Типовые требования к управлению электронными официальными документами (стр. 27 )

СУС э(18) включают и расширяют функциональность СУЭОД э(32) во всех формах представления информации (контента, содержимого), не только в форме официальных документов э(52). СУС э(18), как правило, имеют дело с управлением другими видами информации, нежели СУЭОД э(32). Общими характеристиками являются:

публикация информации, часто на порталах или страницах Интернета, а иногда на нескольких каналах с использованием различных образов э(59) (различных представлений э(50)); управление информацией, происходящей из разных источников; реформатирование информации и/или миграция ее в какие-то другие образы э(59) (представления э(50)); установление связей различных версий э(72), образов э(59) и транслирование информации между документами э(26); управление компонентами э(19) документов э(26).

В настоящий момент наиболее частое использование термина СУС э(18), а также наиболее частое упоминание о необходимости интеграции c СУЭОД э(32), используется в смысле для публикации информации в Интернет. Однако этот раздел предполагает использование СУС э(18) не только для публикации в Интернет, но и других видов СУС э(18).

Функциональность управления содержимым может быть обеспечена с помощью СУС э(18), отдельной от СУЭОД э(32), или посредством интегрированного пакета, который обеспечивает функциональность как СУС э(18), так и управления электронными официальными документами э(31). Иначе говоря, этот раздел описывает требования MoReq2 в случае, когда СУС э(18) и СУЭОД э(32) отдельны друг от друга; это разграничение не является требованием.

Отношения между СУЭОД э(32) и СУС э(18) в очень упрощенном виде показаны на диаграмме 10.1.

Диаграмма 10.1

Эта диаграмма показывает, что:

Копии официальных документов э(52) могут передаваться из СУЭОД э(32) в СУС э(18) для обработки (обработка обычно включает редактирование, миграцию в различные образы э(59) и публикацию). Официальные документы э(52) могут передавать из СУС э(18) в СУЭОД э(32) для захвата э(8). Это может происходить во время обработки информации посредством СУС э(18) или после того, как она была обработана и опубликована. Официальные документы э(52) могут включать (но не ограничиваться) интернет-страницы, интернет-сайты и новые образы э(59) существующих официальных документов э(52). СУС э(18) может также получать информацию из других источников, так что официальные документы э(52), которые она передает обратно в СУЭОД э(32), могут состоять из комбинации информации, происходящей из СУЭОД э(32) и информации откуда-либо еще.

Заметим, что фраза «передает обратно» может означать несколько возможностей:

копии официальных документов э(52) передаются из одного приложения в другое; официальные документы э(52) хранятся в хранилище, что типично для СУС э(18) и СУЭОД э(32), и только сообщения, идентифицирующие документы э(26) или официальные документы э(52), передаются между приложениями; официальные документы э(52) хранятся в хранилище, что типично для СУС э(18) и СУЭОД э(32), и обе системы применяют к ним действия, не нуждаясь в передаче какой-либо информации;

В данном разделе «передача копий» может относиться к любому из этих (или подобных) сценариев.

Технология СУС э(18) развивается быстрыми темпами, так что организации, которым необходимо интегрировать СУС э(18), должны определить свои индивидуальные требования; полагаться только на этот раздел, скорее всего, будет недостаточным. Этот раздел должен рассматриваться как исходная информация, дающая возможность для дальнейшего анализа.

№	Требование	Тест
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна принимать как ввод из официальных документов э(52) СУС э(18), включая указанные метаданные э(40), и должна либо: автоматически захватывать официальные документы э(52) в соответствующее(ие) дело(а) э(34) на основании их метаданных э(40); или позволять пользователю э(68) указывать соответствующее(ие) дело(а) э(34).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна захватывать э(8) в качестве официальных документов э(52) СУС э(18)-специфические компоненты э(19) и типы файлов, включая: журналы протоколов управления содержимым (log-файлы); таблицы стилей (отформатированные страницы).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна приспосабливать метаданные э(40), требуемые для СУС э(18), в дополнение к метаданным э(40) управления официальными документами э(52), указанными MoReq2 (см. приложение 9).	Д
Например, СУС э(18) может использовать элементы метаданных э(40) для хранения информации, необходимой для управления содержимым, такие как: сетевой адрес в Интернете; статус; язык; дата публикации; срок действия; причина изменения. СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна сохранять эти элементы, даже если они не требуются для управления официальными документами э(52). Нет необходимости в способности СУЭОД э(32) сохранять все метаданные э(40), произведенные или используемые СУС э(18); должны сохраняться только элементы, указанные на этапе конфигурации э(20). Элементы, которые должны сохраняться, необходимо определять, базируясь на потребностях бизнеса.
Заметим, что это очень общее требование. Оно позволяет СУС э(18) выполнять множество разнообразных функций, затем сохранять их, подобно тому, как метаданные э(40) сохраняются в СУЭОД э(32).,
Если официальный документ э(52), передаваемый из СУС э(18) в СУЭОД э(32) для захвата э(8), связан с существующим официальным документом э(52), хранимым в СУЭОД э(32) (например, это может быть другой образ э(59) или другой перевод существующего официального документа э(52)), СУЭОД э(32) никогда не должна удалять или изменять существующий официальный документ э(52), но должна обязательно сохранить новый официальный документ э(52).	В
Когда официальный документ э(52), относящийся к существующему официальному документу э(52) (как в э10.6.4), передается из СУС э(18) в СУЭОД э(32) для захвата э(52), СУЭОД э(32) обязательно должна автоматически связать существующий и новый официальные документы э(52) (как в э3.4.23).	Д
Это будет возможно только в случае, если СУС э(18) передает вместе с официальным документом э(52) идентификатор существующего официального документа э(52), как значение метаданных э(40). Если СУС э(18) не возвращает это значение, тогда СУЭОД э(32) не может не пройти тест на соответствие с MoReq2.
Когда официальный документ э(52), относящийся к существующему официальному документу э(52) (как в э10.6.4), передается из СУС э(18) в СУЭОД э(32) для захвата э(8), СУЭОД э(32) должна гарантировать, что метаданные э(40) нового официального документа э(52) насколько возможно идентичны метаданным э(40) оригинального официального документа э(52), путем привязывания их к этим метаданным э(40), и только с такими существующими различиями  в метаданных э(40), которые требуются для протоколирования действий и изменений в СУС э(18).	Н
Когда документы э(26) передаются из СУС э(18) в СУЭОД э(32) в виде веб-страниц, СУЭОД э(32) должна быть способна захватить э(8) одну или несколько веб-страниц, провозглашая их как единый официальный документ э(52).	Д
Способность захватывать э(8) набор страниц как единый официальный документ э(52) может быть полезна в нескольких обстоятельствах, таких как периодическое сохранение копий «снимка» интернет сайта.
Захватывание э(8) страниц интернета возможно потребует изменения ссылок (гиперссылки внутри страниц, гиперссылки к другим страницам интернета и ссылки к графическим или другим компонентам э(19) и др.) с тем, чтобы позволить страницам оставаться правильными и сохранять как можно больше их оригинальной функциональности. Это неизбежно, если страницы интернета, содержащие графические элементы, стилизованные листы, гиперссылки и др., должны сохраняться в их исходном формате э(35) без потери всей функциональности и точности. Ключевым аспектом является то, информационное содержание страницы интернета не должно изменяться. Смотри требования э6.1.5 и э6.1.6
Когда официальные документы э(52) поступают в СУЭОД э(32) из СУС э(18), это обязательно должно сохраняться в протоколе аудита э(4) СУЭОД э(32) и в метаданных э(40) официальных документов э(52).	Д
Когда пользователь э(68) отбирает официальные документы э(52) для копирования из СУЭОД э(32) в СУС э(18), СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователю э(68) использовать любые значение метаданных э(40) СУС э(18) в качестве основы для отбора официальных документов э(52) для передачи.	Д
Продолжая пример в э10.6.3, пользователь э(68) может отобрать официальные документы э(52) из указанного класса э(11) с указанными значениями «статуса» и «сроков действия».
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) инициировать передачу копий указанных официальных документов э(52) вместе с указанными метаданными э(40) из СУЭОД э(32) в СУС э(18).	Д
Передаваемые метаданные э(40) могут указываться на этапе конфигурации э(20).
Когда официальные документы э(52) передаются из СУЭОД э(32) в СУС э(18), это должно автоматически регистрироваться в протоколе аудита э(4) СУЭОД э(32) и в метаданных э(40) официальных документов э(52).	Д

Электронная подпись

Электронные э(29) подписи (иногда называемые цифровые э(23) подписи) состоят из информации, которая применяется или логически ассоциируется с другой информацией, такой как электронный официальный документ э(31), и которая служит методом подтверждения его аутентичности э(5). Электронная э(29) подпись обычно принимает форму последовательности символов. Она используется с защищенными алгоритмами, процедурами и «ключами» (длинная строка цифрового аналога паролю) для подтверждения целостности официального документа э(52) и/или аутентификации э(5) личности отправителя или источника официального документа э(52). Электронные э(29) подписи не следует путать с битовыми (или сканированными) изображениями ручной подписи «ручкой и чернилами» на бумаге – такие подписи не считаются защищенными, и поэтому вряд ли могут являться свидетельством аутентичности э(5) официального документа э(52).