Типовые требования к управлению электронными официальными документами (стр. 25 )

Требования в этом разделе охватывают как базовые функции маршрутизации, описанные в 6.1.35, так и более сложные функции управления рабочими процессами, включая поддержку интенсивного потока транзакций с обработкой исключительных ситуаций и подготовкой отчетности по работе системы в целом и производительности отдельных сотрудников. Последнее может быть обеспечено путем интеграции в СУЭОД э(32) приложений управления рабочими процессами третьих сторон.

Технологии управления рабочими процессами передают э(67) электронные э(29) объекты между участниками под автоматическим контролем программы. В контексте СУЭОД э(32), управление рабочими процессами используется для передвижения электронных э(29) дел э(34) и/или документов э(28) и официальных документов э(52) между пользователями э(68), структурными подразделениями и программными приложениями. Наиболее типичные задачи:

управление критическими процессами, такими как регистрация э(56) или процесс отбора и передачи э(25)  дел э(34) или документов э(52); согласование и утверждение официальных документов э(52) перед их захватом э(8); маршрутизация официальных документов э(52) или дел э(34) контролируемым образом от пользователя э(68) к пользователю э(68) для выполнения определенных действий, в частности, проверка документа э(26), утверждение новой версии э(72) и т. д.; уведомление пользователей э(68) о доступности документов э(52); распространение (рассылка) официальных документов э(52); управление официальными документами э(52) посредством формализованных процессов.

№	Требование	Тест
СУЭОД э(32) обязательно должна обеспечивать выполнение рабочих процессов, которые состоят из множества процедурных этапов, на каждом этапе может происходить, например, передвижение документа э(28), официального документа э(52) или дела э(34) от одного участника другому для последующих действий или решений.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна признавать в качестве «участников» как отдельных пользователей э(68), так и рабочие группы э(37).	Д
Если участники входят в рабочую группу э(37), то СУЭОД э(32) должна распределять входящие задачи между членами группы э(37) по очередности, или по мере завершения членами группы текущих задач, обеспечивая балансировку нагрузки отдельных участников.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна позволять выполнять заранее запрограммированные рабочие процессы, определенные ролями администраторов э(1).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна позволять ролям администраторов э(1) сохранять рабочие процессы для последующего использования.	Д
Это требует присвоения каждому сохраненному рабочему процессу уникального идентификатора.
СУЭОД э(32) должна разрешать роли администратора э(1), при сохранении рабочего процесса, присваивать ему уникальный текстовый заголовок.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна ограничивать доступ к изменению заранее запрограммированных рабочих процессов только ролями администраторов э(1) или уполномоченными пользователями э(1).	Д
Всякий раз, когда роль администратора э(1) изменяет и сохраняет рабочий процесс, СУЭОД э(32) должна сохранять копию рабочего процесса до изменений как официальный документ э(52) и должна автоматически присваивать номер новой версии э(72) измененного рабочего процесса вместе с метаданными э(40), указывающими временной интервал,  во время которого они действовали.	Д
В СУЭОД э(32) ни в коем случае не должно быть ограничения на количество рабочих процессов, которые можно определить и сохранить.	В
СУЭОД э(32) обязательно должна отражать в протоколе аудита э(4) все акты по созданию и изменению заранее запрограммированных рабочих процессов.	Д
	СУЭОД э(32) должна позволять ролям пользователей э(71) определять, использовать и немедленно сохранять новые, определенные пользователями э(68), рабочие процессы (иногда называемые специальные рабочие процессы).	Д
СУЭОД э(32) должна включать графический интерфейс, позволяющий ролям администраторов э(1) и ролям пользователей э(71) определять, обслуживать и редактировать рабочие процессы.	Д
СУЭОД э(32) должна поддерживать процессы отбора и передачи э(25), экспертизы ценности и экспорта э(33) / передачи э(67), прослеживая и выдавая отчеты: о степени исполнения / о статусе, как то, «ожидание», «в ходе исполнения», а также о сотруднике и дате; о документах, ожидающих отбора и передачи э(25) по результатам анализа ценности; о степени исполнения процесса передачи э(67).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна уведомлять роль администратора э(1), если официальные документы э(52) или дела э(34), используемые в  рабочем процессе, запланированы для осуществления экспертизы ценности или отборa и передачи э(25).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна гарантировать, что все официальные документы э(52) и дела э(34) сохраняют все ссылки во время рабочих процессов.	В
СУЭОД э(32) должна  управлять делами э(34) и официальными документами э(52) в очередях, которые проверяются и контролируются ролями администраторов э(1).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна позволять ролям пользователей э(71) инициировать и использовать рабочие процессы, определенные ролями администраторов э(1).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) отслеживать степень исполнения рабочих процессов, которые они инициировали, или участниками которых они являются.	Д
СУЭОД э(32) должна позволять автоматическое провозглашение документа э(26) как этап рабочего процесса.	Д
В СУЭОД э(32) не должно быть ограничения на число этапов в составе рабочего процесса.	В
СУЭОД э(32) должна включать возможность задания приоритетов заданий в очередях.	Д
СУЭОД э(32) должна включать обработку «рандеву э(58)» (см. глоссарий 13.1)	Д
Это требует приостановки рабочего процесса, чтобы дождаться поступления имеющего отношение к вопросу электронного документа э(31) или электронного официального документа э(31).  Когда ожидаемый элемент получен, процесс возобновляется автоматически.
СУЭОД э(32) обязательно должна поддерживать определение четко выраженных ролей э(62) (участников) рабочего процесса для разных пользователей э(68).	Д
Примеры этих ролей э(62) включают: роль администратора э(1) рабочего процесса (имеющая разрешение на переназначение задач и действий другому пользователю или рабочей группе); роль диспетчера (имеющая разрешение на управление рабочими процессами в случае определенных ситуаций); обычные пользователи э(68) (участники рабочих процессов) или рабочие группы э(37).
Эти роли э(62) участников рабочих процессов отличаются от ролей э(62) СУЭОД э(32), установленных в разделе 13.4.
СУЭОД э(32) должна разрешать роли администратора э(1) определять максимальное число этапов рабочего процесса на этапе конфигурации э(20).	Д
СУЭОД э(32) должна позволять роли администратора э(1), определяющему рабочий процесс, определять предельные сроки исполнения отдельных этапов рабочего процесса, и (в ходе исполнения рабочего процесса) в случае превышения этих предельных сроков уведомлять назначенных пользователей э(68) или роль администратора э(1).	Д
СУЭОД э(32) должна позволять роли администратора э(1), определяющему рабочий процесс, выбирать из заранее определенного списка, какие действия должны быть предприняты участниками рабочих процессов.	Д
СУЭОД э(32) должна разрешать роли администратора э(1), определяющему рабочие процессы, выбирать участников: по имени; по ролям э(62); по структурным подразделениям организации.	Д
Роли администраторов должны быть способны давать разрешения индивидуальным пользователям э(68) на передачу заданий / действий в рабочих процессах другим пользователям э(68) или группам э(37).	Д
Пользователь э(68) может захотеть послать дело э(34) или официальный документ э(52) другому пользователю э(68) в зависимости от содержания официального документа э(52) либо по причине отсутствия ранее указанного пользователя э(68) или по другим причинам.
СУЭОД э(32) должна предоставлять участникам возможность просматривать очереди адресованных им заданий, и должна либо: позволять участникам выбрать задания для исполнения; или предоставлять задания для ознакомления (и исполнения) строго в порядке их поступления; опция должна быть определена во время создания рабочих процессов.	Д
СУЭОД э(32) должна предоставлять возможность условного ветвления в зависимости от данных, вводимых пользователем э(68) или системных данных для определения направления процесса.	Д
Речь идет о потоках работ, которые перемещают официальный документ э(52) или дело э(34) от одного участника процесса к другому в зависимости от решений, принятых одним из участников. Например, поток работ может отправить официальный документ э(52) либо в отдел кредитного контроля, либо в отдел консолидации заказа в зависимости от данных, введенных менеджером по продажам; или в зависимости от стоимости заказа, вычисленной системой.
СУЭОД э(32) должна позволять пользователям э(68) временно приостанавливать рабочий процесс для выполнения другой работы, и возобновлять его позже (в том числе после выхода из системы).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна оповещать пользователя э(68) о поступлении дела э(34) или официальный(х) документа(ов) э(52) в его электронный э(29) ящик «входящих сообщений».	Д
MoReq2 не указывает, является ли этот электронный ящик исполнителя ящиком электронной почты или отдельным от нее.
СУЭОД э(32) должна поддерживать маршрутизацию дел э(34) и официальных документов э(52) средствами предварительного выдвижения (“пометки”), которые позволяют пользователю э(68) запросить доступ к делу э(34) или официальному документу э(52) в определенный день в будущем.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна предоставлять пользователям э(68) механизм для уведомления других пользователей э(68) об официальных  документах э(52), требующих их внимания.	Д
Для этого может использоваться существующая система электронной почты, или отдельная система, или приобретенная система для передачи мгновенных сообщений.
СУЭОД э(32) должна обладать способностью автоматически инициировать определенный рабочий процесс по факту поступления официального документа э(52) принадлежащего к определенному типу официального документа э(53).	Д
Например, рабочий процесс «выдача ссуды» может быть инициирован автоматически при получении официального документа э(52), соответствующего типу официального документа э(52) «заявление о выдаче ссуды».
СУЭОД э(32) должна позволять автоматически инициировать рабочие процессы путем приема электронных документов э(30) или электронных официальных документов э(31) в определенные папки (рабочих процессов, определенных типом документа э(27) или другими значениями метаданных э(40)).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна  предоставлять развитые средства отчетности, чтобы обеспечивать уполномоченным пользователям э(6) и ролям администраторов э(1) возможность мониторинга нагрузки, производительности системы и возникновения исключительных ситуаций.	Д
СУЭОД э(32) должна поддерживать захват э(8) рабочего процесса как официального документа э(52).	Д
Если дело(а) э(34) или официальный(е) документ(ы) э(52) были обработаны с использованием одного или более рабочих процессов, СУЭОД э(32) должна позволять пользователям э(68) определять идентификатор(ы) и версию(и) э(72) примененного(ых) рабочего(их) процесса(ов).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна гарантировать, что все правила управления доступом соблюдаются в любое время.	В
Другими словами, никогда не должно быть возможным конфигурировать любой рабочий процесс, который бы предоставил любому пользователю э(68) любой доступ, которого он не имел прежде.
СУЭОД э(32) должна быть совместима с Моделью Характеристик Workflow Management Coalition (WfMC).	Д
СУЭОД э(32) должна поддерживать экспорт э(33) стандартного рабочего процесса или любой его составляющей части в соответствии с любой стандартной схемой (схемами) XML.	Н
Протокол аудита э(4) рабочих процессов должен быть интегрирован c протоколом аудита э(4)  СУЭОД э(32).	Д
Редактирование протокола аудита э(4) рабочих процессов должно быть невозможным.	Д

Структурированная деятельность

Этот раздел определяет требования к работе с «досье / case files э(9)» в СУЭОД э(32), соответствующих MoReq2. Смотри глоссарий (раздел 13.1), где дано определение и объяснение для понятия «досье / case files э(9)».