Отчет о внедрении типовой модели системы качества образовательного учреждения в ГОУ ВПО Ульяновский государственный Университет, выполненном в рамках государственного контракта П309 от 01.01.2001 г. «Доработка организационного, методического и кадрового обеспечения внедрения систем качества в образовательных учреждениях ВПО, СПО и НПО, развитие сети региональных центров и повышение квалификации руководителей, сотрудников ОУ» (стр. 7 )

5.2.1. Требования к политике в области качества

Политика в области качества (ПОК) ‑ основополагающий документ СК ‑ устанавливает основные принципы деятельности Университета в области качества, направления дальнейшего совершенствования, предназначен для того, чтобы расставлять акценты в отношениях руководства Университета с заинтересованными сторонами. ПОК является документом СК I уровня.

При разработке ПОК принимаются во внимание следующие положения:

1. ПОК Университета должна быть составной частью общего заявления о его назначении, а также учитывать требования и ожидания потребителей.

2. ПОК устанавливает высшее руководство Университета в результате консультаций со всеми заинтересованными сторонами.

3. ПОК должна соответствовать стандартам и директивам ENQA.

4. ПОК должна быть тесно увязана со стратегическими и оперативными планами Университета и находить отражение в его деятельности.

5. ПОК Университета должна периодически подвергаться анализу, причем наиболее подходящим механизмом для этого может быть анализ СК со стороны руководства. Может потребоваться пересмотр ПОК с учетом изменений основных направлений деятельности Университета или изменений потребностей и ожиданий потребителей.

6. ПОК должна отражать приверженность Университета постоянному совершенствованию и устанавливать схему определения и анализа целей в области качества на оперативном уровне.

7. Необходимо установить способы доведения ПОК до сотрудников разного уровня. При этом должны учитываться различия в тех ролях, которые играют разные сотрудники во внедрении ПОК и в достижении установленных целей Университета в этой области.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

8. ПОК должна быть изложена письменно.

9. ПОК относится к числу контролируемых документов, и на нее должна распространяться действующая в Университете система управления документацией.

ПОК имеет реквизиты:

• Верхний и нижний колонтитулы на всех листах;

• Титульный лист с согласующими и утверждающими грифами;

• Подпись.

Требования к оформлению текстовой части и реквизитов изложены в п.10.1 Приложение 1.

Управление ПОК осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.3. Миссия, видение и основные ценности

5.3.1. Требования к Миссии, видению и основным ценностям

Миссия, видение и основные ценности – документ СК I уровня, содержащий:

- Миссию - документально оформленное заявление (обычно от 25 до 50 слов), определяющее:

· позиционирование и предназначение Университета в окружающем мире – (кто мы?);

· стержневые цели существования Университета (для чего мы существуем?);

· основные группы потребителей и заинтересованных сторон (для – кого мы работаем?);

· ключевые обязательства и пути обеспечения качества образования – (что мы гарантируем и за счет чего?).

- Видение - краткую формулировку желаемого состояния Университета по всем его основным параметрам на обозримую перспективу, обычно на 3 или 5, 10 и 20 лет. Часто при формулировке видения определяются наиболее важные для Университета области развития, о которых необходимо заботиться для достижения долговременного успеха. Видение должно вдохновлять сотрудников и мотивировать их на достижение заявленных перспектив.

- Основные ценности - наиболее значимые для Университета факторы успеха его деятельности. В качестве ценностей могут выступать: персонал, материальное обеспечение образовательного процесса и др.

МВЦ состоит из 3 разделов:

1. Миссия УлГУ;

2. Видение УлГУ;

3. Основные ценности УлГУ.

МВЦ имеет реквизиты:

· Верхний и нижний колонтитулы на всех листах;

· Титульный лист с согласующими и утверждающими грифами;

· Подпись.

Управление МВЦ осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.4. Руководство по качеству

5.4.1. Требования к руководству по качеству

Руководство по качеству - документ, определяющий систему качества организации. Руководство по качеству содержит:

1. общую характеристику организации;

2. распределение ответственности, полномочий и взаимоотношения персонала по функциям системы качества;

3. другие разделы руководства по качеству, сформированные в соответствии с МС ISO 9001:2000 с учетом рекомендаций МС ISO 10013:2001.

Руководство по качеству состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Область применения

3. Основные термины, сокращения, обозначения

3.1. Термины и определения

3.2. Обозначения и сокращения

3.3. Соответствие разделов руководства по качеству структуре МС ISO 9001:2000

4. Система качества Университета

4.1. Общие требования

4.2. Требования к документации

4.3. Руководство по качеству

4.4. Управление документацией

4.5. Управление записями о качестве

5. Ответственность руководства

5.1. Приверженность руководства

5.2. Ориентация на потребителя

5.3. Политика в области качества

5.4. Планирование

5.5. Ответственность, полномочия и информирование

5.6. Анализ со стороны руководства

5.7. Подготовка Университета к лицензированию и аккредитации

6. Менеджмент ресурсов

6.1. Обеспечение ресурсами

6.2. Персонал

6.3. Инфраструктура

6.4. Производственная (научно-образовательная) среда

6.5. Менеджмент информации (информационное и телекоммуникационное обеспечение)

6.6. Финансовые ресурсы

7. Процессы жизненного цикла продукции

7.1. Планирование процесса жизненного цикла продукции

7.2. Процессы, связанные с потребителем

7.3. Проектирование и разработка

7.4. Закупки

7.5. Производство и обслуживание

7.6. Управление устройствами для мониторинга и измерений

7.7. Менеджмент основных процессов

8. Измерение, анализ и улучшение

8.1. Общие положения

8.2. Мониторинг и измерения

8.3. Управление несоответствующей продукцией

8.4. Анализ данных

8.5. Улучшение

9. Представление общественной информации об Университете

10. Нормативные ссылки

10.1. Внешние нормативные документы

10.2. Внутренние нормативные документы

11. Рассылка

12. Хранение

13. Конфиденциальность

Управление РПК осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.5. Стандарт организации

5.5.1. Требования к стандарту организации

Стандарт организации (СТО) – ДСК, в котором определены требования к элементам процессов, видам деятельности и методам реализации процессов. СТО утверждается Ученым советом Университета.

В стандарте описываются задействованные в процессах подразделения и сотрудники Университета, их ответственность и функции.

Стандарт организации состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

· Приводятся общие сведения и предназначение данного СТО.

· Разработчики. В данном пункте указываются авторы документа.

2. Область применения. В данном разделе могут перечисляться направления деятельности, структурные подразделения, должностные лица, на которых распространяется действие данного СТО.

3. Основные термины, сокращения, обозначения.

· Основные термины. В данном пункте перечисляются основные термины, которые используются в СТО и дается их краткое объяснение.

· Сокращения. В данном пункте перечисляются основные сокращения, которые используются в СТО и дается их расшифровка.

· Обозначения. В данном пункте приводятся графические обозначения, которые используются при построении схемы процесса, либо ссылка на нотацию, в случае использования общепризнанных стандартов. Если графическая схема процесса в СТО отсутствует и графические обозначения не проставляются, делается запись ‑ «В настоящем СТО обозначения отсутствуют».

4. Ответственность. В данном разделе указываются должностные лица, ответственные за выполнение действий по СТО, область их ответственности.

5. Основные положения (Описание процесса или требования к составляющим процесса). Описание реализации процесса может быть разбито на две части: графическую и описательную:

· Схема процесса. Данный пункт содержит схему процесса выполнения СТО. Если для данного СТО нет необходимости составлять схему, делается запись ‑ «В настоящем СТО схема процесса отсутствует». Графическая схема может быть вынесена в приложение, при этом в данном подпункте делается на нее ссылка.

· Описание схемы процесса. В данном пункте дается пошаговое описание выполнения процесса. Каждый шаг описания соответствует пункту схемы процесса. При описании процесса устанавливается должностное лицо, ответственное за выполнение каждого шага по процессу. Кроме того, в данном пункте могут быть регламентированы требования к результату процесса.

Образец:

*№ блока*	*Ответственный*	*Описание действия*

6. Нормативные ссылки:

· Внешние нормативные документы. В данном пункте указываются ссылки на внешние документы, регламентирующие процесс (законы, приказы, методические указания и др. документы министерств, ведомств);

· Внутренние нормативные документы. В данном пункте указываются ссылки на внутренние документы Университета, регламентирующие процесс (стандарты, инструкции, положения и др.).

7. Перечень записей, возникающих при осуществлении процессов, описываемых в СТО.

8. Рассылка. Указывается порядок распространения ДСК.

9. Хранение. Указывается порядок хранения ДСК.

10. Приложения.

СТО содержит следующие элементы:

· Верхний и нижний колонтитулы на всех листах;

· Титульный лист с грифами согласования и утверждения;

· Оглавление;

· Лист регистрации изменений;

· Подпись;

· Лист согласования;

· Лист рассылки.

Требования к оформлению текстовой части и реквизитов изложены в п.10.1 Приложение 1.

Управление СТО осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.6. Схема процессов

5.6.1. Требования к схеме процессов

Схема процессов (СХП) ‑ ДСК, в котором определены требования к элементам процессов и методам реализации процессов.

В СХП описываются задействованные в процессах подразделения и сотрудники Университета, их ответственность и функции.

СХП состоит из следующих разделов:

1. Разработчики схемы. В данном разделе указываются авторы документа.

2. Основные термины, сокращения и обозначения.

· Термины. В данном пункте перечисляются основные термины, которые используются в СХП и дается их краткое объяснение.

· Сокращения. В данном пункте перечисляются основные сокращения, которые используются в СХП и дается их расшифровка.

· Обозначения. В данном пункте делается запись ‑ «При описании процесса используется методология структурного анализа и проектирования, для этого весь процесс представляется в виде иерархии диаграмм IDEF0-модели».

3. Схема процесса.

4. Записи.

5. Нормативные ссылки.

6. Рассылка.

7. Хранение.

Требования к оформлению текстовой части и реквизитов изложены в п.10.1 Приложение 1.

Управление СХП осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.7. Процессная модель

5.7.1. Требования к процессной модели

Процессная модель определяет:

· обобщенную карту (схему) взаимодействия процессов и видов деятельности университета;

· реестр (табличное описание) процессов университета;

· видов деятельности СК университета.

Процессная модель состоит из следующих разделов:

Общие положения. Область применения. Основные термины и сокращения. Обобщенная карта (схема) взаимодействия процессов и видов деятельности университета. Полный реестр процессов университета. Полный реестр видов деятельности СК университета. Порядок пересмотра процессной модели. Рассылка; Хранение.

Управление ПМ осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.8. Информационная карта процесса

5.8.1. Требования к информационной карте процесса

Информационная карта процесса определяет общие сведения о процессе, его результаты, потребителей, поставщиков, виды деятельности в рамках этого процесса, а также планирование и мероприятия по его улучшению.

Информационная карта процесса состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Область применения

3. Основные термины и сокращения

4. Общие сведения

Указывается владелец и назначение процесса.

5. Результаты процесса и их потребители

Указываются данные или материальные объекты, являющиеся результатом процесса.

6. Внешние поставщики и входы процесса

Указываются данные или материальные объекты, поступающие на вход процесса.

7. Виды деятельности в рамках процесса

В таблице указывается реестр видов деятельности в рамках процесса с указанием регламентирующей документации, используемых записей и данных и ресурсов (исполнители, материальное обеспечение). В виде схемы указывается внешнее взаимодействие процесса с другими процессами Университета и внутреннее взаимодействие видов деятельности в рамках процесса.

8. Внешние регламентирующие процессы

9. Рассылка

10. Хранение

11. Приложения

В приложениях в виде таблицы обязательно описывается планирование.

Образец:

Цель процесса, направленная на достижение установленных результатов

Показатель цели процесса

Измеряемое (ые) значение (я) для показателя цели процесса

Единица величины

Фактическое значение показателя на начало планирования

Целевые значения показателя на конец планируемого периода

Способ

измерения

Метод

анализа

Обязательным приложением также является мероприятия по улучшению процесса.

Образец:

№ п/п	Цель процесса, направленная на достижение установленных результатов	Факторы, влияющие на изменение показателя достижения цели	Мероприятие, направленное на изменение значения влияющего фактора	Срок исполнения	Ответственный	Дополнитель-ные ресурсы или исполнители
Должность	Ф. И.О
1	2	3	4	5	6	7	8

Управление ИК осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.9. Организационная структура университета

5.9.1. Требования к организационной структуре

Организационная структура университета – документ, определяющий организационную структуру Ульяновского государственного университета, распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.

Документ состоит из двух основных частей – графического описания структуры Университета и перечня подразделений, входящих в его состав.

Организационная структура университета состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Основные термины и сокращения

2.1. Основные термины

2.2. Сокращения

3. Организационная структура (графическое изображение)

4. Перечень подразделений Университета

4.1. Учебно-научные подразделения

4.2. Административные подразделения

4.3. Социально-культурные подразделения

4.4. Коллегиальные органы

5. Сокращения (аббревиатуры) основных учебных подразделений Университета

6. Внесение изменений

7. Рассылка

8. Хранение

Управление ОСУ осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.10. Внутренние нормативные документы

5.10.1. Требования к внутренним нормативным документам

К внутренним нормативным документам (ВНД) относятся:

· Политика в области качества;

· Стратегические цели в области качества;

· Руководство по качеству;

· Стандарт организации;

· Документированная процедура (Положение о деятельности);

· Инструкции;

· Рабочие инструкции, методики.

· Должностная инструкция;

· Положение о структурном подразделении;

· Положение о коллегиальном органе;

· Устав УлГУ;

· Организационная структура университета;

· Матрица полномочий и ответственности;

Данные документы регламентируют методы и средства осуществления отдельных элементов деятельности СК Университета. Обычно ВНД распространяются на ограниченный круг сотрудников и структурных подразделений Университета. ВНД согласовывается с руководителями подразделений, деятельность которых регламентирует данный ДСК.

ВНД содержит следующие элементы:

· Верхний и нижний колонтитулы на всех листах;

· Титульный лист с грифами согласования и утверждения;

· Лист регистрации изменений;

· Подпись;

· Лист согласования (если ДСК охватывает деятельность более одного подразделения Университета);

· Лист рассылки.

Требования к оформлению текстовой части и реквизитов ВНД изложены в п.10.1 Приложение 1.

Управление ВНД осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

Процесс управления ДСК Приемной комиссии, регламентирующий прием абитуриентов в Университет, а также требования к ним определяются с учетом требований вышестоящих государственных органов. Особенности процесса управления ВНД Приемной комиссии отражаются непосредственно в этих документах.

5.11. Документированная процедура (Положение о деятельности)

5.11.1. Требования к документированной процедуре (Положении о деятельности)

Документированная процедура (Положение о деятельности) – документ СК IV уровня, определяющий документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса). Документированная процедура (ДП) утверждается Ученым советом Университета.

ДП состоит из следующих разделов:

1. Назначение и область применения. Определяется назначение ДП и ее область действия. Указываются процессы и должностные лица, участвующие в выполнении процедуры. Указывается место ДП в общей системе документации СК Университета.

2. Описание процесса.

2.1. Общие положения. В данном разделе даются общие вводные положения, которые распространяют свое действие на все этапы процесса.

2.2. Цели процесса. В данном разделе указываются цели и задачи регламентируемой процедуры.

2.3. Этапы реализации процесса. Оформляется как пояснение к графическому описанию. При этом графическое описание процесса должно быть выполнено с помощью диаграмм в стандарте IDEF0, либо с помощью диаграмм потока (например, средствами программного продукта Microsoft Visio).

2.4. Требования к информационным и материальным ресурсам. В данном разделе указываются требования к ресурсам, необходимым для выполнения действий в рамках процесса.

3. Ответственность и полномочия. В данном разделе описывается распределение работ, ответственности и полномочий сотрудников и их организационные функции. Распределение ответственности может быть описано в форме матриц ответственности и полномочий, потоковых и иных диаграмм, сопровождаемых описательным текстом для достижения ясности.

4. Рассылка. Указывается порядок рассылки ДП.

5. Хранение. Указывается порядок хранения ДП.

6. Приложения. В качестве приложений в обязательном порядке прилагаются формы документов, необходимых для реализации процесса. В данном разделе также могут быть помещены схемы процессов и потоковые диаграммы, а также специфические для данной процедуры термины, определения, обозначения и сокращения (по необходимости).

Управление Положением о деятельности (Документированной процедурой) осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.12. Положение о структурном подразделении

5.12.1. Требования к положению о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении (ПСП) ‑ документ СК IV уровня, определяющий организационно-правовое положение подразделения и устанавливающий закрепленные за подразделением виды деятельности, перечень функций, структурных элементов, полномочия и ответственность сотрудников и руководителей подразделения за выполнение возложенных на них обязанностей для достижения целей, определенных руководством Университета. ПСП утверждается Ученым советом Университета.

Наименование СП в Положении и штатном расписании Университета должно соответствовать решению Ученого совета Университета о создании (реорганизации) СП.

ПСП состоит из следующих разделов:

Общие положения. В данном разделе даются общие вводные положения: устанавливаются статус СП (отдел, центр, лаборатория и т. п.), условия реорганизации и ликвидации СП; указываются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться СП в своей деятельности; определяется местонахождение СП.

Цель деятельности и основные задачи. В данном разделе регламентируются цели и задачи функционирования подразделения.

Функции. В данном разделе описываются выполняемые подразделением функции, направленные на выполнение указанных в п.2 целей и задач СП.

Структура и управление подразделением. В данном разделе описывается положение СП в организационной структуре Университета, порядок назначения и освобождения от должности руководителя и порядок его замещения, порядок его подчиненности, состав и подчиненные подразделения (отделы, секторы и т. п.), при необходимости.

Взаимоотношения подразделения с другими подразделениями Университета. В данном разделе описывается порядок служебных взаимоотношений структурного подразделения с должностными лицами и подразделениями Университета по вопросам деятельности (обмен информацией, документами), а также с внешними организациями. Эти сведения должны быть согласованы со сведениями подразделений и должностных лиц, взаимодействующих с данным подразделением.

Права и обязанности. В данном разделе регламентированы общие права и обязанности сотрудников данного подразделения в рамках Университета.

Финансирование и оплата труда. В данном разделе указывается порядок финансирования подразделения, включая определение затрат на обеспечение деятельности и оплату труда.

Ответственность. В данном разделе регламентируется ответственность подразделения .

Рассылка. Указывается порядок рассылки ПСП.

Хранение. Указывается порядок рассылки ПСП.

В ПСП филиалов Университета могут быть включены разделы, предусмотренные типовым положением о филиалах государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования.

ПСП должно быть заменено и заново утверждено в следующих случаях:

· при изменении наименования Университета или структурного подразделения;

· при реорганизации Университета;

· в результате внесения более 3 изменений.

ПСП содержит следующие элементы:

· Верхний и нижний колонтитулы на всех листах;

· Титульный лист с грифами согласования и утверждения;

· Лист регистрации изменений;

· Подпись;

· Лист согласования;

· Лист рассылки.

Требования к оформлению текстовой части и реквизитов изложены в п.10.1 Приложение 1.

Управление ПСП осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.13. Должностная инструкция

5.13.1. Требования к должностной инструкции

Должностная инструкция (ДИ) является документом СК IV уровня.

ДИ регламентирует правовое положение работника, устанавливает квалификационные требования к работнику, определяет его права, обязанности и ответственность в соответствии с трудовым законодательством РФ.

ДИ разрабатываются руководителем структурного подразделения. ДИ оформляются на каждую должность для всех сотрудников Университета и являются правовой основой для:

· определения соответствия работника занимаемой должности, оценки его компетентности при приеме на работу, аттестации и увольнении;

· применения мер дисциплинарной ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

Наименование ДИ должно соответствовать должности работника, указанной в штатном расписании Университета, и области деятельности подразделения.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. В данном разделе устанавливаются сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, непосредственная подчиненность работника, перечень подразделений, служб и лиц, находящихся в его подчинении, порядок замещения работника в период его отсутствия; указываются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

2. Должен знать. В данном разделе регламентируется требования к знаниям, необходимым для выполнения обязанностей по соответствующей должности.

3. Должностные обязанности. В данном разделе регламентируются обязанности должностного лица, вытекающие из задач и функций соответствующего подразделения.

4. Права. В данном разделе регламентированы права данного сотрудника в рамках исполнения им функциональных обязанностей.

5. Ответственность. В данном разделе регламентирована область ответственности данного сотрудника Университета (формулируется содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия принимаемых решений и выполняемых работ, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, относящихся к кругу его обязанностей).

6. Взаимодействие с подразделениями, должностными лицами. В данном разделе указывается порядок взаимодействия сотрудника Университета с другими подразделениями и должностными лицами при выполнении функциональных обязанностей по занимаемой должности.

7. Квалификационные требования. В данном разделе указываются требования, предъявляемые к компетентности работника (образование, стаж работы в должности, навыки, опыт).

8. Ознакомление. В данном разделе указывается порядок ознакомления с данным внутренним нормативным документом.

9. Рассылка. В данном разделе указывается порядок рассылки ДИ.

10. Хранение. В данном разделе указывается порядок хранения ДИ.

ДИ должна быть заменена и заново утверждена в следующих случаях:

· при изменении наименования Университета или структурного подразделения;

· при реорганизации Университета;

· в результате внесения более 3 изменений.

ДИ содержит следующие элементы:

· Верхний и нижний колонтитулы на всех листах;

· Титульный лист с грифами согласования и утверждения;

· Лист регистрации изменений;

· Подпись;

· Лист согласования;

· Лист ознакомления;

· Лист рассылки.

Требования к оформлению текстовой части и реквизитов изложены в п.10.1 Приложение 1.

Управление ДИ осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.14. Форма

5.14.1. Требования к форме

Форма ‑ документ СК V уровня, предназначенный для внесения в него данных, свидетельствующих о выполнении процессов СК. После внесения информации в форму, она становится записью.

Управление формами в Университете отличается от управления другими внутренними ДСК.

Введение в действие, пересмотр и отмена формы осуществляется разработчиком. Разработчик осуществляет согласование (выявление замечаний и рекомендаций) проекта формы со всеми заинтересованными подразделениями по электронной почте.

Распространение электронных копий форм осуществляется в формате, допускающем редактирование полей, отведенных для внесения информации. Ответственность за использование актуальной формы возложена на сотрудника Университета, применяющего данную форму.

Порядок обозначения редакций форм отличается от порядка обозначения остальных внутренних ДСК.

Редакция формы (индекс формы) обозначается буквой русского алфавита (от «А» до «Я»). При появлении новой редакции формы она обозначается следующей по порядку буквой. Когда все одиночные буквы русского алфавита заканчиваются, для индекса выделяется две буквы русского алфавита (от «АА» до «ЯЯ»). Индекс формы присутствует в нижнем колонтитуле.

Индекс не присваивается общеуниверситетским типовым формам (бланкам), используемым для разработки других форм. Данные формы представлены в «Инструкции по делопроизводству в Ульяновском государственном университете».

Форма должна обеспечивать четкую идентификацию вносимых в нее сведений, их восстанавливаемость.

Форма содержит верхний и нижний колонтитулы на всех листах.

Требования к оформлению текстовой части и реквизитов изложены в п.10.1 Приложение 1.

Управление Формами осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

5.15. Внешние документы

5.15.1. Требования к внешним документам

Внешние документы (ВД) являются документами СК VII уровня. Внешние документы СК Университета делятся на:

а) нормативные:

· национальные и международные нормы, законы, постановления и т. п., относящиеся к деятельности Университета;

· национальные и международные стандарты, необходимые для деятельности.

б) информационные-справочные – все внешние документы, издания, материалы, которые не устанавливают обязательных требований к продукции организации, но используются в деятельности организации в качестве справочных.

Этапы процесса управления внешними документами СК:

· поступление документа в организацию;

· определение контрольного экземпляра документа;

· определение адресатов рассылки документа (при необходимости);

· тиражирование документа (при необходимости);

· рассылка учтенных экземпляров;

· ознакомление персонала с документом;

· хранение контрольного экземпляра документа;

· актуализация документа;

· изъятие и аннулирование документа.

Поступление бумажных документов из внешних источников в Университет, управление рассылкой, а также идентификация документов внешнего происхождения в бумажном виде осуществляется согласно «Инструкции по делопроизводству в Ульяновском государственном университете» через Управление документационного обеспечения (Канцелярию).

ВД могут обрабатываться в Университете децентрализовано.

Источниками для получения внешних документов (международных, государственных и отраслевых стандартов, распорядительных документов, нормативно-правовых актов, информационно-справочных) являются:

· Министерство образования и науки РФ, другие министерства и ведомства;

· Справочно-правовая система «Гарант» (далее ‑ «Гарант»), Консультант Плюс и другие справочно-правовые системы;

· «Российская газета», «Собрание законодательства Российской Федерации», бюллетени федеральных органов исполнительной и судебной власти и другие официальные издания федеральных органов власти;

· исполнительные органы власти, органы по сертификации, другие вузы, учебные и образовательные структуры и др.

Регистрация оригиналов и копий внешних ДСК ведется в Канцелярии в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству в Ульяновском государственном университете», во всех подразделениях внешние нормативные документы регистрируются в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

Хранение оригиналов внешних нормативных документов, распространение бумажных управляемых копий осуществляется сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в подразделении.

Изъятие и аннулирование ВД производится на основании изменения документа, отменяющего ранее изданный документ.

При поступлении отменяющего документа лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении, делает соответствующую запись в перечне ВД, изымает учтенные экземпляры и копии с записью на обложке «Аннулирован. Подпись. Дата» и помещает их на полку или папку с соответствующей маркировкой «Для аннулированных документов» с целью их хранения до момента уничтожения.

Уничтожение учтенных экземпляров и копий аннулированных документов организует менеджер (уполномоченный) по качеству, по мере необходимости, любым приемлемым способом (разрывание, разрезание, сжигание и т. п.) с оформлением акта.

Контрольные экземпляры аннулированного документа с надписью «Аннулирован на основании ____________________» за подписью менеджера (уполномоченного по качеству) и датой могут быть переведены в категорию информационных, переданы в архив Университета по решению Представителя руководства по качества или уничтожены.

Управление программным обеспечением производится в соответствии с СТО «Управление закупками».

5.16. Записи по качеству

Записи по качеству являются документами СК VI уровня.

Порядок управления Записями по качеству регламентирован СТО «Управление записями».

5.17. Положение о коллегиальном органе

5.17.1 Требования к положению о коллегиальном органе

Положение о коллегиальном органе состоит из следующих пунктов:

1. Общие положения. В данном пункте даются общие вводные положения.

2. Структура коллегиального органа. В данном пункте описывается организационная структура и состав коллегиального органа, количественный состав коллегиального органа.

3. Организация работы. В данном пункте описывается порядок формирования коллегиального органа, порядок принятия решений, взаимоотношения с другими подразделениями, иные вопросы организации работы коллегиального органа.

4. Полномочия коллегиального органа. В данном пункте определяются направления деятельности коллегиального органа.

5. Права членов коллегиального органа. В данном разделе регламентированы общие права сотрудников данного коллегиального органа в рамках Университета.

6. Обязанности членов коллегиального органа. В данном пункте регламентированы общие обязанности сотрудников данного коллегиального органа в рамках Университета.

7. Рассылка. Указывается порядок рассылки ПКО.

8. Хранение. Указывается порядок рассылки ПКО.

Управление ПКО осуществляется в соответствии с общими требованиями п.5.1 (Общие положения процесса управления ДСК внутреннего происхождения).

6. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

6.1. Внешние нормативные документы

6.1.1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000г.).

6.1.2. Государственная система документационного обеспечения управления (утв. Постановлением Правительства РФ в 1991г.).

6.1.3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

6.1.4. Методические рекомендации по внедрению типовой модели системы качества образовательного учреждения. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ, 2006.

6.1.5. Международный стандарт ISO 9000:2000;

6.1.6. Международный стандарт ISO 9001:2000;

6.1.7. Международный стандарт ISO 10013:2001.

6.2. Внутренние нормативные документы

6.2.1. СТО «Управление записями»;

6.2.2. «Инструкция по делопроизводству в Ульяновском государственном университете».

10.1. Приложение 1. Общие требования к оформлению внутренних ДСК

Общие положения

Требования к оформлению ДСК можно разделить на:

· требования к оформлению текстовой части ДСК;

· требования к оформлению обязательных реквизитов

· требования к оформлению дополнительных реквизитов.

Требования к оформлению текстовой части

Требования к оформлению текста.

При наборе текста ДСК используется:

· тип шрифта ‑ Times New Roman;

· высота шрифта ‑ 12 пт;

· стиль текста ‑ основной текст;

· выравнивание ‑ по ширине;

· межстрочный интервал – одинарный;

Требования к заголовкам документа.

При составлении ДСК используются 4 уровня заголовков.

· Заголовок 1 уровня. Описание: шрифт Times New Roman, 12 пт, полужирный, буквы прописные, кернинг 14 пт, выравнивание по центру, межстрочный интервал одинарный, междустрочный интервал – 12 пт. сверху и 3 пт. снизу.

· Заголовок 2 уровня. Описание: шрифт Times New Roman, 12 пт, полужирный, выравнивание по ширине, межстрочный интервал одинарный.

· Заголовок 3 уровня. Описание: шрифт Times New Roman, 12 пт, полужирный, выравнивание по ширине, межстрочный интервал одинарный.

· Заголовок 4 уровня. Описание: шрифт Times New Roman, 12 пт, полужирный, выравнивание по ширине, межстрочный интервал одинарный.

Нумерация заголовков – сквозная, многоуровневая (1., 1.1., 1.1.1. и т. п.). Заголовки 4-го и последующего уровней могут не нумероваться либо иметь иную нумерацию.

Требования к оформлению обязательных реквизитов

ДСК всех типов имеют ряд обязательных реквизитов. Параметры книжной страницы:

· верхнее поле – 1,5 см;

· нижнее поле – 0,63 см;

· левое поле – 3 см;

· правое поле – 1,5 см;

· переплет – 0 см.

Все листы ДСК имеют колонтитулы:

· верхний колонтитул;

· нижний колонтитул.

Внизу последнего листа ДСК, содержащего текст, оформляется подпись.

Верхний колонтитул.

Верхний колонтитул содержит элементы:

· ведомственная принадлежность;

· наименование Университета;

· название типа ДСК (шрифт Times New Roman, 8 пт, выравнивание по центру);

· код ДСК (соответствует названию электронного файла), в соответствии с п.10.2. Приложение 2 (шрифт Times New Roman, 8 пт, выравнивание по центру);

· номер текущей редакции документа (шрифт Times New Roman, 8 пт, выравнивание по центру). Графа «№ редакции» отсутствует в верхнем колонтитуле Форм.

· логотип Университета.

Образец:

Федеральное агентство по образованию

Ульяновский государственный университет

Стандарт организации

СТО-Управление документами СК

Редакция 1

Образец для форм:

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Ульяновский государственный университет

Форма

Ф-Приказ о назначении рецензентов

Образцы колонтитулов для филиалов:

Федеральное агентство по образованию

Филиал Ульяновского государственного университета в г. Димитровграде

Должностная инструкция

ДИ-Заведующий сектором учета кадров

Федеральное агентство по образованию

Инзенский филиал Ульяновского государственного университета

Должностная инструкция

ДИ-Программист

Нижний колонтитул.

Нижний колонтитул содержит элементы:

• индекс формы документа (шрифт Times New Roman, 10 пт, выравнивание по левому краю);

• порядковый номер текущей страницы и общее число страниц документа (указывается порядковый № страницы из общего количества страниц; шрифт Times New Roman, 10 пт, выравнивание по правому краю).

Образец:

Форма А Страница 10 из 15

Подпись.

Реквизит «Подпись» содержит:

· наименование должности;

· личную подпись должностного лица;

· расшифровку подписи должностного лица.

Реквизит располагается на одной строке. Если наименование должности печатается в несколько строк, то поля для подписи и расшифровки подписи печатаются на последней строке.

Образец:

Представитель руководства по качеству

Дополнительные реквизиты

В состав ДСК, в зависимости от вида, входят дополнительные элементы:

· титульный лист с названием документа и отметкой об авторском праве;

· гриф утверждения;

· гриф согласования;

· оглавление;

· лист регистрации изменений;

· лист согласования;

· лист ознакомления;

· лист рассылки.

Титульный лист.

На титульном листе ДСК в центре располагается надпись СИСТЕМА КАЧЕСТВА (используется шрифт Times New Roman, 14 пт, полужирный, выравнивание по центру, буквы прописные), вид ДСК (используется шрифт Times New Roman, 28 пт, полужирный, выравнивание по центру, буквы прописные) и название документа ДСК (используется шрифт Times New Roman, 28 пт, полужирный, выравнивание по центру, буквы строчные)

В самом низу титульного листа вносится место выпуска и год.

Ульяновск, 2006

Приложение 8.2. СТО-Управление записями

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№ редакции документа	Описание изменений	Автор	Дата вступления в действие

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.. 4

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, СОКРАЩЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ.. 4

3.1. Основные термины... 4

3.2. Сокращения.. 4

3.3. Обозначения.. 5

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.. 5

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА.. 6

5.1. Схема процесса управления записями.. 6

5.2. Описание схемы процесса управления записями.. 6

6. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ.. 7

6.1. Внешние нормативные документы... 7

6.2. Внутренние нормативные документы... 7

7. РАССЫЛКА.. 7

8. ХРАНЕНИЕ.. 7

9. Приложения.. 7

9.1. Приложение 1. Требования к идентификации записи. 8

9.1.1. Общие требования.. 8

9.1.2. Название.. 8

9.1.3. Дата разработки.. 8

9.1.4. Должность и ФИО Разработчика.. 8

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Стандарт Организации (далее ‑ СТО) регламентирует порядок работы с рабочими записями в Ульяновском государственном университете (далее ‑ Университет).

1.2. Стандарт Организации утверждается Ученым советом Университета, который определяет дату вступления документа в силу.

1.3. Данный СТО разработан рабочей группой в составе: , ,

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

СТО «Управление записями» распространяется на все структурные подразделения и все направления деятельности Университета. Требования данного документа обязательны для всех должностных лиц и сотрудников Университета.

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, СОКРАЩЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ

3.1. Основные термины

В настоящем СТО используются следующие термины:

Система качества ‑ система менеджмента для руководства и управления организацией в отношении качества;

Стандарт организации ‑ документ системы качества, устанавливающий комплекс требований к процессам и их результатам;

Университет – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ульяновский государственный университет (УлГУ);

Процесс ‑ совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности и ресурсов, преобразующая входы в выходы;

Записи – данные для работы, оформленные документально в бумажном или в электронном виде;

Записи по качеству — документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, оформленные документально в бумажном или в электронном виде;

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

Текущее хранение документа ‑ организация хранения документа в структурном подразделении до истечения определенного срока в соответствии с номенклатурой дел, выделение документа к уничтожению или на архивное хранение;

Архивное хранение записи ‑ организация хранения записи в архиве Университета и вышестоящего государственного архивного органа в течение установленного срока;

Дело ‑ группа документов СК, сгруппированных по установленным критериям в одном скоросшивателе;

Номенклатура дел ‑ систематизированный перечень наименований дел, ведущихся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

Разработчик ‑ должностное лицо Университета, разработавшее документ СК;

Форма ‑ документ, применяемый для оформления записей.

3.2. Сокращения

В настоящем СТО используются следующие сокращения:

СТО	‑ Стандарт организации;
РИ	‑ Рабочая инструкция;
СК	‑ Система качества;
ДСК	‑ Документ системы качества;
ЦМК	– Центр менеджмента качества;
УИТ	‑ Управление информационных технологий;
СПО	‑ Структурное подразделение, в котором хранится оригинал ДСК.

3.3. Обозначения

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Разработчик рабочей записи несет ответственность за:

· использование актуальной формы;

· правильное оформление записи;

· передачу записи на следующий этап работы или хранение.

4.2. Ответственный за документооборот в подразделении несет ответственность за:

· формирование Номенклатуры дел подразделения;

· текущее хранение записей.

4.3. Руководитель подразделения несет ответственность за:

· уничтожение или передачу в архив устаревших документов;

· утверждение Номенклатуры дел подразделения.

4.4. Начальник УИТ несет ответственность за поддержание модуля «Управление записями» в информационной автоматизированной системе управления Университета.

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

5.1. Схема процесса управления записями

5.2. Описание схемы процесса управления записями

Таблица 5.1

*№ блока*	*Ответственный*	*Описание действия*
5.1.1.	Разработчик Записи	Определяет актуальную форму для данной Записи. При отсутствии установленной формы разрабатывается новая форма в порядке, установленном в СТО «Управление документами СК». Вносит в поля формы данные.
5.1.2.	Разработчик Записи	Заполняет поля идентифицирующих атрибутов (обеспечение уникальности записи). Пункт 10.1 Приложения 1. Требование к идентификации записи.
5.1.3.	Разработчик Записи	Передает запись на следующий этап работы или место её текущего хранения.
5.1.4.	Сотрудник подразделения, ответственный за документооборот	Организует текущее хранение записи в соответствии с Номенклатурой дел. Место хранения записей в электронном и бумажном виде определяется в документах, регламентирующих процессы, в которых возникает данная Запись. Восстановление и защита от утраты электронных записей осуществляется путем резервного копирования содержимого информационной сети. Восстановление и защита от утраты бумажных записей обеспечивается их хранением в подразделениях и Архиве Университета в соответствии с РИ «Ведение делопроизводства в Ульяновском государственном университете».
5.1.5.	Сотрудник подразделения, ответственный за документооборот	По истечении срока хранения, определенного для Записи, осуществляет передачу Записи в Архив Университета или уничтожает в соответствии с «Порядком уничтожения ДСК» (СТО «Управление документами СК»). Передача в Архив осуществляется в составе Дела с составлением «Описи документов для сдачи в архив». Срок хранения для Записи определяется в Номенклатуре дел подразделения.
Сотрудник Архива	Принимает на хранение Дела подразделений. Осуществляет хранение Записей в составе принятых Дел в течение установленного срока.

10.1. Приложение 1. Требования к идентификации записи

10.1.1. Общие требования

Запись должна иметь идентифицирующие признаки, обеспечивающие уникальность документа:

· название;

· дата разработки;

· должность, фамилия и подпись разработчика.

10.1.2. Название

Запись должна иметь название. Название может быть полностью или частично указано в форме или вноситься Разработчиком записи.

10.1.3. Дата разработки

В записи должна быть указана дата разработки Записи. Датой разработки Записи считается дата внесения последних сведений в Запись.

10.1.4. Должность и ФИО Разработчика

В Записи указываются должность, фамилия, инициалы и личная подпись Разработчика Записи.

10.1.5. Допускается внесение временных карандашных записей в учебные карточки студентов и слушателей в соответствующих графах, касающихся указания адреса, телефона и места работы.

Приложение 8.3 СТО «Внутренние аудиты»

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№ редакции документа	Описание изменений	Автор	Дата вступления в действие

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ........................................................................................................................................................ 4

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ................................................................................................................................................. 4

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, СОКРАЩЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ.............................................................................. 4

3.1. Основные термины................................................................................................................................................ 4

3.2. Сокращения................................................................................................................................................................ 5

3.3. Обозначения................................................................................................................................................................ 5

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.......................................................................................................................................................... 5

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА..................................................................................................................................................... 7

5.1. Общие положения................................................................................................................................................... 7

5.2. Порядок проведения внутренних аудитов......................................................................................... 7

5.3. Виды внутреннего аудита............................................................................................................................... 9

5.4. Управление записями при проведении внутренних аудитов.............................................. 9

5.5. Полномочия, обязанности, требования и ответственность внутренних аудиторов............................ 10

5.6. Пояснение к графическому описанию............................................................................................... 10

6. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ............................................................................................................................................. 11

6.1. Внешние нормативные документы....................................................................................................... 11

6.2. Внутренние действующие документы............................................................................................... 11

7. Перечень записей....................................................................................................................................................... 11

8. РАССЫЛКА............................................................................................................................................................................. 11

9. ХРАНЕНИЕ............................................................................................................................................................................. 11

10. ПРИЛОЖЕНИЯ................................................................................................................................................................... 12

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящий Стандарт Организации (далее ‑ СТО) регламентирует порядок проведения внутренних аудитов в Ульяновском государственном университете (далее ‑ Университет).

Стандарт Организации утверждается Ученым советом Университета, который определяет дату вступления документа в силу.

Данный СТО разработан рабочей группой в составе: ,

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

СТО «Внутренние аудиты» распространяется на все структурные подразделения и все направления деятельности Университета. Требования данного документа обязательны для всех должностных лиц и сотрудников Университета. Цель регламентируемой деятельности – определение порядка и правил проведения внутренних аудитов (проверок) системы качества.

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, СОКРАЩЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ

3.1. Основные термины

В настоящем СТО используются следующие термины:

Система качества ‑ система менеджмента для руководства и управления организацией в отношении качества;

Стандарт организации ‑ документ системы качества, устанавливающий комплекс требований к процессам и их результатам;

Университет ‑ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ульяновский государственный университет (УлГУ);

Записи по качеству ‑ документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, оформленные документально в бумажном или в электронном виде;

Дело ‑ группа документов СК, сгруппированных по установленным критериям;

Номенклатура дел ‑ систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

Анализ ‑ деятельность, осуществляемая с целью определения пригодности, адекватности, результативности и эффективности рассматриваемого объекта с точки зрения достижения установленных целей;

Потребитель ‑ организация или лицо, получающее продукцию или услуги организации-поставщика (Университета);

Потребители внутренние ‑ студенты и их семьи, персонал Университета, профессорско-преподавательский состав;

Потребители внешние ‑ организации-работодатели, государство , общество в целом и другие заинтересованные стороны;

Соответствие ‑ выполнение установленных требований, требований потребителей Университета и образовательных стандартов;

Несоответствие ‑ невыполнение установленного требования;

Предупреждающее действие ‑ действие, предпринятое для устранения причин потенциального несоответствия, дефекта или другой нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их возникновение;

Корректирующее действие ‑ действие, предпринятое для устранения причин существующего несоответствия, дефекта или другой обнаруженной нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их повторное возникновение;

Коррекция ‑ действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.

3.2. Сокращения

В настоящем СТО используются следующие сокращения:

БЖД

‑ Безопасность жизнедеятельности;

СК

‑ Система качества;

СТО

‑ Стандарт организации;

КД

‑ Корректирующее действие;

ПД

‑ Предупреждающее действие;

ЦМК

‑ Центр менеджмента качества;

ДЦМК

- Директор центра менеджмента качества

3.3. Обозначения

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

1. Директор ЦМК несет ответственность за организацию разработки и введение процедуры в действие.

2. Ответственность и полномочия подразделений и должностных лиц, участвующих в регламентированной настоящим СТО деятельности, приведена в таблице 1 и графическом описании процедуры (приложение А).

Таблица 1. Распределение ответственности и полномочий

Наименование работ,
мероприятий

Подразделение (должностное лицо)

Ректор

ДЦМК

Руководитель
аудиторской группы

Руководители

подразделений

Аудиторы

1

2

3

4

5

6

Составление «Программы внутренних аудитов» и назначение руководителя аудиторской группы

О

У

И

И

И

Разработка «Плана внутреннего аудита»

У

О

И

И

Информирование проверяемых подразделений

У

О

У

Обеспечение аудиторов необходимыми документами

У

О

Составление отчета по аудиту

И

У

О

И

У

Хранение документов по аудиту

О

Условные обозначения:

«О» – руководит работами, координирует работу исполнителей и принимает решение, обобщает результаты работ, несет ответственность за конечные результаты;

«У» – участвует в проведении работ, несет ответственность за качество выполняемой работы в касающейся его сфере;

«И» – получает информацию о принятом решении.

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

5.1. Общие положения

Систематически проводимые внутренние аудиты предназначены для обеспечения руководства университета объективной и своевременной информацией о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованиям. Для этого проверяется:

· соответствие описанной в СК деятельности требованиям нормативный базы управления качеством в образовательном учреждении (стандарты и директивы ENQA, стандарт ГОСТ Р ИСО и иные стандарты и нормативные акты, определяющие требования к системе качества образовательного учреждения);

· соответствие описанной в СК деятельности подразделения фактической.

Программа внутренних аудитов СК составляется ЦМК ежегодно на каждый учебный год (форма — приложение Б) и представляется на утверждение ректора УлГУ. В существенных, с точки зрения качества случаев, программа аудитов может корректироваться в оперативном порядке.

В УлГУ внутреннему аудиту подлежат процессы и виды деятельности, указанные в процессной модели УлГУ.

При документировании результатов аудита используются следующие формы, приведенные в Приложениях В-Е:

· Ф - План внутреннего аудита СК;

· Ф - Чек-лист;

· Ф - Протокол несоответствия;

· Ф - Отчет по аудиту.

Графическое описание процедуры приведено в приложении А к данному СТО.

5.2. Порядок проведения внутренних аудитов

5.2.1 Подготовка внутреннего аудита

Подготовка внутреннего аудита включает:

· назначение руководителя аудиторской группы;

· уточнение состава группы аудиторов и обязанностей аудиторов;

· разработку «Плана внутреннего аудита», содержащего цели, объем и критерии аудита (приложение В);

· проверку выполнения и результативности корректирующих действий предыдущих аудитов и дополнение разрабатываемого плана внутреннего аудита по результатам этой проверки;

· согласование плана, состава группы и сроков проведения с руководителем проверяемого подразделения;

· утверждение ЦМК плана аудита не позднее, чем за 5 дней до проведения проверки;

· обеспечение группы аудиторов необходимой документацией СК и формами 8 «Ф-План внутреннего аудита СК», «Ф-Чек-лист» (приложение Г) и «Ф-Протокол несоответствия» (приложение Д);

· анализ аудиторами соответствующей документации СК.

5.2.2 Проведение аудита

Проведение аудита состоит из следующих этапов:

· проведение вступительного совещания;

· сбор и проверка информации, которая состоит из:

· проверки наличия и доступности всех документов СК, обязательных для деятельности данного подразделения (процесса);

· проверки соответствия деятельности подразделения требованиям, установленным в документации СК;

· проверки компетентности персонала.

На этом этапе в формах «Ф-Чек – лист» и «Ф-Протокол несоответствия» регистрируются свидетельства проверок. При установлении несоответствия критериям аудита несоответствие вносится в проект «Отчета по аудиту» (приложение Е) в раздел «Наблюдения аудита».

· подготовка аудиторской группой заключения по результатам аудита, которое заносится впоследствии в «Отчет по аудиту». При формулировании заключения аудита констатируется, достигнуты ли цели аудита в соответствии с его планом.

· проведение заключительного совещания, на котором доводятся сведения наблюдений аудита и заключение по результатам аудита до руководителей проверяемых подразделений.

5.2.3 Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту

Отчет по аудиту должен содержать (см. Приложение Е):

1. Цель аудита;

2. Объем аудита (область аудита и сроки);

3. Сведения о руководителе и составе аудиторской группы;

4. Критерии аудита;

5. Наблюдения аудита;

6. Заключения по результатам аудита;

7.Рекомендации по улучшению, если это необходимо;

8. Лист рассылки отчета по аудиту.

В течение 2-х недель после проведения аудита руководитель аудиторской группы направляет ДЦМК отчет для утверждения и хранения. ДЦМК рассылает копии отчета всем проверенным подразделениям.

После получения «Отчета по аудиту» руководители подразделений по выявленным несоответствиям обязаны организовать деятельность в соответствии со СТО «Корректирующие и предупреждающие действия» и учесть рекомендации по улучшению.

5.3. Виды внутреннего аудита

5.3.1 Проверка документации СК (аудит адекватности)

Проверка документации СК осуществляется в соответствии с программой и планом аудита. Документация СК должна удовлетворять требованиям документированных процедур СТО «Управление документацией» и СТО «Управление записями».

При аудите адекватности проверка документов осуществляется по следующим позициям:

· проверка комплектности и полноты документов;

· внешний вид документов;

· соответствие документов установленным правилам оформления;

· соответствие названия, обозначений, структурного построения документа;

· наличие подписей, их расшифровок, дат и должностей разработчиков, проверяющих, согласующих и утверждающих документ;

· использование точных и однозначных терминов и определений;

· обеспечение непрерывности при различных процессах (деятельности);

· описание процесса с достаточным уровнем детализации (оно должно соответствовать компетентности персонала, выполняющего процесс);

· наличие условий для функционирования СК (деятельность, документальные требования к деятельности и ее результатам, обученный персонал, ресурсы, документирование деятельности, способы проверки и взаимодействие при выполнении процесса, установленная ответственность персонала).

Выявленные несоответствия в документах аудитором заносятся в протоколы. По результатам аудита адекватности главный аудитор корректирует (при необходимости) план проведения аудита соответствия.

5.3.2 Аудит соответствия

При аудите соответствия устанавливается степень, с которой СК понята, внедрена и соблюдается персоналом (фактическое выполнение персоналом требований, установленных в документации СК организации).

Выявленные несоответствия аудиторами заносятся в протоколы.

5.4. Управление записями при проведении внутренних аудитов

Программа проведения внутренних аудитов на учебный год содержит перечень планируемых внутренних аудитов с указанием сроков их проведения. Программа разрабатывается на календарный год. Планирование осуществляется таким образом, чтобы каждое подразделение, участвующее в процессах и видах деятельности СК университета, было проверено не менее одного раза.

Программа формируется директором центра менеджмента качества с учетом предложений и по согласованию с руководителями подразделений.

Программа проведения внутренних аудитов представляется по форме Приложения Б и после утверждения рассылается во все подразделения.

План проведения внутреннего аудита составляется директором центра менеджмента качества – на основе программы проведения внутренних аудитов (приложение Б).

Выявленные в результате аудита несоответствия регистрируются в протоколах несоответствия (Приложение В). Там же руководителем подразделения записываются предлагаемые корректирующие и/или предупреждающие действия.

По окончании аудита главным аудитором составляется отчет. Состав отчета приведен в Отчет должен содержать полную, точную и однозначно понимаемую информацию по проведенному аудиту. Этот отчет является одним из видов записей по качеству и необходим для оценки СК и принятия решений об улучшении ее. Копии отчета направляются руководителям подразделений.

Отчеты и другие документы по внутренним аудитам хранятся (в соответствии с требованиями СТО «Управление записями») в течение 3 лет, а затем передаются в архив образовательного учреждения.

5.5. Полномочия, обязанности, требования и ответственность внутренних аудиторов

Внутренние аудиторы назначаются приказом ректора.

Внутренние аудиторы не могут проверять свою собственную деятельность.

Аудит может проводить один аудитор или группа аудиторов. Руководителем группы аудиторов в этом случае является главный аудитор.

Персонал университета, ответственный за проведение внутренних проверок и осуществляющий их, проходит специальную подготовку и имеет квалификацию внутреннего аудитора.

Общие требования к внутренним аудиторам (на основе рекомендаций ГОСТ Р ИСО 19011):

· наличие высшего образования и опыта работы не менее 3 лет;

· наличие специальной подготовки по проведению внутренних аудитов и сертификата (удостоверения) внутреннего аудитора;

· знание требований нормативных документов по СК (в том числе ГОСТ Р ИСО серий 9000 и 10000, документов СК), по принципам, методам и организации внутренних аудитов;

· умение устанавливать личные контакты, коммуникабельность, уравновешенность, умение владеть собой;

· реалистичность и объективность, умение аналитически и гибко мыслить, целеустремленность;

· умение устно и письменно выражать свои мысли, тактичность, работоспособность.

Внутренние аудиторы должны ответственно подходить к сохранению конфиденциальной информации, если она имеется.

Внутренний аудитор несет ответственность в рамках выполняемой деятельности за выполнение плана аудита, достоверность и объективность информации по внутреннему аудиту.

5.6. Пояснение к графическому описанию

№ блока

Ответственный

Описание действия

Блок 10.

ДЦМК

Разрабатывает и утверждает у руководителя образовательного учреждения программу внутренних аудитов.

При разработке программы внутреннего аудита учитываются: требования клиентов, претензии и рекламации на продукцию УлГУ, указания руководства и предложения подразделений УлГУ.

Блок 20.

ДЦМК, Руководитель группы аудиторов

Организуют на основании программы аудитов и настоящего СТО подготовку и утверждение плана и критериев аудита.

Блок 30.

Руководитель аудиторской группы

Перед началом аудита проводит вступительное совещание, на котором присутствуют аудиторы, руководитель и иные представители проверяемого подразделения; информирует присутствующих о плане и программе аудита.

Блок 40.

Аудиторы

Осуществляют сбор и проверку информации в соответствии с программой, целями и задачами аудита. Результаты работы фиксируются в чек-листе. Выявленные несоответствия фиксируются в протоколе несоответствий.

Блок 50.

Руководитель группы аудиторов

Готовит отчет по результатам аудита. В процессе подготовки отчета используются рабочие материалы аудиторов (чек-листы, протоколы несоответствий, предложения аудиторов в отчет и другие).

Блок 60.

Руководитель группы аудиторов

После окончания аудита и составления отчета проводит итоговое совещание группы аудиторов, на котором результаты аудита доводятся до сведения руководителя проверяемого подразделения.

Блок 70.

ДЦМК

Организует обсуждение итогов аудита, утверждение, рассылку и хранение отчета внутреннего аудита должностными лицами и подразделениями согласно списку рассылки (см. Приложение Е).

Блок 80.

Руководитель проверенного подразделения

В зависимости от принятых по результатам аудита решений организует следующие работы:

- устраняет несоответствия;

- запускает процедуру корректирующих/предупреждающих действий;

- выполняет рекомендации по улучшению.

Результаты выполненных работ документируются и предоставляются в ЦМК в установленные сроки.

6. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

6.1. Внешние нормативные документы

1. Методические рекомендации по внедрению типовой модели системы качества образовательного учреждения. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ, 2006.

6.2. Внутренние действующие документы

l СТО «Управление несоответствиями. Корректирующие и предупреждающие действия»;

l СТО «Управление документацией»;

l СТО «Управление записями».

7. Перечень записей

При осуществлении требований настоящего СТО применяются следующие записи:

Программа проведения внутренних аудитов;

План внутреннего аудита СК;

Чек-лист;

Протокол о несоответствии;

Отчет по аудиту.

8. РАССЫЛКА

Контролируемая копия настоящего Стандарта передаётся в заинтересованное структурное подразделение под роспись в Листе рассылки.

9. ХРАНЕНИЕ

Оригинал настоящего Стандарта хранится в ЦМК, контролируемая копия хранится в заинтересованном структурном подразделении в соответствии с Номенклатурой дел.

10. ПРИЛОЖЕНИЯ

Графическое описание документированной процедуры

Форма «Ф-Программа проведения внутренних аудитов»

Графическое описание документированной процедуры

Форма «Ф-Программа проведения внутренних аудитов»

(обязательное)

Федеральное агентство по образованию

Ульяновский государственный университет

Форма

Ф-Программа проведения внутренних аудитов

УТВЕРЖДАЮ

Ректор Ульяновского

государственного университета

______________

«___» _______________ 200_ г.

Программа проведения внутренних аудитов на учебный год

Объект проверки

Сроки проверки

начало/ окончание

(даты)

Ф. И.О. ответственного

за проведение

аудита

Структурное

подразделение

Проверяемые

процессы СК

1

2

3

4

СОГЛАСОВАНО:

Представитель руководства по качеству

Директор ЦМК

Форма А Страница 1 из 1

Форма «Ф-План внутреннего аудита СК»

(обязательное)

Федеральное агентство по образованию

Ульяновский государственный университет

Форма

Ф-План внутреннего аудита

План внутреннего аудита СК

l Основание для аудита: _______________________________________________

(программа, приказ)

l Тип внутреннего аудита: (плановый, внеплановый)

l Руководитель группы аудиторов: (Фамилия, инициалы - должность)

l Цели аудита:

1

Критерии

аудита

Объем аудита

Период

проведения

повторного

аудита

Аудиторы

Представители проверяемых подразделений

Область аудита

(деятельность/

процесс/

подразделение)

Время проведения аудита

Директор ЦМК

СОГЛАСОВАНО:

l Руководители процессов (при плановом внутреннем аудите);

l Руководители подразделений, привлекаемых к внутреннему аудиту.

Форма А Страница 1 из 1

Форма «Ф-Чек–лист»

(обязательное)

Федеральное агентство по образованию

Ульяновский государственный университет

Форма

Ф-Чек-лист аудита

Чек-лист

для аудита № __

Область аудита (деятельность/процесс/подразделение)

Аудитор:

Вопросы

Свидетельство аудита

Аудитор: ___________________ «___» ___________ 200__г.

(подпись)

Форма А Страница 1 из 1

Форма «Ф-Протокол несоответствия»

(обязательное)

Федеральное агентство по образованию

Ульяновский государственный университет

ПРОТОКОЛ НЕСООТВЕТСТВИЯ №______

Подразделение:

Руководитель группы аудиторов (ФИО):

Аудитор (ФИО):

Руководитель подразделения (ФИО):

Данные о несоответствии

Критерий аудита: <дать ссылку на требование (положение стандарта, документа системы и т. д.), нарушение которого привело к появлению данного несоответствия>____________________________________________________

Краткое описание несоответствия: <кратко сформулировать несоответствие, связанного с невыполнением указанного в предыдущем пункте требования>_____________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

Аудитор ___________ “___” __________ 200_ г.

(подпись)

Планируемые действия для устранения несоответствия: _________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________

Отметка о выполнении:

______________________________

______________________________

Мнение аудиторской группы о причинах несоответствия

Причина несоответствия: < кратко сформулировать предполагаемую причину несоответствия>________________

______________________________________________________________________________________________________

Объективные данные, подтверждающие причину несоответствия: <Дать информацию или ссылку на нее, подтверждающую причину несоответствия. В случае отсутствия такой информации процедура корректирующих/предупреждающих действий инициируется в обязательном порядке >_________________________

_____________________________________________________________________________________________________

Аудитор ___________ “___” __________ 200_ г.

(подпись)

Реализация процедуры корректирующих/предупреждающих действий целесообразна?

ДА

НЕТ

Руководитель проверяемого подразделения: _______________ “___” ________ 200_ г.

(подпись)

План корректирующих/предупреждающих действий

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель подразделения________________

«____»____________200_ г.

№ п/п

Корректирующие/предупреждающие действия

Ответственный исполнитель

Сроки исполнения

Отметка о выполнении

Разработчик: _____________________/Расшифровка подписи/

Анализ предпринятых корректирующих/предупреждающих действий:

<Проанализировать насколько результативными оказались предпринятые корректирующие (предупреждающие) действия. При отрицательной оценке результативности корректирующих (предупреждающих) действий указывается на необходимость пересмотра принятого плана. В этом случае составляется новый план на отдельном листе> _______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

Руководитель подразделения ________________ “___” __________ 200_ г.

(подпись)

Оценка корректирующего/предупреждающего действия: Удовлетворительно /Неудовлетворительно

(ненужное зачеркнуть):

Аудитор ________________ “___” __________ 200_ г.

(подпись)

Форма «Ф - Состав отчета по аудиту»

(обязательное)

Содержание отчета по аудиту

1. План аудита, включающий его цели, критерии и область

2. Свидетельства аудита, зафиксированные в чек-листах

3. Несоответствия аудита и планируемые по ним последующие действия

5. заключение по аудиту (с подтверждением достижения установленных целей, с указанием областей, не охваченных аудитом, но установленных в плане. Неразрешенные проблемы между группой по аудиту и проверяемым подразделением).

6. Описание любых препятствий при проведении аудита.

7. рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями аудита.

8. сообщения о правах собственности и, если необходимо, о конфиденциальности сведений.

9. список рассылки отчета по аудиту.

Представитель руководства УлГУ

по системе менеджмента качества

Приложение 8.4 СТО «СТО-Управление несоответствиями. Корректирующие и предупреждающие действия»

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№

редакции

документа

Описание изменений

Автор

Дата

вступления

в действие

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.. 4

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, СОКРАЩЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ.. 4

3.1. Основные термины... 4

3.2. Сокращения.. 5

3.3. Обозначения.. 5

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.. 5

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА.. 7

5.1. Общие положения.. 7

5.2. Обнаружение несоответствующей продукции (несоответствий процессов) 7

5.3. Идентификация несоответствующей продукции (несоответствий процессов) в Университете.. 7

5.4. Анализ и оценка несоответствий. Разработка и выполнение корректирующих действий. 9

5.5. Разработка и выполнение предупреждающих действий.. 11

5.6. Работа с отдельными видами несоответствий.. 11

5.7. Проверки и контроль. 12

5.8. Ресурсы... 12

5.9. Схема процесса управления несоответствиями.. 13

6. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ.. 14

7. Перечень записей.. 14

8. РАССЫЛКА.. 14

9. ХРАНЕНИЕ.. 14

10. ПРИЛОЖЕНИЯ.. 14

10.1. Приложение 1. Форма журнала регистрации несоответствий.. 15

10.2. Приложение 2. Форма журнала учёта обращений студентов.. 15

10.3. Приложение 3. Форма отчёта о работе с несоответствием... 16

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящий Стандарт Организации (далее – СТО) регламентирует порядок:

· выявления, регистрации и анализа и устранения несоответствий процессов Университета, в том числе несоответствий, выявленных любым из сотрудников Университета в деятельности своего или иного подразделения;

· управления несоответствующей продукцией;

· разработки и проведение корректирующих и предупреждающих действий, связанных с обнаруженными несоответствиями.

1.2 Управление несоответствующей продукцией осуществляется с целью:

· защиты потребителя от непреднамеренной поставки результатов образовательной и научной деятельности университета, не отвечающих требованиям ГОС ВПО и потребителей;

· уменьшения избыточных расходов, связанных с доработкой или заменой результатов образовательной и научной деятельности университета;

· своевременного совершения действий, направленных на устранение причин потенциального или существующего несоответствия установленным требованиям.

1.3 СТО утверждается Ученым советом Университета, который определяет дату вступления документа в силу.

1.4 Данный СТО разработан рабочей группой в составе: , ,

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

2.1. СТО распространяется на все структурные подразделения и все направления деятельности Университета. Требования данного документа обязательны для всех должностных лиц и сотрудников Университета.

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, СОКРАЩЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ

3.1. Основные термины

В настоящем СТО используются следующие термины:

Анализ – деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей

Верификация – подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены;

Записи по качеству ‑ документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, оформленные документально в бумажном или в электронном виде;

Идентификация ‑ отождествление, установление соответствия, совпадения;

Контроль ‑ процедура оценивания соответствия путем наблюдения и суждений, сопровождаемых соответствующими измерениями, испытаниями;

Коррекция ‑ действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия;

Корректирующее действие ‑ действие, предпринятое для устранения причин существующего несоответствия, дефекта или другой обнаруженной нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их повторное возникновение;

Образовательная программа ‑ документ (или комплект документов), определяющий содержание образования определенного уровня и направленности, направленный на решение задач последовательного повышения профессионального и общеобразовательного уровней, подготовку специалистов соответствующей квалификации;

Предупреждающее действие ‑ действие, предпринятое для устранения причин потенциального несоответствия, дефекта или другой нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их возникновение;

Потребитель – организация или лицо, получающее продукцию или услуги организации-поставщика (Университета);

Продукция Университета ‑ результат процессов образовательной и научной деятельности (см. п.5.3.1. настоящего СТО);

Процесс ‑ совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы;

Несоответствие ‑ невыполнение установленного требования стандартов серии ИСО 9000, внутренних и внешних нормативных документов;

Система качества ‑ система менеджмента для руководства и управления организацией в отношении качества;

Стандарт организации ‑ документ системы качества, нормативный документ, разработанный в развитие Руководства по качеству, устанавливающий порядок действий, который должен быть обеспечен для описания какого-либо процесса;

Университет – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ульяновский государственный университет (УлГУ).

3.2. Сокращения

В настоящем СТО используются следующие сокращения:

ВАК РФ

‑ Высшая аттестационная комиссия Российской Федерации

ГОС ВПО

‑ Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования

КД

‑ Корректирующее действие

МС

‑ Международный стандарт

НИР

‑ Научно-исследовательские работы

НИОКР

‑ Научно-исследовательские и опытно конструкторские работы

ПД

‑ Предупреждающее действие

СТО

‑ Стандарт организации

СК

‑ Система качества

УНИ

‑Управление научных исследований

УМУ

‑ Учебно-методическое управление

ЦМК

‑ Центр менеджмента качества

3.3. Обозначения

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Ректор несет ответственность за:

· утверждение настоящего стандарта и изменения к нему;

· выделение необходимых ресурсов;

· принятие решения по несоответствиям, требующим его участия.

4.2. Проректор по учебной работе несет ответственность:

· за верификацию компетентности выпускников.

4.3. Начальник управления научных исследований:

· за верификацию результатов НИР и НИОКР.

4.4. Первый проректор несёт ответственность за:

· соответствие образовательных программ требованиям ГОС ВПО и потребителей;

· идентификацию и регистрацию несоответствий основных программ среднего и высшего профессионального образования и программ дополнительного образования Университета (учебных и рабочих планов, расписаний занятий и мероприятий текущего контроля и промежуточной аттестации студентов и слушателей, учебно-методических комплексов, учебных программ дисциплин).

4.5. Директора институтов (деканы факультетов), директора филиалов, директора колледжей и училищ несут ответственность за:

· соответствие уровня компетенций студентов требованиям ГОС ВПО и потребителей;

· идентификацию и регистрацию неуспевающих студентов;

· идентификацию и регистрацию несоответствующих основных образовательных программ и программ дополнительного образования, реализуемых в учебных подразделениях, руководимых ими.

4.6. Заведующие кафедрами несут ответственность за:

· соответствие профессорско-преподавательского состава кафедры требованиям, предъявляемым потребителями и Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки к кадровому обеспечению учебного процесса;

· идентификацию и регистрацию профессорско-преподавательского состава, имеющего несоответствующую компетентность;

· идентификацию и регистрацию аспирантов, не выполняющих планы обучения;

· идентификацию и регистрацию несоответствий научной работы аспирантов требованиям ВАК;

· соответствие уровня компетенций студентов по дисциплинам кафедры требованиям ГОС ВПО и потребителей;

· идентификацию и регистрацию неуспевающих студентов по учебным дисциплинам кафедры.

4.7. Научные руководители НИР и НИОКР несут ответственность за:

· соответствие результатов НИР и НИОКР установленным требованиям;

· идентификацию и регистрацию причин появления несоответствий результатов НИР и НИОКР установленным требованиям и их анализ.

4.8. Научные руководители и консультанты аспирантов, соискателей и докторантов несут ответственность за:

· идентификацию несоответствий при подготовке кадров высшей квалификации и их анализ;

· исправление несоответствий в работе аспирантов, соискателей и докторантов.

4.9. Начальник отдела аспирантуры и докторантуры несет ответственность за:

· за верификацию компетентности аспирантов и докторантов;

· выявление несоответствий в подготовке аспирантов, докторантов и соискателей требованиям внешних и внутренних нормативных документов регламентирующих подготовку научно-педагогических кадров.

4.10. Владельцы вспомогательных процессов несут ответственность за выявление, регистрацию и устранение несоответствий, связанных с обеспечением научного и образовательного процессов.

4.11. Владелец процесса, в котором обнаружено несоответствие, несет ответственность за определение несоответствий, разработку, выполнение и проверку мероприятий по устранению несоответствия (см. п. п. 5.9).

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

5.1. Общие положения

Работа по выявлению несоответствующей продукции организуется лицами, указанными в п.4. СТО, в процессе образовательной и научной деятельности с целью последующего анализа несоответствий, их коррекции и выполнения корректирующих и предупреждающих действий.

Записи о характере несоответствий и любых последующих предпринятых действиях, включая полученные разрешения на отклонения, должны поддерживаться в рабочем состоянии.

После исправления несоответствующая продукция должна быть подвергнута повторной верификации для демонстрации соответствия требованиям.

Процесс управления несоответствующей продукцией осуществляется в порядке, изложенном в п.5.2.-5.4. настоящего СТО.

В таком же порядке происходит управление несоответствиями процессов.

Графическое описание процедуры приведено в разделе 5.9 настоящего СТО.

5.2. Обнаружение несоответствующей продукции (несоответствий процессов)

Несоответствующая продукция (несоответствие процессов) в Университете может быть определена:

· по результатам анализа данных о процессах и продукции, а также выявленным тенденциям этих данных;

· по результатам внешних и внутренних аудитов системы;

· по результатам мониторинга;

· по рекламациям от потребителей и заказчиков;

· по результатам оценки удовлетворенности заинтересованных сторон.

Несоответствия в Университете выявляются:

· непосредственными исполнителями работ;

· руководителями структурных подразделений;

· специалистами Университета при проведении проверок;

· потребителями;

· аудиторами.

Порядок регистрации, анализ, устранение и предотвращение выявленных несоответствий при внутреннем аудите определён в СТО «Внутренние аудиты».

Порядок управления несоответствиями по результатам анализа данных о процессах и продукции определён в СТО «Анализ СК со стороны руководства».

5.3. Идентификация несоответствующей продукции (несоответствий процессов) в Университете

В таблице 1 приведены основные виды несоответствующей продукции в университете.

Таблица 1 Виды несоответствующей продукции в образовательном учреждении

Продукция Университета

Несоответствия

1. Результаты всех видов образовательной деятельности (основные образовательные программы, программы дополнительного образования) – выпускники, обладающие компетенциями, соответствующими требованиям ГОС ВПО и потребителей.

1.1. Несоответствие компетенций выпускников требованиям ГОС ВПО и потребителей.

2. Кадры высшей квалификации – кандидаты и доктора наук, обладающие компетенциями, соответствующие требованиям ВАК РФ и потребителей.

2.1. Несоответствие компетенций кадров высшей квалификации требованиям ВАК РФ и потребителей.

3. Результаты научной и инновационной деятельности – научная и научно-техническая продукция.

3.1. Несоответствие результатов научной и инновационной деятельности требованиям потребителей.

4. Результаты проектирования образовательных программ – учебные планы, рабочие программы, учебно-методические комплексы.

4.1. Несоответствие учебных планов, рабочих программ и учебно-методические комплексов требованиям Университета, ГОС ВПО и потребителей.

Из за большого объема эта статья размещена на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

3.1. Основные термины

3.2. Сокращения

3.3. Обозначения

5.1. Общие положения

5.2. Порядок проведения внутренних аудитов

5.3. Виды внутреннего аудита

5.4. Управление записями при проведении внутренних аудитов

5.5. Полномочия, обязанности, требования и ответственность внутренних аудиторов

5.6. Пояснение к графическому описанию

6.1. Внешние нормативные документы

6.2. Внутренние действующие документы

Чек-лист

Содержание отчета по аудиту

Домашний очаг

Справочная информация

Техника

Общество

Образование и наука

Мир

Бизнес и финансы

БЖД	‑ Безопасность жизнедеятельности;
СК	‑ Система качества;
СТО	‑ Стандарт организации;
КД	‑ Корректирующее действие;
ПД	‑ Предупреждающее действие;
ЦМК	‑ Центр менеджмента качества;
ДЦМК	- Директор центра менеджмента качества

Наименование работ, мероприятий	*Подразделение (должностное лицо)*
*Ректор*	*ДЦМК*	Руководитель аудиторской группы	*Руководители* *подразделений*	*Аудиторы*
1	2	3	4	5	6
Составление «Программы внутренних аудитов» и назначение руководителя аудиторской группы	О	У	И	И	И
Разработка «Плана внутреннего аудита»		У	О	И	И
Информирование проверяемых подразделений		У	О		У
Обеспечение аудиторов необходимыми документами		У	О
Составление отчета по аудиту	И	У	О	И	У
Хранение документов по аудиту		О

*Объект проверки*	*Сроки проверки* *начало/ окончание* *(даты)*	*Ф. И.О. ответственного* *за проведение* *аудита*
*Структурное* *подразделение*	*Проверяемые* *процессы СК*
1	2	3	4

*Критерии* *аудита*	*Объем аудита*	*Период* *проведения* *повторного* *аудита*	*Аудиторы*	*Представители проверяемых подразделений*
*Область аудита* *(деятельность/* *процесс/* *подразделение)*	*Время проведения аудита*

*Область аудита (деятельность/процесс/подразделение)*
*Аудитор:*

*Вопросы*	*Свидетельство аудита*

	Федеральное агентство по образованию Ульяновский государственный университет
ПРОТОКОЛ НЕСООТВЕТСТВИЯ №______
Подразделение:		Руководитель группы аудиторов (ФИО):
Аудитор (ФИО):		Руководитель подразделения (ФИО):
Данные о несоответствии
Критерий аудита: <дать ссылку на требование (положение стандарта, документа системы и т. д.), нарушение которого привело к появлению данного несоответствия>____________________________________________________
Краткое описание несоответствия: <кратко сформулировать несоответствие, связанного с невыполнением указанного в предыдущем пункте требования>_____________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ Аудитор ___________ “___” __________ 200_ г. (подпись)
Планируемые действия для устранения несоответствия: _________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________	Отметка о выполнении: ______________________________ ______________________________
Мнение аудиторской группы о причинах несоответствия
Причина несоответствия: < кратко сформулировать предполагаемую причину несоответствия>________________ ______________________________________________________________________________________________________
Объективные данные, подтверждающие причину несоответствия: <Дать информацию или ссылку на нее, подтверждающую причину несоответствия. В случае отсутствия такой информации процедура корректирующих/предупреждающих действий инициируется в обязательном порядке >_________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Аудитор ___________ “___” __________ 200_ г. (подпись)
Реализация процедуры корректирующих/предупреждающих действий целесообразна?
ДА		*НЕТ*
Руководитель проверяемого подразделения: _______________ “___” ________ 200_ г. (подпись)
План корректирующих/предупреждающих действий	УТВЕРЖДАЮ Руководитель подразделения________________ «____»____________200_ г.
№ п/п	Корректирующие/предупреждающие действия	Ответственный исполнитель	Сроки исполнения	Отметка о выполнении


Разработчик: _____________________/Расшифровка подписи/
Анализ предпринятых корректирующих/предупреждающих действий:
<Проанализировать насколько результативными оказались предпринятые корректирующие (предупреждающие) действия. При отрицательной оценке результативности корректирующих (предупреждающих) действий указывается на необходимость пересмотра принятого плана. В этом случае составляется новый план на отдельном листе> _______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ Руководитель подразделения ________________ “___” __________ 200_ г. (подпись)
Оценка корректирующего/предупреждающего действия: Удовлетворительно /Неудовлетворительно (ненужное зачеркнуть): Аудитор ________________ “___” __________ 200_ г. (подпись)

ВАК РФ	‑ Высшая аттестационная комиссия Российской Федерации
ГОС ВПО	‑ Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования
КД	‑ Корректирующее действие
МС	‑ Международный стандарт
НИР	‑ Научно-исследовательские работы
НИОКР	‑ Научно-исследовательские и опытно конструкторские работы
ПД	‑ Предупреждающее действие
СТО	‑ Стандарт организации
СК	‑ Система качества
УНИ	‑Управление научных исследований
УМУ	‑ Учебно-методическое управление
ЦМК	‑ Центр менеджмента качества

Продукция Университета	Несоответствия
1. Результаты всех видов образовательной деятельности (основные образовательные программы, программы дополнительного образования) – выпускники, обладающие компетенциями, соответствующими требованиям ГОС ВПО и потребителей.	1.1. Несоответствие компетенций выпускников требованиям ГОС ВПО и потребителей.
2. Кадры высшей квалификации – кандидаты и доктора наук, обладающие компетенциями, соответствующие требованиям ВАК РФ и потребителей.	2.1. Несоответствие компетенций кадров высшей квалификации требованиям ВАК РФ и потребителей.
3. Результаты научной и инновационной деятельности – научная и научно-техническая продукция.	3.1. Несоответствие результатов научной и инновационной деятельности требованиям потребителей.
4. Результаты проектирования образовательных программ – учебные планы, рабочие программы, учебно-методические комплексы.	4.1. Несоответствие учебных планов, рабочих программ и учебно-методические комплексов требованиям Университета, ГОС ВПО и потребителей.