Содержательный блок (стр. 18 )

î статистическая документация;

î статистические справочники;

î коллективное обсуждение проблем;

î наблюдение;

î анкетирование;

î интервью.

Отношения управления выступают как психологические взаи­моотношения людей. Управление психологическими процессами предполагает учет психологии коллектива, менеджера, управле­ния, взаимоотношений людей.

Исследования показывают, что результат производства во мно­гом предопределяется решением вопросов подбора кадров, влия­нием на психику работника с целью повышения производитель­ности труда, формированием «нового» работника.

Психологические методы управления

Социально-психологические методы направлены на решение следующих задач:

î повышение производственной и творческой активности чле­нов трудового коллектива;

î формирование благоприятного социально-психологическо­го климата;

î эффективное использование различных форм морального поощрения;

î воздействие на групповое самосознание коллектива.

Рисунок 9 Виды психологических методов управления

9.  Коммуникации в современной организации.

Коммуникации: сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса. Основные виды коммуникаций. Трудности в развитии коммуникаций в современной фирме. Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса - обеспечение понимания инфор­мации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:

Ú отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

Ú сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;

Ú канал, средство передачи информации;

Ú получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ин­терпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколь­ко взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и исполь­зовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поня­ли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы:

Ú зарождение идеи;

Ú кодирование и выбор канала. Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты. Ко­дирование превращает идею в сообщение. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, электронные сред­ства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видео­ленты и видеоконференции. Часто для достижения эффективности со­общения используют два или большее число средств коммуникаций;

Ú передачи сообщений;

Ú декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются ком­муникативными ролями. Изначальный получатель становится отправи­телем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообще­ний. Обратная связь повышает шансы на эффективный обмен инфор­мацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи. Источники помех, создающие преграды на пути обмена информацией, варьируют от язы­ка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в воспри­ятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между ру­ководителем и подчиненным.

Основные виды коммуникаций

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуника­ций с элементами своего внешнего окружения. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внимание уде­ляется созданию определенного образа организации на местном, обще­национальном или международном уровне. Подчиняясь государству, организации заполняют разнообразные письменные отчеты. При этом обсуждения, собрания, переговоры, служебные записки, отчеты, цир­кулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возмож­ности или проблемы, создаваемые внешней средой.

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации.

Ú межуровневые коммуникации - перемещение информации в рамках вер­тикальной коммуникации. Могут происходить по нисходящей (сообще­ние подчиненным уровням о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки);

Ú коммуникации между различными отделами, или горизонтальные ком­муникации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и дей­ствий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении;

Ú коммуникации "руководитель - подчиненный". Связаны с прояснением за­дач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченнос­ти отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности рабо­ты; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных;

Ú коммуникации между руководителем и рабочей группой. Позволяют ру­ководителю повысить эффективность действий группы;

Ú неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций - это канал распространения слухов. Так как по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и рас­пространения определенной информации типа "между нами".

Трудности в развитии коммуникаций в современной фирме

1. Когда информация движется внутри организации, смысл сообщений несколько искажается в силу ряда причин:

Ú непреднамеренное искажение - может происходить в силу затруднений в межличностных контактах;

Ú сознательное искажение информации - имеет место, когда какой-либо отправитель-управляющий не согласен с сообщением. В этом случае уп­равляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;

Ú фильтрация. Для ускорения движения информации или придания сооб­щению большей ясности различные сведения приходится суммировать и упрощать перед направлением в разные сегменты организации;

Ú несовпадение статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снаб­жать их только положительно воспринимаемой информацией. Кроме того, поскольку подчиненные часто хотят услышать одобрение от руководи­теля, они могут говорить только то, что он хочет услышать;

Ú страх перед наказанием и ощущение бесполезности дела.

Менеджер, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоя­нии реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему доста­точно важной. То же самое относится и к обмену информацией.

Если структура организации недостаточно продумана, возможности ру­ководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управлениями растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтро­вывать сообщения.

Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме

1. Менеджеры на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих началь­ников, коллег и подчиненных. Менеджер должен уметь оценивать каче­ственную и количественную стороны своих информационных потреб­ностей, а также других потребителей информации в фирме, стараться определить, что такое "слишком много" и "слишком мало" в информа­ционных обменах.

Менеджер может также практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными, периодические встречи со всеми подчи­ненными. Планирование, реализация и контроль формируют возмож­ности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей, контроль хода работ, отчеты по результа­там контроля - действия, подвластные менеджеру.

2. Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управ­ленческой информационной системы в организации. Один из вариан­тов системы обратной связи - перемещение людей из одного подразде­ления организации в другое с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Опросы позволяют выяснить у подчиненных:

Ú четко ли доведены до них цели их деятельности;

Ú с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкива­ются или могут столкнуться;

Ú получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

Ú открыт ли их руководитель для предложений; информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

3. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступ­ления информации наверх. Все работники получают возможность гене­рировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта дея­тельности организации. Цель систем - снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей па пути снизу вверх.

4. Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные публи­кации могут входить статьи с обзором предложений по поводу управле­ния, на тему охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы сотрудников. Также часто используются видеозаписи.

5. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организа­циях. Электронная почта дает возможность направлять письменные со­общения любому человеку в организации, вне ее, что должно умень­шить неиссякаемый поток телефонных разговоров. Видеоконференции способствуют людям, находящимся в разных местах, обсуждать всевоз­можные проблемы, глядя друг другу в лицо.