Методические рекомендации по осуществлению контроля за исполнением требований государственных стандартов социального обслуживания и исполнения государственного задания (стр. 5 )

2.  В результате оценки свидетельств аудита относительно критериев аудита образуются наблюдения аудита, указывающие на соответствие, несоответствие или возможность улучшения.

3.  На основе анализа наблюдений аудита составляется заключение по результатам аудита, которое может указывать на необходимость корректирующих и предупреждающих действий или на области возможных улучшений.

КЛАССИФИКАЦИЯ АУДИТОВ

Аудиты могут быть классифицированы по виду, по стадиям, по объекту и по методу проведения.

 

Аудит 1 стороной.

Это аудит, проводимый учреждением у себя же, т. е. внутренний аудит, требующий от учреждения обследования его собственных систем, процедур и процессов, чтобы удостовериться в их адекватности и соответствии предъявленным требованиям. Он представляет руководству информацию о том, выполняются ли его директивы, так ли система действенна и эффективна, как ей следует быть, и нужны ли изменения. Он может обеспечить «линию связи» по всему учреждению и создать огромные стимулы к улучшениям.

Учреждение руководит своей внутренней проверкой и устанавливает, что она соответствует требованиям стандарта. Как и можно ожидать, это, вероятно, будет рассматриваться с определенным скептицизмом потребителями услуг. Однако это можно использовать как подготовку к аудитам второй и третьей сторонами.

Аудит 2 стороной.

Это проверка учреждения второй стороной (например, УСЗН АВО) с целью получения достаточной информации о СК этого учреждения как поставщика государственных услуг для обеспечения уверенности в том, что специфические требования к их предоставлению выполнены.

Важно, чтобы аудит проводился профессионально и достоверно отражал эффективность системы качества поставщика услуг. Необходимо помнить, что результаты аудита повлекут решения, которые могут повлиять на будущее обеих организаций. Поэтому он должен быть проведен квалифицированным, обученным персоналом, что является гарантией получения корректной информации.

В то же время этот аудит будет иметь ограниченную ценность, так как он не является оценкой независимой стороны потому, что и поставщик и потребитель являются заинтересованными сторонами.

Аудит 3 стороной.

Это проверка, проводимая независимой организацией (третьей стороной) у поставщика услуг (учреждения). Эта проверка может проводиться по просьбе группы клиентов, но чаще всего оценка третьей стороной применяется с целью сертификации.

Как и в аудите второй стороной, аудит третьей стороной накладывает значительные требования как на аудитора, так и на аудитируемого. Результаты аудита могут быть критическими для проверяемого и подготовка к нему выливается в довольно дорогое мероприятие. Таким образом, аудитор должен быть профессиональным и компетентным, чтобы у учреждения не возникало сомнений, что результаты аудита точно и справедливо отражают состояние системы качества.

Проверка адекватности. Определяется степень, с которой документированная система адекватна требованиям применимого стандарта.

Проверка адекватности может выполняться путём:

-  Рассмотрения требований соответствующего стандарта с определением тех частей документированной системы, которые относятся к данным требованиям.

-  Проработки пункта за пунктом документированной системы и сопоставление с применимыми требованиями стандарта.

У всех проверок третьей стороной и многих проверок второй стороной следующая стадия проверки зависит от результатов первой стадии, поскольку если документация системы менеджмента неадекватна требованиям применимого стандарта, то нет смысла проверять, соответствует ли деятельность на местах требованиям, установленным в этой документации.

Проверка соответствия

Эта проверка, призванная установить степень, с которой документированная система понимается, внедрена и поддерживается работниками.

В тех случаях, когда применимый стандарт не требует для осуществления той или иной деятельности разрабатывать документированную процедуру, проверка соответствия производится относительно применимых требований стандарта.

Аудит продукции (услуг) - предназначен для проверки соответствия фактических характеристик продукции (услуг) установленным требованиям.

Аудит процесса - предназначен для оценки соответствия процесса установленным требованиям. При этом проверяется способность процесса обеспечить достижение запланированных результатов. Наиболее распространенными являются проверки специальных процессов оказания услуг, т. е. процессов, недостатки которых выявляются только после начала предоставления услуг.

Аудит системы менеджмента - предназначен для определения соответствия системы установленным требованиям. По сравнению с аудитами продукции и процессов это наиболее сложный аудит, связанный с получением и анализом большого объема информации. Недостатком данного метода является необходимость дополнительных затрат времени на перемещение аудиторской группы из подразделения в подразделение при отслеживании цепочки процессов. Кроме того, из поля зрения неопытного аудитора могут выпасть вспомогательные процессы (управление документами, записями и т. п.)

Прослеживание вперед - обследование от начала процесса до его результата или до заданной точки.

Прослеживание назад - обследование от результата процесса к его началу.

Частичное прослеживание - обследование проводится, начиная с произвольно выбранной точки процесса вперед или назад.

ЦЕЛИ АУДИТА

Предлагается следующая классификация целей аудита, состоящая из 5 пунктов:

1. Обеспечить соответствие стандарту (или системе).

Государство выделяет учреждению средства на предоставление государственных услуг клиентам с условием, что эти услуги будут предоставляться с учетом соблюдения всех необходимых требований.

2. Предоставить уверенность Руководству.

Руководству необходимо знать правду, соответствует или нет система качества, работает ли она, где она является эффективной и где требуются определенные радикальные изменения. Одной из важнейших функций Руководителя является обеспечение эффективности выполнения действий, выполняемых под его управлением. Обратная связь информации о системе, которая является результатом эффективных проверок, оказывает неоценимую помощь для обеспечения точности информации, поступаемой к Руководству, на основе которой Руководитель может получить Уверенность в действенности Системы или может предпринять шаги для ее улучшения. Руководитель не может быть уверен в системе, которая не проверяется или проверяется на нерегулярной основе.

3. Предоставление уверенности потребителю.

Результаты проверок могут служить доказательством того, что учреждение не только имеет систему управления качеством, но и проводит ее проверку, анализ, и вносит изменения в систему для обеспечения ее постоянной эффективности.

4. Предпосылки для решения оперативных проблем.

Большое значение имеет подготовка Процедур, на основе которых работает подразделение. Однако должны быть приложены значительные усилия для обеспечения того, что Процедуры являются четкими и выполнимыми, и они могут потребовать изменения. Во время проведения проверки любой системы аудитор получает благоприятную возможность для того, чтобы заметить сложности в исполнении системой требований или проблемы в самой системе или в Процедурах. При обсуждении с ответственными за выполнение работ в подразделении и производящими данные работы согласно Процедурам проблемы в Системе и способы ее улучшения становятся очевидными.

5. Предпосылки для выполнения корректирующих действий.

Наиболее важным преимуществом всех проверяемых систем является их способность идентифицировать проблемы и обеспечить то, что действия предпринимаются не только для того, чтобы корректировать проблему от случая к случаю, но и предпринимаются систематические действия для предотвращения возникновения проблем в будущем. Проверку нельзя считать завершенной до тех пор, пока не будут получены результаты предпринятых действий.

В отношении этого должно быть уделено внимание для обеспечения того, что проведено действительное обсуждение проблемы и что определенное действие по улучшению системы принято и что оно является наиболее эффективным и предотвратит возникновение проблемы в будущем. Записи по корректирующим действиям должны сохраняться и анализироваться. Это, в свою очередь, может вызвать дальнейшие корректирующие действия, которые должны планироваться и осуществляться, как это требуется. Это приводит к непрерывному процессу улучшения.

В соответствии со своими целями учреждения проводят самые разнообразные проверки.

Плановая проверка. Ее целью является оценка результативности СК. План проведения проверок составляется на весь календарный год и его составление должно быть завершено до начала нового календарного года.

В плане указываются все предстоящие проверки и сроки их проведения. Он доводится до сведения всех аудиторов, принимающих участие в проверках и руководителям отделов, в которых будет проходить проверка. По каждой плановой проверке согласуются сроки ее проведения, а проводящий ее аудитор или аудиторы готовятся к ее проведению.

По завершению проверки в соответствии с инструкциями, указанными в процедурах СК, составляется и рассылается отчет. По каждому содержащемуся в отчете запросу на проведение корректирующих действий проводится проверка с целью выяснения, действительно ли было назначено проведение предписанного корректирующего действия, было ли оно осуществлено и насколько результативным оно оказалось. Проверка выполнения корректирующих действий только тогда является законченной, когда успешно проверено выполнение всех улучшений.

Предоценочная проверка. Когда организация внедряет СК по новому стандарту, главными вопросами обычно являются такие, как «Удалось ли полностью внедрить Систему?», или «Хорошо ли понимается Система?», или «Выполняем ли мы процедуры Системы?».

Предоценочная проверка необходима для того, чтобы получить ответы на эти вопросы.