«Корпоративная автоматизированная система управления бизнес-процессами Материально-технического и транспортного обеспечения в бурение» (стр. 17 )

В системе предусмотреть отчет по анализу наполнения характеристик элементов справочника «Транспортные средства».

Отчет должен предоставлять следующую информацию, по выбранному элементу справочника «Транспортные средства»:

·  дата регистрации элемента в системе;

·  автор элемента справочника;

·  перечень заполненных характеристик;

·  перечень не заполненных характеристик.

4.4.11.4.  Контрольные сроки по «Заявке на ТС»

При заключении договора с подрядчиком обговариваются сроки предоставления ключевой информации:

·  заявка на ТС должна направляться подрядчику не позднее, чем за оговоренное количество часов до начала выполнения работ;

·  подрядчик обязан в течение определенного количества часов с момента получения заявки подтвердить исполнение заявки – направив в ответ перечень ТС, обеспечивающих заявку.

Заложить в Систему возможность настройки сроков предоставления информации, для каждого из указанных выше пунктов.

Система должна отслеживать сроки последней активности документа «Заявка на ТС», путем записи времени последней отправки электронного письма из системы, с вложением печатной формы документа, либо вывода ее на печать.

АСУ МТО. TMS должна сравнивать разницу времени поступления ТС на объект и дату последней активности документа «Заявка на ТС» со временем определенным в условиях договора. Сравнение должно происходить при формировании на отправку электронного письма.

Значение разницы рассчитывать как разность требуемого времени поступления ТС и отправки документа «Заявка на ТС». Требуемое время поступления указано в табличной части документа.

По результатам сравнения, если время фактической реакции заказчика меньше заданного в условиях договора, Система должна оповестить текущего пользователя системы.

В случае получения результата сравнения меньше заданного в условиях договора значения, оповещать об этом пользователя системы. При возникновении подобной ситуации выводить соответствующее сообщение пользователю, с возможностью отказа от отправки электронного письма, либо отмены вывода формы на печать.

При получении перечня ТС от подрядчика в ответ на отправленную ему «Заявку на ТС» должна происходить автоматическая загрузка данного перечня в систему из утвержденного файла. При реализации автоматической загрузки Система должна понимать время реакции Заказчика и сравнивать ее с заложенными в договоре условиями. Время реакции заказчика рассчитывается как разница между временем отправки документа «Заявка на ТС» и временем загрузки перечня ТС в систему.

В случае получения отклонений по вышерассмотренным условиям договоров, как со стороны подрядчика, так и со стороны сотрудников, хранить данные факты в системе, для возможности анализа в виде отчета. Отчет должен содержать следующую информацию:

·  сроки, заложенные в договоре;

·  фактические сроки событий;

·  ссылка на событие, по которому отслеживаются сроки.

4.4.11.5.  Тарификация

При выполнении работ с каждым из подрядчиков заключаются индивидуальные расценки на стоимость работ предоставленного ими транспорта. Данные условия тарификации фиксируются в справочнике «Договоры контрагентов». Продолжительность действия тарифа соответствует сроку договора. Тарифы могут меняться в течение срока договора, например из за роста стоимости ГСМ. Изменение тарифов может задаваться пользователем вручную. Тариф задается на вид ТС, но в редких случаях задается и на конкретное транспортное средство, с указанием гос. номера. Тариф может задаваться на:

·  машино-час;

·  тн\км;

·  вес (тариф на сумму килограмма веса);

·  на расстояние.

В тарифах предлагается фиксировать:

·  режим работы ТС;

·  ставка по каждому из видов часов;

·  стоимость мобилизации за единицу ТС;

·  стоимость демобилизации за единицу ТС;

·  признак включения стоимости расходов по ГСМ в тариф.

Режим работы подразумевает количество часов работы ТС в смену. Виды часов перечисляются в соответствующем справочнике.

Необходимо чтобы система учитывала индивидуальные условия тарифов по каждому из подрядчиков, с возможностью задания одного из двух алгоритмов расчета по видам часов:

·  расчет тарифа за каждый час работ;

·  расчет тарифа по непрерывному простою более определенного количества часов.

Расчет тарифа за каждый час работ – если ТО было 5 часов, то и ставка на этот вид часов рассчитывается на эти 5 часов.

Расчет тарифа по непрерывному простою более определенного количества часов – если ТО было более заданного количества часов, то ставка на этот вид часов рассчитывается на это количество часов, если ТО было менее данного количества часов, то считаем что ТО не было и оплачивается тариф по полной ставке.

Условия тарифов должны быть частью договора с подрядчиком и быть доступными к анализу на этапах формирования документов:

·  «Заявка на ТС»;

·  «Лимит в технике»;

·  «Подтверждение заявки на ТС»;

·  «Задание на работу»;

·  «Рейс»;

·  «Отработка».

Системе необходимо тарифы по перевозке грузов, с учетом параметров:

·  вес;

·  расстояние;

·  объем;

·  количество мест;

·  зона отправки груза;

·  зона получения груза;

·  вид ТС;

·  временной интервал;

·  загрузочный метр;

сумма оценочной стоимости.

«Загрузочный метр» – расчет стоимости использования ТС в зависимости от количества загрузочных метров груза;

«Сумма оценочной стоимости» – расчет стоимости использования ТС, в зависимости от оценочной стоимости перевозимого груза;

«Временной интервал» - расчет стоимости использования ТС, в зависимости времени работы ТС на объекте;

Так же в качестве показателей расчета в АСУ МТО. TMS заложить максимальную:

·  длину грузового места;

·  ширину грузового места;

·  высоту грузового места.

4.4.11.6.  Контроль отсрочки платежей

При фиксировании условий договоров с подрядчиком обговаривается срок отсрочки платежа по представленной подрядчиком счет фактуре.

В Системе контролировать дату поступления каждой входящей счет фактуры. В условиях договора с подрядчиком фиксировать договоренность по продолжительности отсрочки.

Разработать отчетную форму перечня счетов фактур, с указанием:

·  даты регистрации счет фактуры;

·  продолжительности отсрочки;

·  крайней даты оплаты;

·  количества дней просрочки;

·  сумма пени, по отсроченным платежам;

·  оплаченные счета фактуры.

Пени должна рассчитываться ежедневно, как процент от суммы просрочки. Данный процент так же указывать в условиях договора с подрядчиком.

Данные об оплаченных счет фактурах хранятся в Платёжной системе заказчика, которые необходимо передать в Систему.

4.4.11.7.  История работы с договором

При выполнении работ учитывать исполнение условий договора, как со стороны подрядчика, так и со стороны собственных сотрудников.

Система должна предоставлять возможность анализировать в виде отчетной формы, связанную с договором информацию:

·  ключевые сроки по связанным документам;

·  финансовые детали, объемы по договору;

·  контроль отсрочки платежей.

Система должна предоставлять информацию по ключевым срокам:

·  дата регистрации счет фактуры входящей;

·  количество дней отсрочки для оплаты по счет фактуре входящей;

·  дата последней активности документа «Заявка на ТС»;

·  дата создания документа «Лимит в технике»;

·  дата создания документа «Реестр подрядчика».

Под датой последней активности документа «Заявка на ТС» подразумевается дата последней печати или отправки электронным письмом.

Система должна предоставлять информацию по финансовым деталям, объемам по договору:

·  сумма договора;

·  объемы работ по договору (в машино-часах);

·  процент использованной суммы;

·  остаток суммы по договору;

·  процент выполненных объемов работ;

·  остаток работ по договору;

·  оплаченные счета фактуры;

·  сумму примененных штрафных санкций;

Процент выполненных объемов работ по договору и его остаток должны выводиться, с возможностью расшифровки по документам «Реестр подрядчика», сформировавшим отработанный объем.

4.4.11.8.  Ответственные лица по договору

При регистрации договоров закладываются ответственные лица, как со стороны Заказчика, так и со стороны исполнителя договора.

Система должна предоставлять механизм по заданию перечня ответственных лиц (ОЛ) по договору с указанием:

·  принадлежности ОЛ к Заказчику либо Исполнителю договора;

·  функции ОЛ;

·  должности ОЛ;

·  ФИО ОЛ;

·  контактных данных ОЛ.

Перечень функций задается в системе МТО. TMS.

4.5.  Требования к блоку «Управление услугами»

4.5.1.  Общее описание процесса учета услуг

Весь процесс учета услуг можно разложить на подпроцессы:

·  Установка финансовых лимитов

o Формирование финансовых лимитов;

o Согласование финансовых лимитов;

·  Оперативное планирование потребностей на период заявочной кампании

o Формирование оперативных потребностей;

o Согласование потребностей;

·  Закупка услуг под потребности

o Размещение лотов на электронной торговой площадке;

o Получение предложений поставщиков;

o Конкурсный выбор поставщика;

o Заключение договора оказания услуг;

o Формирование заказов на оказание услуг;

o Анализ процесса поставки;

·  Отражение факта отражения услуг

o Проверка факта оказания услуг;

o Проверка обязательной сертификации;

o Регистрация прихода в управленческом учете;

o Передача документации в бухгалтерию;

o Экспорт данных из системы 1С: МТО систему Бухгалтерскую систему заказчика.

·  Отражение факта оказания услуг в бухгалтерском и налоговом учете

o Получение первичной документации по факту оказания услуг;

o Проверка и проведение в бухгалтерском и налоговом учете.

Часть процессов описана в п.4.2-4.5.

4.5.2. Фиксирование услуг буровым мастером

Описание функциональности подсистемы «Рабочее место бурового мастера», в том числе отчет «План факт по суточному рапорту и ПТУ» будет описан в техническом задании по блоку № 3 выполняемых работ «Стационарное рабочее место».