Система управления предприятием БЭСТ-5, Руководство пользователя (стр. 12 )

Бухгалтерская обработка актов о выполнении работ/оказании услуг осуществляется в режиме Книга учета операций. Для автоматической подготовки проводок по актам в Справочнике типовых операций актов необходимо присвоить типовым операциям статус Оперативная и настроить для них соответствующие шаблоны проводок. В момент формирования или редактирования акта также можно ввести или откорректировать проводки вручную.

Если Вы присвоите типовой операции имеет статус Отложенная, то проводки по актам не генерируются. При желании можно вести только оперативный учет реализации услуг, не настраивая шаблоны проводок для типовых операций.

9.2.2.  Учет товарно-материальных запасов

Товарно-материальные ценности, предназначенные для целей торговли и производства продукции, учитываются в двух приложениях – Товары. Продукция (группа Торговля) и Сырье. Материалы (группа Производство).

Так как в этих двух приложениях используются практически одинаковые подходы к учету запасов и в основном решаются сходные виды задач, то их описание представлено в едином разделе.

Функции приложений:

Ø  Ведение номенклатурного классификатора запасов;

Ø  Учет запасов в разрезе аналитики номенклатуры и по серийным номерам;

Ø  Учет запасов по местам хранения и по партиям поступления;

Ø  Документарный учет поступления, выбытия и перемещения запасов;

Ø  Калькуляция закупочной себестоимости товаров;

Ø  Расчет себестоимости запасов для целей бухгалтерского учета;

Ø  Расчет себестоимости запасов для целей налогового учета;

Ø  Учет товаров, переданных на консигнацию и товаров «в пути»;

Ø  Переоценка и инвентаризация запасов на складах;

Ø  Формирование проводок по счетам учета при движении запасов;

Ø  Формирование отчетов о наличии и движении запасов.

Документы движения и виды движения

Учет товарно-материальных запасов ведется в натуральном и стоимостном выражении.

Рисунок 9‑23 Документ движения ТМЦ

Все операции по движению запасов оформляются первичными документами (Рисунок 9‑23). Первичные документы могут быть сформированы как самостоятельно, так и по документам-основаниям (например, договорам, заказам, счетам-фактурам). На основании данных, содержащихся в документах, формируются разнообразные виды отчетов (об остатках, поступлении и выбытии, расчетах с поставщиками и покупателями, показателях прибыли и т. д.) и создаются проводки, передаваемые в Книгу учета операций.

В свою очередь, данные документы регистрируются и оформляются в разрезе видов движения. Виды движения предназначены для управления вводом и обработкой данных. Одна из важнейших особенностей вида движения заключается в том, что он определяет типы контрагента и сделки в создаваемом документе.

Виды движения могут быть двух направлений: «Приход» и «Расход». Помимо направлений, виды движения также классифицируются по типам: обычный приход, внутреннее перемещение, возврат брака на склад и т. д.

Для видов движения настраиваются наименования группы полей соответствующего ему документа, электронная форма ввода данных (вид первичного документа, используемого по умолчанию, возможность обращения к картотеке складского учета при вводе и пр.), а также ставятся в соответствие те или иные шаблоны печатных форм и др.

Номенклатурный справочник

Информационным каркасом для учета запасов в каждом из этих двух приложений является Номенклатурный справочник (Рисунок 9‑24). В него заносятся данные обо всей номенклатуре запасов, используемой на предприятии и ее основных учетных характеристиках.

Номенклатурный справочник формируется при начальной настройке системы и далее пополняется в процессе работы с ней. Именно под его управлением происходит заполнение всех документов, в которых фигурируют ТМЦ. При входе в данный режим на экране появится таблица номенклатуры. В качестве столбцов этой таблицы используются код группы номенклатуры, номенклатурный номер, наименование запаса, основная единица его измерения, вид аналитики. Используя кнопочное меню, расположенное в нижней части экрана, Вы можете получить разнообразную оперативную информацию о об остатках Ваших запасов в различных разрезах (по партиям, по складам, аналитикам и др.), ввести различные дополнительные учетные характеристики (например, штрих-коды) и т. д.

В форме для ввода/корректировки записи номенклатурного справочника (Рисунок 9‑25) имеется три закладки – Общее, Поставки, Прочее. На первой из них вводятся основные реквизиты запасов, на второй указывается ряд параметров, характеризующих процессы закупки и производства, на третьей – реквизиты вспомогательного назначения (для планирования закупок/производства и пр.)

Записи номенклатурного справочника бывают двух типов – Товар или Продукция. Все запасы, покупаемые для перепродажи или внутреннего потребления относятся к первому типу, а все, что производится предприятием, - ко второму типу. Основополагающая характеристика записи номенклатурного справочника – номенклатурный номер.

Для каждой записи номенклатурного справочника можно определить до четырех используемых единиц измерения. Первая из них выбирается в качестве основной (именно в ней в дальнейшем будет вестись учет в картотеке складского учета). Остальные единицы используются при вводе документов прихода или расхода.

Однородная по свойствам номенклатура запасов объединяется в группы. Принципы разделения запасов на группы и общее количество этих групп зависят от профиля деятельности и особенностей учета конкретного предприятия. Группа – это не только способ классификации запасов по некоторым критериям, но также один из уровней аналитики в схеме учета запасов, используемой в системе БЭСТ-5. Описание состава и настройка характеристик групп (код, наименование, параметры калькуляции цен и др.) выполняются в Справочнике групп ТМЦ. В свою очередь, каждая запись номенклатурного справочника содержит ссылку на номер той группы, к которой относится данная разновидность запасов.

Рисунок 9‑24 Номенклатурный справочник

Аналитика номенклатуры

На практике часто возникает необходимость учитывать разновидности одной и той же номенклатурной позиции, которые отличаются друг от друга по некоторым характеристикам (свойствам). Так, например, пальто или платье одной и той же модели могут быть разного цвета и пр. Эти разновидности в системе БЭСТ-5 называются аналитикой номенклатуры.

Для решения этой учетной задачи в Номенклатурном справочнике существует специальный реквизит Вид аналитики, а сами значения аналитических кодов указываются в документах движения и карточках складского учета. Построение аналитики номенклатуры полностью соответствует принципам, применяемым для аналитики счетов

бухгалтерского учета. При учете номенклатуры Вы точно также можете использовать одно или несколько аналитических измерений. В последнем случае измерения образуют сегменты аналитического учета, разделенные специальными символами– разделителями. Все вместе образуют единую сегментную аналитику объекта.

Для целей учета номенклатуры применяются общие и локальные измерения. Общие измерения включены в справочник Виды измерений, расположенный в приложении Общие данные (группа Настройка), в папке Аналитические измерения. Те измерения, которые могут использоваться в учете номенклатуры, отмечены в этом справочнике галочкой в колонке Запасы. Наряду с общими измерениями при учете запасов также могут использоваться и локальные измерения. Они применяются только в рамках учета номенклатуры и создаются по мере необходимости – при вводе вида аналитики номенклатуры. Если при вводе значения параметра Вид аналитики нажать клавишу <F2>, то на экране появится перечень видов измерений, допустимых для данного участка учета. С одной стороны, в него включены все доступные общие измерения. С другой стороны, здесь могут быть созданы новые локальные измерения (клавиша <F4>), а также изменены/удалены уже существующие. Удаление измерения разрешается только в том случае, если оно является локальным и ранее не использовалось при вводе номенклатурных позиций в документах. В отличие от основных измерений, в локальных измерениях можно использовать различные типы данных: Символьный, Числовой, Даты.

Рисунок 9‑25 Запись номенклатурного справочника

Для аналитики номенклатуры в справочнике также предусмотрен параметр Способ учета. Этот параметр управляет способом ее ввода. Если его значение выбрано как С учетом на складе, то в дальнейшем по каждой разновидности номенклатурной позиции, будет вестись раздельный учет остатков. Соответственно, аналитические признаки будут фиксироваться в карточках складского учета и документах движения. В итоге, при применении данного способа будет вестись полный учет запасов в разрезе аналитики. Если значение данного параметра выбрано как Учет при движении, то аналитические признаки указываются только в документах прихода и расхода. Следовательно, остатки на складе ведутся без учета аналитики. Этот способ используется тогда, когда необходимо вести учет только по аналитикам прихода или расхода. Наоборот, первый способ применяется для детального учета запасов; он более трудоемок, но в то же время более точен.

В качестве аналитики для выпускаемой продукции может использоваться спецификация, на основе которой она изготавливается.

Учет запасов по серийным номерам

В системе БЭСТ-5 также реализована возможность учета номенклатуры по серийным или индивидуальным номерам. При учете по серийным номерам один и тот же номер может быть указан для нескольких объектов учета. При учете по индивидуальным номерам один номер соответствует только одному объекту. В дальнейшем мы будем говорить об учете по серийным номерам, подразумевая оба эти случая.

Для организации такого учета в Номенклатурном справочнике предусмотрен специальный параметр Серийные номера, принимающий значения Учитывать/Не учитывать. В первом случае при вводе данных указываются серийный номер и количество единиц. Как и для аналитик номенклатуры также следует указать желаемый способ учета – С учетом на складе/Учет при движении.

Если был выбран вариант Учет при движении, то серийные номера указываются только в документах прихода и расхода. Напротив, при выборе варианта С учетом на складе учет соответствующих запасов будет вестись в разрезе серийных номеров. Формально карточка складского учета одна, однако для нее ведется аналитический учет по серийным номерам. При производстве радиоэлектронных изделий нередко осуществляют полный учет продукции в разрезе серийных номеров. В торговых организациях на складе подобный учет, как правило, не ведут, но при продаже указывают номера изделий. Типичными примерами являются торговля мобильными телефонами или бытовой техникой.

Учет комплектов и наборов ТМЦ

Многие виды запасов (мебель, комплектующие компьютеров и др.) могут интерпретироваться и как отдельный номенклатурный объект, и как элементы другого номенклатурного объекта. Система БЭСТ-5 предлагает два способа описания и учета номенклатурных позиций, имеющих составную структуру:

Ø  Комплекты. Это ТМЦ, компонентами которых являются другие товары или продукция. Комплект является объектом хранения (т. е. складского учета). Система приходует или списывает комплект целиком, а не отдельные его составляющие;

Ø  Наборы. Набор – это список ТМЦ, объединенных под общим названием. Наборы используются для одновременного ввода нескольких номенклатурных позиций в спецификацию документа. После того, как пользователь укажет нужный набор при заполнении документа, в спецификацию будут автоматически вписаны все ТМЦ из выбранного набора. При необходимости сформированный список ТМЦ можно откорректировать. Далее система БЭСТ-5, в зависимости от ситуации, оприходует или спишет каждую из этих позиций в отдельности.

Комплект представляет собой ТМЦ особого вида. Исходная информация о комплекте хранится в Номенклатурном справочнике. При вводе такой номенклатуры указывается отличительный признак – Комплект. Для номенклатурной позиции, обозначенной как Комплект, предусмотрен ввод входящих в нее компонентов. С комплектами выполняются все операции, которые используются при работе с товарами. Учет по серийным номерам для комплектов не ведется. Используемые наборы должны быть описаны в Справочнике наборов. Характеристиками набора являются его уникальный код (по которому и осуществляется его идентификация в документах), название, а также наименования и количества входящих в него ТМЦ.

&

В предыдущих версиях системы БЭСТ-5 этот справочник назывался Справочник комплектов.

Артикулы

В дополнение к номенклатурному номеру или независимо от него для идентификации номенклатурной позиции также может использоваться артикул.

Артикул является полем для быстрого поиска и сортировки. Длина артикула составляет 24 символа. Для каждого объекта номенклатуры Вы можете указать уникальный артикул, или вообще не заполнять это поле. Такая характеристика, как артикул, может быть востребована на производственных предприятиях, ведущих учет продукции по кодам конструкторско-технологической классификации.

Учет номенклатуры, относящейся к ГСМ

В Номенклатурном справочнике, который ведется в приложении Сырье. Материалы, существует особый классификационный признак Вид ГСМ. Он позволяет «отличить» номенклатурные позиции, относящиеся к ГСМ, от прочих номенклатурных позиций. ГСМ являются одним из предметов учета в приложении автотранспорт и имеют специфические учетные характеристики. По умолчанию, значение данного параметра не заполняется (т. е. подразумевается, что номенклатурная позиция не входит в число ГСМ).

Основные и дополнительные атрибуты

В предыдущих версиях системы БЭСТ-5 в ее Номенклатурном справочнике пользователь мог указать ряд основных атрибутов номенклатуры. Всего таких атрибутов 6. Четыре из них являются символьными, а два могут содержать числовые значения. Стандартные названия символьных атрибутов: Марка, Сорт, Профиль, Размер. Стандартные названия числовых атрибутов: Стандарт, Параметр. При настройке системы Вы можете сами определить названия таких атрибутов, переименовав их по своему усмотрению, а также указать необходимость их применения. Эти атрибуты используются для всего Номенклатурного справочника.

Начиная с версии 3.4, в системе БЭСТ-5 вводится еще один набор атрибутов, именуемых дополнительными. Всего дополнительных атрибутов 6: это 4 символьных и 2 числовых поля. Четыре поля символьные и два поля числовые. Вы можете изменять наименования дополнительных атрибутов, а также управлять признаками использования этих полей.

Несмотря на внешнюю схожесть основных и дополнительных реквизитов, между ними имеются и существенные различия. Во-первых, для ввода дополнительных атрибутов можно использовать справочники – виды общесистемных измерений, используемых в БЭСТ-5. Во-вторых, дополнительные атрибуты назначаются для каждой группы запасов в отдельности. Напомним, что управление для основных атрибутов организовано только на уровне всего справочника. Дополнительные атрибуты вводятся на закладке Прочее.

Справочник складов и МОЛ

Поступление, перемещение и выбытие запасов отслеживаются относительно мест хранения, т. е. складов. Для описания мест хранения используется специальный классификатор – Справочник складов и МОЛ. Количество мест хранения, поддерживаемое системой БЭСТ-5, при этом не ограничено.

Картотека складского учета

Информация о текущих остатках номенклатуры, а также история ее движения хранится в Картотеке складского учета, которая и обеспечивает количественный учет запасов (Рисунок 9‑26). Все картотеки ведутся в разрезе складов, поэтому при вызове режима Картотека складского учета система вначале предложит Вам выбрать название нужного склада.

Рисунок 9‑26 Картотека складского учета

2

Перед началом работы с приложением необходимо ввести начальные остатки товаров и готовой продукции непосредственно в картотеках складского учета (т. е. соответственно завести учетные карточки на имеющиеся у Вас ТМЦ). В дальнейшем при вводе документов, оформляющих движение запасов, текущие остатки в картотеках складского учета будут автоматически пересчитываться.

Ä

Подробные сведения о структуре Номенклатурного справочника и Картотеки складского учета представлены в разделах «Товары. Продукция» и «Сырье. Материалы» «Руководства пользователя».

Способы хранения запасов

Система БЭСТ-5 поддерживает два способа хранения товарно-материальных запасов: партионный и сортовой. При сортовом способе хранения запасы идентифицируются по коду группы и по номенклатурному номеру. При партионном учете к двум этим характеристикам добавляется третья – код партии. Соответственно, для каждой номенклатурной позиции с партионным способом хранения открывается еще один, особый вид карточек – карточка партии. При наличии аналитики номенклатуры карточки образуются и по аналитике.

Партионный способ хранения удобен для контроля движения одинаковых товаров/материалов, поступающих от разных поставщиков и/или по разным ценам. Главное преимущество партионного способа – возможность увидеть полную историю движения каждой партии: приход, все данные о расходе, текущий остаток. В карточке партии хранятся данные о поставщике, изготовителе, сроках изготовления ТМЦ, о поступлении и хранении, а также ряд других сведений, характеризующих эту партию (сертификат, ГТД и др.).

В итоге Вы будете контролировать движение товарных и производственных запасов в разрезе конкретных поставщиков, отслеживать сроки годности каждой из партий и получать различные отчеты по каждой поставке интересующей номенклатурной позиции. Кроме того, партионный способ хранения позволяет вести учет ТМЦ не только в национальной, но также и в иностранной денежной единице. Карточка партии содержит стоимость в ценах поставщика и учетную стоимость на складе, выраженные в рублях и валюте. Таким образом, Вы можете получить отчеты о движении партии в этих ценах. В то же время применение партионного способа приводит к увеличению количества карточек, хранящихся в базе данных.

Если был выбран сортовой способ хранения, то все поступления одного и того же вида запасов отражаются на одной карточке. С одной стороны, это упрощает ведение складского учета. С другой стороны, поскольку учет ведется по номенклатурной позиции в целом, то при его применении нет возможности проследить движение этой позиции в разрезе каждой поставки и, соответственно, определить, от кого и по каким ценам она приходила.

Выбор того или иного способа хранения ТМЦ зависит от целей, которые ставит конкретное предприятие при автоматизации складского учета. Как правило, выбирается единый способ хранения для всей номенклатуры на предприятии. Однако в системе БЭСТ-5 реализован более гибкий подход: по усмотрению пользователя, ряд групп ТМЦ (например, дорогие, штучные и/или поступающие из-за границы товары) учитываются партионным, а другие — сортовым способом. Хранение карточек партий и ввод начальных остатков по партиям осуществляются в Справочнике партий ТМЦ.

Работа со штрих-кодами

Работа со штрих-кодами товарных запасов ведется только при соответствующей настройке параметров данного приложения. В противном случае такая возможность не поддерживается. Для одной записи Номенклатурного справочника (т. е. для одной номенклатурной позиции) можно ввести любое число штрих-кодов. Если с одной записью Номенклатурного справочника связано несколько разновидностей запаса на складе (т. е. у номенклатуры имеется аналитика), то каждая разновидность имеет свою собственную маркировку штрих-кодом. При этом штрих-код у такой разновидности может быть только один. Задача формирования штрих-кодов с учетом аналитики решается в приложении ТОРГОВЫЙ ЗАЛ.

В случае наличия нескольких штрих-кодов у номенклатурной позиции один из них позиционируется как основной, а другие – как дополнительные.

Калькуляция закупочной себестоимости и отпускной цены ТМЦ

В ходе учета закупок ТМЦ бухгалтер оперирует ценами двух видов: ценой поставщика и ценой, по которой товары приходуются на склад. В простейшем случае обе эти цены совпадают, т. е. оприходование товаров идет по цене, указанной в документе поставщика. Между тем, для определения закупочных цен бухгалтеру очень часто приходится выполнить ряд расчетов.

В системе БЭСТ-5 для каждого возможного вида поставок бухгалтер заранее определяет формулу исчисления стоимости ТМЦ на складе. Эта формула вводится в виде модели калькуляции.

В поставку системы входят настроенные модели калькуляций цены оприходования, которые наиболее часто используются в бухгалтерской практике. Поэтому многие пользователи могут начать работу без предварительной настройки этих моделей. При необходимости Вы можете добавить новые модели калькуляции или внести коррективы в уже существующие.

Настройка моделей калькуляции осуществляется в режиме Настройка, справочники à Дополнительная настройка à Модели калькуляции закупок. Модели калькуляции закупок используются при формировании документов прихода ТМЦ. Для выполнения расчета складской цены модели калькуляции должны быть «привязаны» к соответствующим типовым операциям.

В модели калькуляции пользователь предварительно указывает некоторые формулы, а система автоматически рассчитывает по ним конкретные суммы в ходе формирования бухгалтерских проводок.

При настройке формулы, по которой будет рассчитываться сумма, можно использовать предусмотренные системой параметры. Данный подход не только избавляет бухгалтера от трудоемких расчетов, но и существенно сокращает время обработки документов и повышает качество обработки данных.

При оформлении документов и контроле расчетов с партнерами важно обеспечить корректный расчет цен и сумм к оплате с учетом косвенных налогов. Для этого в режиме Настройка, справочники à Дополнительные справочники существует режим Калькуляция отпускной цены. В нем настраиваются модели калькуляции отпускных цен с вхождением/начислением НДС и т. д.

Методы оценки запасов при их выбытии со склада

Система БЭСТ-5 поддерживает различные методы определения себестоимости списываемых запасов. Данные методы зависят от выбранного способа хранения и выбранного метода учета ТМЦ:

Способ хранения	Метод учета ТМЦ на складе
По учетным ценам	По фактическим ценам
Сортовой	Списание запасов осуществляется по учетной цене.	Для списания запасов используется один из следующих методов: Ø  По себестоимости первых по времени закупок – метод ФИФО; Ø  По себестоимости последних по времени закупок – метод ЛИФО; Ø  Метод средних цен.
Партионный	Списание производится по учетным ценам – в данном случае в роли учетной цены выступает цена соответствующей партии.	Списание выполняется по средним ценам.

Режим Расчет себестоимости применяется при учете запасов на складе по фактическим ценам. В нем выполняется расчет себестоимости для целей бухгалтерского учета.

При расчете система определяет себестоимость ТМЦ и формирует/корректирует по каждому документу проводки, отражающие списание фактической себестоимости. Расчет производится согласно настроенным методам учета и списания ТМЦ. После выполнения расчета в документах расхода (для номенклатуры, учитываемой по фактическим ценам) изменяется величина цены списания.

Режим Расчет налоговой себестоимости доступен для запуска, если в настройке параметров приложения в качестве значения параметра Налоговый учет указано Да.

Учет товаров, переданных на консигнацию и товаров «в пути»

Документы передачи товаров на консигнацию оформляются в приложении Товары. Продукция, в режиме Учет движения товаров. При входе в него следует выбрать вид движения Передача на консигнацию. Одновременно со вводом этих документов автоматически появляются соответствующие записи в Журнале учета товаров отгруженных. Ведение записей в данном журнале осуществляется в разрезе счетов учета товаров отгруженных, заданных в рамках настройки типовых операций для этого вида движения. Если таких счетов у Вас несколько, то при входе в этот журнал надо предварительно указать номер счета.

Информация в Журнале учета товаров отгруженных структурирована по получателям. По каждому получателю выводится список отгруженных ему ТМЦ.

В нижней части экрана указываются сведения о документе, которым оформлена данная отгрузка товара, о плательщике и счете расчетов. В верхней строке отображается стоимость товаров в отпускных ценах (в рублях или валюте). Ввод и корректировка записей о товарах выполняются не в Журнале учета товаров отгруженных, а в соответствующем документе движения.

2

Непосредственно в Журнале учета товаров отгруженных вводятся только начальные остатки.

Списание отгруженных товаров с соответствующего счета (при получении оплаты от консигнатора или в силу иных причин) производится в режиме Журнал списания товаров с учета. Сама процедура заключается в оформлении ведомости списания. Ведомость может включать в себя произвольное количество строк, относящихся к одному или нескольким консигнаторам. Строки ведомости, содержащие названия, количества и суммы списываемых ТМЦ, вводятся на основании Журнала товаров отгруженных. При этом, в зависимости от настройки параметров приложения для ввода выбираются либо все данные, либо данные только по тем контрагентам, от которых поступила оплата.

Создание проводок

Бухгалтерские проводки в приложениях Товары. Продукция и Сырье. Материалы могут формироваться двумя способами: автоматически и вручную. Создание проводок осуществляется на основании данных первичных документов, оформляющих приход и расход. Для автоматизации подготовки проводок используется аппарат типовых операций. Если у типовой операции настроен статус Оперативная, то проводки автоматически запишутся в Книгу учета операций – в момент сохранения документа.

Отражение проводок в Книге учета операций может происходить не только напрямую, но и опосредованно – через так называемый буфер проводок. В буфере можно добавлять новые записи, а также корректировать и удалять уже существующие.

Используя буфер проводок, Вы сможете создавать проводки по документам в отложенном режиме. В этом случае никаких записей в Книге учета операций не производится и, по сути, ведется только оперативный учет. Такая схема может использоваться, например, в ситуации, когда документы, оформляющие движение ТМЦ, вводятся складским персоналом, не знающим (и в принципе, не обязанным знать) основы бухгалтерского учета. Бухгалтер, исходя из внесенных данных, позднее автоматически формирует проводки в режиме Специальные режимы и расчеты à Генерация проводок.

Проводки создаются на основании предварительно настроенных шаблонов типовых операций, имеющих статус Отложенная. При этом вовсе не обязательно записывать проводки сразу в Книгу учета операций. Вы можете предварительно сформировать буфер проводок, просмотреть его содержимое (это делается в режиме Работа с буфером проводок), исправить неверно подготовленные записи (или внести поправки непосредственно в документы и вновь запустить режим генерации проводок), и только после этого перенести данные в Книгу учета операций.

Формирование отчетов

В режиме Формирование отчетов доступен широкий спектр ведомостей, сводок и справок, отражающих состояние и движение товарных запасов в различных аналитических срезах. Формы отчетов сгруппированы в следующие папки:

Ø  Синтетические и аналитические отчеты (ведомости операций по счетам учета запасов, отчеты по оборотам, аналитические ведомости);

Ø  Ведомости учета остатков (остатки на дату, остатки по картотеке);

Ø  Ведомости учета движения (карточки учета, ведомости поступления и выбытия, оборотные ведомости, детальная ведомость движения, товарный отчет по форме ТОРГ-29);

Ø  Отчеты по товарам отгруженным (ведомости движения и списания товаров отгруженных);

Ø  Показатели прибыли (отчеты о валовой прибыли, прибыли на рубль себестоимости, на рубль реализации и на единицу ТМЦ);

Ø  Реестр документов;

Ø  Расчеты с контрагентами;

Ø  Ведомость дефицита.

9.2.3.  Закупки. Поставщики

Каждое предприятие периодически решает задачи, связанные с пополнением материальных запасов и/или приобретением различных работ и услуг, т. е. совершает сделки закупки.

Функции учета и контроля сделок закупки сосредоточены в приложении Закупки. Поставщики, которое обеспечивает:

Ø  Ведение договоров на закупку ТМЦ/приобретение работ, услуг;

Ø  Ведение реестра актов оприходования выполненных работ и оказанных услуг;

Ø  Формирование отчетов по закупкам в любой момент времени и в любом аналитическом срезе: по датам и периодам, поставщикам, договорам, операциям, видам товаров и услуг и др.

Договоры закупок

Закупки, совершаемые у постоянных поставщиков, на долгосрочной основе, предполагающие большие объемы или серии поставок, оформляются договорами. Ведение этих договоров осуществляется в режиме Договоры закупок.

При проведении сделки закупки, оформляемой договором, предприятие-поставщик и предприятие-покупатель – каждое со своей стороны – контролируют исполнение условий договора и определяют баланс расчетов по договору на основании документов оплат и поставок. Если баланс расчетов (т. е. соотношение сумм оплат и поставок) равен нулю, сделка считается завершенной. При балансе расчетов, отличном от нуля, возникают обязательства поставщика или покупателя.

2

Логика работы с договорами закупки аналогична той, которая используется при ведении договоров продажи (см. п.9.2.1).

Разовые сделки закупки или закупки в небольших объемах либо оформляются счетами-фактурами, либо могут вообще не иметь документа-основания. Во всех перечисленных случаях для оформления поступления ТМЦ, являющихся предметом сделки, используются приходные накладные, а оформление приемки работ и услуг выполняется с помощью актов.

Система БЭСТ-5 позволяет оперативно контролировать обязательства по поставкам как в рамках отдельно взятой сделки, так и по партнеру в целом.

Приложение Закупки. Поставщики взаимодействует с другими функциональными блоками системы БЭСТ-5:

Ø  СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ, ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ – совместное использование номенклатурных справочников, контроль оприходования поставляемых ТМЦ;

Ø  КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ – автоматическая регистрация счетов-фактур поставщиков на основании актов о выполнении работ, услуг, ведение реестра счетов-фактур на закупку и книги покупок;

Ø  КАССА. ПОДОТЧЕТЫ, СЧЕТА В БАНКАХ – разнесение оплат по актам выполнения работ/оказания услуг;

Ø  РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ – отражение и контроль расчетов по обязательствам перед поставщиками;

Ø  Главная книга – формирование проводок по актам выполнения работ, услуг.

Учет приобретения работ и услуг

Описание групп работ, услуг и их характеристик (код, наименование, ставка НДС и др.) производится в Справочнике групп услуг, работ. Среди характеристик работ и услуг, вводимых в справочник Номенклатура услуг, работ, – код группы, к которой относится вид работы/услуги; уникальный код вида работ/услуг в пределах этой группы (т. е. номенклатурный номер); единица измерения (если работы/услуги являются «измеряемыми» – например, в часах), цена за единицу и т. д. В данном справочнике также могут присутствовать дополнительные характеристики (атрибуты). Возможные значения этих характеристик вводятся в Справочнике атрибутов услуг.

Для оформления оприходования выполненных работ/оказанных услуг используется режим Акты о выполнении работ, услуг. Акт о выполнении работ/ оказании услуг может быть или введен вручную, или сформирован на основании соответствующего счета-фактуры, зарегистрированного в приложении Книга покупок-продаж.

По актам о выполнении работ, услуг могут быть сформированы бухгалтерские проводки – автоматически (при помощи типовых операций) или вручную.

9.2.4.  Книга покупок-продаж

Приложение Книга покупок-продаж предназначено для учета расчетов по НДС на основе книги покупок и книги продаж. Оно объединяет функции регистрации и оформления счетов-фактур и ведения книг покупок и продаж.

Среди возможностей приложения: