
ОГЗ	- Отдел государственных закупок
ПФО	- Планово-финансовый отдел

4. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Владелец процесса: Проректор по экономико-правовой работе

Назначение процесса: организация и проведение работ, направленных на обеспечение всех служб, структурных подразделений и филиалов Университета, всех процессов образовательного учреждения необходимыми товарами, работами и услугами.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЦЕССА И ИХ ПОТРЕБИТЕЛИ

Результат (выход) процесса (данные или материальные объекты, являющиеся результатом процесса)	Потребитель результатов процесса (другие процессы, подразделения Университета)	Требования потребителей к результатам (выходам) процесса
6.  Закупленные товары, материалы, продукция, необходимые для осуществления уставной деятельности Университета. 7.  Приобретенные услуги (образовательные, транспортные, услуги связи, коммунальные, услуги по содержанию имущества, иные услуги, обеспечивающие функционирование и развитие Университета). 8.  Выполненные работы. 9.  Отчетные документы (государственные контракты, договоры, счета-фактуры, накладные, финансовые документы, отчёты, бухгалтерская документация, техническая документация, информационные данные по поставщикам товаров и услуг)	Все структурные подразделения Университета Процессы Университета: 2.1-2.10; 3.1-3.3, 3.5; 4.1	1. Качество закупок в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Законом РФ «О защите прав потребителей», Федеральным законом «О техническом регулировании», ГОСТами, ТУ. 2. Объем выполненных заявок. 3. 100%-ная функциональность закупленного товара, услуги. 4. Сроки и объемы предоставления гарантий качества товаров, работ, услуг.

ВНЕШНИЕ ПОСТАВЩИКИ И ВХОДЫ ПРОЦЕССА

Вход процесса (данные или материальные объекты)	Поставщик процесса (процессы, подразделения Университета)	Требования к входам
Заявки на приобретение товаров, выполнение работ и оказание услуг	Руководители структурных подразделений Университета	Точное и полное составление заявок с указанием количественных, технических, технологических, качественных характеристик товаров, работ и услуг.
Проект плана закупок по всем необходимым наименованиям товаров, работ и услуг	Проректоры по соответствующим направлениям деятельности, руководители подразделений, другие сотрудники Университета, входящие в состав рабочей группы	Соответствие поступившим заявкам, годовым программам по направлениям деятельности Университета и утверждённым лимитам бюджетных средств и внебюджетных источников финансирования
Информационные базы данных поставщиков о закупаемых видах товаров и услуг	Внешние организации	Достоверность
Заявки на участие в конкурсе, аукционе, котировочные заявки	Внешние организации	Соответствие требованиям Федерального закона «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»

ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РАМКАХ ПРОЦЕССА

Виды деятельности в рамках процесса	Регламентирующая документация	Используемые записи и данные	Требуемые ресурсы (исполнители и материальное обеспечение)
1. Планирование закупок товаров, работ, услуг	Утверждённые сметы расходов средств федерального бюджета и средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности; Годовые программы по направлениям деятельности Университета	Заявки на приобретение товаров, выполнение работ и оказание услуг.	Проректоры по соответствующим направлениям деятельности; руководители структурных подразделений; начальник ПФО
2. Установление требований к закупаемым товарам и услугам, в том числе при составлении технического задания на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг	ГОСТ, ТУ		Проректоры по соответствующим направлениям деятельности или руководители структурных подразделений Информационные ресурсы
3. Выбор и оценка поставщиков товаров и услуг в соответствии с порядком, установленным законодательством РФ	Федеральный закон «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»		Конкурсная, котировочная и аукционная комиссия ОГЗ Материально-технические ресурсы
3.1.Выбор поставщиков (исполнителей, подрядчиков) путём проведения торгов в форме конкурса, аукциона	Конкурсная, аукционная документация	Планы закупок, технические задания, заявки на участие в конкурсе, аукционе	Конкурсная, котировочная и аукционная комиссия ОГЗ Материально-технические ресурсы
3.2. Выбор поставщиков (исполнителей, подрядчиков) без проведения торгов путём запроса котировок, размещение заказа у единственного поставщика	Документация по запросу котировок	Планы закупок, технические задания, котировочные заявки	Проректоры по соответствующим направлениям деятельности Конкурсная, котировочная и аукционная комиссия ОГЗ Материально-технические ресурсы
3.3. Ведение перечня поставщиков	СТО «Управление закупками»	Форма перечня поставщиков	Руководители структурных подразделений, руководители контрактов
4. Документирование закупок	Гражданский кодекс РФ Федеральный закон «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» Приказ УлГУ «Об учетной политике»		Ректор Главный бухгалтер Проректоры по соответствующим направлениям деятельности или ответственные лица в структурных подразделениях Денежные средства
4.1. Заключение гражданско-правовых договоров; государственных контрактов с победителями конкурсов, аукционов, по результатам запроса котировок, с единственным поставщиком товаров, услуг.	Формы договора, государственного контракта в соответствии с требованиями законодательства РФ	Проекты гражданско-правовых договоров, протоколы конкурсов, аукционов, котировочные заявки, проекты государственных контрактов	Ректор Денежные средства
4.2. Получение и рассмотрение бухгалтерской документации и документации, сопровождающей закупленные товары, услуги	Формы счетов-фактур, накладных, актов выполненных работ, сертификатов, качественных удостоверений, лицензий и т. п.		Главный бухгалтер Проректоры по соответствующим направлениям деятельности или ответственные лица в структурных подразделениях
5. Осуществление входного контроля закупок) и регистрация данных по результатам входного контроля закупок	Заключенные договоры и государственные контракты	Акт входного контроля на несоответствующий товар	Проректоры по соответствующим направлениям деятельности Ответственные лица в структурных подразделениях
6. Проведение корректирующих и предупреждающих действий при выявлении несоответствий при входном контроле	СТО «Управление закупками»	Журнал регистрации корректирующих действий по результатам входного контроля	Ответственные лица в структурных подразделениях, руководители контрактов
6.1. Направление в уполномоченный контрольный орган в сфере размещения заказов сведений о поставщике в случае расторжения государственного контракта в связи с существенным нарушением его условий для внесения такого поставщика в перечень недобросовестных поставщиков	Федеральный закон «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»		Проректоры по соответствующим направлениям деятельности ОГЗ
7. Оформление отчета о произведенных закупках за отчетный период	СТО «Управление закупками»	Формы отчетов	Главный бухгалтер Проректоры по соответствующим направлениям деятельности Руководители структурных подразделений

Рис. А.1. Внешнее взаимодействие процесса 3.4 «Управление закупками» с другими процессами Университета.

Процесс 2.1 Маркетинг; Процесс 2.2 Проектирование и разработка образовательных программ; Процесс 2.3 Довузовская подготовка; Процесс 2.4 Прием студентов; Процесс 2.5 предоставление услуг высшего и среднего профессионального образования; Процесс 2.6 Воспитательная и внеучебная работа с обучаемыми; Процесс 2.7 Последипломное обучение; Процесс 2.8 Проектирование и реализация программ дополнительного образования; Процесс 2.9 Подготовка кадров высшей квалификации; Процесс 2.10 Научные исследования и разработки.

Процесс 3.1 Управление персоналом; Процесс 3.2. Управление научно-образовательной средой; Процесс 3.3 Библиотечное и информационное обслуживание; Процесс 3.5 Управление инфраструктурой.

Процесс 4.1 Мониторинг и измерения.

Рис. А.2. Внутреннее взаимодействие видов деятельности процесса 3.3 «Осуществлять закупки»

Э – этап (вид деятельности) в рамках процесса 3.3.

Э.1. –Планирование закупок товаров, работ, услуг; Э.2. – Установление требований к закупаемым товарам и услугам;

Э.3. – Выбор и оценка поставщиков товаров и услуг, в том числе: Э.3.1.-путем проведения торгов; Э.3.2. –без проведения торгов; Э.3.3- ведение перечня поставщиков;

Э.4. – Документирование закупок; Э.4.1 - Заключение договоров и государственных контрактов; Э.4.2 – Получение и рассмотрение документации;

Э.5. – Осуществление входного контроля закупок;

Э.6. - Проведение корректирующих и предупреждающих действий; в том числе: Э.6.1. –направление сведений о поставщике-нарушителе контракта в контролирующий орган;

Э.7. – Оформление отчетов.

ВНЕШНИЕ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

В настоящей ИК использованы следующие внешние регламентирующие документы:

·  ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

·  Международный стандарт ISO 9001:2000;

·  Методические рекомендации по внедрению типовой модели системы качества образовательного учреждения. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ, 2006.

РАССЫЛКА

Контролируемая копия настоящей ИК передается в заинтересованное структурное подразделение под подпись в Листе рассылки.

ХРАНЕНИЕ

Оригинал настоящей ИК хранится в заинтересованном структурном подразделении в соответствии с Номенклатурой дел, второй экземпляр хранится в ЦМК.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Планирование процесса;

Мероприятия по улучшению процесса.

11.1 Планирование процесса

Период планирования:

начало – 01.09.2008 г.

окончание – 01.09.2009 г.

Цель процесса, направленная на достижение установленных результатов	Показатель цели процесса	Измеряемое(ые) значение для показателя цели процесса	Единица величины	Фактичес-кое значение показателя на начало планирования	Целевые значения показате-ля на конец планируе-мого периода	Способ измерения	Метод анализа
1	2	3	4	5	6	7	8
Обеспечение всех структурных подразделений Университета необходимыми товарами, работами или услугами в полном объеме, требуемого качества и в нужные сроки	1.Объем финансирования в разрезе статей экономической классификации расходов, по которым осуществляются закупки	Годовой объём финансирования для осуществления закупок: Статья 221 Статья 222 Статья 223 Статья 224 Статья 225 Статья 226 Статья 310 Статья 340	тыс. руб.	6739,0 4012,4 26170,0 25950,0 31876,8 48894,1 43086,6 38675,8	8148,0 5112,8 29562,5 21500,0 71047,1 64525,5 5 43348,8	подсчет	статистический
2. Выявленные несоответствия по результатам входного контроля закупок	Количество	шт.	5	2

11.2  Мероприятия по улучшению процесса.

Период планирования:

начало – 01.09.2008 г.

окончание – 01.09.2009 г.

№ п/п	Цель процесса, направленная на достижение установленных результатов	Факторы, влияющие на изменение показателя достижения цели	Мероприятие, направленное на изменение значения влияющего фактора	Срок исполнения	Ответственный	Дополнительные ресурсы или исполнители
Должность	Ф. И.О
1	2	3	4	5	6	7	8
	Обеспечение всех структурных подразделений Университета необходимыми товарами, работами или услугами в полном объеме, требуемого качества и в нужные сроки	1.Сохранение и увеличение бюджетного финансирования 2.Привлечение дополнительных финансовых источников 3.Рациональное использование имеющихся материально-технических и финансовых ресурсов 4.Предупреждение несоответствий при осуществлении процесса закупок	1. Совершенствование качества образовательного процесса 2. Повышение квалификации ППС 3. Соответствие образовательных услуг потребностям рынка труда 4. Капитальное строительство объектов университетского комплекса 1.Расширение участия университета в реализации приоритетных национальных проектов и целевых программ 2.Развитие системы довузовского образования УлГУ 3.Применение современных методов менеджмента качества 4.Расширение контингента студентов и слушателей, в том числе иностранных 5. Участие в конкурсах грантов, выполнение НИОКР 6. Развитие социального сервиса 7.Расширение сферы платных спортивно-оздоровительных услуг 1.Обеспечение сохранности материально-технических ресурсов 2. Оптимизация использования арендуемых университетом учебных площадей 3. Контроль качества на этапе получения товаров, подписания актов на выполненные работы и оказанные услуги и устранение несоответствий 1.Обеспечение качественной подготовки технических заданий и проектов государственных контрактов и договоров	01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009 01.09.2009	Первый проректор - проректор по УР Проректор по АХР и КС Первый проректор - проректор по УР Проректор по НР и ИТ Проректор по ДО Проректор по КиНТО Первый проректор - проректор по УР Проректор по НР и ИТ Проректор по ВС и СП Проректор по ВС и СП Проректор по АХР и КС Первый проректор - проректор по УР Проректор по АХР и КС Проректор по НР и ИТ Проректор по АХР и КС Проректор по НР и ИТ Проректор по ЭПР	, ответственные лица в подразделениях

Приложение 7.15 ИК 3.5 «Управление инфраструктурой»

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№ редакции документа	Описание изменений	Автор	Дата вступления в действие

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.. 4

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И СОКРАЩЕНИЯ.. 4

3.1. Основные термины

3.2. Сокращения.. .. 5

4. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ.. 6

5. РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЦЕССА И ИХ ПОТРЕБИТЕЛИ.. 6

6. ВНЕШНИЕ ПОСТАВЩИКИ И ВХОДЫ ПРОЦЕССА.. 7

7. ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РАМКАХ ПРОЦЕССА.. 8

8. ВНЕШНИЕ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ... 14

9. РАССЫЛКА.. 14

10. ХРАНЕНИЕ.. 14

11. ПРИЛОЖЕНИЯ.. 14

11.1. Планирование процесса.. .. 15

11.2. Мероприятия по улучшению процесса. 16

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  В настоящей Информационной карте процесса «Управление инфраструктурой» (далее ‑ ИК) определяются:

·  Общие сведения о процессе;

·  Результаты процесса и его потребители;

·  Внешние поставщики и входы процесса;

·  Виды деятельности в рамках процесса, управление и требуемые ресурсы;

·  Планирование процесса;

·  Мероприятия по улучшению процесса;

·  Корректирующие и предупреждающие действия.

1.2.  ИК утверждается ректором Университета и вступает в силу с момента подписания.

1.3.  Данная ИК разработана рабочей группой в составе: ,

2.  ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

ИК является официальным документом, обязательным для исполнения всеми должностными лицами и сотрудниками образовательного Университета в части их касающейся.

3.  ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1.  Основные термины

В настоящей ИК используются следующие термины:

Информационная карта – формализованное описание свойств, характеристик и функций объекта;

Корректирующее действие ‑ действие, предпринятое для устранения причин существующего несоответствия, дефекта или другой обнаруженной нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их повторное возникновение;

Несоответствие ‑ невыполнение установленного требования;

Потребитель ‑ организация или лицо, получающее продукцию или услуги организации-поставщика (Университета);

Предупреждающее действие ‑ действие, предпринятое для устранения причин потенциального несоответствия, дефекта или другой нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их возникновение;

Система качества ‑ система менеджмента для руководства и управления организацией в отношении качества;

Университет ‑ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ульяновский государственный университет (УлГУ).

3.2.  Сокращения

В настоящей ИК используются следующие сокращения:

ГОС	- Государственный образовательный стандарт
ИК	‑ Информационная карта;
КД	‑ Корректирующее действие;
СК	‑ Система качества;
СТО	- Стандарт организации;
УМУ	‑ Учебно-методическое управление;
СанПиН	- Санитарные правила и нормы;
АХР и КС	- Административно-хозяйственная работа и капитальное строительство;
ОКС	- Отдел капитального строительства;
ОМТС	- Отдел материально-технического снабжения;
ЭТО	- Эксплуатационно-технический отдел;
ПТО	- Производственно-технический отдел;
СБ	- Служба безопасности.

4.  ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Владелец процесса:

Назначение процесса: деятельность по управлению, обеспечению и поддержанию в рабочем состоянии необходимой инфраструктуры (зданий, оборудования, технических средств и других материальных ресурсов) для достижения соответствия требований к образовательному процессу.

5.  РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЦЕССА И ИХ ПОТРЕБИТЕЛИ

Результат (выход) процесса (данные или материальные объекты, являющиеся результатом процесса)	Потребитель результатов процесса (другие процессы, подразделения Университета)	Требования потребителей к результатам (выходам) процесса
Здания, помещения, специализированные учебные помещения и аудитории, учебные, научные и иные лаборатории, библиотеки и информационные центры, рабочее пространство, пункты общественного питания, спортивные и оздоровительные сооружения, здания, предназначенные для проживания иногородних студентов, системы предназначенные для поддержания определенных производственно-технологических условий (вентиляция, кондиционирование, системы доступа и т. д.) и системы обеспечения (водоснабжение, канализация и т. д.), оборудование, приборы.	Студенты и их родители, государство, сотрудники УлГУ	Оборудованные помещения для осуществления образовательного процесса в соответствии с требованиями СНиП и СанПиН, других нормативных и технических документов, технике безопасности, пожарной безопасности
1. Выполненные строительные и ремонтные работы	Преподаватели, студенты, сотрудники и подразделения университета	Качественное и своевременное проведение ремонтных работ в соответствии с СНиП
2. Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности	Преподаватели, студенты, сотрудники и подразделения университета	Предотвращение пожаров, несанкционированных возгораний
3. Обеспечение материальными средствами	Преподаватели, сотрудники и подразделения университета	Своевременная выдача качественных товаров и материальных средств
4. Коммунальные услуги	Предоставление в срок в соответствии с ГОСТом, ОСТом, СанПиН, СНиП
5. Обеспечение энергоресурсами	Преподаватели, студенты, сотрудники и подразделения университета
6. Обеспечение безопасности	Предотвращение несчастных случаев
7. Выполненные строительные работы	Преподаватели, студенты, сотрудники и подразделения университета	Качественное и своевременное проведение строительных работ в соответствии с СНиП, ГОСТом
8. Транспортные услуги	Персонал УлГУ	Своевременное обеспечение транспортными средствами

6.  ВНЕШНИЕ ПОСТАВЩИКИ И ВХОДЫ ПРОЦЕССА

Вход процесса (данные или материальные объекты)	Поставщик процесса (процессы, подразделения Университета)	Требования к входам
1. Материалы, инструменты	Коммерческие организации, фирмы	Надёжность, цена, высококачественные материалы, соответствующие требованиям заказчика
2. Энергоресурсы и коммунальные услуги	Организации	Бесперебойная подача энергоресурсов
3. Спецодежда, спецсредства	Коммерческие организации, фирмы	Износостойкость, надёжность, безотказность
4. Техника	Аукцион, конкурс	Надёжность, безотказность, функциональные свойства

7.  ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РАМКАХ ПРОЦЕССА

Виды деятельности в рамках процесса	Регламентирующая документация	Используемые записи и данные	Требуемые ресурсы (исполнители и материальное обеспечение)
Анализ необходимости приобретения новых объектов инфраструктуры	Приказы и распоряжения ФАО, Письма СТО «Анализ СК со стороны руководства» СК «Стратегические цели УлГУ в области качества» Отчет по программе деятельности проректора по АХР и КС	Приказы и распоряжения ректора, решения Учёного совета Заявки, служебные записки с подразделений	Руководство Университета
Планирование объектов инфраструктуры	Приказы и распоряжения ФАО, Письма СК «Стратегические цели УлГУ в области качества»	Приказы и распоряжения ректора, решения Учёного совета Заявки, служебные записки с подразделений	Руководство Университета
1. Капитальное строительство и ремонт
1.1. Разработка технической документации	Техническое задание на проектирование, утвержденное ректором и ФАО Приказы ректора, проректора, распоряжения Техническое условие на проект	Государственная экспертиза проекта	Сотрудники ОКСа
1.2. Бюджетное финансирование капитального строительства	Приказы ректора, проректора, распоряжения ФАО Бюджетные заявки	Бюджетные заявки на финансирование объекта, лимиты выделенных бюджетных средств, титульный список на объект
1.3. Технический надзор за строительством объектов КС	Приказы ректора, проректора, распоряжения Договора, Строительные нормы и правила	Письма организаций и учреждений по вопросам капитального строительства, протоколы тех. совещаний
1.4. Сбор технических условий и согласование проектов	Распоряжения проректора, Письма	Рабочие чертежи
1.5. Ввод объектов в эксплуатацию	Разрешение на ввод объекта в эксплуатацию Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях	Акты приемки государственной комиссии, рабочей комиссии объектов в эксплуатации	Сотрудники ОКСа, Экологи, Роснедвижимость, Техника
2. Обеспечение структурных подразделений УлГУ материально-техническими средствами
2.1. Сбор заявок на обеспечение материально-техническими средствами от структурных подразделений Университета	Лимиты финансовых средств Университета	Служебные записки на приобретение материальных ценностей	Финансово-экономическое управление УлГУ, Сотрудники ОМТС
2.2. Заказ материалов у фирм поставщиков (проведение конкурса и заключение договоров на поставки)	Лимиты финансовых средств Университета	Технические задания и условия поставки оборудования и материалов	Сотрудники ОМТС, Отдел государственных закупок
2.3. Хранение материальных ценностей на складе	Приказы, распоряжения ректора, проректора	Приходные товарные накладные	Сотрудники ОМТС
2.4. Выдача со склада материально-технических средств	Служебные записки с подразделений; должностные инструкции	Расходные накладные	Сотрудники ОМТС, Техника
3.Обеспечение энергоресурсами
3.1. Обучение, инструктаж и периодическая проверка знаний электротехнического персонала	Электронадзор, Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях	Журналы инструктажа по технике безопасности	Электротехнический персонал
3.2. Контроль за исполнением правил ПТЭ, ПТБ	Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях; Приказы ректора, проректора, распоряжения	План в порядке текущей эксплуатации План электротехнических мероприятий на год	Электротехнический персонал
3.3. Обслуживание электроустановок, своевременное проведение планового и оперативного контроля и ремонта	Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях; Приказы ректора, проректора, распоряжения	График технического обслуживания, планово-предупредительных работ	Электротехнический персонал
4. Поддержание в рабочем состоянии инфраструктуры
4.1. Техническое обслуживание зданий и сооружений	Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях; Приказы ректора, проректора, распоряжения	Акты осмотров (весенние и осенние)	Персонал отдела ЭТО
4.2. Техническое обслуживание и ремонт коммунального хозяйства	Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях; Приказы ректора, проректора, распоряжения	Служебные записки по административным и др. вопросам, Годовые статистические отчеты ф-230 (о списании материальных запасов)	Персонал отдела ЭТО
4.3. Текущий и капитальный ремонт зданий и сооружений	Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях; Приказы ректора, проректора, распоряжения Программы на текущий и капитальный ремонт	Годовые статистические отчеты ф-230 (о списании материальных запасов) Годовые отчеты о выполнении программ капитального и текущих ремонтов	Персонал отдела ЭТО Персонал отдела ПТО
5. Техническое и финансовое сопровождение деятельности
5.1. Оформление технической документации	Приказы ректора, проректора, распоряжения Техническое задание на проектно-сметную документацию Техническое условие на проект	Запросы котировок, конкурсная документация, сметы	Сотрудники ПТО
5.2. Бюджетное и внебюджетное финансирование капитального и текущего ремонта	Приказы ректора, проректора, распоряжения; Бюджетные заявки	Годовые отчеты о выполнении программ капитального и текущих ремонтов	Сотрудники ПТО
5.3. Технический надзор за ремонтом объектов, приемка объектов после ремонта	Приказы ректора, проректора, распоряжения; договора	Документы (акты, справки, сметы и др.) о выполнении договорных работ	Сотрудники ПТО
6. Обеспечение безопасности
6.1. Антитеррористическая безопасность образовательного учреждения	Приказы ректора, проректора, распоряжения; Распоряжения ФАО; Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;	Программа безопасности образовательных учреждений	Сотрудники СБ
6.2. Обеспечение общественного порядка	Приказы ректора, проректора, распоряжения; Распоряжения ФАО; Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях; Переписка с Управлением внутренних дел по охране общественного порядка	Документы (акты, переписка о нарушении правил внутреннего распорядка), Письма в Управление внутренних дел по охране общественного порядка	Сотрудники СБ
6.3. Обеспечение сохранности имущества	Приказы ректора, проректора, распоряжения; Распоряжения ФАО; Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;	Журнал обхода корпуса	Сотрудники СБ
6.4. Защита от преступлений против личности	Приказы ректора, проректора, распоряжения; Распоряжения ФАО; Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;	Служебные записки	Сотрудники СБ
7. Обслуживание спецтехники
7.1. Ремонт техники	Правила ремонта автотранспорта Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;	График технического обслуживания	Штат автомехаников
7.2. Гаражное хранение	Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;	Акты списания транспортных средств, карточки учета материальных ценностей (запасных частей автомашин)	Служба безопасности Штат водителей
7.3. Предоставление транспортных услуг	Должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;	Служебные записки, журнал регистрации заявок на выделение автомашин	Штат водителей, медперсонал

Рис. А.1. Внешнее взаимодействие процесса 3.5 «Управление инфраструктурой» с другими процессами Университета.

Рис. А.2. Внутреннее взаимодействие видов деятельности процесса 3.5 «Управление инфраструктурой»

8.  ВНЕШНИЕ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

В настоящей ИК использованы следующие внешние регламентирующие документы:

·  ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

·  Международный стандарт ISO 9001:2000;

·  Методические рекомендации по внедрению типовой модели системы качества образовательного учреждения. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ, 2006.

9.  РАССЫЛКА

Контролируемая копия настоящей ИК передается в заинтересованное структурное подразделение под подпись в Листе рассылки.

10.  ХРАНЕНИЕ

Оригинал настоящей ИК хранится в ЦМК.

11.  ПРИЛОЖЕНИЯ

Планирование процесса;

Мероприятия по улучшению процесса.

Планирование процесса

Период планирования:

начало – 01.09.2008 г.

окончание – 01.09.2009 г.

Цель процесса, направленная на достижение установленных результатов	Показатель цели процесса	Измеряемое (ые) значение для показателя цели процесса	Единица величины	Фактическое значение показателя на начало планирования	Целевые значения показателя на конец планируемого периода	Способ измерения	Метод анализа
1	2	3	4	5	6	7	8
1. Предоставление услуг бесперебойного энергоснабжения	Бесперебойное энергоснабжение	Кол-во устраненных сбоев в сети	%	92	100	Прямой счет	Сравнение
2. Проведение качественных ремонтных работ	Качество ремонтных работ	Кол-во ремонтных работ	ед.	105	117	Прямой счет	Сравнение
3. Обеспечение безопасности	Безопасность	Кол-во устраненных внештатных ситуаций	%	93	100	Прямой счет	Сравнение
4. Оказание транспортных услуг	Обеспеченность транспортом	Степень обеспеченности транспортом	%	87	100	Прямой счет	Сравнение
5. Развитие производственной и социальной инфраструктуры университета	Обеспеченность учебного и научного процесса инфраструктурой	Кол-во новых площадей введенных в эксплуатацию	кв. м	2 727,49	1 400	Измерение	Сравнение

Мероприятия по улучшению процесса.

Период планирования:

начало – 01.09.2008 г.

окончание – 01.09.2009 г.

№ п/п	Цель процесса, направленная на достижение установленных результатов	Факторы, влияющие на изменение показателя достижения цели	Мероприятие, направленное на изменение значения влияющего фактора	Срок исполнения	Ответственный	Дополнительные ресурсы или исполнители
Должность	Ф. И.О
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Предоставление услуг бесперебойного энергоснабжения	Квалифицированные кадры Исправность электрооборудования Гос. контракты, договора на поставку электроэнергии	Обучение сотрудников, повышение квалификации ТО и контроль за работой электрооборудования Своевременное заключение гос. контрактов, договоров на поставку электроэнергии	2008-09 гг.	Проректор по АХР и КС Главный энергетик		Электротехнический персонал
2.	Проведение качественных ремонтных работ	Квалифицированные кадры Договора на выполнение работ (ремонтных работ)	Повышение квалификации сотрудников Проведение аукционов, конкурсов на выполнение работ Своевременное заключение договоров на выполнение работ	2008-09 гг.	Проректор по АХР и КС Главный инженер Начальник ЭТО Начальник ПТО		Работники ЭТО, ПТО
3.	Обеспечение безопасности	Квалифицированные кадры Системы охранной, пожарной, тревожной сигнализации Система видеонаблюдения, первичные средства пожаротушения Знание студентов и сотрудников университета правил противопожарной безопасности	Повышение квалификации сотрудников Проведение аукционов, конкурсов на оказание услуг, на приобретение первичных средств пожаротушения, противопожарного оборудования и средств защиты Оборудование учебных корпусов системами охранной, пожарной, тревожной сигнализации, системой видеонаблюдения (установка дополнительных камер видеонаблюдения), доукомплектование первичными средствами пожаротушения Проведение занятий по противопожарной безопасности со студентами и сотрудниками университета	2008-09 гг.	Проректор по АХР и КС Начальник СБ Начальник ПоТО		Работники СБ, ПоТО
4.	Оказание транспортных услуг	Квалифицированные кадры Техническое состояние автотранспорта Договора на оказание услуг	Повышение квалификации сотрудников ТО и ремонт автотранспорта силами работников гаража университета Проведение аукционов, конкурсов на оказание услуг, выполнение работ Заключение договоров на поставку ГСМ, на ТО автомобилей	2008-09 гг.	Проректор по АХР и КС Зав. гаражом		Работники гаража УлГУ Привлечение сторонних организаций
5.	Развитие производственной и социальной инфраструктуры университета	Квалифицированные кадры Разрешение на проектирование объекта строительства Разрешение на строительство объекта Технический надзор за строительством объекта Разрешение на ввод объекта в эксплуатацию	Обучение сотрудников, повышение квалификации Оформление градостроительного плана Проведение тендера, конкурсных торгов на подряд строительства объекта Заключение договоров со сторонними организациями на выполнение работ Передача объекта в эксплуатацию	2008-09 гг.	Проректор по АХР и КС Зам. проректора по КС	.	Работники ОКСа Привлечение средств инвесторов, услуг сторонних организаций

Приложение 8.1 СТО «Управление документами системы качества»

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№ редакции документа	Описание изменений	Автор	Дата вступления в действие

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 5

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.. 6

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, СОКРАЩЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ.. 6

3.1. Основные термины.... 6

3.2. Сокращения... 8

3.3. Обозначения... 9

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.. 9

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА.. 11

5.1. Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения….... 11

5.2. Политика в области качества... 16

5.2.1. Требования к политике в области качества... 16

5.3. Миссия, видение и основные ценности... 16

5.3.1. Требования к Миссии, видению и основным ценностям.... 16

5.4. Руководство по качеству... 17

5.4.1. Требования к руководству по качеству... 17

5.5. Стандарт организации... 18

5.5.1. Требования к стандарту организации... 18

5.6. Схема процессов... 20

5.6.1. Требования к схеме процессов... 20

5.7. Процессная модель.. 20

5.7.1. Требования к процессной модели... 20

5.8. Информационная карта процесса... 21

5.8.1. Требования к информационной карте процесса... 21

5.9. Организационная структура университета... 21

5.9.1. Требования к организационной структуре университета... 21

5.10. Внутренние нормативные документы.... 22

5.10.1. Требования к внутренним нормативным документам.... 22

5.11. Документированная процедура (Положение о деятельности). 23

5.11.1. Требования к документированной процедуре (Положении о деятельности)….... 23

5.12. Положение о структурном подразделении... 24

5.12.1. Требования к положению о структурном подразделении... 24

5.13. Должностная инструкция... 25

5.13.1. Требования к должностной инструкции... 25

5.14. Форма... 26

5.14.1. Требования к форме.. 26

5.15. Внешние документы.... 27

5.15.1. Требования к внешним документам.... 27

5.16. Записи по качеству... 28

5.17. Положение о коллегиальном органе... 28

5.17.1 Требования к положению о коллегиальном органе... 28

6. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ.. 28

6.1. Внешние нормативные документы.... 28

6.2. Внутренние нормативные документы.... 29

7. ЗАПИСИ.. 29

8. РАССЫЛКА.. 29

9. ХРАНЕНИЕ.. 29

10. ПРИЛОЖЕНИЯ.. 29

10.1. Приложение 1. Общие требования к оформлению внутренних ДСК... 30

10.2. Приложение 2. Правила присвоения кода ДСК... 35

10.3. Приложение 3. Правила регистрации изменений... 36

10.4. Приложение 4. Сроки текущего хранения устаревших ДСК в подразделении... 37

10.5. Приложение 5. Сроки пересмотра документов СК....................... 37

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Настоящий Стандарт Организации (далее ‑ СТО) регламентирует порядок работы с документами системы качества (далее ‑ ДСК) в Ульяновском государственном университете (далее ‑ Университет), устанавливает единые формы, правила обозначения, оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и рассылки ДСК, правила описания процессов, порядок управления ДСК, принятые в Университете.

1.2.  Стандарт Организации утверждается Ученым советом Университета.

1.3.  Основными функциональными направлениями по управлению документацией являются определение состава, разработка, распределение и поддержание в рабочем состоянии всех документов, определяющих, формирующих и регистрирующих качество работ подразделений в рамках системы качества (далее – СК).

1.4.  Процесс управления документацией предусматривает:

1)  Планирование разработки документов;

2)  Организацию разработки документов:

·  разработку, утверждение, ввод в действие документов;

·  обеспечение документами пользователей.

3)  Контроль документов:

·  контроль правильности изложения;

·  проверки выполнения требований документов.

4)  Регулирование документов:

·  внесение изменений и дополнений в документы;

·  ревизию документов;

·  пересмотр документов;

·  поддержание документов в рабочем состоянии;

·  отмену документов.

5)  Учет документов:

·  регистрацию документов и записей;

·  хранение документов.

1.5.  В Университете разработаны документированные процедуры, соответствующие требованиям международного стандарта ISO 9001:2000, а также документы, необходимые организации для обеспечения результативного планирования деятельности и управления осуществляемыми процессами.

Разработанная и применяемая документация обеспечивает единое понимание Политики и Целей организации в области качества, содержит область применения, описание процедур по обеспечению, улучшению и управлению качеством, устанавливает порядок взаимодействия должностных лиц в работе, критерии оценки и ответственность исполнителей по качеству.

1.6.  Подлежащая управлению документация СК Университета делится на:

·  ДСК внутреннего происхождения;

·  ДСК внешнего происхождения.

Внутренняя и внешняя документация должна отслеживаться с целью отражения ее текущего статуса относительно изменения или отмены, а также с целью предотвращения использования утративших силу и/или устаревших документов.

1.7.  ДСК внутреннего происхождения

К ДСК внутреннего происхождения относятся документы, имеющие отношение к СК и разработанные в Университете. Внутренние ДСК распространяются только на сотрудников и подразделения Университета, и работа с ними проходит в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству в Ульяновском государственном университете» и настоящим СТО.

1.8.  ДСК внешнего происхождения

К ДСК внешнего происхождения относятся документы, имеющие отношение к СК и поступающие в Университет из внешних источников. Работа с этими документами осуществляется в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству в Ульяновском государственном университете» и п.5.15 настоящего СТО.

1.9.  ДСК Университета (рис.1) подразделяются на семь уровней:

I.  Политика в области качества, Стратегические цели в области качества, Миссия, видение и основные ценности УлГУ;

II.  Руководство по качеству;

III.  Стандарты организации, Процессная модель Университета, Схемы процессов, Информационные карты процессов;

IV.  Документы, описывающие и регламентирующие процессы Университета (Документированные процедуры (Положения о деятельности), Рабочие инструкции (Инструкции), организационно-правовые документы (Устав УлГУ, Организационная структура университета, Матрица полномочий и ответственности, Положения о структурных подразделениях, Положения о коллегиальных органах, Должностные инструкции и т. п.)), а также методические документы и рекомендации;

V.  Формы;

VI.  Записи по качеству;

VII. Внешние документы.

Рис.1. Структура документов СК

1.10.  Разработчики

Данный стандарт был разработан , ,

2.  ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

СТО «Управление документами системы качества» распространяется на все структурные подразделения и все направления деятельности Университета. Требования данного документа обязательны для всех должностных лиц и сотрудников Университета.

3.  ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, СОКРАЩЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ

3.1.  Основные термины

В настоящем СТО используются следующие термины:

Анализ документа на соответствие требованиям и рекомендациям стандартов ISO серии 9000 – процесс анализа документированных норм и мер на предмет его адекватности (полноты и соответствия требованиям стандарта), направленных на реализацию официально оформленных политики и целей организации.

Владелец процесса – лицо, несущее полную ответственность за процесс и наделенное полномочиями в отношении этого процесса.

Внешний документ (внешний регламент) ‑ документ VII уровня, регламентирующий деятельность подразделений Университета, разработанный внешними нормирующими органами. Внешние документы не могут быть изменены в Университете его сотрудниками.

Дело ‑ группа документов СК, сгруппированных по установленным критериям в одном скоросшивателе.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документированная процедура - документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса).

Должностная инструкция ‑ документ СК IV уровня, в котором устанавливаются функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц и сотрудников Университета (регламентируется правовое положение сотрудника).

Записи по качеству ‑ документ СК VI уровня в бумажном или электронном виде, содержащий полученные результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Инструкция – документ, устанавливающий рекомендуемый или обязательный способ осуществления деятельности и используемые при этом средства.

Информационная карта процесса - документ СК III уровня, определяющий общие сведения о процессе, его результаты, потребителей, поставщиков, виды деятельности в рамках этого процесса, а также планирование и мероприятия по его улучшению.

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Миссия, видение и основные ценности – документ СК I уровня, содержащий:

-  Миссию - документально оформленное заявление определяющее:

·  позиционирование и предназначение Университета в окружающем мире;

·  стержневые цели существования Университета;

·  основные группы потребителей и заинтересованных сторон;

·  ключевые обязательства и пути обеспечения качества.

-  Видение - краткую формулировку желаемого состояния Университета по всем его основным параметрам на обозримую перспективу, обычно на 3 или 5, 10 и 20 лет.

-  Основные ценности - наиболее значимые для Университета факторы успеха его деятельности.

Номенклатура дел ‑ систематизированный перечень наименований дел, ведущихся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Организационная структура университета – документ СК IV уровня, определяющий организационную структуру Ульяновского государственного университета, распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.

Перечень документов СК ‑ документальный перечень, который содержит названия и параметры всех документов СК, действующих в Университете.

Политика в области качества ‑ документ СК I уровня, в котором излагается политика в области качества (основные направления и цели организации в области качества, официально сформулированные и утвержденные Ученым советом Университета).

Положение о деятельности ‑ документ СК IV уровня, устанавливающий комплекс требований к определенному направлению деятельности Университета.

Положение о коллегиальном органе – документ СК IV уровня, в котором определяется структура, основные направления деятельности, права и обязанности коллегиального органа Университета.

Положение о структурном подразделении ‑ документ СК IV уровня, в котором определяется организационно-правовое положение, задачи, функции, права, обязанности и ответственность структурного подразделения Университета.

Процесс ‑ совокупность находящихся во взаимосвязи или взаимодействии видов деятельности, преобразующая входящие элементы в выходящие.

Процессная модель - документ СК III уровня, определяющий обобщенную карту и реестр процессов Университета.

Рабочая инструкция ‑ документ СК IV уровня, конкретизирующий и детализирующий отдельные элементы деятельности Университета.

Разработчик – должностное лицо Университета, разработавшее документ СК.

Регистрация документа ‑ запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Редакция документа ‑ вариант документа (первичный или с внесенными в него последующими изменениями).

Руководство по Качеству ‑ документ СК II уровня, определяющий систему качества организации.

Система качества (СК) ‑ система менеджмента для руководства и управления организацией в отношении качества.

Стандарт организации ‑ документ СК III уровня, устанавливающий комплекс требований к процессам и их результатам.

Согласование документа ‑ способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа заинтересованными службами (должностными лицами);

Текущее хранение документа ‑ организация хранения документа в структурном подразделении до истечения определенного срока в соответствии с номенклатурой дел, выделение документа к уничтожению или на архивное хранение.

Университет – Ульяновский государственный университет (УлГУ).

Утверждение документа ‑ особый способ удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг должностных лиц, структурных подразделений.

Форма ‑ документ СК V уровня, применяемый для оформления записей.

3.2.  Сокращения

В настоящем СТО используются следующие сокращения:

ПОК	‑ Политика в области качества;
РПК	‑ Руководство по качеству;
СТО	‑ Стандарт организации;
СХП	‑ Схема процесса;
ВНД	‑ Внутренний нормативный документ;
ВД	‑ Внешний документ;
РИ	‑ Рабочая инструкция;
ДИ	‑ Должностная инструкция;
ПД	‑ Положение о деятельности;
ПСП	‑ Положение о структурном подразделении;
ПКО	‑ Положение о коллегиальном органе;
ДП	‑ Документированная процедура;
МВЦ	– Миссия, видение и основные ценности;
ПМ	– Процессная модель;
ИК	– Информационная карта процесса;
ОСУ	– Организационная структура университета;
МС	– Международный стандарт;
СК	‑ Система качества;
ДСК	‑ Документ системы качества;
ЦМК	– Центр менеджмента качества;
УДО	– Управление документационного обеспечения;
УП	– Управление персоналом;
УИТ	‑ Управление информационных технологий;
ЮО	‑ Юридический отдел;
ОТиЗ	‑ Отдел труда и заработной платы;
СП	‑ Структурное подразделение;
СПО	‑ Структурное подразделение, в котором храниться Оригинал ДСК;
СПК	‑ Структурное подразделение, которое получает и хранит бумажную копию документа СК.

3.3.  Обозначения

4.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1.  Ректор несёт ответственность за:

·  принятие окончательного решения о разработке, изменении, аннулировании документов системы качества;

·  утверждение (с предварительным анализом) внутренних документов системы качества и изменений к ним;

·  выделение необходимых финансовых и материальных ресурсов, обеспечение персоналом необходимой квалификации для разработки, ведения, актуализации, изъятия и уничтожения устаревшей документации системы качества.

4.2.  Представитель руководства по качеству несет ответственность за:

·  доведение Политики и Целей в области качества до сведения персонала;

·  координацию процесса управления документами.

4.3.  Разработчик несет ответственность за:

·  своевременную и качественную разработку и оформление ДСК I, II, III, IV, V и VI уровней;

·  представление ДСК на согласование и утверждение;

·  оформление ДСК в соответствии с установленными требованиями;

·  периодическую проверку актуальности содержания ДСК по подлиннику.

4.4.  Начальник УДО несёт ответственность за:

·  инициацию пересмотра, оформления и согласования Организационной структуры университета, ПД, ПСП, «Инструкции по делопроизводству в Ульяновском государственном университете»;

·  проверку Организационной структуры университета, ПД и ПСП, «Инструкции по делопроизводству в Ульяновском государственном университете» на предмет точности, полноты, взаимной согласованности, а также их адекватности требованиям МС ISO 9001:2000;

·  своевременную актуализацию (внесение изменений) подлинников и копий Организационной структуры университета, ПД и ПСП, «Инструкции по делопроизводству в Ульяновском государственном университете»;

·  периодическую проверку состояния копий вышеуказанных документов, в том числе соответствия их содержания подлинникам;

·  организацию делопроизводства в Университете.

4.5.  Сотрудник УДО несет ответственность за хранение подлинников, доведение контролируемых копий (в том числе электронных) Организационной структуры университета, ПД и ПСП до сотрудников Университета.

4.6.  Начальник УП несет ответственность за:

·  инициацию разработки и пересмотра ДИ в структурных подразделениях Университета;

·  регистрацию данных об утверждении новых, прекращении действия старых ДИ.

4.7.  Директор ЦМК несёт ответственность за:

·  предоставление необходимой информации представителю руководства по качеству для пересмотра ДСК всех уровней;

·  согласование и своевременный пересмотр ДСК всех уровней, кроме пересмотра ПД, ПСП, «Инструкции по делопроизводству в Ульяновском государственном университете» и Организационной структуры университета;

·  проверку ДСК всех уровней в части их адекватности требованиям МС ISO 9001:2000.

4.8.  Сотрудники ЦМК несут ответственность за:

·  своевременную актуализацию (внесение изменений) подлинников внутренних нормативных документов (ПОК, ЦОК, МВЦ, СТО);

·  хранение подлинников внутренних нормативных документов, обеспечение копиями (в том числе электронными) персонала, регистрацию ознакомления персонала с вышеуказанными документами;

·  периодическую проверку состояния контролируемых копий (при внутренних аудитах) внутренних ДСК, в том числе соответствия их содержания подлинникам.

·  хранение устаревших вышеуказанных ДСК;

·  обеспечение и поддержание информационной части портала www. aup. ***** «Документы системы качества» и далее модуля «Основополагающие документы»;

·  проверку правильности оформления всех внутренних ДСК в соответствии с п.10.1 и 10.3 настоящего СТО.

4.9.  Сотрудник СПО несет ответственность за регистрацию, хранение и доведение до исполнителей бумажных документов.

4.10.  Сотрудник Университета несет ответственность за:

·  выполнение правил настоящего СТО;

·  несанкционированное копирование и распространение документов Университета.

5.  ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

5.1.  Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения

Общая схема процесса управления ДСК внутреннего происхождения:

Описание общей схемы процесса управления ДСК внутреннего происхождения приведено в таблице 5.1.

Таблица 5.1

№ блока	Ответственный	Описание действия
Инициация разработки или изменения ДСК
5.1.1.	а)	Ректор	В случаях, установленных СТО, положениями о деятельности и документированными процедурами, а также по собственной инициативе либо при одобрении инициативы проректоров, владельцев процессов и иных инициаторов разработки ДСК, издает приказ (распоряжение), в котором назначает разработчика ДСК либо рабочую группу разработчиков и ее руководителя.
б)	Сотрудники Университета	Инициируют разработку ДСК I, II, III, IV и V уровней или внесение изменений в существующий ДСК на основании анализа: ·  результатов внутреннего аудита; ·  предложений и замечаний руководителей заинтересованных подразделений, директора ЦМК; ·  указаний руководства Университета; ·  изменений организационной структуры университета; ·  изменений во взаимосвязанных документах СК. В данном случае разработчик может быть назначен в плане внедрения СК, соответствующем плане корректирующих и предупреждающих действий, иных планах и программах университета, решении ученого совета университета либо института (факультета, филиала), протоколе заседания кафедры. Во всех иных случаях порядок назначения разработчика определяется инициатором разработки ДСК и может не оформляться отдельным распорядительным документом.
Разработка проекта нового ДСК или изменений в существующий ДСК
5.1.2.	Разработчик ДСК	Разрабатывает ДСК в соответствии с требованиями к типовой структуре ДСК.
Оформление проекта ДСК
5.1.3.	а)	Разработчик ДСК	Оформляет проект ДСК в соответствии с требованиями настоящего СТО (п.10.1 Приложение 1) и в соответствии с актуальной формой ДСК. Электронные формы ДСК (шаблоны) находятся на сервере информационного портала Университета www. aup. ***** в папке: «Документы СК \ Вспомогательные процессы \ Документооборот \ Формы». Если изменяется существующий ДСК II, III, IV уровней, вносит в «Лист регистрации изменений» данные об изменениях, внесенных в ДСК в соответствии с «Правилами регистрации изменений» (п.10.3 Приложение 3). Устанавливает дату ввода в действие ДСК I, II и III уровней и перечень лиц, с которыми необходимо согласовать ДСК. Отправляет проект ДСК в электронном виде в ЦМК.
б)	Сотрудники ЦМК	Проводят проверку, корректировку ДСК и присвоение кода ДСК в соответствии с п.10.3. При поступлении ДСК сотрудники ЦМК проверяют его целостность, рассматривают на наличие и непротиворечие по отношению к схожим и утвержденным документам ДСК. В случае поступления схожего документа информируют об этом Разработчика ДСК и предлагают ему инициировать внесение изменений в ранее принятый документ. Разработчик ДСК направляет свое предложение на согласование владельцу ранее принятого документа.
Проверка ДСК на адекватность и утверждение документа
5.1.4.	а)	Разработчик ДСК	В случае отклонения проекта ДСК на этапе согласования или утверждения, документ подлежит переработке Разработчиком.
б)	Директор ЦМК	Согласовывает проект ДСК II, III, IV, V уровней.
в)	Руководитель заинтересованного СП	Согласовывает проект ДСК III, IV, V,VI уровней.
Разработчик ДСК	Согласовывает с Президентом УлГУ ДСК I, II, III, IV уровней (за исключением рабочих и должностных инструкций, порядков, методических документов и рекомендаций), с курирующим проректором, директором ЦМК и заинтересованными подразделениями ДСК III, IV, V, VI уровней и передает их на утверждение.
Президент УлГУ	Согласовывает ДСК I, II, III, IV уровней, за исключением рабочих и должностных инструкций, порядков, методических документов и рекомендаций.
г)	Ректор, Проректор	Утверждает ДСК I, II, III, IV, V, VI уровней (кроме Рабочей инструкции). Дата утверж-дения является датой введения ДСК в действие.
Регистрация ДСК
5.1.5.	а)	Сотрудник Канцелярии, Сотрудник СПО	Проводит регистрацию ДСК в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству в Ульяновском государственном университете».
б)	Сотрудники ЦМК, УДО, УП	Проводят регистрацию ДСК.
Информирование сотрудников Университета
5.1.6.	а)	Руководитель СПО	Снимает с оригинала копии, присваивает им порядковые номера учтенных экземпляров и доводит контролируемые копии ДСК до сотрудников Университета под подпись в «Листе рассылки» оригинала.
б)	Руководитель СП	Знакомит под подпись с документом, зарегистрированным в Перечне ДСК, всех сотрудников руководимого подразделения.
Распространение копий
5.1.7.	а)	Сотрудники ЦМК	Размещают электронную копию ДСК на сервере информационного портала Университета www. aup. *****.
б)	УДО, ЦМК, Ученый совет, УП	Выдают бумажные контролируемые копии ДСК (или утвержденные изменения и дополнения к ДСК) в заинтересованные подразделения.
в)	Уполномоченный по качеству или руководитель СП	Сотрудник подразделения получает контролируемую копию ДСК (или утвержденные изменения и дополнения к ДСК) под личную подпись в «Листе рассылки» оригинала и делает при необходимости копии с контролируемой копии для подразделений, входящих в состав СП. На копии ставится штамп этого подразделения «контролируемая копия» второго уровня и номер, где в числителе указывается номер контролируемой копии СПО, а в знаменателе номер соподчинённого подразделения и вручает под личную подпись в «Листе рассылки» контролируемой копии СП.
Ответственный за делопроизводство сотрудник СПК	Осуществляет хранение бумажных копий ДСК (или утвержденных изменений и дополнений к ДСК) в подразделении в Деле «Документы СК» или «Нормативные документы УлГУ».
г)	Сотрудники ЦМК	Распространяемые электронные копии устаревшей редакции ДСК удаляют из всех соответствующих направлению и типу ДСК папок на сервере информационного портала Университета www. aup. *****. Расположение копий определяется по коду ДСК и Перечню ДСК.
д)	Руководитель СПО	При прекращении действия ДСК сотрудник подразделения, осуществлявший рассылку, производит изъятие выданных копий устаревшей редакции ДСК по «Листу рассылки» оригинала. Изъятые копии уничтожает. Вместо изъятых экземпляров, в случае запроса, осуществляет рассылку копий ДСК новой редакции.
е)	Руководитель СПК	В случае обнаружения факта утери копии ДСК, руководитель СП служебной запиской извещает об этом руководителя СПО.
ж)	Сотрудник СПО	Выдает сотруднику подразделения-получателя копию ДСК взамен утерянной.
Хранение ДСК
5.1.8.	а)	Ответственный за делопроизводство сотрудник СПО	Осуществляет хранение бумажных экземпляров оригиналов ДСК в подразделении в Деле «Тип ДСК» в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству в Ульяновском государственном университете».
б)	Сотрудники ЦМК	Размещают электронный оригинал ДСК на сервере информационного портала Университета www. aup. *****. Решают вопросы по обеспечению сохранности и защиты от несанкционированных изменений, регламентации доступа и работы с ДСК.
Анализ ДСК
5.1.9.	Ректор, Представитель руководства по качеству, Директор ЦМК, Руководитель СП	При наступлении срока пересмотра ДСК или ранее (п.10.5 Приложение 5) проводится анализ ДСК, его пригодности. Результаты анализа ДСК представляются директору ЦМК для оценки функционирования СК высшим руководством. По итогам анализа принимается решение о продлении срока действия ДСК, инициировании внесения изменений в ДСК или прекращении его действия. В случае необходимости пересмотра ДСК, действие текущей редакции продлевается до появления новой, измененной редакции.
Хранение устаревшего ДСК
5.1.10.	а)	Сотрудники ЦМК	Переносят старую редакцию электронного ДСК на сетевой диск ЦМК :\qual в папку «Устаревшие документы СК».
б)	Сотрудник СПО	Изымает бумажный оригинал ДСК старой редакции из папок ДСК подразделения.
Сдача в архив или уничтожение ДСК
5.1.11.	Сотрудник СПО	Осуществляет передачу в Архив Университета или уничтожение ДСК, для которых срок хранения в подразделении истек.

5.2.  Политика в области качества