1.1 Автоматизована система електронного документообігу Атлас-док (стр. 4 )

Користувач має можливість модифікації й створення нових ресурсів. Таблиці системи АТЛАС-ДОК мають широкі можливості відображення даних, друку, експорту в різні формати даних і можуть проектуватись користувачем самостійно.

В якості серверу бази даних стандартно використовується СКБД Oracle, але в разі необхідності система може бути портована в іншу реляційну СКБД, таку як Informix, Microsoft Sybase. Частина клієнтських застосувань реалізована в рамках трирівневої архітектури, і працює із сервером бази даних через сервер застосувань.

Користувачі працюють із системою через клієнтськоу застосування з графічним інтерфейсом, які реалізовані на платформі Intel під керуванням Windows 2000. Для створення звітів в рамках АТЛАС-ДОК використовується потужний засіб генерації звітів – Fast Reports.

Комп’ютери, що використовуються в складі системи, зв’язані в єдину телекомунікаційну мережу (локальну або розподілену). Підключення віддалених користувачів виконується за допомогою виділених або комутованих каналів зв’язку.

Для автоматизації процесу проектування використовуються засоби фірми Platinum Technology:

Erwin/ERX - для створення моделей баз даних;

BPwin - для проектування бізнес-процесів.

Інструментальними засобами для розробки клієнтського програмного забезпечення обрані продукти фірми Inprise – Borland Delphi 5.0.

Для інтеграції рішень інших виробників, створення багаторівневих додатків використовуються технології COM/DCOM та CORBA. Ці технології забезпечують можливість створення та інтегрування серверів додатків. Для написання процедур, які реалізують бізнес-логіку, застосовуються JavaScript та VBScript, що забезпечує можливість їх легкої модифікації.

Для розробки клієнтських додатків застосовується система власної розробки DevelopmentSuite, яка реалізує трирівневу архітектуру з використанням технології COM/DCOM. Ця система забезпечує високий рівень модульності програмного комплексу, можливість легкої модифікації й доповнення функціональності компонент, підвищує рівень безпеки доступу до сервера бази даних. При використанні цієї системи різко зменшуються вимоги до робочої станції, на якій виконується клієнтський додаток. Забезпечується можливість легкого масштабування системи шляхом використання довільної кількості одночасно працюючих серверів додатків. Відомості про поведінку клієнтського додатка, реалізацію бізнес-логіки тощо - містяться в метабазі. Існують високорівневі інструменти для модифікації цієї метабази.

У разі необхідності, системні компоненти розроблюються з використанням MS Visual C++.

Для підтримки процесу колективної розробки в компанії АТЛАС створена власна система керування проектами, яка інтегрує засоби сторонніх фірм (такі, як MS Exchange, MS Visual SourceSafe 6.0) і продуктів компанії АТЛАС (системи планування, керування й контролю технологічного циклу, моніторингу проблем проекту, ведення версій прикладних проектів тощо).

2.2  Основні елементи АТЛАС-ДОК і принципи роботи з ними

2.2.1  Організаційна структура підприємства

Визначає штатний розпис і організаційну підлеглість структурних елементів власної організації (в т. ч. підлеглих установ).

В АТЛАС-ДОК організаційна структура підприємства представлена довідниками: Штатний розпис, Працівники та Оргструктура.

Записи довідника Оргструктура щодо підлеглих організацій-установ дублюються в довіднику Кореспонденти.

2.2.2  Кореспонденти-адресати

Кореспондент – зовнішня організація (або фізична особа), якою надіслано документ. Позначка “гол” визначає, що кореспондент є головним в загальному списку кореспондентів одного документу. Кореспонденти, які не мають такої позначки, називаються заявниками або співкореспондентами.

Адресат – зовнішня організація (в т. ч. підлегла) або фізична особа, якій призначена кореспонденція власної організації.

В АТЛАС-ДОК кореспонденти й адресати представлені в довіднику Кореспонденти.

Записи довідника Кореспонденти щодо підлеглих організацій-установ дублюються в довіднику Оргструктура.

2.2.3  Групи кореспондентів-адресатів

Кореспонденти-адресати можуть бути згруповані за довільними ознаками, як то: міністерства, приватні підприємства, установи влади тощо. Групи кореспондентів-адресатів можуть бути закріплені за окремими журналами реєстрації вхідних документів.

Групи кореспондентів-адресатів представлені в довіднику Групи кореспондентів-адресатів.

2.2.4  Документ

Документ – базова одиниця документообігу, яка може бути представлена як в паперовому, так і електронному вигляді. Організація отримує документи від інших установ і організацій (в т. ч. підлеглих), розробляє власні документи і надсилає їх в зовнішні установи. Всі документи, що мають місце в організації підлягають обов’язковій реєстрації.

2.2.5  Журнали документів

Журнал – сукупність документів, що зареєстровані або обліковані в журналі. Журнали в АТЛАС-ДОК представлені в довіднику Журнали. Для кожного з них адміністратором системи виконується налагодження: щодо видів документів, груп кореспондентів-адресатів, формування реєстраційного індексу, власника журналу, належність до журналів вищого рівня тощо.

2.2.6  Види журналів документів

Журнали документів в системі представлені наступними видами:

-  Журнал реєстрації - сукупність зареєстрованих документів за деякий період часу.

-  Журнал обліку – сукупність облікованих документів за деякий період часу.

Журнали реєстрації можуть мати позначку “вищий рівень”, що визначає їх, як журнали загального значення в організації.

2.2.7  Типи документів

Документи можуть бути: вхідними, розпорядчими, внутрішніми й вихідними.

Вхідний документ – документ зовнішньої організації (в т. ч. підлеглої) або фізичної особи, зареєстрований в відповідному журналі реєстрації організації (вхідні документи).

Розпорядчий документ – документ розпорядчого характеру, який створений в межах власної організації і зареєстрований в відповідному журналі реєстрації (власні документи). Розпорядчі документи, призначені як для власної, так і підлеглих організацій.

Внутрішній документ - документ, який створено в межах власної організації і зареєстрований в відповідному журналі реєстрації (власні документи). Внутрішні документи, призначені для використання в межах власної організації.

Вихідний документ – документ, який створено в межах власної організації і зареєстрований в відповідному журналі реєстрації (вихідні документи). Вихідний документ, призначений для зовнішніх організацій (в т. ч. підлеглих).

В АТЛАС-ДОК представлено 3 типи документів, а саме: вхідні (Вх), власні (Вл) і вихідні (Вих).

Власні документи, які реєструються в журналах із позначкою “вищий рівень” – є розпорядчими.

2.2.8  Вид документа

Види документів (наприклад: Закон, Постанова, Розпорядження, Звернення, Лист тощо) в АТЛАС-ДОК представлені довідником Види документів, який налагоджується адміністратором системи і використовуються під час реєстрації документів.

2.2.9  Реєстраційна картка (РК)

Реєстраційна картка (РК) документа в АТЛАС-ДОК є електронним аналогом традиційної реєстраційної картки в діловодстві. РК є базовою одиницею зберігання документа в системі і створюється під час його реєстрації в відповідному журналі. Створення РК передбачає внесення значень параметрів документа згідно з відповідним шаблоном. Система підтримує 2 види (шаблони) реєстраційних карток: вхідна РК; власна РК.

Характерною особливістю РК вхідного документа є існування параметрів вихідної реєстрації кореспондентів документа; РК власного документа – параметрів, що визначають посадових осіб власної організації, якими документ підписаний та розроблений.

2.2.10  Рубрика

Рубрика (або тематика) визначає тематику питання, що висвітлена в документі. Один документ може мати множину рубрик. Визначення рубрик документа встановлюється під час реєстрації або редагування документу. Окрім самої рубрики, система дозволяє встановлювати її уточнення (наприклад: пояснення, скарга, звіт тощо).

Можливий список усіх рубрик системи представлено довідником Рубрики.

2.2.11  Стандартні тексти

Під час реєстрації об’єктів системи використовуються стандартні тексти: короткого змісту документа; резолюцій вищестоящих організацій; резолюцій власного керівництва; завдань КК; звітів щодо виконання КК.

Стандартні тексти представлені в системі довідником Стандартні тексти і групуються за призначенням і власником тексту. Довідник налагоджується адміністратором системи.

2.2.12  Картка резолюції (КР)

Картка резолюції (КР) – сукупність параметрів, які визначають кому, ким і коли передається документ в межах власної організації з наступною метою:

-  На розгляд керівництву та встановлення резолюції (тип Резолюція)

-  Для ознайомлення й виконання (тип Ознайомлення)

-  Для отримання на документі підписів, віз, погоджень тощо (тип Віза, Підпис)

Доручення, організацій вищестоящого рівня реалізовані в АТЛАС-ДОК засобами карток резолюцій окремого типу.

2.2.13  Картка зовнішнього адресата (КА)

Картка зовнішнього адресата (КА) – сукупність параметрів, які визначають зовнішнього адресата документу, дату передачі, вид відсилки, реєстр відсилки, вартість тощо.

2.2.14  Контрольна картка (КК)

Контрольна картка (КК) – сукупність параметрів, які визначають завдання щодо виконання документа (доручення). Один документ (РК) може мати необмежену кількість завдань (КК).

В залежності від установлених правил щодо контролю документів в організації, завдання можуть контролюватись:

-  централізовано (спеціалізованими службами або особами);

-  децентралізовано (структурними підрозділами, їх керівниками або діловодами; безпосередньо виконавцями завдань).

Можливі рівні контролю КК налагоджуються адміністратором системи.

Нижче наведено список стандартних рівнів контролю документів, які представлені в АТЛАС-ДОК (довідник Типи контролю):