Система управления предприятием БЭСТ-5, Руководство пользователя (стр. 2 )

Многосегментный аналитический учет

Для более детального учета различных аспектов хозяйственной деятельности на синтетических счетах/субсчетах может быть организован аналитический учет.

Аналитический учет в системе БЭСТ-5 строится на основе аналитических измерений. Каждое измерение представляет собой разрез, в котором рассматривается то или иное событие хозяйственной деятельности. Виды таких измерений выбираются самими бухгалтерами – в зависимости от профиля их предприятия и от поставленных перед ними учетных задач. Соответственно, в качестве аналитических измерений могут быть выбраны виды издержек, регионы продаж, партнеры, виды и свойства продукции, подразделения, заказы, контракты и пр.

Каждый вид аналитических измерений характеризуется определенным набором значений. Так, например, для вида аналитических измерений «Регионы продаж» – это названия конкретных географических точек, а для вида измерения «Дилеры» – наименования предприятий или физических лиц.

Справочники, в которых хранятся значения видов аналитических измерений, условно подразделяются на две группы. К первой из них относятся справочники, изначально присутствующие в составе системы БЭСТ-5 (например, справочник партнеров). Ко второй относятся справочники, введенные пользователем. Следовательно, по своему происхождению виды аналитических измерений классифицируются как системные и пользовательские.

Ä

О справочниках и других информационных объектах системы БЭСТ-5 можно прочесть в Главе 5 данного документа.

Справочники пользовательских видов аналитических измерений имеют одну и ту же структуру: каждая запись такого справочника включает в себя код и наименование значения измерения. При использовании системных видов аналитических измерений справочники значений не составляются: программа обращается к уже имеющимся наборам данных (т. е., например, к содержимому справочника партнеров и пр.)

Для ведения аналитического учета необходимые виды аналитических измерений нужно связать с соответствующими синтетическими счетами. Это делается следующим образом. Код аналитического счета в системе БЭСТ-5 рассматривается как сложный объект, имеющий составную структуру. Он состоит из набора сегментов, каждый из которых представляет собой аналитическое измерение.

Каждому сегменту соответствует аналитический справочник — справочник значений аналитического измерения. Никаких ограничений на сегменты нет, но общая длина шифра аналитического учета не должна превышать 60 знаков. Первый сегмент называется базовым (основным) сегментом аналитики.

В итоге система выстраивает наглядную, удобную для восприятия модель аналитического учета – синтетический счет плюс некий набор аналитических срезов (сегментов).

Так, например, для более детального учета и анализа выручки аналитический счет, открытый на балансовом счете 90.1 «Выручка от реализации продукции (работ, услуг)» можно разделить на следующие аналитические сегменты (для облечения восприятия они отделены друг от друга дефисами):

91, где

Ø  90.1 – код счета учета выручки от реализации,

Ø  011 – код вида продукта (сегмент 1),

Ø  54 – код региона продаж (сегмент 2),

Ø  002431 – код наименования покупателя (сегмент 3).

Ä

Правила работы с аналитическими измерениями подробно изложены в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

Описанная модель многосегментного аналитического учета распространяется не только на бухгалтерские счета. Она используется и в других функциональных разделах программы – например, для организации расширенного аналитического учета товарных запасов по их потребительским свойствам (цвета, размеры, сорта и т. д.)

Область применения многосегментной модели аналитического учета достаточно широка. Чем больше управленческих задач стоит перед предприятием, тем более востребованы подробный учет хозяйственной деятельности и углубленный анализ финансовых показателей по множеству различных критериев.

&

Среди типичных примеров использования многосегментного аналитического учета – учет дебиторской задолженности не только в разрезе клиентов, но и на уровне заключаемых с ними сделок. Еще один вариант его применения – учет полученной выручки по направлениям деятельности и по центрам продаж. Он также востребован и в производственном секторе: в частности, для целей учета затрат в разрезе подразделений, видов продукции и видов издержек.

Многовалютный учет

Бухгалтерский учет в системе БЭСТ-5 ведется в едином денежном измерителе – национальной денежной единице. Для Российской Федерации такой единицей является Российский рубль. Вместе с тем допускается выполнение операций и в других денежных единицах — иностранных валютах. Количество иностранных валют при этом не ограничено.

Все валюты, используемые в процессе учета, включая национальную денежную единицу, должны быть внесены в специальный справочник кодов валют. Каждая валюта в справочнике имеет идентификационный код и наименование. Код валюты должен быть уникален и может состоять из любой комбинации букв или цифр.

При настройке программы указывается код валюты, используемой в качестве национальной денежной единицы. Система БЭСТ-5 не ограничивает пользователя в выборе национальной валюты, т. е. любая валюта может быть объявлена как национальная денежная единица. Далее, в «Руководстве пользователя» эта валюта также называется основной. Изменение кода основной валюты при наличии сделанных проводок не допускается.

Ä

О том, как вести учет операций в иностранной валюте, подробно рассказано в «Руководстве пользователя». Настройка характеристик используемых валют описана в Главе 7 данного документа.

3.1.3.  Налоговый учет

Поддержка нескольких планов счетов, реализованная в системе БЭСТ-5, позволяет организовать параллельный бухгалтерский и налоговый учет на основании одних и тех же первичных документов. Этот подход существенно экономит время бухгалтера и избавляет его от двойной работы по вводу исходных данных.

БЭСТ-5 поддерживает как общую, так и упрощенную системы налогообложения (УСН). Для ведения налогового учета по общей системе налогообложения используется налоговый план счетов (код плана – Н). Вспомогательные налоговые счета, включенные в данный план, позволяют вести учет доходов и расходов организации в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ. Для учета по упрощенной системе налогообложения используется план счетов с кодом У. Структура этого плана счетов обеспечивает учет доходов и расходов налогоплательщика по правилам, изложенным в главе 26.2 НК РФ.

При обработке хозяйственных документов можно параллельно создавать записи как на бухгалтерских, так и на налоговых счетах. Технология работы с налоговыми счетами такая же, как и при работе с обычными забалансовыми счетами. Увеличение и уменьшение оборотов на данных счетах соответственно происходят по дебету и по кредиту. Данные, накопленные на этих счетах, не будут отражаться ни в регистрах бухгалтерского учета, ни в бухгалтерской отчетности предприятия.

Ä

Технология ведения учета по общей и упрощенной системам налогообложения изложена в разделе «Налоговый учет» «Руководства пользователя».

3.1.4.  Управленческий учет

Управленческий учет – особая система обработки, анализа и представления данных о финансово-хозяйственной деятельности, ориентированная на руководство и акционеров предприятия. В отличие от бухгалтерского и налогового учетов, ведение которых жестко регламентировано законодательством, правила управленческого учета устанавливаются самим предприятием.

Главное назначение управленческого учета – помочь руководителю правильно управлять, оперативно предоставив ему полные данные для принятия того или иного решения.

В рамках управленческого учета в системе БЭСТ-5 реализованы функции бюджетирования, планирования производства, планирования договорных обязательств, мониторинг фактических показателей деятельности и аналитическая поддержка принятия решений.

Типичные вопросы, интересующие любого руководителя: «Какова наша прибыль и из чего она складывается?», «Какие направления деятельности, виды продукции, отделы и службы приносят наибольший доход?», «Какова картина издержек и где они возникают?», «Кому, за что, сколько и к какому сроку мы должны и кто, наоборот, должен нам?».

Для получения этой и другой информации, необходимой для эффективного управления предприятием, система БЭСТ-5 позволяет организовать углубленный учет экономической деятельности с применением множества произвольных аналитических срезов.

Источником информации для такого учета являются первичные документы. Для преобразования их содержимого в форму, необходимую для принятия управленческих решений, в системе можно настроить специальный план счетов для управленческого учета. Кроме того, целесообразно задействовать и многосегментный аналитический учет, основы которого были описаны в п. 3.1.2. «Привязав» к настроенным «управленческим» и/или бухгалтерским счетам необходимые виды аналитических измерений, предприятие получает развитую систему учета, позволяющую детализировать показатели хозяйственной деятельности по центрам ответственности, по выпускаемым видам продукции, затрат/издержек и пр.

Система формирует множество оперативных отчетов, отражающих картину денежных поступлений и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности, выпуск продукции, наличие и движение товарных и материальных запасов и пр.

Для разработки бюджетов и контроля их исполнения применяются так называемые расчетные таблицы. Расчетные таблицы представляют собой документы, состоящие из предварительно определенного набора строк и столбцов. Информация, предназначенная для обработки в расчетных таблицах, может либо вводиться вручную, либо импортироваться из соответствующих баз данных системы БЭСТ-5. В таблицах предусмотрен расчет показателей на основании этих исходных данных, а результаты расчетов сохраняются для последующего использования.

4.  Структура системы

4.1.  Приложения

БЭСТ-5 относится к классу интегрированных систем. Она состоит из набора взаимосвязанных функциональных блоков, которые называются приложениями или подсистемами. Каждое приложение автоматизирует отдельную область учета или направление деятельности на предприятии.

Приложения могут работать как в автономном режиме, так и совместно друг с другом, образуя единое информационное пространство предприятия.

Логически связанные между собой приложения объединяются в группы. Каждое приложение содержит набор функциональных разделов и включает инструментальные средства для ввода данных и анализа деятельности. Текущий функциональный состав системы БЭСТ-5 представлен в таблице:

Приложение	Функции
Финансы:
Счета в банках	Ведение рублевых, валютных, специальных банковских счетов. Ведение выписок банка. Оформление платежных документов.
Касса. Подотчеты	Ведение рублевых и валютных касс. Оформление кассовых документов и авансовых отчетов. Ведение кассовых книг. Расчеты с подотчетными лицами. Учет зарплаты и иных выплат сотрудникам. Расчеты с подотчетными лицами. Учет депонированных сумм.
Расчеты с партнерами	Контроль расчетов с поставщиками и покупателями в режиме он-лайн. Оформление зачетов обязательств и других взаимозачетных операций.
Имущество	Учет внеоборотных активов: основных средств, нематериальных активов, НИИОКР и расходов будущих периодов на основе ПБУ 17/02. Учет специального оборудования, инструментов, одежды и пр. Учет наличия и движения каждого объекта учета. Учет истории изменения наиболее существенных реквизитов объектов. Начисление амортизации. Переоценка и учет модернизаций основных средств. Учет оборотных активов (включая спецоборудование, специнвентарь и спецодежда в составе внеоборотных средств), а также часть оборотных активов со сроком эксплуатации более 1 года.
Главная книга	Сводный бухгалтерский учет. Налоговый учет по общей и упрощенной системам налогообложения. Формирование годовой и промежуточной отчетности предприятия. Расчет налоговых деклараций. Экспорт отчетности в электронном виде.
Бюджетирование	Формирование операционных и финансовых бюджетов. План-фактный анализ работы предприятия. Построение финансовых отчетов.
Торговля:
Продажи. Клиенты	Управление договорами на продажу товаров, выполнение работ/услуг. Ведение многоэтапных договоров с контролем расчетов по каждому этапу. Контроль исполнения договоров по срокам и обязательствам. Ведение заказов покупателей на продажу товаров, работ и услуг. Регистрация актов на выполненные работы/услуги. Ведение прайс-листов. Гибкая схема управления отпускными ценами, скидками и надбавками.
Товары. Продукция	Сортовой и партионный учет товаров и готовой продукции. Аналитический учет запасов по их потребительским характеристикам (свойствам). Учет товаров по серийным номерам. Поддержка учета запасов по штрих-кодам. Оценка запасов по фактическим и учетным ценам. Определение цены списания запасов методами средних, ФИФО и ЛИФО. Учет товаров на консигнации и в пути. Инвентаризация и переоценка.
Закупки. Поставщики	Управление договорами на закупку товаров, выполнение работ/услуг. Ведение многоэтапных договоров с контролем расчетов по каждому этапу. Контроль исполнения договоров по срокам и обязательствам. Регистрация актов на выполненные работы (услуги).
Книга покупок-продаж	Регистрация счетов-фактур поставщиков. Формирование счетов-фактур покупателей. Ведение журналов учета счетов-фактур. Автоматическая регистрация счетов-фактур в книгах покупок и продаж на основании отгрузочных и платежных документов.
Торговый зал	Учет продаж и товарных остатков в торговых залах магазинов. Обмен данными с кассовыми аппаратами различных типов.
Анализ товаров и услуг	Анализ продаж, запасов, закупок в различных разрезах. ABC-анализ продаж с управляемым делением номенклатуры на группы.
Мобильная торговля	Информационный обмен с популярной системой управления мобильной торговлей ОПТИМУМ (системой автоматизации деятельности торговых агентов на базе КПК)
производство:
Сырье. Материалы	Учет наличия и движения материальных запасов, используемых в процессе производства продукции. Поддержка партионного и сортового учета. Оценка себестоимости запасов по фактическим и учетным ценам. Определение цены списания запасов методами средних, ФИФО и ЛИФО.
Планирование производства	Разработка планов производства на произвольный период на основе внутренней потребности предприятия и заказов от потребителей. Формирование объемно-календарного плана и план-графика выпуска продукции.
Учет производства	Учет отпуска материалов и полуфабрикатов в производство. Ведение стандартных и конфигурируемых спецификаций на выпускаемые изделия. Учет выпуска полуфабрикатов и готовой продукции. Учет производственного брака и отходов. Формирование отчетов производства. Расчет нормативного расхода материалов и списание материалов по объектам затрат. Учет выработки персонала, занятого в производстве продукции с формированием сведений для расчета зарплаты. Калькуляция себестоимости продукции с учетом незавершенного производства.
Персонал:
Кадры. Табельный учет	Ведение организационной структуры предприятия, штатного расписания, картотеки сотрудников. Учет приказов по персоналу. Табельный учет рабочего времени.
Заработная плата	Учет расчетов по оплате труда. Поддержка различных систем оплаты труда: оклад, тариф, сдельная. Подготовка данных по персонифицированному учету в ПФ и отчетности по НДФЛ. Экспорт данных в программу «Налогоплательщик» и программы Пенсионного Фонда
Специальные приложения и режимы:
Автотранспорт	Управление деятельностью автотранспортной службы, выполняющей перевозки для внутренних нужд предприятия. Учет состояния и эксплуатации транспортных средств. Формирование путевых листов. Учет работы и расчет оплаты труда водителей. Учет движения ГСМ.
Учет питания	Формирование меню и меню-раскладок с учетом сезонов, схем питания, категорий питающихся. Ведение рецептурно-технологических карт на блюда. Определение потребности в ингредиентах. Расчет планового и фактического расхода продуктов. Калькуляция себестоимости блюд. Оформление оприходования готовых блюд для дальнейшего учета их реализации
Дополнительно:
Обмен данными	Организация информационного обмена (импорта-экспорта) данных между системой БЭСТ-5 и любыми другими учетными системами.
Настройка счетов	Утилита ведения системы счетов в специальных конфигурациях системы. Предназначена для предприятий, не приобретающих приложение Главная книга.
Приложение пользователя	Тестовый пример, иллюстрирующий возможности создания пользовательских приложений с помощью встроенной среды разработки БЭСТ-5.
Настройка:
Базы данных	Обслуживание баз данных системы БЭСТ-5.
Общие данные	Предварительная настройка и ведение общих системных справочников. Настройка информационного взаимодействия с филиалами, территориально удаленными от головного офиса.

4.2.  Режимы

Режимы – дополнительные функциональные компоненты, расширяющие стандартные возможности приложений и блоков. Каждый режим можно эксплуатировать только в составе соответствующего приложения. Среди режимов, дополняющих функции приложений системы БЭСТ-5:

Ø  Справочник планов счетов. Создание и ведение произвольного набора планов счетов помимо тех, что изначально присутствуют в поставке БЭСТ-5. Данные планы счетов поддерживаются во всех приложениях;

Ø  Банк данных по счетам. Информационное хранилище по синтетическим и аналитическим счетам (остаткам, оборотам и всем корреспонденциям). Ускоряет формирование отчетов и аналитических выборок. Работает вместе с приложением Главная книга;

Ø  Связь с системами «Клиент-Банк». Работает вместе с приложением Счета в банках;

Ø  Экспорт налоговых деклараций в электронном виде. Формирует годовую и промежуточную отчетность в электронной структуре, утвержденной ФНС РФ. Работает вместе с приложением Главная книга;

Ø  Настройка видов движения. Дополнительная настройка видов движения имущества. Работает вместе с приложением Имущество;

Ø  Дополнительные прайс-листы. Реализует возможность ведения неограниченного количества прайс-листов с многовариантной выборкой ассортимента. Работает вместе с приложением Продажи. Клиенты;

Ø  Валютные счета-фактуры. Работает совместно с приложением Книга покупок-продаж;

Ø  Сводные заказы. Дополнительный режим управления многоэтапными договорами продажи, предназначенный для отражения их спецификаций. При планировании производства используется для составления планов производства на основе заказов от потребителей продукции. Работает с приложениями Продажи. Клиенты, Планирование производства;

Ø  Работа со сканером. Поддержка технологий штрихового кодирования. Ввод и поиск информации о товарах на основе штрих-кодов. Работает с приложением Товары. Продукция и блоком «Удаленный склад товаров, продукции»;

Ø  Экспорт/импорт строк складских документов. Экспорт/импорт строк товарных спецификаций складских документов в информационную базу системы БЭСТ-5 из других систем товарного учета. Работает с приложениями Товары. Продукция, Сырье. Материалы, а также с удаленными блоками «Удаленный склад сырья, материалов», «Удаленный склад товаров, продукции»;

Ø  Экспорт данных в электронном виде для ПФР и ГНИ. Работает совместно с приложением Заработная плата;

Ø  Обеспечение автономной работы. Необходим для эксплуатации приложений, которые предусматривают работу в автономном режиме.

5.  Данные и основы их обработки

5.1.  Предприятия и базы данных

Хранение информации, введенной в систему БЭСТ-5, осуществляется в базе данных. База данных состоит из набора файлов, где и находится вся информация. В свою очередь, файлы делятся на таблицы с данными и индексные файлы, которые содержат вспомогательную информацию для поиска данных.

Как уже было сказано в п. 1.2, система БЭСТ-5 автоматизирует деятельность на одном или на произвольном количестве юридически самостоятельных предприятий. Для каждого такого предприятия в системе создается своя собственная база данных и выполняется своя индивидуальная настройка ключевых учетных параметров.

В системе БЭСТ-5 предусмотрено создание баз данных нескольких типов. Тип базы данных зависит от профиля деятельности предприятия и выбирается пользователем при установке системы. Типы баз данных, поддерживаемых системой БЭСТ-5, представлены в следующей таблице:

Тип базы данных	Назначение
Хозрасчетное (Базовая БД)	Предназначена для коммерческих организаций, оптовой торговли, производства, сферы услуг. Бухгалтерские настройки, включенные разработчиками в поставку, ориентированы на ведение учета финансово-хозяйственной деятельности по Плану счетов, утвержденному Приказом Минфина РФ от 01.01.2001 №94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 01.01.2001 №38н). Примеры настроек для ведения налогового учета адресованы предприятиям, использующим общую систему налогообложения.
Хозрасчетное (Торговля, производство алкогольной продукции)	Предназначена для предприятий, торгующих алкогольной/спиртсодержащей продукцией и парфюмерией. Содержит специализированные формы отчетности, предоставляемые организациями данного профиля. Обеспечивает выгрузку данных в ЕГАИС.
Хозрасчетное-упрощенный учет (Базовая БД)	Предназначена для коммерческих предприятий, применяющих упрощенную систему налогообложения.
Магазин (Базовая БД)	Предназначена для предприятий розничной торговли, применяющих общую систему налогообложения и ведущих бухгалтерский учета на основе Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина РФ от 01.01.2001 №94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 01.01.2001 №38н).
Магазин (Торговля алкогольной продукцией)	Предназначена для предприятий розничной торговли, продающих алкогольную и парфюмерную продукцию. Содержит специализированные формы отчетности, предоставляемые организациями данного профиля. Обеспечивает выгрузку данных в ЕГАИС.
Магазин-упрощенный учет (Базовая БД)	Предназначена для предприятий розничной торговли, применяющих упрощенную систему налогообложения.
Бюджетная организация (Базовая БД)	Предназначена для бюджетных организаций различного профиля, ведущих учет согласно новой «Инструкции по бюджетному учету», утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.01.2001 №70н (в редакции Приказа Минфина РФ от 01.01.2001 №25н).
Бюджетная организация (Детальная настройка для получателей бюджетных средств)	Адресована организациям различного профиля, принадлежащим к числу получателей бюджетных средств. Включает в себя рабочую базу данных с детальной настройкой, созданной и глубоко проработанной с учетом многочисленных требований, которые предъявляются к бухгалтерским службам бюджетных организаций в связи со вступлением в силу Приказа Минфина РФ № 25н от 01.01.01 г. Разработчик настройки – Первый Всероссийский Центр Решений БЭСТ в области автоматизации бюджетных структур (компания «Арина-Аудит», г. Калининград). К базе прилагается максимально подробная пошаговая инструкция по вводу, обработке и анализу бухгалтерских данных. Инструкция охватывает все необходимые действия – от порядка ввода информации и заполнения индивидуальных справочников до методики сверки учетных регистров.
Сводный баланс (хозрасчетное предприятие)	Формирование консолидированной отчетности по группе хозрасчетных предприятий, имеющих общего собственника, входящих в одну и ту же финансово-хозяйственную структуру и пр.
Сводный баланс (бюджетная организация)	Формирование консолидированной отчетности по группе бюджетных организаций, подведомственных общему распорядителю/главному распорядителю бюджетных средств.

5.2.  Документы и реестры документов

Рассмотрим основные принципы ввода, хранения и обработки информации в системе БЭСТ-5. При чтении п. 3.1.1 Вы познакомились с главными информационными объектами системы БЭСТ-5 – первичными документами. Ввод документов осуществляется в приложениях, «обслуживающих» конкретные участки учета и управления. В зависимости от характера решаемых задач и от распределения обязанностей на предприятии, документы вводятся либо бухгалтерами, либо другим персоналом (например, складскими работниками, менеджерами отдела продаж или кадровой службы).