1.1 Автоматизована система електронного документообігу Атлас-док (стр. 3 )

10.5 Підтримка СКБД у робочому стані....................................................................................................... 10-2

10.5.1 Забезпечення вільного простору у БД....................................................................................................... 10-3

10.5.2 Забезпечення архівації БД............................................................................................................................. 10-3

10.5.3 Моніторинг та оптимізація СКБД................................................................................................................ 10-3

10.5.4 Поради щодо організації роботи серверу Oracle.................................................................................... 10-3

10.6 Підтримка прикладної системи в робочому стані................................................................ 10-3

10.6.1 Очищення тимчасових таблиць в схемі БД............................................................................................... 10-4

10.6.2 Виконання процесу збору статистики по таблицях БД....................................................................... 10-4

10.7 Проведення оновлень прикладної системи............................................................................... 10-4

10.8 Повсякденні обов’язки адміністратора системи.................................................................. 10-4

Розділ 11. Вирішення можливих проблем.................................................................................................... 11-1

11.1 Проблеми при інсталяції чи оновленні ПЗ..................................................................................... 11-1

11.2 Інші проблеми..................................................................................................................................................... 11-1

11.3 Проблеми при роботі з комплексом.................................................................................................... 11-2

11.3.1 Крах системи..................................................................................................................................................... 11-2

11.3.2 Вплив облікових записів користувачів Windows 2000 на адміністрування комплексу................ 11-3

Розділ 12. Розподіл прав на операції та сутності.................................................................................. 12-1

12.1 Загальні поняття.............................................................................................................................................. 12-1

12.1.1 Сутність............................................................................................................................................................... 12-1

12.1.2 Операція.............................................................................................................................................................. 12-1

12.1.3 Логічний блок.................................................................................................................................................... 12-1

12.1.4 Ролі....................................................................................................................................................................... 12-1

12.1.5 Делегація прав................................................................................................................................................... 12-1

12.2 Ведення прав на операції та сутності............................................................................................. 12-2

12.2.1 Ролі....................................................................................................................................................................... 12-6

Розділ 2.  Загальні відомості

В розділі розглянуто короткі відомості про систему АТЛАС-ДОК, її функції й можливості. Матеріал призначено для первинного ознайомлення користувача із загальними характеристиками системи.

Розділ представлено трьома частинами:

1.  Загальна характеристика системи.

В цій частині Інструкції надана інформація щодо призначення системи й задач, виконання яких вона вирішує, класифікація користувачів у системі, терміни-скорочення та загальні системотехнічні принципи створення АТЛАС-ДОК.

2.  Основні елементи системи АТЛАС-ДОК і принципи роботи з ними.

Для полегшення сприяння матеріалу та прискорення освоєння АТЛАС-ДОК, в даному розділі надається опис основних елементів, із якими працює система.

3.  Послідовність установки необхідних компонентів

Коротко описана послідовність дій, необхідних для установки системи АТЛАС-ДОК

2.1  Загальна характеристика системи

2.1.1  Призначення системи АТЛАС-ДОК

АТЛАС-ДОК призначена для автоматизації процесів діловодства та документообігу в організації з метою:

-  Поступового переходу до використання електронного документообігу в організації.

-  Скорочення термінів проходження документів від часу їх реєстрації до виконавців.

-  Підвищення оперативності опрацювання службових документів.

-  Удосконалення контролю щодо виконання встановлених завдань.

-  Підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни і якості взаємодії структурних підрозділів.

-  Автоматизації діловодних процесів, починаючи з надходження або створення документів і, закінчуючи їх збереженням у справах згідно з номенклатурою справ організації.

2.1.2  Задачі, що вирішує АТЛАС-ДОК

АТЛАС-ДОК забезпечує автоматизацію наступних функцій:

-  Реєстрація вхідних, розпорядчих, внутрішніх і вихідних документів, що мають місце в організації з використанням класифікаторів і довідників.

-  Завантаження електронних копій документів, створених за допомогою офісних застосувань або засобами сканування/розпізнавання в електронне сховище АТЛАС-ДОК.

-  Потоковий режим завантаження електронних копій документів в електронне сховище АТЛАС-ДОК.

-  Ведення версій електронних копій документів.

-  Установлення зв’язків між реєстраційними картками документів.

-  Установлення контрольних доручень щодо виконання документів (у т. ч. циклічного характеру).

-  Маршрутизація й транспортування об’єктів документообігу.

-  Автоматизація копіювання контрольованих завдань.

-  Клонування циклічних завдань.

-  Створення звітів, що стверджують виконання встановлених завдань.

-  Створення й підтримка бази даних електронного сховища копій документів.

-  Контроль виконання встановлених доручень.

-  Контроль виконання власних рішень організації підлеглими організаціями й установами.

-  Пошук документів за заданими критеріями в межах прав дозволу користувача.

-  Забезпечення можливості колективної розробки електронних документів.

-  Друкування карток контролю й журналів реєстрації.

-  Формування аналітичних і статистичних довідок щодо документообігу й контролю виконання документів;

-  Ведення системи класифікаторів і довідників.

-  Установлення прав доступу користувачів.

-  Адміністрування та обслуговування бази даних системи.

2.1.3  Користувачі системи АТЛАС-ДОК. Авторизація прав доступу користувачів

Користувачі системи АТЛАС-ДОК поділяються на 2 групи: адміністратори системи і звичайні користувачі системи, які можуть мати різні права щодо виконання ними операцій системи, пов’язаних із специфікою їх роботи в технологічному ланцюгу документообігу організації.

Для забезпечення контролю доступу до баз даних системи, які є комерційною таємницею, передбачена авторизація користувача в системі. Рівень доступу обмежується адміністратором системи як для групи, так і окремих користувачів.

Система аудита забезпечує контроль за всіма діями користувачів у системі АТЛАС-ДОК, які реєструються у відповідних системних лог-файлах із зазначенням: користувача; операції, які ним виконуються; дані, які приймають участь у здійсненні операції; час виконання операції тощо.

2.1.4  Терміни-скорочення в АТЛАС-ДОК

Скорочення	Повна назва	Пояснення
РК	Реєстраційна картка	Сукупність реєстраційних параметрів документа.
ЖР	Журнал реєстрації	Сукупність зареєстрованих документів (РК).
ЖО	Журнал обліку	Сукупність облікованих документів (РК).
Вх	Вхідний документ	Документ, що надісланий зовнішніми установами.
Рп	Розпорядчий документ	Власний документ розпорядчого характеру, розроблений у межах організації і призначений для власної організації та (або) підлеглих установ.
Вих	Вихідний документ	Власний документ, який зареєстрований в ЖР вихідних документів і призначений для зовнішніх установ (у т. ч. підлеглих).
Вл	Власний документ	Документ, який розроблений у межах власної організації.
КВД	Контроль виконання документа	Інтерфейс, який забезпечує маршрутизацію документа в межах власної організації; встановлення завдань щодо виконання документа в межах власної та (або) підлеглих організацій; звітування щодо виконання контрольованих завдань.
ПС	Поштова скринька	Інтерфейс, який забезпечує прийом-передачу об’єктів документообігу системи в межах власної та (або) підлеглих організацій; передачу документів - в зовнішні установи (у т. ч. підлеглі).
КТр	Картка транспортування	Картка системи, яка забезпечує фактичне транспортування всіх об’єктів документообігу.
КР	Картка резолюції	Сукупність параметрів, яка визначає транспортування документа в межах власної організації
КА	Картка адресата	Сукупність параметрів, яка визначає транспортування документа у зовнішні (у т. ч. підлеглі) організації
КК	Контрольна картка	Сукупність параметрів щодо виконання завдання.
КЗ	Картка звіту	Сукупність параметрів, які стверджують виконання встановленого завдання (КК).
КЗв	Картка зв’язку	Сукупність параметрів щодо встановлення зв’язку між двома документами (РК), зареєстрованими в системі.
ЕД	Електронна копія документа	Графічна або текстова копія документа, створена за допомогою офісних застосувань, засобами сканування/розпізнавання.
ЕС	Електронне сховище	БД системи, яка призначена для збереження електронних копій документів (в т. ч. версій).
НДІ	Нормативно-довідкова інформація	Сукупність довідників, що забезпечують функціонування системи.
Кор	Кореспондент	Зовнішня організація або фізична особа, від якої отримано кореспонденцію.
Адр	Адресат	Зовнішня організація або фізична особа, якій адресується документ.
СЛ	Супровідний лист	Лист, який адресується разом з іншим (головним) документом і який містить пояснювальний текст щодо мети його передавання.

2.1.5  Загальні системотехнічні принципи створення АТЛАС-ДОК

АТЛАС-ДОК представляє собою відкриту систему, що дозволяє користувачам в процесі її експлуатації модифікувати й розвивати програмний продукт. Це досягається за рахунок базування системи на сервері застосувань Atlas Development Suite (DevS). DevS представляє собою сервер застосувань і набір інструментів для модифікації системи. Ресурси застосування (фільтри, таблиці) зберігаються в базі даних DevS.