Типовые требования к управлению электронными официальными документами (стр. 14 )

Отбор и передача э(25) некоторых официальных документов э(52) есть процесс, регулируемый законом и другими нормативными актами. Экспертиза ценности (пересмотр действий по отбору и передаче э(25)) должна проводиться при соблюдении всех этих законов и нормативных актов. Экспертиза должна также принимать во внимание регламенты и процедуры организации по этим вопросам. Там, где возможно, экспертиза должна проводиться в сотрудничестве с ответственными уполномоченными архивных служб. Дальнейшее обсуждение этого вопроса выходит за рамки MoReq2.

№	Требование	Тест
СУЭОД э(32) должна автоматически уведомлять роль администратора э(1) обо всех порядках хранения, отбора и передачи э(61), которые вступают в силу в определенный период времени.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна поддерживать процесс экспертизы, представляя для обзора классы э(11), дела э(34), разделы э(66) и тома э(74) вместе с их метаданными э(40) и информацией о порядке хранения, отбора и передачи э(61).	Д
На практике это означает возможность навигации вперед, назад, в пределах и между делами э(34), метаданными э(40) и официальными документами э(52).
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна обслуживать ссылки между разными образами э(59) одних и тех же официальных документов э(59) и осуществлять одновременные действия по их отбору и передаче э(25).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна позволять сотруднику, проводящему экспертизу ценности, предпринимать как минимум любое из следующих действий для каждого класса э(11), дела э(34), раздела э(66) или тома э(74) в ходе экспертизы: помечать для уничтожения э(22), немедленно или в указанную дату в будущем (смотри раздел 5.3);  помечать для передачи э(67), немедленно или в указанную дату в будущем (смотри раздел 5.3); помечать для дальнейшей экспертизы, немедленно или в указанную дату в будущем; помечать для постоянного хранения.	Д
Это может быть достигнуто путем применения разных порядков хранения, отбора и передачи э(61) или другими методами.
СУЭОД э(32) обязательно должна автоматически регистрировать дату экспертизы.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна позволять сотруднику, проводящему экспертизу ценности, вносить свои комментарии в класс э(11), раздел э(66), том э(74) или метаданные э(40) дела э(34) для регистрации причин, объясняющих принятые решения.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна содержать неизменяемую историю всех решений, принятых лицами, проводящими экспертизу, во время оценки, включая причины.	Д
Решения должны храниться как метаданные э(40) и возможно также в протоколе аудита э(40).
СУЭОД э(32) должна предупреждать роль администратора э(1), если возникает конфликт, когда к делу э(34), подлежащему уничтожению э(22), существует ссылка из другого дела э(34). Она должна приостановить процесс уничтожения э(22) и разрешить предпринять следующие действия по исправлению ситуации: подтверждение от роли администратора э(1) о продолжении процесса или об отмене; генерация детального отчета о затронутых делах э(34) или официальных документах(е) э(52) и всех упоминаниях о них и ссылках на них.	Д

Перемещение, экспорт и уничтожение

Организациям может потребоваться переносить официальные документы э(52) из их СУЭОД э(32) в иные места или системы для архивных или иных целей. В этих случаях используется термин «передача э(67)».

Основанием для передачи э(67) могут являться:

постоянное хранение официальных документов э(52), имеющих юридическую, административную или исследовательскую ценность; использование переданных (делегированных) или внешних сервисов (услуг сторонних организаций) для среднесрочного или долгосрочного управления официальными документами э(52).

Это действие часто производится для официальных документов э(52) которые передаются э(67) в иную среду СУЭОД э(32).

Термин «передача э(67)» используется, несмотря на то, что изначально только копия пересылается в другое место или систему. Официальные документы э(52), изначально находящиеся в СУЭОД э(32), сохраняются, а уничтожаются э(22) только после подтверждения того, что передача э(67) была успешной.

Термин «экспорт э(33)», с другой стороны, относится к процессу создания полных копий агрегаций э(3), дел э(34) и официальных документов э(52) для другой системы, тогда как официальные документы э(52) остаются в исходной системе –  процесс не удаляет их.

В действительности процесс передачи э(67) происходит в два этапа – экспорт э(33) копии со всеми относящимися метаданными э(40) и протоколами аудита э(4), а затем уничтожение э(22) оригинала.

В каждом случае исполнение процессов передачи э(67), экспорта э(33) или уничтожения э(22) должны осуществляться под строго определенным способом управления.. Во всех случаях метаданные и данные протокола аудита должны рассматриваться вместе с документами, к которым они относятся.

Одновременно с выполнением действий над официальными документами э(52) обязательно должны приниматься решения об их метаданных э(40) и данных протоколах аудита э(4).

В данном контексте термин «уничтожение / destruction э(22)» отличается от термина «удаление / deletion». Удаление официальных документов э(52) в других обстоятельствах рассматривается в разделе 9.3.

№	Требование	Тест
Если формальная XML схема MoReq2 опубликована5, СУЭОД э(32) должна быть способна экспортировать э(33) официальные документы э(52) в форме, соответствующей этой схеме.	В
Смотри также требование э6.2.1 относительно массового импорта э(7) официальных документов э(52). Применяемые вместе эти два требования адресуются к обеспечению интероперабельности (т. е. способности к взаимодействию, функциональной совместимости) различных СУЭОД э(32), соответствующих MoReq2.
Всякий раз, когда СУЭОД э(32) передает э(67) или экспортирует э(33) любой официальный документ э(52), она обязательно должна перемедавать э(67) или экспортировать э(33) все его компоненты э(19) и обязательно должна сохранять правильные отношения между ними.	В
СУЭОД э(32) обязательно должна обеспечивать хорошо определенный процесс передачи э(67) официальных документов э(52) вместе с относящимися к ним метаданными э(40) и информацией протокола аудита э(4) в другую систему или другую организацию.	В
СУЭОД э(32) должна быть способна экспортировать э(33) официальные документы э(52) и их метаданные э(40) в форме пакетов подчиненной информации, как определено стандартом OAIS (смотри приложение 7).	Д
Смотри аналогичное требование для пакетов распространенной информации в э11.7.12.
Всякий раз, когда СУЭОД э(32) передает э(67) или экспортирует э(33) любой класс э(11), дело э(34), раздел э(66) или том э(74), передача э(67) или экспорт э(33) обязательно должны включать: (для классов э(11)) все дела э(34) и официальные документы э(52) данного класса э(11); (для дел э(34)) все тома э(74) и разделы э(66) данного дела э(34); все официальные документы э(52) во всех этих делах э(34), разделах э(66) или томах э(74); все или избранные метаданные э(40), относящиеся ко всему вышеперечисленному; все или избранные протоколы аудита э(4) для всего вышеперечисленного.	В
Несмотря на то, что СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна экспортировать э(33) все метаданные э(40) и протоколы аудита э(4), не все из них обязательно требуются принимающей системой.
Каждый раз, когда СУЭОД э(32) экспортирует э(33) или передает э(67) любые официальные документы э(52) с их метаданными э(40), она обязательно должна включать любые неявные метаданные э(40) в явной форме.	В
Другими словами, все значения метаданных э(40), применяемые к любому классу э(11), делу э(34), разделу э(66), тому э(74) или официальному документу э(52) должны быть явно видны, даже если они хранятся только неявно. Смотри приложение 9.3 для примеров.
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна выполнять одно из двух или оба следующих требования при экспорте э(33) или передаче э(67) любого набора официальных документов э(52): экспортировать э(33) или передавать э(67) вместе с официальными документами э(52) порядок хранения, отбора и передачи э(61), применяемый к этим официальным документам э(52), способом, который позволяет повторно применять соответствующий порядок к официальным документам э(52) в  принимающей системе; печатать один или несколько отчетов, показывающих порядки хранения, отбора и передачи э(61) и их характеристики, которые будут применяться к каждому набору официальных документов э(52).	В
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна выполнять одно из двух или оба следующих требования при экспорте э(33) или передаче э(67) любого набора официальных документов э(52): экспортировать э(33) или передавать э(67) вместе с официальными документами э(52) правила управления доступом к этим официальным документам э(52), способом, который позволяет повторно применять эти правила к официальным документам э(52) в принимающей системе; печатать один или несколько отчетов, показывающих правила управления доступом и их характеристики, которые будут применяться к каждому набору официальных документов э(52).	В
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна передавать э(67) или экспортировать э(33) дело э(34) или содержимое класса э(11) одной последовательностью действий, так, чтобы: содержание и структура электронных официальных документов э(31) не изменялись; все компоненты э(19) электронного официального документа э(31) (когда официальный документ э(52) состоит из более, чем из одного компонента э(19)) экспортировались э(33) как одна единица; сохранялись все связи между официальными документами э(52) и их метаданными э(40) и протоколами аудита э(4); все связи между классами э(11), делами э(34), разделами э(66), томами э(74) и официальными документами э(52) сохранялись таким образом, чтобы  они могли быть воссозданы в принимающей СУЭОД э(32).	В
Когда СУЭОД э(32) передает э(67) или экспортирует э(33)  дела э(34) и/или разделы э(66) и/или тома э(74), если какие-то из них содержат указатели на официальные документы э(52), хранящиеся в других делах э(34) (смотри э3.4.24), тогда СУЭОД э(32) обязательно должна передавать э(67) или экспортировать э(33) официальный документ э(52) полностью, а не только указатель.	Д
Это требуется для уверенности в том, что не существует трудностей в обеспечении работоспособности указателя как в передающей э(67) или экспортирующей э(33) системе, так и в принимающей системой.
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна передавать э(67) или экспортировать э(33) официальные документы э(52) в том формате э(36), в каком они были захвачены э(8).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна передавать э(67) или экспортировать э(33) официальные документы э(52) в любом формате(ах) э(36), в каком официальные документы э(52) были преобразованы э(57).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна осуществлять миграцию официальных документов э(52), помеченных для передачи э(67) или экспорта э(33), в указанный формат(ы) э(36) для передачи э(67).	В
Например, утвержденный XML или другой открытый формат э(36).
Это требование применяется для длительных периодов хранения, когда официальные документы э(52) должны быть автоматически преобразованы э(57) в одобренные для длительного хранения форматах э(36) после определенного периода времени, сохраняя при этом целостность и аутентичность э(5) официальных документов э(52).
СУЭОД э(32) обязательно должно хранить все агрегации э(3), официальные документы э(52) и другую информацию, которые были переданы э(67), как минимум до подтверждения успешного процесса передачи э(67).	Д
Это процедурная страховка для гарантии того, что официальные документы э(52) не будут уничтожены э(22) до того, как получатель сообщит об успешной передачи э(67).
Смотри э9.2.30 и э9.2.31 об отчетах о несостоявшемся процессе передачи э(67).
СУЭОД э(32) обязательно должна уничтожать э(22) агрегации э(3), официальные документы э(52) и другую информацию, которые были переданы э(67), когда она получает подтверждение, что процесс передачи э(67) был успешным, но сохранять метаданные э(40), которые хранятся как остаточные э(65).	Д
Смотри э5.3.19.
СУЭОД э(32) должна быть способна экспортировать э(33) полностью содержание определенного класса э(11) из схемы классификации э(14) одной последовательностью действий, гарантируя, что: сохранится относительное расположение каждой папки э(34) в схеме классификации э(14), так что структура дел э(34) (номенклатура дел) может быть восстановлена; важные метаданные э(40) для воссоздания всей ветви родительского класса э(11) сохранены и переносятся вместе с содержимым класса э(11).	В
СУЭОД э(32) должна обеспечить возможность добавлять к электронным э(29) делам э(34), отобранным для перемещения, указанные пользователем э(68) элементы метаданных э(40), требуемые для управления архивами.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна гарантировать, что когда официальный документ э(52), помеченный для уничтожения э(22), уничтожен э(22), а также уничтожены э(22) все его образы э(59) .	Д
Когда один и тот же официальный документ э(52) содержится более чем в одном деле э(34) (э3.4.24 в разделе 3.4), тогда официальный документ э(52) его образы э(59) должны быть удалены из дела э(34), когда оно уничтожено э(22), но не должны окончательно удаляться до того, как все вхождения официального документа э(52) будут уничтожены э(22) (в иных делах э(34)).
СУЭОД э(32) обязательно должна иметь способность сохранять остаточные метаданные э(41) для: классов э(11); дел э(34); разделов э(66); томов э(74); официальных документов э(52), сохраненных напрямую в класс э(11); которые были уничтожены э(22) или переданы э(67).	Д
В некоторых сферах деятельности желательно также сохранять информацию об официальных документах э(52), которые были уничтожены э(22). В таком случае, метаданные э(40) должны содержать по крайней мере дату поступления и все метаданные э(40), относящиеся к идентификации каждого официального документа э(52) в отдельности и его связей в схеме классификации э(14). Смотри «Модель метаданных MoReq2» (приложение 9).
Это необходимо для того, чтобы организация могла знать, какие официальные документы э(52) у нее хранились, и даты, когда они были уничтожены э(22) или перемещены вовне, без необходимости нести расходы на содержание всех детальных метаданных э(40) для этих дел э(34) и официальных документов э(52).
Остаточные метаданные э(41) (смотри э5.3.19) обязательно должны включать как минимум следующее: дату уничтожения э(22) или передачи э(67); полностью пригодный код классификации э(13); заголовок; описание; указание пользователя э(68), ответственного за уничтожение э(22) или передачу э(67); причина для уничтожения э(22) или передачи э(67) (это может быть ссылка на порядок хранения, отбора и передачи э(61) или введенная вручную причина); любая ссылка, выданная системой, в которую были переданы э(67) официальные документы э(52), для облегчения поиска переданных э(67) официальных документов э(52).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать роли администратора э(1) задавать подмножество дополнительных элементов метаданных э(40), которые будут сохраняться как остаточные метаданные э(41).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна экспортировать э(33) остаточные метаданные э(41) во время экспорта э(33) официальных документов э(52).	Д
Это необходимо для разрешения миграции между СУЭОД э(32).
СУЭОД э(32) обязательно должна позволять экспортировать э(33) информацию более, чем один раз.	Д
Каждый раз, когда СУЭОД э(32) экспортирует э(33) или передает э(67) информацию, она должна быть способна генерировать по требованию список официальных документов э(52), экспортируемыхэ(33) или передаваемых э(67) в соответствии с их грифами ограничения доступа э(63).	Д

Захват и провозглашение официальных документов

Вводные замечания

Эта глава охватывает требования, относящиеся к захвату э(8) официальных документов э(52) в СУЭОД э(32). Первый раздел (6.1) рассматривает стандартный процесс захвата э(8). Следующий раздел (6.2) посвящен массовому импорту э(7) официальных документов э(52) из других систем, раздел 6.3 посвящен исключительно важной теме –  электронной почте. Раздел 6.4 касается типов официальных документов э(53), и раздел 6.5 рассматривает интеграцию с системами сканирования и обработки изображений.