1.1 Автоматизована система електронного документообігу Атлас-док (стр. 22 )

·  Довідник довідників по документах. Містить службові довідники системи і довідники щодо складу атрибутів довідників системи. Використовується для налагодження системних параметрів АСЕДО.

·  Види документів.

·  Види доступу до документів.

·  Довідник стандартних текстів.

·  Рубрикатор документів (тематичні питання, що висвітлюються в документах).

3.  В меню “НДІ” ® “Кореспонденти” відредагуйте і заповніть наступні довідники:

·  Довідник довідників по кореспондентах

·  Типи кореспондентів-адресатів

·  Довідник країн

·  Довідник областей (територіальних).

·  Кореспонденти (фізичні і юридичні особи, з якими кореспондується організація).

10.3.1  Створення моделі організаційної структури підприємства

Оберіть “НДІ” ® “Організаційна структура”, або натисніть Ctrl + O.

Створіть модель організаційної структури Вашого підприємства.

Приклад створення елементів оргструктури розглядався в пункті 9.2 - Створення елемента в організаційній структурі підприємства для адміністратора АСЕДО.

10.3.2  Створення журналів реєстрації (обліку) документів

Система забезпечує 2 шляхи створення журналів реєстрації:

·  “НДІ” ® “Журнали”

·  “НДІ” ® “Організаційна структура”® картка елемента оргструктури ® кнопка “Журнали реєстрації”

При цьому система здійснює виклик списку журналів реєстрації (обліку). Різниця ж між одним і другим інтерфейсами полягає лише в тому, що перший містить повний перелік журналів, зареєстрованих в системі, другий – перелік журналів, власником яких є поточний елемент оргструктури.

Рис 9-10 (все)

Рис 9-11 (власник)

Параметри списку журналів:

Група параметрів	Назва параметра	Пояснення
Власник	Код	Код елемента оргструктури
Назва	Назва елемента оргструктури
Журнал	№зп	Номер за порядком журналу в довіднику журналів
Код	Код журналу
Назва	Повна назва журнала
Коротка назва	Скорочена назва журналу
Тип документа	Тип документів, які реєструються в журналі
Дата початку дії	Дата початку дії журналу
Дата припинення дії	Дата припинення дії журнала
Статус	Статус картки журналу
Тип	Тип журналу (реєстрації або обліку)

Для створення нового журналу необхідно натиснути клавішу Insert. При цьому відкривається картка журналу, що має кілька вкладок і параметри яких Вам необхідно заповнити.

Вкладка “1.Головні атрибути”

Рис 9-12

Параметри вкладки

Назва параметра	Пояснення	Чи редагується
Власник журналу	Код і назва елемента-власника журналу. За умовчанням – поточний елемент оргструктури.	Редагується користувачем згідно довідника “Організаційна структура”
Код	Код журналу	Редагується користувачем
№ зп	Номер журналу за порядком в довіднику “Журнали реєстрації”. Використовується системою під час будування звітів.	Редагується користувачем
Назва	Повна назва журналу	Редагується користувачем
Коротка назва	Скорочена назва журнала	Редагується користувачем
Примітки		Редагується користувачем
Статус	Статус запису журналу згідно значень довідника “Статуси реєстрів документів” (Довідник довідників по документах)	Редагується користувачем
Можливість редагування рег. коду	Ознака-прапорець. Визначає можливість ручного редагування номера документа користувачем.	Редагується користувачем.
Дата початку дії	Дата початку дії картки журналу	Редагується користувачем
Дата завершення дії	Дата завершення дії журналу	Редагується користувачем
ФОРМУЛА ІНДЕКСУ		Розділ вкладки, призначений для встановлення формули, яка визначатиме номер документа під час його створення.
№ пп	Номер складової частини формули за порядком	Редагується користувачем
Тип	Тип складової частини формули згідно значень системи (Скрипт, Константа)	Обирається користувачем
Значення	Безпосереднє значення складової частини формули.	Для Скрипта – обирається користувачем з переліку значень. Для Константи – вводиться користувачем
Коли виконується	Значення згідно списку значень системи	Обирається користувачем

Вкладка “2.Правила реєстрації”

Мал. 9-13

Параметр, група параметрів	Пояснення	Чи редагується
Тип реєстру	Тип журналу згідно списку значень системи	Обирається користувачем
Тип документа	Тип документів, що реєструються в журналі згідно значень системи	Обирається користувачем
Види кореспондентів	Розділ, призначений для визначення груп кореспондентів, які дозволено реєструвати в журналі (згідно довідника “Типи кореспондентів-адресатів”)
Входять	Перелік кореспондентів, які дозволено реєструвати в журналі	Додаються або вилучаються користувачем
Не входять	Повний перелік усіх груп кореспондентів згідно довідника “Типи кореспондентів-адресатів”
Види документів	Розділ вкладки призначений для визначення видів документів, які дозволено реєструвати в журналі
Входять	Перелік видів документів, які дозволено реєструвати в журналі	Додаються або вилучаються користувачем
Не входять	Повний перелік видів документів згідно довідника “Види документів”

Вкладка “3.Реєстраційний номер”

Мал. 9-14

Параметр, група параметрів	Пояснення	Чи редагується
Реєстраційний номер	Останнє значення складової номеру за порядком документа під час його реєстрації в журналі
Унікальний № РК впродовж року	Ознака унікальності № РК впродовж року
Ознака	Ознака належності журналу до журналів реєстрації організації

Приклад створення журналу реєстрації:

·  В оргструктурі підприємства оберіть елемент, який є власником журналу. Відкрийте картку елемента оргструктури і натисніть кнопку “Журнали реєстрації”. З’явиться браузер журналів.

·  У браузері журналів натисніть кнопку “Новий” або клавішу “Insert” для створення нового журналу. Відкриється картка журналу підрозділу. Зверніть увагу, що в параметрі “Підрозділ” внесено той елемент оргструктури, для якого Ви створюєте цей журнал.

·  Внесіть необхідні значення параметрів на вкладці “Головні атрибути” та натисніть F8 для збереження результатів редагування.

Під час реєстрації документа в журналі, він одержує номер (індекс) згідно формули, яку містить журнал. Формула може мати складну структуру і містити будь-який скрипт (наприклад, номер за порядком) в комбінації з константами. Нижче розглянемо приклад створення формули індексу журналу, яка матиме наступну структуру : ЖР_тест/ <номер за порядком>.

·  Натисніть F4 для початку редагування властивостей журналу.

·  Клацніть мишею в розділі “Формула індексу” і натисніть кнопку “Новий” або клавішу “Insert”. В розділі з’явиться запис під номером 1. Якщо параметр “Тип” має значення “Константа”, ця складова частина індексу документа змінюватись не буде (тип частини формули обирається із списку дозволених значень). В параметрі “Значення” введіть: ЖР_тест. В параметрі “Коли виконується” виберіть значення із списку дозволених: “При створенні документа”.

·  Знов натисніть кнопку “Новий” або клавішу “Insert”. В розділі “Формула індексу” з’явиться запис під номером 2. Оберіть тип “Константа”, в параметрі “Значення” введіть: /. В параметрі “Коли виконується”: “При створенні документа”.

·  І, нарешті, втретє натисніть кнопку “Новий” або клавішу “Insert”. В розділі “Формула індексу” з’явиться запис під номером 3. В параметрі “Тип” оберіть “Скрипт”. В параметрі “Значення” із списку дозволених значень виберіть: Номер за порядком. В параметрі “Коли виконується” виберіть значення “При створенні документа”.