Методические рекомендации по осуществлению контроля за исполнением требований государственных стандартов социального обслуживания и исполнения государственного задания (стр. 7 )

-  придерживаться системы внутренних проверок, принятой в организации;

-  отражать потребности проверки;

-  отражать вопросы, интересующие аудитора;

-  относиться к конкретной деятельности, которая проходит проверку;

-  быть эффективным (добиваться результата при минимальных затратах времени);

-  быть полезным для аудитора.

Внутренняя проверка - это проверка фактов, на основании которых составляются объективные заключения. Чек-лист должен быть разработан так, чтобы выявить и оценить эти факты. Вопросы должны быть сформулированы таким образом, чтобы положительный ответ «Да» отражал соответствие требованиям СК. Отрицательный ответ «Нет» должен выражать несоответствие.

Чек-листы разработаны так, чтобы в них есть место для комментариев или заметок аудитора. Разработка чек-листа занимает много времени. Но как только он составлен, его могут брать за основу и другие аудиторы при составлении своих чек-листов. Сбор чек-листов воедино приведет к созданию базы данных, которая будет полезна при проведении последующих проверок. Поэтому необходимо уделять внимание подготовке или адаптации чек-листа для каждой проверки. От этого зависит успешное проведение проверки.

При любой ситуации чек-лист - это инструмент, который служит для того, чтобы сфокусировать проверку. Сведения, включаемые в чек-лист, должны оказывать помощь аудитору. Он поможет подготовить окончательное представление о фактах, подготовить отчет и сформулировать ясные запросы на проведение корректирующих действий. Чек-лист должен быть подробным, чтобы лицо, не связанное с проведением проверки, могло бы по нему быстро проследить основные элементы этой проверки.

Перед составлением чек-листа необходимо проанализировать документы СК, которые надлежит использовать во время проверки. К этим документам относятся используемые главы из Руководства по качеству и процедуры СК, а также стандарты (другие нормативные документы) по тем направлениям работ, которые будут оцениваться.

Аудитор также должен получить дополнительную информацию по проверяемому подразделению, в т. ч. отчеты предыдущих внутренних проверок. Содержащиеся в них сведения помогут:

-  Завершить составление чек-листа или напомнить, что необходимо проверить, устранены ли проблемы, отмеченные предыдущей проверкой.

-  Обратить внимание на изменения, которые произошли с момента проведения последней проверки (назначение нового руководителя, реструктуризация или расширение подразделения и т. д.).

ПРОВЕДЕНИЕ ПРОВЕРКИ

Встреча перед началом проверки (вступительное совещание)

Вступительное совещание (встреча) задает тон всей проверке. Во время его проведения закладывается фундамент предстоящей проверки, и то впечатление, которое складывается у руководителя проверяемого подразделения, в значительной степени влияет на успех или неудачу проверки. Встреча должна быть ограничена по времени. Необходимо ясно показать, что аудитору дана очень конкретная установка: оценить эффективность СК и связанных с ней процедур.

Цели вступительного совещания:

подтверждение плана аудита;

краткое изложение действий по аудиту, используемых в ходе его проведения методов и процедур;

представление руководителя, членов аудиторской группы, определение объема их деятельности;

подтверждение каналов связи между аудиторской группой и проверяемым учреждением (в случае возникновения проблем или изменения объема аудита);

знакомство аудиторов с представителями проверяемого подразделения;

подтверждение наличия ресурсов и оборудования, необходимых аудиторской группе;

обеспечение возможности для представителей учреждения задавать вопросы.

Вступительное совещание проводится сразу после прибытия аудиторской группы в проверяемое подразделение и до начала аудита. На совещании присутствуют все члены аудиторской группы, руководитель и представители проверяемого подразделения. Ведёт совещание руководитель группы аудиторов. Он представляет участников совещания друг другу, объясняет цели аудита, подтверждает объём и критерии аудита.

Руководитель аудиторской группы может объяснить методы проведения аудита и представить процедуры, в соответствии с которыми проводится проверка.

Рекомендуется на вступительном совещании чётко определить роли сопровождающих, особенно если процедурой по внутреннему аудиту предусмотрена подпись сопровождающего на акте о несоответствии. В этом случае необходимо объяснить, что сопровождающий выступает только в роли свидетеля и его подпись подтверждает, что тот или иной факт имел место, а не то, что ситуация является несоответствием установленным требованиям. Необходимо объяснить также, что сопровождающие не являются членами аудиторской группы и поэтому не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита.

В ходе совещания руководитель аудиторской группы должен определить, кто будет сопровождать аудитора во время проверки, и сообщить дату, время и место проведения заключительного совещания.

Во время встречи необходимо поощрять представителей подразделения задавать вопросы. Все неясности должны быть устранены перед началом проверки. На вопросы необходимо отвечать тактично и прямо.

Помимо этого, необходимо быстро и дипломатично пресекать любую попытку представителей подразделения отвлечь выступающего от запланированной тематики выступлений. Руководитель подразделения должен решить, кто должен присутствовать на этой встрече от подразделения и заблаговременно уведомить их.

Перед тем как аудиторы приступят к выполнению своих обязанностей, руководитель группы должен убедиться, что аудиторы ознакомлены с правилами техники безопасности.

При проведении аудита в небольшом учреждении нет нужды знакомить аудиторов с проверяемым персоналом и предоставлять им сопровождающих. В этом случае вступительное совещание может просто состоять из сообщения руководителя группы аудиторов о том, как будет проводиться аудит.

Цели оценки

Задача аудиторов состоит не только в работе с людьми, но и в изучении документов. Каждая оценка имеет две цели: оценить фактические данные и подтвердить, что они согласуются с требованиями СК. При выполнении данной работы используются соответствующие методы.

Преодоление разногласий

Если аудит длится несколько дней, то рекомендуется, чтобы группа аудиторов в конце каждого рабочего дня собиралась вместе для подведения итогов и в начале следующего дня устно сообщала проверяемым предварительные результаты.

Если аудитор определит наличие несоответствия, он должен его зафиксировать так, как это определено процедурой по внутреннему аудиту (например, делается соответствующая отметка в чек-листе и составляется акт о несоответствии).

Аудитор должен исходить только из обнаруженных фактов и отнести их к определенному пункту требований. Он также должен обсудить ситуацию с представителем подразделения (или с сопровождающим) для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны. Желательно, чтобы это подтверждалось подписью представителя подразделения или сопровождающего на акте о несоответствии для того, чтобы удостоверить, что данный факт действительно имеет место.

Должно быть сделано все возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и/или наблюдений аудита. В данном случае важно избежать последующих обсуждений. Если не удаётся достичь согласия с представителем проверяемого подразделения, нерешенные вопросы должны быть зарегистрированы согласно процедуре по внутреннему аудиту.

Обычно в этом случае вопрос выносится на рассмотрение руководителю группы аудиторов и далее - ответственному за организацию аудита или руководству учреждения.

Хорошее знание предмета исследования

К обязанностям аудитора нельзя относиться поверхностно. Аудитор имеет дело с людьми, которые хорошо разбираются в своей СК и многое знают о ее применении. Они знают ее сильные и слабые стороны. Вполне естественно, что они попытаются скрыть проблемы от аудитора. На такое поведение накладывает свой отпечаток и иерархическая структура любой организации, которая вовсе не поощряет отклонение от нормы.

При подготовке к проверке необходимо хорошо изучить те части СК, которые будут проверяться. Это поможет как при формулировании вопросов, так и при оценке полученных ответов. Необходимо держать сфокусированным свое внимание, стараться понять предмет исследования, по крайней мере так же хорошо, как и лицо, которое опрашивается. Это потребует напряжения интуиции и интеллектуальных способностей, но это всего лишь одна из многих трудностей, с которыми придется столкнуться при проведении проверки.

Во время исследования нельзя высказывать оценочных суждений. Высказывание суждений о работе или деятельности вызовет антагонистическую реакцию со стороны представителя проверяемого подразделения. На такого аудитора будут смотреть как на «всезнайку».

Аудитор может лично рекомендовать улучшения или корректирующие действия, в зависимости от ситуации. Не следует давать предложения, если опрашиваемый сам не попросил вашей помощи.

Аудитор сможет убедить подразделение в необходимости принятия корректирующих действий, если укажет на важные факты и сделает это в объективной форме.

Это продемонстрирует его беспристрастность и покажет, что он не занимается «поиском ведьм», когда записывает о каждом небольшом отклонении, каким бы незначительным оно не казалось.

Лучше, когда аудитор проявляет объективный, а не доброжелательный подход. Такой подход говорит: «Я понимаю вашу ситуацию, знаю, что вы чувствуете, ваши идеи и ваши подходы. Однако это не означает, что я обязательно соглашусь, что они наиболее подходящие». Такой подход отражает нейтральное отношение, которое позволяет аудитору составить запросы на проведение корректирующих действий или дать рекомендации там, где он сочтет необходимым.

Выборки

Невозможно провести тщательное исследование всех процессов СК, которые хотелось бы проверить во время проверки. Поэтому при проведении проверки используют метод выборок. Этот метод в основном применяется при анализе планов, отчетов, личных дел, программ реабилитации и других документов.

Полезно, хотя и не существенно, документировать выборки. В этом случае следует объяснить, почему не включены в выборку те или иные пункты.