«Корпоративная автоматизированная система управления бизнес-процессами Материально-технического и транспортного обеспечения в бурение» (стр. 16 )

·  подрядчик, выполнивший работы;

·  договор с подрядчиком;

·  водитель, выполнявший работы;

·  номер заявки на предоставление транспортного средства;

·  наименование производства;

·  номер и дата заявки на предоставление транспортного средства;

·  номер и дата путевого листа;

·  маршрут, место выполнения работ;

·  вид транспортного средства, выполнявшего работы;

·  модель транспортного средства, выполнявшего работы;

·  марка транспортного средства (тип подвижного состава);

·  гос. номер транспортного средства;

·  оплачиваемое время, с классификацией по виду часов, например:

o тех. отстой\дежурство;

o полная отработка;

o консервация.

·  стоимость 1 м\ч;

·  сумма.

·  данные по счету-фактуре.

В Системе должна быть возможность формировать данные по выполненным работам подрядчиком, но не подтвержденным соответствующими документами, для отнесения затрат на текущий период (справка по начислениям).

4.4.9.2.  Сравнение данных подрядчика с данными в системе

После принятия реестра работ, предоставленных подрядчиком, происходит процесс автоматического сравнения данных из реестра с данными, зарегистрированными в Компании. При выявлении отклонений происходит процесс выяснения причин. Фиксируются результаты обработки по отклоненным позициям.

Необходимо реализовать возможность автоматического сравнения данных подрядчика с данными, зарегистрированными в АСУ TMS, с выявлением отклонений.

По результату сравнения необходимо получить:

·  перечень совпавших работ;

·  перечень отклонений.

По перечню отклонений должно происходить выяснение причин отклонений с заказчиком, с возможностью фиксирования выясненных причин и договоренностей к конкретным отклоненным позициям.

4.4.9.3.  Формирование справки распределения по утвержденным работам

По результату сравнения данных и выяснения причин отклонений должен быть предоставлен перечень работ, готовых к утверждению. Данный перечень работ подлежит дальнейшей обработке в бухгалтерии.

Система должна позволять сформировать Справку распределение на основании данных по утвержденным работам, зарегистрированным в системе, содержащую следующую информацию:

·  организация;

·  подразделение;

·  подрядчик;

·  период, подтверждения работ

·  договор подрядчика;

·  утвержденные документы выполнения работ;

·  сумма к оплате.

Справка распределение после формирования должна быть готова к передаче в бухгалтерию в печатном виде.

4.4.10.  Учет ГСМ

Для учета ГСМ необходимо разработать Рабочий стол, в котором будет возможно выполнение функционала описанного в п. 4.4.10.1-4.

4.4.10.1.  Ввод потребности

Ввод потребности на ГСМ осуществлять в стандартной обработке «Ввод и согласование потребности». Но потребности по данной группе МТР необходимо консолидировать на рабочем столе по учету ГСМ.

4.4.10.2.  Движение ГСМ в топливозаправщиках

По факту закупки ГСМ полученный объем распределяется по топливозаправщикам на объекты работ. При выполнении работ на объектах, происходит заправка техники из топливозаправщиков в рабочую технику.

Система должна позволять учитывать следующую информацию:

·  организация;

·  подрядчик, предоставивший топливозаправщик;

·  топливозаправщик:

o вид ТС;

o модель ТС;

o марка ТС;

o гос. номер ТС.

·  вид ГСМ;

·  Единица измерения;

·  коэффициент плотности ГСМ;

·  дата, время пополнения ГСМ;

·  остаток ГСМ в топливозаправщике, на момент пополнения;

·  объем пополнения ГСМ;

·  объект работ, на который распределяется топливозаправщик.

Система должна предоставлять механизм, позволяющий анализировать движение ГСМ в топливозаправщике в оперативном режиме.

4.4.10.3.  Регистрация факта расхода ГСМ

При выполнении работ транспортом/двигателем регистрируется факт расхода ГСМ из топливозаправщика и заправки транспортного средства.

По факту расхода ГСМ ведется Ведомость по учету ГСМ, данные фиксируются в Путевом листе. Необходимо иметь отсканированные версии документов в АСУ TMS, для внесения в систему и сравнения данных.

АСУ TMS должна предоставлять механизм позволяющий фиксировать данные по учету ГСМ (Ведомость по учету ГСМ), содержащую следующую информацию:

·  организация;

·  период ведения ведомости;

·  подрядчик, предоставивший топливозаправщик;

·  топливозаправщик;

·  транспортное средство, получающее ГСМ;

·  водитель, получивший ГСМ;

·  работы, на которых задействован транспорт, получающий ГСМ;

·  ответственное лицо, получающее ГСМ;

·  дата, время выполнения заправки;

·  объем заправленного ГСМ;

·  вид заправленного ГСМ;

·  ФИО и должность ответственного, завизировавшего выполнение заправки.

Система также должна иметь получать информацию с датчиков контроля ГСМ на двигателях. (Внешний сервис)

4.4.10.4.  Сверка данных по расходу ГСМ

После получения документов Ведомости по учету ГСМ и Путевого листа происходит процесс сверки данных.

В АСУ TMS, с целью более удобного восприятия информации необходимо получать аналитику по данным расхода ГСМ в разрезе:

·  ведомости по учету ГСМ;

·  путевого листа;

·  заведенных норм по учету ГСМ.

·  БСМТС.

При получении расхождений данных по Путевому листу и Ведомости по ГСМ происходит процесс выяснения причин отклонений. По перечню расхождений должно происходить выяснение причин отклонений, с возможностью фиксирования выясненных причин и договоренностей к конкретным отклоненным позициям (Ведомости ГСМ, Путевому листу, БСМТС (вторая очередь)).

После факта выполнения сверки данных по расходу ГСМ, с выяснением причин расхождений и утверждением их, сверяемые документы, за обработанный период должны становиться не доступными к редактированию.

4.4.11.  Фиксирование условий договоров

4.4.11.1.  Регистрация и контроль выполнения основных параметров

При работе с подрядчиками заключаются договора на оказание транспортных услуг. Договор заключается с каждым подрядчиком на определенный период и содержит в себе ключевые параметры для выполнения и контроля работ (условия договора).

Ниже приведены требования по регистрации и контролю условий договоров:

·  объемы работ;

·  место оказания услуг;

·  тип ТС;

·  вид ТС;

·  гос. номер ТС;

·  времени предоставления ТС;

·  режим работы ТС;

·  тарифы;

·  штрафные санкции.

Система должна позволять учитывать вышеперечисленные параметры в справочнике «Договоры контрагентов».

Система должна рассчитывать нарастающий итог затрат по договору с подрядчиком, причем при достижении уровня затрат в 80% выдавать соответствующее предупреждение. Нарастающий итог затрат должен рассчитываться при проведении документа «Подтверждение отработки».

Система выводит принятые и не принятые объемы работ по договору за заданный пользователем период, в отчетной форме. Не принятые объемы получаем путем вычета фактических объемов работ (в машино-часах) из запланированных. Запланированные объемы на определенный период рассчитываются как сумма машино-часов по заявленным транспортным средствам, каждого вида.

4.4.11.2.  Штрафные санкции

При выполнении работ возникают отклонения от условий, заключенных в договоре с подрядчиком, либо случаются события, описанные в специальном приложении к договору о штрафных санкциях. Штрафные санкции могут рассчитываться как процент от ставки тарифа, так и задаваться конкретной суммой.

Система должна предоставлять возможность регистрации штрафных санкций в рамках договора с подрядчиком. При регистрации должны использоваться следующие данные:

·  пункт договора, в котором описана соответствующая штрафная санкция;

·  нарушение – описание события, за которое выставляется штрафная санкция;

·  производство – место возникновения штрафной санкции;

·  метод расчета штрафной санкции:

Метод расчета штрафной санкции должен задаваться при ее регистрации в АСУ MTO. TMS и задаваться как:

·  конкретная сумма за каждый факт возникновения штрафного события;

·  процент от стоимости тарифа транспортного средства;

·  процент от суммы договора.

Регистрация документа «Акт отклонения» в АСУ МТО. TMS позволяет применить зарегистрированные штрафные санкций, с автоматическим расчетом суммы. Штрафные санкции должны иметь статусы:

·  занесен;

·  утвержден.

При возникновении штрафного случая, введенная в систему штрафная санкция считается занесенной, после согласования\утверждения ответственным лицом – утвержденной. Штрафные санкции должны вводиться в систему как отдельно, так и на основании документа «Акт отклонения», с информированием о необходимости введения штрафной санкции и возможностью автоматического расчета суммы, в случае указании в причине акта одного из нарушений, указанных при регистрации санкции.

4.4.11.3.  Контроль наполнения характеристик ТС

При получении нового ТС в работу, подрядчик по условиям договора обязуется предоставить сопутствующую документацию (перечень характеристик) по предоставленному ТС.

В Системе необходимо иметь возможность фиксирования следующего перечня характеристик, помимо набора характеристик, уже заложенных в систему:

·  идентификационный номер (VIN);

·  год изготовления;

·  № двигателя;

·  № шасси, рамы;

·  мощность двигателя;

·  рабочий объем двигателя;

·  тип двигателя.

При формировании нового элемента справочника «Транспортные средства» заложить обязательные к заполнению поля:

·  тип ТС;

·  вид ТС;

·  марка ТС;

·  гос. номер ТС.

Так же к обязательным для заполнения полям отнести характеристику «Владелец ТС», владельцем может быть:

·  контрагент;

·  организация;

·  физ. лицо.

При отсутствии полного перечня необходимой информации по транспортному средству, например, отражены только обязательные к заполнению поля, выводить напоминание о наличии такого факта. Напоминание выводить при записи документа «Реестр подрядчика».