Система управления предприятием БЭСТ-5, Руководство пользователя (стр. 7 )

После того, как Вы выбрали требуемую форму отчета, система должна получить от Вас «указания», по каким критериям и в каком виде должны быть представлены его данные. Другими словами, Вам нужно сформулировать запрос на подготовку отчета, в котором оговариваются условия его формирования. Данные действия выполняются в Карточке запроса, которая открывается в момент выбора соответствующей формы отчета (Рисунок 8‑13). Карточка запроса включает в себя ряд полей, состав которых зависит от вида отчета. Заполнение некоторых полей происходит с помощью справочников. Введя необходимые сведения в поля Карточки запроса, Вы можете либо нажать кнопку «Выполнить», чтобы система сформировала отчет, либо отказаться от его получения нажатием кнопки «Отменить».

В режиме предварительного просмотра отчетов может отображаться линия курсора – для выделения текущей строки. Для отображения линии курсора установите галочку в соответствующем пункте контекстного меню (вызываемом правой кнопкой мыши) в режиме предварительного просмотра.

Чтобы отменить отображение, данную галочку необходимо снять. Описанная настройка выполняется для каждого пользователя текущей рабочей станции в отдельности и сохраняется до тех пор, пока пользователь ее не изменит.

Готовые отчеты, сформированные в системе и сохраненные в файлы с расширением *.frp, можно просматривать без запуска БЭСТ-5. Просмотр осуществляется из проводника Windows или из соответствующей программы-просмотрщика. Интересующий файл открывают с помощью клавиши <Enter> или мыши.

Рисунок 8‑13 Пример карточки запроса на формирование отчета

8.5.3.  Создание новых печатных форм и отчетов

В системе БЭСТ-5 существует встроенный Дизайнер отчетов и печатных форм, который позволяет перенастроить формы печати любого реестра, документа и отчета, а также создавать новые печатные формы документов и отчетов.

Дизайнер запускается из любого открытого режима системы БЭСТ-5, с помощью команды Сервис à Дизайнер отчетов. При этом у Дизайнера имеется два режима запуска – По текущему разделу и По всему приложению.

В первом случае Дизайнер открывается в режиме создания новой формы. После создания этой формы, ее можно сохранить только в этом режиме. Если в Дизайнере запустить режим просмотра и печати документа (реестра), сформированного по создаваемому шаблону, документ выведется в полном объеме, т. е. будет содержать данные того документа (реестра), из которого был осуществлен вход в режим По текущему разделу.

При выборе режима запуска По всему приложению система предлагает список всех печатных форм и отчетов, имеющихся в данном приложении. Здесь можно открыть любую форму, а затем отредактировать ее или создать новую.

Если имеющаяся форма уже редактировалась, система потребует ее сохранения под другим именем, тем самым защищая от записи стандартные формы, входящие в поставку БЭСТ-5. Новую форму можно сохранить в той папке, из которой был осуществлен вход в режим По всему приложению, или в других входящих в нее папках.

В режиме просмотра и печати документа, сформированного по создаваемому шаблону, отображается только внешний вид документа без данных. Это ограничение не относится к тем отчетам, которые формируются в полном объеме.

Ä

Полное описание Дизайнера отчетов приведено в файле в файле Designer Reports. doc. Файл находится в папке Client\Doc (в каталоге, где установлена система БЭСТ-5).

8.5.4.  Использование одного шаблона в разных режимах

При необходимости один и тот же шаблон документа или отчета можно использовать в разных приложениях. Для того чтобы тот или иной шаблон был также доступен при работе с другим приложением, нужно выполнить следующие действия:

Ø  Войти в приложение, где находится требуемый отчет или печатная форма документа, и вызвать оттуда Дизайнер отчетов – в режиме «По всему приложению» (если речь идет об отчете), или в режиме По текущему разделу (если речь идет о печатной форме документа);

Ø  Находясь в Дизайнере отчетов, выбрать команду меню Файл à Открыть;

Ø  В открывшемся окне установить курсор на названии требуемого шаблона и нажать кнопку «Привязка к папкам», находящуюся на панели инструментов этого окна;

Ø  В окне, появившемся после нажатия кнопки «Привязка к папкам», отметить галочками названия нужных папок и подтвердить сделанный выбор нажатием кнопки «ОК».

В результате шаблон будет доступен в выбранных папках и приложениях.

Следует иметь в виду, что «привязать» к любой папке можно только отчеты. Шаблоны печатных форм документов можно привязывать только к папкам, находящимся на одном уровне каталога, в одном режиме или в приложениях, сходных по функциональности. Например, один и тот же шаблон расходной накладной можно использовать в двух приложениях – Товары. Продукция и Сырье. Материалы. Для этого его достаточно «привязать» к тем папкам перечисленных приложений, в которых хранятся шаблоны документов, оформляющих расход запасов.

8.6.  Работа с меню

Независимо от вида используемой версии системы БЭСТ-5 – демонстрационной или рабочей – Вы будете открывать различные окна, чтобы вводить, копировать, редактировать информацию. Эти и многие другие функции сгруппированы в различных меню, о которых пойдет речь далее. Описание меню дано в соответствии со стандартной настройкой системы БЭСТ-5, предлагаемой разработчиками по умолчанию. Каждой функции может соответствовать «горячая» клавиша, кнопка или комбинация клавиш, которые обеспечивают быстрый доступ к ней.

8.6.1.  Строка меню

Самая верхняя часть рабочего стола называется строкой заголовка. В ней отображается название системы (БЭСТ-5) и указывается ее версия. Ниже располагается строка меню, где сгруппированы основные функции приложения. Под ней находится панель инструментов, с помощью которой пользователь может быстро получить доступ к инструментальным средствам системы (Рисунок 8‑1).

Строка меню выглядит следующим образом (Рисунок 8‑14)

Рисунок 8‑14 Внешний вид строки меню

Поскольку работа с меню играет важную роль в «диалоге» между пользователем и системой БЭСТ-5, то Ваша задача заключается в том, чтобы научиться выбирать его функции (с помощью мыши или клавиатуры), знать значения символов, присутствующих в названиях пунктов меню, а также выходить из меню.

8.6.2.  Основные действия

Функция в строке меню может быть выбрана как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры. Это зависит от привычек и вкусов каждого конкретного пользователя. Ниже приведена таблица, в которой перечислены основные действия по работе с меню и способы их выполнения.

Действие	Мышь	Клавиатура
Вход в меню	Поместите указатель стрелки на нужный пункт меню и щелкните кнопкой мыши	Нажмите <Alt> для активизации строки меню.
Выбор функции	Удерживая кнопку мыши, переместите курсор до нужной команды выбранного пункта меню, а затем, выбрав его, отпустите кнопку	<Alt+ф> – меню «Файл» <Alt+П> – меню «Правка» <Alt+В> – меню «Вид» <Alt+С> – меню «Сервис» <Alt+О> – меню «Окно» <Alt+п> – меню «Справка» Используйте курсор для выбора пунктов меню. Нажмите <Enter>, чтобы выбрать требуемый пункт.
Выход из меню	Щелкните кнопкой мыши по названию меню или в любой области вне его.	Выполняется одним из двух способов: Ø  Нажмите <Alt> или <F10> для активации рабочей области. Ø  Нажмите Esc для деактивации строки меню.

2

Как правило, меню после выбора соответствующего пункта или команды автоматически закрывается, однако в системе есть альтернативные способы его закрытия, приведенные в настоящей таблице.

8.6.3.  Символы в меню

Пункты меню могут различаться по цвету и содержать символы и метки, иллюстрирующие их функциональные возможности и назначение:

Символ	Значение
Пункт выделен серым цветом	Функция в настоящий момент недоступна, поэтому команда не может быть использована.
Многоточие после названия пункта …	Указывает на наличие диалогового окна, где перед запуском функции можно установить ее параметры.
«Горячие клавиши», например, <Alt+F9>	Наиболее простой и быстрый способ выбора функции. На практике гораздо удобнее использовать комбинацию клавиш, чем последовательно открывать множество меню и подменю.
	Данный значок указывает на то, что меню содержит несколько разделов в виде каскадного, ниспадающего подменю.

8.6.4.  Меню «Файл»

Если открыто только окно Главного меню, меню Файл содержит следующие пункты:

Рисунок 8‑15 Меню «Файл» при открытии окна Главного меню

После открытия окна какого-либо режима меню Файл, с одной стороны, дополняется новыми пунктами (Рисунок 8‑16). С другой стороны, некоторые из имеющихся пунктов становятся недоступными. Для того, чтобы они снова стали доступны, пользователь должен закрыть окно режима.

Рисунок 8‑16 Меню «Файл» при открытии окна режима

Поясним назначение каждого из пунктов меню Файл:

Пункт	Назначение
Главное меню	Перейти в Главное меню/Открыть его
Сменить пользователя…	Войти в систему под другим именем и паролем
Выбрать предприятие…	Выбрать базу данных другого предприятия
Печать…	Печать по шаблону, указанному по умолчанию
Печать с выбором шаблона…	Переход в диалоговое окно для выбора шаблона или изменения настроек для шаблона по умолчанию.
Выход	Выход из БЭСТ-5

8.6.5.  Меню «Правка»

Меню Правка содержит функции редактирования, доступные в приложении БЭСТ-5. Состав его пунктов также меняется в зависимости от видов открытых окон – окна Главного меню или окон режимов (Рисунок 8‑17).

Рисунок 8‑17 Меню «Правка» при работе в окне режима

С помощью пунктов меню Правка выполняются следующие действия:

Пункт	Назначение
Отменить	Отмена предыдущего действия
Вырезать	Вырезать выделенный фрагмент поля в буфер
Копировать	Копировать выделенный фрагмент
Вставить	Вставить выделенный фрагмент поля из буфера
Новая запись	Создание новой записи в реестре
Редактировать	Редактировать имеющуюся запись
Удалить	Удалить запись из реестра
Сохранить	Сохранить информацию
Поиск	В этом случае предлагается два варианта поиска данных: Поиск общий и Контекстный поиск. (Об особенностях поиска данных см. п. 8.3.5)

8.6.6.  Меню «Вид»

Меню Вид предназначено для работы с реестрами и документами и выполнения настройки панелей Главного меню:

Пункт	Назначение
Перейти	Перемещение движение по записям реестра. Предлагаются следующие варианты перемещений: Ø  Предыдущая запись; Ø  Следующая запись; Ø  Первая запись; Ø  Последняя запись
Фильтр	Управление установкой/отменой фильтра. Возможные варианты: Ø  Общий фильтр; Ø  Контекстный фильтр; Ø  Отменить фильтр; Ø  Настройка общего фильтра
Настройка вида…	Настройка панелей Главного меню (см. п. 8.1.2)

8.6.7.  Меню «Сервис»

Меню Сервис содержит следующие пункты:

Пункт	Назначение
Дизайнер отчетов	Переход в Дизайнер отчетов для создания/редактирования отчета. Возможные варианты перехода (см. п. 8.4.3): Ø  По текущему разделу; Ø  По всему приложению
Выбрать шаблон по умолчанию	Выбор шаблона, по умолчанию используемого для печати отчета или документа.
Изменить пароль	Изменение пароля пользователя
Сочетания клавиш…	Обращение к полному списку команд, используемому в БЭСТ-5. Список содержит сочетания клавиш и иконки, соответствующие этим командам. При необходимости соответствие команд и «горячих» клавиш по желанию пользователя можно отредактировать.
Настройка шрифтов	Выбор типа и размера шрифта для работы с окнами. При этом пользователь может выбрать либо шрифт Terminal, либо Lucida Console и управлять шириной и высотой символов.
Стили	Изменение и настройка цветовой гаммы пользовательского интерфейса системы БЭСТ-5. В настоящее время в поставке предусмотрены следующие стили: Ø  Стандартный; Ø  Классика.

8.6.8.  Меню «Окно»

Меню Окно позволяет настроить расположение окон на рабочем столе и включает в себя следующие пункты:

Пункт	Назначение
Выстроить каскадом	Расположение всех открываемых окон каскадом
Выстроить по горизонтали	Расположение всех открываемых окон по горизонтали
Выстроить по вертикали	Расположение всех открываемых окон по вертикали
Следующее окно	Переход к следующему открытому окну
Предыдущее окно	Переход к предыдущему открытому окну

В нижней части этого меню отображаются названия всех открытых в БЭСТ-5 окон (режимов). Используя мышь, Вы можете легко переходить от одного активного окна к другому.

8.6.9.  Меню «Справка»

Меню «Справка» предназначено для обращения к справочной системе (см. п. 2.5), которая встроена в программу БЭСТ-5. Данное меню состоит из следующих пунктов:

Пункт	Назначение
Справка…	Вызов справки по работе с БЭСТ-5
Новости	Пояснительные записки к выпущенным версиям, а также инструкции, разъяснения и комментарии по конкретным вопросам эксплуатации системы
Документация	Обращение к документации по системе БЭСТ-5
Readme	Открытие папки с файлами Readme, Read2nd
О программе	Общие сведения о системе БЭСТ-5: номер версии, номер лицензии, информация о разработчике и т. д.

8.6.10.  Системные сообщения

В процессе работы с БЭСТ-5 выдается множество различных системных сообщений. В окнах, где выводятся системные сообщения, содержатся тексты-предупреждения и/или присутствуют соответствующие «опознавательные знаки», благодаря которым пользователь может отличить сообщение от подсказки. Перечислим основные типы системных сообщений:

Вид сообщения	Назначение	Действия пользователя
Запрос	У пользователя запрашивается разрешение на выполнение какой-либо функции. Как правило, в таком сообщении кратко излагается суть выполняемых действий и/или даются предупреждения об их последствиях. Сообщения, носящие характер запроса, обычно отмечены вопросительным знаком, например:	В зависимости от ситуации, пользователь может либо подтвердить, либо отменить выполнение функции/операции нажатием соответствующих кнопок.
Рабочие сообщения	Информируют о текущей стадии выполнения той или иной операции и/или рекомендуют дождаться завершения того или иного процесса. Как правило, при выдаче таких сообщений в строке состояния появляется горизонтальная полоса индикатора, отражающая ход процесса, и информация о выполняемой в данный момент функции, например:	В зависимости от ситуации, пользователь должен либо дождаться выполнения операции, либо прервать ее нажатием соответствующей кнопки.
Завершение функции	Выдается при успешном выполнении какой-либо операции:	Окно с сообщением (после прочтения содержащегося в нем текста) можно закрыть нажатием кнопки «ОК».
Предупреждение	Появляется в том случае, если выполнение какой-либо операции может привести к необратимым последствиям, например:	В зависимости от ситуации, пользователь может либо подтвердить, либо отменить выполнение функции/операции нажатием соответствующих кнопок.
Запрет	Выдается в тех ситуациях, когда действие, запрашиваемое пользователем, не может быть выполнено. При этом в окне сообщения указываются причины невыполнения запрашиваемой операции, например:	Окно с сообщением (после прочтения его текста) закрывается нажатием кнопки «ОК». Далее, в зависимости от ситуации, пользователь либо продолжает работу в текущем режиме, либо устраняет причину невыполнения данного действия.

9.  Приложения и их функции

После знакомства с логикой построения интерфейса и правилами работы в системе БЭСТ-5 настало время получить представление о ее приложениях – основных инструментах для ввода, обработки и анализа данных о финансово-хозяйственной деятельности.