Система управления предприятием БЭСТ-5, Руководство пользователя (стр. 11 )

Приложение Бюджетирование, входящее в состав системы БЭСТ-5, обеспечивает выполнение следующих функций:

Ø  Разработка бюджета (финансового плана) предприятия;

Ø  Расчет операционных и финансовых бюджетов;

Ø  Контроль исполнения бюджета: сравнительный анализ плановых и фактических показателей.

Бюджет характеризуется названием, периодом, на который он составляется (заданным в виде начальной и конечной дат), а также рядом других реквизитов. Бюджет может иметь несколько вариантов: как правило, при бюджетировании принято разрабатывать оптимистический, пессимистический и оптимальный варианты бюджета. Для каждого варианта могут существовать различные плановые показатели, однако структура всех вариантов полностью идентична. К числу основных информационных характеристик бюджета также относится набор параметров. Это различные данные, влияющие на бюджет, но которые в силу своих особенностей либо изначально не могут управляться, либо почти не управляются менеджментом предприятия. Примерами подобных параметров являются курсы валют, сроки оплаты и отгрузки товаров и пр. Параметры бюджета также можно рассматривать как исходные данные.

Соответственно, бюджет (финансовый план) состоит из нескольких элементов. Во-первых, это карточка плана с основными идентификаторами плана. Во-вторых, это набор параметров финансового характера, которые являются его исходными данными. В-третьих, это набор операционных и финансовых бюджетов. Все эти элементы являются обязательными. В качестве необязательных элементов могут выступать таблица индикаторов бюджета и отчеты для контроля его исполнения.

Сам процесс бюджетирования в системе БЭСТ-5 включает в себя три этапа:

Этап 1. Разработка проекта бюджета

Данный этап подразумевает выполнение следующих действий:

Ø  Создается карточка финансового плана (бюджета);

Ø  Формируется набор параметров бюджета;

Ø  Разрабатывается структура плана (шаблоны расчетных таблиц);

Ø  Формируется набор показателей бюджета;

Ø  Ввод шаблонов отчетов для контроля выполнения бюджета.

Этап 2. Собственно бюджетирование

На этом этапе осуществляются:

Ø  Выбор необходимого варианта финансового плана;

Ø  Ввод исходных данных;

Ø  Расчет операционных бюджетов;

Ø  Расчет финансовых бюджетов;

Ø  Расчет плановых показателей.

Этап 3. Контроль исполнения бюджета

В рамках данного этапа:

Ø  Формируются отчеты по фактическим значениям показателей;

Ø  Сравниваются значения плановых и фактических показателей.

Действия, выполняемые на этих этапах, реализуются при помощи ряда функциональных режимов. Рассмотрим их состав и назначение.

Бюджетные периоды

Для финансового плана (бюджета) указываются тип периода планирования и горизонт планирования. В текущей версии типом периода планирования является месяц. После определения типа периода планирования для бюджета устанавливают горизонт планирования. Горизонт планирования определяется числом входящих в него периодов. Так, если горизонт планирования равен 3, это значит, что планирование ведется на 3 месяца вперед, т. е. применительно к данному случаю горизонтом планирования является квартал. Вообще, горизонт планирования может составлять от 1 до 12 периодов. Разрабатывая конкретный бюджет, вначале следует указать исходную(базовую) точку для планирования. Поскольку в текущей версии этим периодом является месяц, то нужно указать первую дату месяца, с которого начнется планирование. После этого система автоматически определит границы планового периода.

2

Другие ограничения, которые накладывает текущая версия системы БЭСТ-5 на процесс бюджетирования – это формирование всех документов исключительно в одной валюте (а именно, в валюте учета), а также использование в качестве исходных данных только данных финансового характера.

Настройка и сервис

Режимы, объединенные в данной папке, предназначены для выполнения первого этапа бюджетирования, т. е разработки проекта бюджета:

Ø  Начальная настройка. В этом режиме создается регистрационная карточка финансового плана (бюджета). Карточка содержит основные параметры бюджетирования в рамках данного плана (период и горизонт планирования, валюта и др.). При создании карточки (если это необходимо) также разрабатывается список вариантов бюджета. Хранение данного списка осуществляется в справочнике Варианты бюджета;

Ø  Параметры бюджета. Здесь формируется список параметров бюджета, рассматриваемых как независимые исходные данные. Параметры представляют собой числовые константы, которые могут использоваться в формулах для расчета показателей бюджета. Значение константы устанавливается для каждого периода бюджетирования. Наличие и применение параметров не обязательно;

Ø  Шаблоны бюджетов. В данном режиме формируются структура будущего финансового плана, совокупность входящих в него бюджетных таблиц. Именно здесь «подключаются» операционные, финансовые и специальные бюджеты, относящиеся к данному финансовому плану. Этап построения шаблонов бюджетов является обязательным;

Ø  Шаблоны отчетов. В этом режиме создаются шаблоны отчетов, которые используются для контроля фактических значений показателей бюджета (план-фактного анализа). Данный этап настройки не обязателен;

Ø  Реестр показателей. Режим обеспечивает формирование показателей (финансовых коэффициентов) бюджета с целью контроля его качества, а также показателей, характеризующих выполнение бюджета. Примеры таких показателей – коэффициент рентабельности продаж, коэффициент отдачи на вложенный капитал и др. Все показатели сводятся в специальную финансовую таблицу, шаблон которой и формируется в данном режиме. Этот режим имеет вспомогательное значение, и его применение не является обязательным.

Следующие три режима относятся ко второму этапу, т. е. именно к самому бюджетированию.

Исходные параметры

Данный режим относится ко второму этапу бюджетирования и используется для ввода значений исходных параметров, предварительно описанных в режиме Настройка и сервис àПараметры бюджета.

Бюджетные таблицы

В этом режиме пользователь входит в реестр ранее сформированных шаблонов бюджетов. Здесь Вам потребуется ввести необходимые данные в каждый бюджет и выполнить расчет. У бюджетов, которые уже были рассчитаны, в реестре указаны дата и время расчета, а также имена менеджеров, ответственных за их подготовку. Работая с выбранным бюджетом, Вы можете обратиться к его шаблону, при необходимости внести в него изменения и вновь вернуться ко вводу данных. Вызов шаблона осуществляется нажатием одноименной кнопки. Для выполнения расчета показателей бюджета следует воспользоваться кнопкой «Расчет».

2

Ввод данных в этих двух режимах осуществляется в рамках соответствующего бюджетного периода и выбранного варианта бюджета.

Показатели бюджета

Здесь отображаются финансовые коэффициенты, вычисленные на основе бюджетов. Имеющаяся кнопка «Шаблон» позволяет обратиться к карточке шаблона, настроенной в режиме Настройка и сервис à Реестр показателей. Для расчета показателей служит кнопка «Расчет».

Исполнение бюджета

Контроль исполнения бюджета (т. е. третий заключительный этап бюджетирования) выполняется с помощью набора отчетов, которые сравнивают плановые и фактические значения показателей и вычисляют их отклонения. Все эти отчеты строятся на основе финансовых таблиц особого рода. Количество этих отчетов не ограничено. В данном режиме также предусмотрено обращение к исходным шаблонам, а расчет показателей также выполняется нажатием кнопки «Расчет».

9.2.  Группа «Торговля»

Приложения, входящие в группу ТОРГОВЛЯ, решают задачи учета товарно-материальных запасов (товаров и готовой продукции), а также приобретения/реализации работ и услуг. Группа приложений ТОРГОВЛЯ позволяет полностью контролировать весь логистический цикл предприятия, начиная от оформления сделок закупки и кончая управлением продажами. Группа приложений ТОРГОВЛЯ располагает развитыми средства контроля договорных обязательств, что обеспечивает эффективное взаимодействие с поставщиками и покупателями. В приложениях поддерживается оперативный, бухгалтерский и налоговый учет операций.

Группа ТОРГОВЛЯ включает в себя следующие приложения:

Ø  Продажи. Клиенты

Ø  Товары. Продукция

Ø  Закупки. Поставщики

Ø  КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ

Ø  Торговый зал

Ø  Мобильная торговля

Рассмотрим каждое из них более подробно.

9.2.1.  Продажи. Клиенты

Продажи – основной источник доходов практически каждого предприятия. Поэтому в системе БЭСТ-5 всегда уделялось и уделяется пристальное внимание вопросам учета, контроля и анализа торговли товарами, готовой продукцией, реализации работ и услуг.

Круг задач, связанных с управлением сбытом, решается в приложении Продажи. Клиенты, в котором реализованы следующие функции:

Ø  Ведение договоров с покупателями на продажу товаров, выполнение работ/оказание услуг;

Ø  Учет заказов покупателей на товары и продукцию;

Ø  Учет заказов покупателей на выполнение работ и оказание услуг;

Ø  Ведение сводных заказов для многоэтапных сделок;

Ø  Регистрация актов на выполненные работы при реализации работ и услуг;

Ø  Выписка счетов на оплату, оформление накладных и других товарно-сопроводительных документов;

Ø  Ведение прайс-листов;

Ø  Управление отпускными ценами, скидками и надбавками;

Ø  Подготовка широкого спектра оперативных отчетов по продажам в различных аналитических срезах (по датам, периодам, видам, группам и свойствам товаров, покупателям и группам покупателей, операциям, заказам, регионам, менеджерам и пр.)

Система поддерживает различные схемы торговых операций и расчетов с клиентами. В БЭСТ-5 ведутся учет обычных следок купли-продажи (как с предоплатой, так и отсрочкой оплаты), бартерных операций и взаимозачетов.

Развитые средства управления ценообразованием (дифференцированное назначение цен и скидок в зависимости от объема покупки, категории покупателя и т. д.) позволяют проводить гибкую ценовую политику, нацеленную на сохранение и приумножение клиентской базы предприятия пользователя. В качестве покупателей могут выступать как юридические, так и физические лица.

Договоры продажи

Сделки продажи, подразумевающие серии поставок в течение длительного периода времени и/или имеющие ряд обособленных друг от друга этапов, для которых характерны большие объемы поставок и сложные схемы расчетов, оформляются договорами. В рамках учета договоров решаются такие задачи, как:

Ø  Ведение картотеки договоров продажи;

Ø  Ведение многоэтапных договоров;

Ø  Контроль исполнения договоров по срокам, этапам, объемам обязательств;

Ø  Расчет штрафных санкций;

Ø  Формирование отчетов об исполнении договорных обязательств.

Рисунок 9‑19 Картотека договоров

Ведение договоров с покупателями осуществляется в режиме Договоры продажи. Договоры продажи подразделяются на категории. Под категорией понимается группа однотипных договоров с одинаковым реквизитным составом. Так, например, среди договоров продажи можно выделить категории собственно договоров продажи и договоров поставки. Настройка категорий договоров выполняется в одноименном справочнике, расположенном в режиме Настройка, справочники à Справочники à Справочники в договорах à Категории договоров. Для каждой категории определяется собственный состав дополнительных реквизитов, создаваемых по усмотрению пользователя.

В свою очередь, категории делятся по видам договоров. Виды договоров используются для организации нумерации, управления печатными формами и т. д. Настройку видов договоров осуществляют в режиме Настройка, справочники à Справочники à Справочники в договорах à Виды договоров. Например, среди категории договоров продажи можно выделить два вида договоров: дилерский и дистрибьюторский.

Режим Договоры продажи представляет собой картотеку договоров (Рисунок 9‑19), заключенных с клиентами предприятия-пользователя. Именно здесь Вы можете получить оперативную информацию о том, с кем и когда были оформлены те или иные договоры; каковы их условия, как они выполняются и какова текущая сумма задолженности по договорным обязательствам. При входе в режим на экране отображается реестр договоров выбранной категории.

В картотеке договоров отображается наиболее важная, и в том числе изменяющаяся по мере выполнения различных хозяйственных операций, информация о договоре: его регистрационный и юридический номера, дата, контрагент, сумма и валюта ее исчисления, а также текущий статус договора. В нижней части картотеки выводятся некоторые дополнительные сведения о договоре, на который указывает курсор, а также текущие данные о картине расчетов по этому договору.

Ввод и изменение данных по договору выполняются в специальной форме – карточке договора. Карточка договора (Рисунок 9‑20) состоит из заголовочной и табличной частей. В заголовочной части содержатся общие сведения о заключаемом договоре – дата регистрации, вид, регистрационный и юридический номера, контрагент, сумма, содержание, ответственный менеджер, вид и размер финансовых санкций за ненадлежащее исполнение договорных обязательств, а также период в сутках (отсрочка) , после которого начинает действовать данный вид санкций. В заголовочной части также находится специальный параметр Договор без этапов, определяющий правила ввода данных в табличной части.

Если этот параметр включен (т. е. отмечен галочкой), это значит, что договор не имеет этапов. Иными словами, он является каким-либо рамочным соглашением, расчеты по которому ведутся в разрезе конкретных заказов. Поскольку этапы отсутствуют, табличная часть карточки договора будет недоступна.

Наоборот, включение этого параметра означает необходимость ввода операций по договору в табличную часть. Операции по договору, вводимые в его табличной части, делятся на два вида:

Ø  Этап договора. Под этапом понимается операция поставки материальных ценностей, выполнения работ/оказания услуг. Для каждого этапа указывается его содержание, период выполнения и стоимость этапа;

Ø  Оплата договора – т. е. внесение платежа за поставляемые материальные ценности, работы, услуги. Если по договору предусмотрен особый характер оплаты, то в договоре может быть описан и план платежей.

Под перечнем операций отображаются итоговые суммы этапов и поставок по договору – согласно плановым и фактическим данным. По договору также можно ввести произвольное описание/комментарий, реквизиты компании, с которой он заключается, а также произвольный набор дополнительных реквизитов.

Отметим, что карточка договора используется не только для ввода информации о договоре, но и для контроля его исполнения в разрезе этапов и плановых платежей. Поэтому табличная часть карточки договора также имеет альтернативные варианты представления:

Рисунок 9‑20 Карточка договора

Ø  План-фактный анализ. В этом случае по каждой операции отображаются плановая и фактическая суммы, а также процент отклонения фактических данных от плановых;

Ø  Документы по договору. В этом случае выводится перечень документов, оформляющих выполнение операций по данному договору и влияющих на картину расчетов по обязательствам. В нижней части этой формы расположена кнопка «Применить». Она действует, если курсор установлен на строке с одним из документов. С помощью этой кнопки операцию, оформленную данным документом, можно «перепривязать» к другому этапу договора.

Переключение между всеми перечисленными формами отображения осуществляется с помощью комбинации клавиш <Alt+T> или же кнопки «Операции» (пункт меню Изменить вид).

Зарегистрированный договор может находиться в одном из трех состояний (статусов). Для управления статусом применяется комбинация клавиш <Ctrl+S> или команда Изменить статус, вызываемая нажатием кнопки «Операции». Статус Проект устанавливается в момент регистрации договора. Договор, находящийся в этом состоянии, не влияет на картину движения финансовых и материальных потоков, и, соответственно, на картину расчетов по обязательствам. Это фактически черновой, проектный вариант документа, который не отображается в других наборах данных системы. На данной стадии допускается любое изменение содержания договора, а его дата может быть не определена.

Статус Действует подразумевает реальную работу по выполнению договора. Перевод договора в данное состояние осуществляется по решению пользователя. В этом случае должна быть указана дата договора, а корректировка его содержания запрещается.

Контроль исполнения договорных обязательств осуществляется на основании данных платежных и отгрузочных документов – как по договору в целом, так и на уровне отдельно взятых этапов. При равенстве сумм всех оплат и отгрузок договор считается выполненным.

Как из картотеки, так и из карточки договора можно получить разнообразную информацию о выполнении договорных обязательств. Так, при нажатии в картотеке кнопки «Справки» выдается меню, предоставляющее справки о расчетах по выбранному договору, расчеты по этапам договора, список заказов, относящихся к данному договору, а также перечень платежных и отгрузочных документов, сформированных на основании этого договора. В карточке договора доступна кнопка «Баланс», позволяющая получать справки о состоянии расчетов по договору, если он является объектом расчетов с партнером.

Для расчетов по договорам используются стандартные средства приложения Расчеты с партнерами. При регистрации договора с партнером, расчеты с которым проводятся в разрезе договоров, как только договор переводится в состояние Действует, создаются Карточка расчетов с партнером (если она не была сформирована ранее) и Карточка расчетов по договору. При вводе первичных документов, влияющих на состояние расчетов с этим партнером и на расчеты по этому договору, вносится соответствующая запись в Регистр расчетов. Далее на основании сведений, отраженных в Регистре расчетов и Карточке расчетов, контролируется состояние расчетов по договору.

2

Если расчеты с партнером выполняются в рамках этапов договоров, система просит указать соответствующую операцию договора, к которой относится данный первичный документ. Другими словами, фактические данные, оформленные в виде платежных документов и документов поставки, «разносятся» по плановым операциям.

После окончания работ по договору его можно перевести в состояние Закрыт. Этот перевод также выполняется по усмотрению пользователя. При закрытии система проверяет баланс расчетов по договору. Если баланс расчетов равен нулю, договор закрывается. Любые изменения в содержании договора и ссылки на него запрещаются, а Карточка расчетов, соответствующая данному договору, становится недоступной. Если баланс расчетов по договору отличен от нуля, его закрытие невозможно. При необходимости закрытый договор может быть переведен в состояние Действует. Наконец, из состояния Действует договор можно вернуть в состояние Проект – при условии, что по нему не было операций.

Заказы и их обработка

Для оформления краткосрочных сделок продажи ТМЦ, в рамках которых планируются, как правило, разовые поставки, применяются документы, называемые заказами. В системе БЭСТ-5 выделяется два типа заказов:

Ø  Заявки на продажу. Ведение заявок на продажу осуществляется в одноименном функциональном режиме. Заявка на продажу – это извещение от покупателя о том, что он желает сделать покупку в указанных ассортименте, количестве и в названные им сроки. Таким образом, заявка рассматривается как предварительный, неакцептованный заказ клиента – т. е. как начальный этап работы по сделке. Заявка может быть введена вручную или импортирована из текстового файла;

Ø  Заказы продажи. Документ, предназначенный для планирования и контроля обязательств по сделке (Рисунок 9‑21). По сути, заказы продажи соответствуют простым видам договоров, выполняемым в один этап. Заказы продажи ведутся в одноименном функциональном режиме. В заказе продажи может быть указана ссылка на соответствующий договор продажи. Заказ продажи можно ввести вручную или перенести из реестра заявок на продажу – после ее акцепта.

Рисунок 9‑21 Заказ продажи

На основании заказов может быть выписан счет на оплату. По одному и тому же заказу можно вывести на печать несколько счетов на оплату, формы которых генерируются по усмотрению пользователя. Далее, по выставленным счетам покупатель оплачивает ТМЦ, работы или услуги – либо наличными, либо через банковский счет. При соответствующей настройке, выполненной в приложении Расчеты с партнерами, счет на оплату может выступать в роли объекта расчетов (т. е. по нему будет отслеживаться баланс платежей и отгрузок при учете взаиморасчетов с партнером).

Система БЭСТ-5 располагает развитыми средствами учета сроков оплаты и поставки. Данные сроки могут рассчитываться по формулам, настроенным пользователем. Формула задает временной интервал, который отсчитывается относительно некоторой условной даты. Сроки могут устанавливаться различными способами: на уровне группы расчетов, к которой относится та или иная совокупность клиентов (т. е. в рамках настройки приложения Расчеты с партнерами) или для отдельно взятого покупателя (т. е. соответствующей карточке из Картотеки партнеров).

В роли источников данных о товарах и ценах при оформлении заявок, заказов и подготовке счетов на оплату выступают прайс-листы. Отпускные цены в прайс-листах могут быть указаны в любых денежных единицах. Пересчет цен в национальную валюту производится автоматически – по курсу, указанному пользователем. Коммерческий курс, применяемый для расчета цен в прайс-листах, может как соответствовать курсу ЦБ РФ, так и устанавливаться в произвольном порядке. При этом Вы можете настроить свои алгоритмы расчета отпускных цен.

Заказ продажи также является основанием для отгрузки ТМЦ со склада. Формирование расходной накладной на основании заказа продажи выполняется двумя способами:

Ø  В приложении Товары. Продукция. В режиме оформления расходной накладной, при установке курсора в поле Заказ, система выдает список заказов, готовых к отгрузке, из которого следует выбрать необходимый документ-основание. Данные из выбранного заказа (включая строки товарной спецификации) будут автоматически перенесены в накладную. Возможность использования информации из заказов при формировании накладных обеспечивается за счет соответствующей настройки параметров приложения Товары. Продукция;

Ø  В приложении ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ – в режиме работы с заказом. Для этого, при работе с окном, где находятся строки заказа, следует воспользоваться комбинацией клавиш <Alt+O> или кнопкой «Накладная».

ТМЦ, указанные в заказе продажи, могут быть отгружены как полностью, так и частично. Если происходила частичная отгрузка товаров, то каждая последующая расходная накладная будет формироваться с учетом предыдущих отгрузок.

В процессе оформления заказа продажи система предусматривает одновременное резервирование указанных в нем ТМЦ. ТМЦ, зарезервированные на складе по оформленному заказу, становятся недоступными для распределения при обработке новых заказов. Иными словами, при оформлении каждого нового заказа количество свободного (т. е. доступного для продажи) товара на складе уменьшается на резервируемое количество – несмотря на то, что фактической отгрузки этой номенклатуры не было. Применять механизм резервирования или нет – решает сам пользователь. Если при обработке заказов продажи практикуется резервирование товарных позиций, то при начальной настройке параметров приложения Продажи. Клиенты указывается количество дней, предусмотренное для резервирования ТМЦ на складе. Резерв автоматически отменяется после отгрузки заказанных товаров со склада, а также при закрытии или аннулировании данного заказа.

Нередко предприятия оформляют сделки продажи, предметом которых являются ТМЦ, отсутствующие на данный момент на складе. Типичные примеры таких ситуаций – прием заказов на ТМЦ, ожидаемые в ближайших поставках, или организация эксклюзивных поставок товаров строго по заявкам конкретных клиентов. Такая возможность реализована и в БЭСТ-5. Эта задача решается с помощью параметра Использовать лимит?, значение которого устанавливается в режиме Настройка приложения àНастройка параметров. Если данный параметр принимает значение Нет, система разрешает выписку счетов без учета остатков на складе.

Заказ продажи, по которому либо были выполнены все операции, либо их выполнение отменяется/откладывается на неопределенный срок, может быть закрыт по усмотрению пользователя. После закрытия заказ переносится в реестр закрытых заказов, и, если по нему не производились отгрузки, его можно открыть повторно (т. е. восстановить в реестре открытых заказов продажи – вместе с восстановлением резервирования указанных в нем ТМЦ).

Сводные заказы

Система БЭСТ-5 позволяет отслеживать исполнение обязательств по сделкам продажи, состоящим из ряда этапов. Контроль исполнения обязательств осуществляется на уровне ассортимента поставки, объемов и цен. Как правило, подобные сделки оформляются договорами продажи. Для отражения предмета поставки (т. е.спецификации) такого договора используются сводный заказ.

Работа с данными документами ведется в режиме Сводные заказы. При входе в этот режим отображается список сводных заказов. Сводные заказы либо формируются на основании заключенных договоров продажи, либо вводятся вручную.

Основные особенности сводных заказов заключаются в следующем:

Ø  Сводный заказ содержит ссылку на соответствующий договор продажи;

Ø  Каждая строка спецификации сводного заказа содержит дату поставки;

Ø  В строке спецификации содержатся данные о количестве данной номенклатурной позиции в заказе, сформированных заказах на отгрузку и отгруженных товарах;

Ø  Сводные заказы не могут выступать основанием для формирования накладных или актов о выполнении работ/оказании услуг;

Ø  По сводным заказам не выполняется резервирование номенклатурных позиций на складах предприятия;

На основании сводного заказа создается заказ-этап. Заказ-этап представляет собой обычный заказ продажи. Он включает в себя совокупность номенклатурных позиций из сводного заказа, имеющих одну и ту же дату поставки. Заказ-этап полностью определяется сводным заказом и не может существовать или изменяться вне зависимости от сводного заказа. Во всех остальных отношениях заказы-этапы не отличаются от заказов продажи и хранятся в том же реестре, что и заказы продажи. Каждый заказ-этап содержит ссылку на соответствующий сводный заказ.

При формировании заказ-этапа пользователь должен указать дату поставки. Система просматривает сводный заказ и выявляет все неотгруженные позиции со сроком поставки, более ранним, чем указанная дата или совпадающим с нею.

Иными словами, в заказ-этапе будут отражены те товары, которые должны быть отгружены в указанный день, а также товары с более ранними сроками отгрузки, на которые еще не были оформлены другие заказ-этапы.

Контроль исполнения заказов по договорам и заказ-этапов осуществляется за счет сопоставления плановых данных, указанных в эти документах, с фактическими данными по отгрузкам.

Прайс-листы и управление ценообразованием

Управление прайс-листами осуществляется с помощью режимов, находящихся в папке Ведение прайс-листов. Система БЭСТ-5 позволяет вести один основной и произвольное количество дополнительных прайс-листов.

Список товаров, включаемых в прайс-лист (Рисунок 9‑22), может быть сформирован одним из двух способов:

Ø  На уровне номенклатурного справочника товаров и готовой продукции. При использовании этого способа каждая позиция прайс-листа однозначно соотносится с записью номенклатурного справочника – независимо от того, ведется ли учет товаров по партиям или нет;

Ø  На уровне партий ТМЦ. В этом случае каждая позиция прайс-листа соотносится с определенной партией поставки. Соответственно, для всех партий одного и того же товара могут быть назначены разные отпускные цены. Это значит, что при вводе заказа менеджер, помимо номенклатуры, должен точно указывать код партии;

Ø  По аналитикам. Одни и те же товары могут отличаться по какому-либо характеристическому признаку (размеры, материал, цвета и т. д.). Данные признаки в системе БЭСТ-5 называются аналитиками номенклатуры (Подробнее об этом см. п.9.2.2). Данный способ формирования прайс-листа означает формирование отпускных цен для каждой разновидности одного и того же товара.

Выбор видов ТМЦ, включаемых в прайс-лист, осуществляется в приложении Товары. Продукция. Однако пополнение прайс-листа возможно не только в приложении Товары. Продукция, но и непосредственно в режиме работы с прайс-листом.

При входе в Основной прайс-лист на экране отображается список товаров и готовой продукции, продаваемых на данный момент предприятием пользователя. Для каждой позиции указываются:

Ø  Остаток товара на складе (если прайс-лист сформирован по партиям, то остаток по каждой партии;

Ø  Лимит перезаказа;

Ø  Количество зарезервированного товара и текущий остаток (с учетом резерва),

Ø  Цены в рублях и в валюте.

Система БЭСТ-5 предусматривает различные способы назначения отпускных цен – как в «привязке» к учетной цене товаров на складе, так и в произвольном порядке. Выбор нужного варианта ценообразования осуществляется в режиме настройки параметров приложения Продажи. Клиенты.

Настраивать алгоритмы расчета отпускных цен можно как для прайс-листа в целом, так и для каждой группы и даже для каждой номенклатуры. При этом действует иерархический принцип: если для конкретной номенклатуры задан свой способ расчета цен, то используется именно он. Если этот способ не задан, то используется настройка для группы. Если настройка для группы не задана, используется настройка для всего прайс-листа.

&

В том случае, если алгоритм расчета отпускной цены определяется для товаров, учитываемых по партиям, он будет действовать для всех партий данной номенклатуры.

Система позволяет настраивать до 4 видов отпускных цен в основном прайс-листе. Другими словами, прайс-лист представляет собой «объединение» четырех одновременно используемых прайс-листов.

Кроме того, в папке Ведение прайс-листов также существует режим Дополнительный прайс-лист. С его помощью может быть создано любое количество прайс-листов, имеющих индивидуальную настройку.

Рисунок 9‑22 Прайс-лист

В системе БЭСТ-5 реализовано шесть гибких методов управления ценообразованием, которые могут применяться как независимо, так и в сочетании друг с другом. В их числе:

Ø  Управление по видам цен. Установка нескольких видов отпускных цен для одного и того же товара с указанием условий их применения;

Ø  Выбор вида цен по групповым шкалам. Выбор отпускной цены в зависимости от количества закупаемого товара по соответствующему прайс-листу. Данный метод используется совместно с предыдущим и определяет правила использования того или иного вида цен, исходя из количества приобретаемого клиентом товара.;

Ø  Расчет цен по групповым шкалам скидок. Заключается в вычислении отпускных цен исходя из количества приобретаемого товара. Количество товара, при продаже которого действует та или иная цена, указывается в виде интервала. Для каждой шкалы может быть указано до четырех таких интервалов. Далее, для каждого интервала настраивается алгоритм расчета отпускной цены. При этом за основу берется базовая цена прайс-листа. В отличие от предыдущего метода, здесь задействован только один прайс-лист – т. е. используется только одна отпускная цена;

Ø  Индивидуальные скидки/накидки. Для каждой позиции прайс-листа вводятся диапазоны количеств и скидки, распространяемые на эти диапазоны. Всего может быть установлено до 5 диапазонов скидок. Скидка устанавливается как некоторый процент от базовой цены;

Ø  Скидки/накидки для заказа или клиента. Начисление скидок/накидок в зависимости от суммы заказа или для определенных категорий клиентов;

Ø  Ручное управление ценами. В ситуациях, когда применение перечисленных методов по мнению пользователя считается нецелесообразным, цены товаров после формирования заказа могут быть пересчитаны или введены вручную – непосредственно в заказе. При этом цена, указанная в прайс-листе, используется в роли подсказки – как начальный ориентир.

При ведении прайс-листов, оформлении документов и контроле расчетов с партнерами важно рассчитать соответствующие косвенные налоги. Для этого в режиме Настройка приложения существует режим Калькуляция отпускной цены. В нем настраиваются модели калькуляции отпускных цен с вхождением/начислением НДС и т. д. Модели калькуляции отпускных цен являются общими для приложений Продажи. Клиенты и Товары. Продукция. Так, например, используя модели калькуляции, Вы можете вести прайс-лист в ценах без НДС, а при формировании заказов автоматически калькулировать суммы вместе с НДС.

Учет реализации работ, услуг

Оформление сделок, предметом которых является выполнение работ/оказание услуг, ведется на основе заказов. Заказы клиентов на выполнение работ/оказание услуг учитываются с помощью режима Заказы на работы и услуги, который находится в папке Работы и услуги.

Факты реализации работ и услуг оформляются соответствующими актами. Для формирования этих актов существует режим Акты на работы и услуги, расположенный в папке Работы и услуги.

Акты о выполнении работ/оказании услуг могут быть или введены непосредственно, или формироваться на основании соответствующих заказов, а также на основании счетов-фактур, зарегистрированных в приложении Книга покупок-продаж. Расчет цен и сумм в данных актах ведется с помощью моделей калькуляции, настроенных в соответствующем функциональном режиме.