Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях (стр. 15 )

Синтетический учет иностранной валюты ведется в накопительной ведомости формы № 000 (мемориальные ордера № 3), аналитический учет ведется в книге (карточках) текущих счетов и расчетов формы № 000 отдельно по каждому виду иностранной валюты.

235. На субсчете 119 «Денежные средства на других счетах» учитываются средства, поступившие от территориальных подразделений Пенсионного фонда на счета организаций для выплат расходов по государственному социальному страхованию, и другие денежные средства.

Поступление этих средств отражается по дебету субсчета 119 Денежные средства на других счетах» и кредиту соответствующих субсчетов, а расход - по кредиту субсчета 119 «Денежные средства на других счетах» и дебету соответствуюших субсчетов счетов 12 или 15.

Счет 12 «Касса»

236. Счет 12 «Касса» состоит из субсчетов 120 «Наличные денежные средства в национальной валюте» и 121 «Наличные денежные средства в иностранной валюте», на данных субсчетах учитываются наличие и движение денежных средств (в национальной и иностранной валюте) в кассе организации. Ведение учета кассовых операций осуществляется в соответствии с законодательством.

237. Прием в кассу наличных денежных средств осуществляется по приходному кассовому ордеру формы КО-1 (приложение 46 к настоящей Инструкции), подписанному главным бухгалтером или уполномоченным им лицом.

238. Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам формы КО-2 (приложение 47 к настоящей Инструкции) или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательна.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

239. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 (приложение 48 к настоящей Инструкции). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи.

240. Учет приема и выдачи наличных денег в организации ведется в кассовой книге формы КО-4 или формы 440. При этом в организациях учет операций с наличностью в иностранной валюте ведется в отдельной кассовой книге.

Записи в кассовой книге осуществляются шариковой ручкой, химическим карандашом или чернилами в двух экземплярах с применением копировальной бумаги. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Представленный кассовый отчет проверяется бухгалтерией и на его основании производится запись в накопительную ведомость по кассовым операциям формы № 000 (мемориальный ордер № 1) и другие регистры аналитического учета. Из общей суммы оборотов за месяц по мемориальному ордеру № 1 исключаются обороты по бюджетным (внебюджетным) счетам.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

241. Субсчета 120 «Наличные денежные средства в национальной валюте» и 121 «Наличные денежные средства в иностранной валюте» дебетуются на суммы, поступившие в кассу, и кредитуются на суммы, выданные из кассы. В тех случаях, когда из-за отдаленности обслуживаемой организации платежная или расчетно-платежная ведомость не может быть возвращена доверенным лицом в кассу бухгалтерии по истечении трех дней, выплата заработной платы может производиться через подотчетное лицо. В этих случаях сумма, необходимая для выплаты заработной платы, выдается подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру и относится на субсчет 172 «Расчеты с подотчетными лицами».

В организациях, имеющих большое количество подразделений, выплата заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий работающим пенсионерам и др. может производиться по письменному приказу руководителя организации другими кроме кассиров лицами. В таких случаях и с данными лицами обязательно должны заключатся письменные договора о полной материальной ответственности.

При выдаче из кассы наличных денег доверенным лицам, учет таких выдач ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, стипендий и других платежей формы № 000 (приложение 49 к настоящей Инструкции).

При выдаче денег из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам формы № 000 (приложение 50 к настоящей Инструкции). В организациях, в которых по штату не предусмотрена должность кассира, выплата заработной платы работникам и оплата мелких хозяйственных расходов производится через подотчетных лиц, оформленных приказом руководителя организации. Чеки на получение наличных денег из учреждения банка выписываются на имя этих лиц.

Счет 13 «Прочие денежные средства»

243. На этом счете учитываются аккредитивы, денежные средства в пути и другие денежные средства организаций. Данный счет в учете отражается с подразделением на нижеследующие субсчета:

130 «Аккредитивы»;

131 «Денежные средства в пути»;

132 «Денежные эквиваленты»;

244. На субсчете «Аккредетивы» принимаются к учету выставленные акредетивы составленные согласно взаимных договоров между поставшиками товаров расположенных в других городах по поставке материальных ценностей а также выполненным работам, услугам и другими организациями.

Аккредитивы могут выставляться как за счет бюджетных, так и за счет внебюджетных средств. Порядок оформления аккредитивов и срок их действия регулируются законодательством.

При выставлении аккредитива дебетуется субсчет 130 «Аккредитивы» и кредитуются соответствуюшие субсчета по учету денежных средств. На суммы использованных аккредитивов кредитуется субсчет 130 «Аккредитивы» и дебетуются соответствующие субсчета счета 150 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и других счетов. Неиспользованные суммы аккредитивов записываются в дебет соответствующих субсчетов счетов по учету денежных средств и в кредит субсчета 130 «Аккредитивы».

245. Аналитический учет по субсчету 130 «Аккредитивы» ведется по каждому выставленному аккредитиву отдельно в книге (карточках) текущих счетов и расчетов формы № 000.

246. На субсчете 131 «Денежные средства в пути» учитываются суммы денежных средств, отправленные с мест хранения, но не дошедшие до предполагаемого места назначения (сданные инкассатору наличные денежные средства организации, денежные переводы и другие).

Данный субсчет считается транзитным и служит связующим элементом бесперебойного контроля за движением денежных средств.

При перечислении, сдаче инкассатору и прочих случаях дебетуется субсчет 131- «Денежные средства в пути» в увязке со субсчетами учета денежных средств. После прихода денежных средств кредитуется субсчет 131 «Денежные средства в пути» и дебетуются соответствующие субсчета.

Аналитический учет денежных средств в пути ведется по их видам.

247. На субсчете 132 «Денежные эквиваленты» учитываются разные денежные документы, оплаченные квитанции, оплаченные талоны на бензин и масла, продовольствие и другие товары, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, туристические базы, полученные извещения за высланные деньги через почту, почтовые марки, бланки трудовых книжек и прилагаемые к ним листы и другие.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляется кассовыми ордерами. Учет этих операций ведется отдельно от операций по денежным средствам.

Приобретение денежных документов отражается в дебете субсчета 132 «Денежные эквиваленты» и в кредите субсчетов денежных средств или расчетов.

Выдача денежных документов отражаются в дебете субсчета 172 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредите субсчета 132 «Денежные эквиваленты».

Реализация денежных эквивалентов (трудовых книжек и др.) отражается в дебете субсчетов соответствующих денежных документов и расчетов, а также в кредите субсчета 132 «Денежные эквиваленты».

Списание денежных эквивалентов отражается в дебете субсчетов, учитывающих расходы, и в кредите субсчета 132 «Денежные эквиваленты».

Аналитический учет (кроме бланков трудовых книжек и их приложений) ведется по видам денежных эквивалентов в книге (карточках) текущих счетов и расчетов формы № 000. Учет трудовых книжек и их приложений ведется в книге учета бланков строгой отчетности формы № 000 (приложение 51к настоящей Инструкции).

Счет 14 «Финансовые вложения»

248. На субсчете 140 «Денежные средства, размещенные на депозиты» организациями отражаются свободные внебюджетные средства, временно размещенные на депозиты в банках.

Размещение временно свободных средств на депозиты в банках отражается в кредите соответствующего субсчета счета 11 и в дебете субсчета 140 «Денежные средства, размещенные на депозитах». Возврат же этих средств на счета организации отражается в обратном порядке по дебету соответствующего субсчета счета 11 и кредиту субсчета 140 «Денежные средства, размещенные на депозитах».