«Корпоративная автоматизированная система управления бизнес-процессами Материально-технического и транспортного обеспечения в бурение» (стр. 11 )

Этап 1. Поступление от поставщика. При проведении документа «Поступление товаров и услуг» запасы по умолчанию становятся «ВЛ».

Этап 2. В документы «Обеспечение заявочной компании» и «Распределение МТР» должны попадать запасы с признаком «ВЛ», «НВЛ».

Этап 3. При формировании документов «Перемещение» запасы могут иметь качество «НЛ», «НВЛ», «ВЛ». В системе создать дополнительные признаки: «Ремонт», «Не требует ремонта», «Неремонтопригодное». ЦИП при проведении входного контроля обязан проставить признаки поступившим МТР. В случае присвоения признака «Неремонтопригодное», необходимо формировать документ «Требование накладная»; «Не требует ремонта» - присвоение качества «НВЛ»; «Ремонт» - качество может изменяться вручную.

Этап 4. При проведении анализа хранения запасов, для изменения качества создать соответствующую обработку по изменению качества, доступную менеджеру по управлению запасами (+администратору). Обработка должна изменять качество по заданным параметрам: Качество, срок хранения, с указанием количества переводимых запасов с одного качества на другое.

4.3.9.  Учет и выдача Спецодежды и СИЗ

Внести в систему сведения по профилю для выдачи СО и СИЗ. Профиль должен содержать следующую информацию:

·  Профиль

·  Набор СО и СИЗ (Номенклатура, Количество)

Карточку сотрудника передавать из ЗИК в МТО (только ФИО, Должность, профиль, Антропометрические данные (уволен/работающий)). (Доработать ЗИК – сформировать документ «Требование на получение спецодежды и СИЗ»).

Сформировать в подсистеме «Склад» новый документ – Выдача СО и СИЗ. Данный документ должен позволять осуществлять выдачу со склада СИЗ и СО непосредственно на сотрудника, используя данные карточки сотрудника из ЗИК. Где прогружается норматив, проставляется факт выданной СО и СИЗ.

Сформировать отчёт по выданным СО и СИЗ.

4.3.10.  Операции с основными средствами.

Системой должны быть предусмотрены следующие операции с ОС для создания единого рабочего пространства для сотрудников.

·  Перемещение

·  Формирование ТТН.

Учет/амортизация Основных средств ведется в Бухгалтерской системе, техническое сопровождение в системе MTO. TMS. Задача данной системы – оперативно оформлять перемещение.

4.4.  Функциональные требования к блоку «Управление транспортом».

4.4.1.  Основные требования.

Система автоматизированного учета управления транспортом должна позволять решать следующие задачи:

·  Планирование затрат на транспорт;

·  Оперативное управление транспортом (включая заказ транспорта и контроль на маршруте);

·  Учет фактических затрат на транспорт;

·  Контроль соответствия объема, принимаемых у подрядчиков транспортных услуг, фактически оказанным услугам (включая контроль соответствия данных документов данным систем Glonass-GPS);

·  Нормирование и контроль выполнения нормативов использования транспорта;

·  Управление эффективностью транспортных подрядчиков;

·  Ведение аналитической отчетности.

Для выполнения данных задач система должна содержать следующую справочную информацию:

·  Список контрагентов;

·  Типы транспортных средств;

·  Виды транспортных средств;

·  Перечень транспорта допущенного к работе (с указанием гос. номеров);

·  Нормативы использования транспорта (по скорости, по видам транспорта, по времени на погрузо-разгрузочные работы, на выполнение операций и т. д.)

·  Список заказчиков транспорта (Пользователей);

·  Виды грузов (вид, габаритные размеры, вес грузов и прочие технические характеристики);

·  Производства (подразделения, филиалы);

·  Месторождения;

·  Кусты (место проведения работ);

·  Скважины;

·  КР (блоки тех. операций);

·  Технические операции;

4.4.2.  Ведение нормативов

4.4.2.1.  Формирование нормативов

При работе у Заказчика исторически сформировались определённые нормативы на перечень технологических операций, с учетом техники, по определенным видам работ.

Нормативы могут формироваться:

·  из требований заказчика;

·  на основе анализа, проведенного внутри компании;

·  исходя из сроков плана работ.

Система должна позволять планировать потребности в транспортных средствах, фиксировать нормативы на определенный перечень нормируемых показателей, проводить анализ по отклонению факта от плана и заданной нормы.

Нормативы могут задаваться:

·  по определённому контрагенту (заказчику);

·  на продолжительность технологических операций, по определенным видам работ;

·  на вид, модель и количество техники, с учетом

·  на расход ГСМ (необходимо анализировать коэффициент плотности, для пересчета из литров в тонны), с учетом:

Необходимо иметь возможность задавать и учитывать нормативы, как в разрезе заказчиков, так и в целом на анализируемый показатель, без отнесения на определенного заказчика.

Если по анализируемым показателям, по определенному заказчику, есть нормативы, как заказчика, так и внутренние (учитываемые в компании), то большим приоритетом должен обладать норматив заведенный на заказчика.

Необходима возможность введения кода по каждой технологической операции и дальнейшей идентификации тех. операций по коду в Систему.

Необходимо фиксировать дату вступления (либо изменения) в силу норматива.

С целью проведения сравнительного анализа плана, факта, и нормы необходимо фиксировать время действия каждого норматива, причем, при формировании нового норматива достаточно указать дату начала его действия.

4.4.3.  Ведение лимитов

4.4.3.1.  Формирование лимита

Существует 3 уровня лимитов:

Лимит № 1 - задается в соответствии со сформированным бизнес планом и контролируется с использованием справочника «заявочная кампания».

Лимит № 2 формируется по определенному отчетному периоду (представляет из себя документ, сформированный исходя из уточненной производственной программы с контролем превышения итоговых данных по Лимиту №1 за рассматриваемый отчетный период). В системе для функционирования бизнес-процесса планирования и контроля затрат, должна быть реализована возможность формирования Лимита № 3.

Лимит № 3 формируется исходя из:

·  лимита № 1;

·  лимита № 2;

·  заявки на ТС подрядчика;

·  перечня ТС к использованию, исходя из плановой потребности.

Лимит № 3 должен задаваться:

·  в разрезе структурного подразделения;

·  в суммовом выражении.

Исходя из полученной суммы и сформированной потребности на определенный период (плановой) Система должна предоставлять возможность задать перечень техники к использованию, с детализацией по:

·  подрядчику;

·  периоду предоставления ТС;

·  виду ТС;

·  модели ТС;

·  марке ТС;

·  режиму работы ТС;

·  количеству транспорта.

Необходимо фиксировать дату вступления в силу лимита.

4.4.3.2.  Автоматический контроль лимитов в сумме и в транспорте

При выполнении работ, на определенный период, закладываются ограничения по затратам в транспорте, исходя из установленного ограничения затрат по сумме на рассматриваемый период.

Система должна позволять:

·  выводить предупреждения о возможности превышения лимита, за счет превышения режима работы (как следствие затрат) за анализируемый период.

·  автоматически устанавливать признак выхода за рамки лимита на документы системы.

Признак выхода за рамки лимита автоматически должен устанавливаться при превышении:

·  установленной суммы;

·  использования транспорта, за счет внесения внеплановых заявок на ТС.

Реализовать в системе возможность формирования служебной записки по каждому сверхлимитному документу «Рейс». В дальнейшем, при учете выполненных подрядчиком работ, ответственный за пост-согласование сверхлимитных затрат сотрудник, может на основании служебной записки разрешить пустить документ «Рейс» в дальнейшую обработку. Под дальнейшей обработкой понимается сравнение информации в документе «Рейс» с данными из реестра подрядчика, их утверждение и распределение затрат по входящим счет фактурам, содержащим данные рассматриваемого документа.

Система должна предоставлять возможность e-mail оповещения ответственных сотрудников при расходовании 80% лимита. Так же необходима повторная отправка электронного оповещения, при полном исчерпании лимита.

4.4.3.3.  Прогнозирование выхода за рамки лимита, сверхрежим

В Системе необходимо разработать механизм прогнозирования выхода структурного подразделения за рамки лимита. Для этого нужно реализовать регламентный анализ выхода перечня контролируемых производств за рамки планового объема работ (в машино-часах). Анализ должен происходить посредством получения планового значения режима, по каждому ТС заданному на период контроля и его фактическому значению (превышению) – сверхрежим.

Период контроля должен настраиваться опционально, по желанию пользователя. В качестве значения по умолчанию предлагается установить значение равное одному дню.

В случае возникновения сверхрежима выводить соответствующее предупреждение в системе, с последующей возможностью открытия расшифровки сверхрежима, в виде аналитического отчета, с детализацией по:

·  типу ТС;

·  виду ТС;

·  гос. номеру ТС;

·  отклонению от планового объема;

·  количеству рабочих дней, которые можно отработать с полученным темпом расхода ресурсов;

·  остатку лимита в деньгах;

·  остатку лимита в технике.

Так же реализовать возможность оповещения, о факте выявления сверхрежима, с приложением файла расшифровки сверхрежима, при помощи электронной почты.

В соответствующих настройках системы учитывать:

·  период контроля;

·  перечень получателей;

·  период рассылки;

·  текст письма;

Перечень получателей – список почтовых адресов для рассылки писем с информированием о сверхрежиме.

Период контроля – период, в соответствии с которым будет происходить регламентный анализ сверхрежима, значение по умолчанию – день.

Период рассылки - период, в соответствии с которым будет происходить рассылка электронных писем об информировании сверхрежима.