Типовые требования к управлению электронными официальными документами (стр. 23 )

Каждый раздел главы соответствует опциональному модулю структуры тестирования MoReq2. Эти модули являются опциональными в том смысле, что они, в соответствии с  MoReq2, не являются обязательной частью базовых функций СУЭОД э(32).

Разделы этой главы перечисляют требования для следующих сфер:

управление материальными (неэлектронными) делами и официальными документами (раздел 10.1); перемещение и уничтожение материальных официальных документов э(49) (раздел 10.2); управление неофициальными документами э(26) и работа в сотрудничестве (раздел 10.3); управление рабочими процессами (раздел 10.4); структурированная деятельность (раздел 10.5); интеграция с системами управления содержимым (раздел 10.6); электронные э(29) подписи (раздел 10.7); шифрование (раздел 10.8); управление правами на цифровую э(23) интеллектуальную собственность (раздел 10.9); распределенные системы (раздел 10.10); автономная и удаленная работа (раздел 10.11); интеграция факсимильной связи (раздел 10.12); грифы ограничения доступа э(63) (раздел 10.13).

В данной главе представлены требования к опциональным функциям, которые могут быть интегрированы в СУЭОД э(32). Они дополняют базовые требования MoReq2. Эти требования применимы, только если организации необходима реализация опциональных функциональных возможностей.

Согласованность с требованиями этой главы не требуется для соответствия MoReq2, поэтому обязательные требования этой главы являются обязательными только в случае, если опциональный модуль, в котором они расположены, включен в тест.

В каждом случае, представлены только требования самого высокого уровня. Поскольку они не определяют основные функции СУЭОД э(32), эти требования не являются всесторонними, они скорее дают указание надлежащих действий.

Управление материальными (неэлектронными) делами и официальными документами

В дополнение к электронным официальным документам э(31) в хранилище официальных документов э(52) организации могут находиться и неэлектронные официальные документы э(52). Это могут быть официальные документы э(52) на бумаге и официальные документы э(52) на других аналоговых носителях, например микрофиши или аудио-ленты. Они могут также включать цифровые э(23) официальные документы э(52), хранимые на переносных носителях, такие CD, DVD и компьютерные ленты.

Термин «материальный официальный документ э(49)» используется в MoReq2 в понимании: любой официальный документ э(49), содержащийся на носителе информации вне СУЭОД э(32). Это включает в себя не только аналоговые носители, но также цифровые э(29) носители, содержащие официальные документы э(52), не контролируемые СУЭОД э(32) индивидуально. Например:

CD‑ROM, содержащий 10,000 изображений, которые не распознаются СУЭОД э(32) индивидуально как официальные документы э(52) – является материальным официальным документом э(49); CD‑ROM, содержащий 10,000 изображений и расположенный на приводе или в роботизированной библиотеке, соединенных с СУЭОД э(32), и с узнаванием каждого изображения СУЭОД э(32) как официального документа э(52) – не является материальным официальным документом э(49) – это переносной носитель, на котором сохранены электронные официальные документы э(31).

Данная спецификация обращается к деловым потребностям управлять и поддерживать материальные официальные документы э(49). Такие потребности могут существовать или не существовать в зависимости от законодательства, регулирующего данную область деятельности. Там, где такая потребность существует, следует принимать меры по обеспечению целостности и доступности как электронных официальных документов э(31), так и материальных официальных документов э(49) взятых вместе.. Эти вопросы должны быть отражены в соответствующих организационных регламентах.

СУЭОД э(32) обязательно должна позволять размещать ссылки на материальные официальные документы э(49), также как и вместе с электронными официальными документами э(31), а также управлять агрегациями э(3), состоящими как из электронных официальных документов э(31), так и из материальных официальных документов э(49). Классы э(11), дела э(34), разделы э(66) и тома э(74) могут содержать любые комбинации электронных официальных документов э(31) и материальных официальных документов э(49). Данные положения отличаются от модели «сущность-связь» предыдущей версии MoReq.

Материальные официальные документы э(49) могут сосуществовать с электронными официальными документами э(31) в соответствии с несколькими сценариями. Эти сценарии включают:

Класс э(11), дело э(34), раздел э(66) или том э(74) содержат только материальные официальные документы э(49). В этом случае, сущность, представленная в СУЭОД э(32), представляет собой материальный контейнер для официальных документов э(52), например такой, как папки-конверты на кнопке; Класс э(11), дело э(34), раздел э(66) или том э(74) том содержат как электронные официальные документы э(31), так и материальные официальные документы э(49). Материальные официальные документы э(49) могут храниться без контейнера, применяемого для хранения и управления официальными документами э(52), например, инженерные чертежи хранятся вместе с другими чертежами в шкафу.

СУЭОД э(32) обязательно должна обеспечивать возможность управления контейнерами (как в первом случае).

Для управления материальными официальными документами э(49) СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна захватывать э(8) и управлять метаданными э(40) о них.  Эти метаданные э(40) предоставляют  ролям администраторов э(1) и ролям пользователей э(71) возможность, в соответствии с правилами управления доступом, находить, прослеживать, извлекать, просматривать, а также отбирать и передавать э(25) материальные официальные документы э(49), назначать правила управления доступом к ним таким же образом, как к электронным официальным документам э(31).

Аналогично СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна захватывать э(8) и управлять метаданными э(40) о материальных контейнерах.

.

№	Требование	Тест
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать роли администратора э(1) идентифицировать классы э(11), дела э(34), разделы э(66) и тома э(74), которые существуют как материальные контейнеры.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна позволять ролям администраторов э(1) и ролям пользователей э(71) вводить и обслуживать метаданные э(44) о классах э(11), делах э(34), разделах э(66) и томах э(74), которые существуют как материальные контейнеры, в соответствии с «Моделью метаданных MoReq2» (см. приложение 9).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать ролям пользователей э(71) вводить и обслуживать информацию о материальных официальных документах э(49) в классах э(11), делах э(34), разделах э(66) и томах э(74), применяя те же правила, что и при захвате э(8) электронных официальных документов э(39).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать классам э(11), делам э(34), разделам э(66) и томам э(74) содержать электронные официальные документы э(31) и материальные официальные документы э(49) вместе в любой комбинации.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать управлять материальными официальными документами э(49) таким же образом, как и электронными официальными документами э(31), включая любые наследования метаданных э(40).	В
Когда пользователь э(68) ищет, извлекает или выполняет другие действия по отношению к классу э(11), делу э(34), разделу э(66) или тому э(74), СУЭОД э(32) должна указывать присутствие любого материального контейнера или материальных официальных документов э(49) в нем соответствующими указателями.	Д
Пользователь э(68) должен иметь возможность легко определять, существуют ли материальные сущности, для гарантии управления всеми официальными документами э(52) одинаковым образом. MoReq2 не описывает природу этих указателей.
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать административной роли э(1) конфигурировать наборы элементов метаданных э(40) для материальных  классов э(11), материальных дел э(48), материальных разделов э(66), материальных томов э(74) и материальных официальных документов э(49), отличающихся от их электронных э(29) эквивалентов. Например, метаданные э(40) материального дела э(48) могут включать (но не ограничиваться) дополнительные метаданные э(40), такие как: информация о его физическом местонахождении; информация относительно формата материального контейнера или материального официального документа э(49).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна гарантировать, что при извлечении любого класса э(11), дела э(34), раздела э(66) или тома э(74) одновременно, одним действием, извлекаются метаданные э(40) как для электронных э(29), так и материальных сущностей, связанных с ними.	Д
СУЭОД э(32) должна поддерживать прослеживание материальных контейнеров и материальных официальных документов э(49) путем обеспечения регистрации их выдачи (из-) и возврата (в архив),  ответственного за хранение э(21), даты выдачи (из-) и возврата (в архив).	Д
СУЭОД э(32) должна позволять пользователю э(68) осуществлять регистрацию выдачи (из архива) материальной агрегации э(3) или материального официального документа э(49) с указанием контрольной даты, до которой он должен быть возвращен (в архив).	Д
СУЭОД э(32) должна выдавать указанному пользователю э(68) отчет о приближающейся  или просроченной дате возврата материальной агрегации э(3)  или материального официального документа э(49).	Д
СУЭОД э(32) должна позволять уполномоченному пользователю э(6) одним действием изменять контрольную дату возврата одной или нескольких материальных агрегаций э(3) или материальных официальных документов э(49).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна гарантировать, что метаданные э(40) материальных агрегаций э(3) и материальных официальных документов э(49) всегда подчинены тем же правилам управления доступа, что применялись  бы к ним в случае, если бы они были полностью электронными э(29).	Д
СУЭОД э(32) должна обеспечивать функцию прослеживания перемещения для разрешения пользователям э(68) регистрировать информацию о местонахождении и передвижении материальных агрегаций э(3) и материальных официальных документов э(49).	Д
Функция прослеживания СУЭОД э(32) должна разрешать выбирать местонахождение объектов на материальных носителях из списка (заранее утвержденный список).	Д
Там где СУЭОД э(32) не поддерживает список местонахождения, разрешается вводить свободный тест.
Функция прослеживания СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) вводить информацию о выдаче (из-) и возврате (в архив) объектов на материальных носителях.	Д
Другими словами, СУЭОД э(32) должна обеспечивать возможность фиксировать, находится ли объект на материальном носителе на своем месте или выдан (из архива).
Функция прослеживания СУЭОД э(32) обязательно должна протоколировать информацию о передвижениях объекта на материальном носителе, включая: уникальный идентификатор; местоположение в данный момент; количество предыдущих мест хранения, определяемое ролью администратора э(1) (количество, определяемое на этапе конфигурации э(20)). дата выноса из места хранения; дата поступления в место хранения; пользователь э(68), ответственный за передвижение объекта (если применимо).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать роли пользователя э(71) видеть местоположение выданного (из архива) объекта на материальном носителе в данный момент, ответственного за хранение э(21) и дату произведенной выдачи (из архива), в соответствии с правами доступа.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна регистрировать все действия по выдаче (из-) и возврату (в архив) в протоколе аудита э(4).	Д
СУЭОД э(32) должна быть способна регистрировать в протоколе аудита э(4) все изменения, произведенные в значениях метаданных э(40) объектов на материальном носителе.	Д
Например, место хранения как элемент метаданных э(40).
СУЭОД э(32) должна поддерживать печать и узнавание штрих-кодов дел э(34), разделов э(66), томов э(74) и официальных документов э(52); или альтернативных систем прослеживания, таких как технология идентификации радиочастот (Radio Frequency Identification – RID).	Д
Это позволяет СУЭОД э(32) проследить местонахождение и передвижения материального официального документа э(49).
СУЭОД э(32) должна поддерживать печатание меток для материальных дел э(48), материальных разделов э(66) и материальных томов э(74).	Д
Это позволяет создавать метки, содержащие важные метаданные э(40), которые могут быть нанесены на материальные объекты. Это может включать (но не ограничиваться этим) такие метаданные э(40), как: Заголовок; Идентификатор – Система; Код классификации э(13); Дата открытия э(43); Гриф ограничения доступа э(63) (если используется); Обычное место хранения.
СУЭОД э(32) обязательно должна вести себя во время поиска идентичным образом, независимо от того, имеет ли дело с материальными официальными документами э(49) или с электронными официальными документами э(31), иными словами: содержание материальных официальных документов э(49) не может быть представлено э(50) (вместо этого СУЭОД э(32) показывает метаданные э(40) их местонахождения, см. ниже); разные метаданные э(40) могут быть показаны для материальных официальных документов э(49) и электронных официальных документов э(31).	Д
СУЭОД э(32) должна быть способна информировать роли администраторов э(1) о любых изменениях в порядок хранения, отбора и передачи э(61) неэлектронных официальных документов э(52) и агрегаций э(3), произошедших после осуществления  восстановления.	Д
Раздел 4.3 Резервное копирование и восстановление устанавливает требования для восстановления СУЭОД э(32). Когда система используется для управления неэлектронными официальными документами э(52), может возникнуть несоответствие после действий по отбору и передаче э(25) материальных объектов – это может не быть показано в СУЭОД э(32). Данное требование позволяет ролям администраторов э(1) применять действия по корректировке.

Отбор и передача материальных официальных документов

№	Требование	Тест
Когда в соответствии с установленным порядком хранения, отбора и передачи э(61) заканчивается срок хранения материальных объектов, СУЭОД э(32) обязательно должна уведомлять об этом роль администратора э(1).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна предупреждать роль администратора э(1) о существовании и местонахождении любых материальных объектов, связанных с любым классом э(11), делом э(34), разделом э(66) и томом э(74), подлежащими передаче э(67), экспорту э(33) или уничтожению э(22).	Д
Это происходит в случаях, когда в соответствии с принятым порядком хранения, отбора и передачи э(61) срок хранения истекает или когда инициируется процесс передачи э(67) или экспорта э(33).
Когда экспортируются э(33) или передаются э(67) любые материальные объекты, СУЭОД э(32) обязательно должна экспортировать э(33) или передавать э(67) их метаданные э(40) таким же образом, как и метаданные э(40) электронных э(29) объектов.	Д
При передаче э(67), экспорте э(33) или уничтожении э(22) материальных объектов СУЭОД э(32) обязательно должна требовать от роли администратора э(1) подтверждения физической передачи э(67), экспорта э(33) или уничтожения э(22) до завершения передачи э(67), экспорта э(33) или уничтожения э(22).	Д
Это обычно требует от роли администратора э(1) введения вручную подтверждения, что материальные официальные документы э(49) были переданы э(67) или уничтожены э(22).

Управление документами и совместная работа

Электронные хранилища документов (ЭХД) э(28) (Electronic Document Management Systems – EDMS) – Системы управления электронными документами э(30) –– широко используются в организациях в целях обеспечения управления и контроля над электронными документами э(30) (в том числе неофициальными документами э(26)). Многие функции ЭХД э(28) совпадают с СУЭОД э(32). Обычно ЭХД э(28) включают функции индексирования документов э(26) (полнотекстовый поиск), управление хранением, контроль версий э(72), тесную интеграцию с настольными приложениями и средства поиска и доступа к документам э(26). Некоторые СУЭОД э(32) предоставляют полную функциональность ЭХД э(28), другие только частично. И наоборот, некоторые ЭХД э(28)  включают базовые функции управления официальными документами э(52).