Типовые требования к управлению электронными официальными документами (стр. 19 )

Неотъемлемой частью функциональности СУЭОД э(32) является возможность для пользователей э(68) по извлечению дел э(34) и официальных документов э(52). Это включает их поиск, независимо от того, известны или нет их точные характеристики, а также их представление э(50). Представление э(50) может подразумевать визуализацию информации на экране (отображение), печать твердой копии на принтере или воспроизведение аудио / видео в случае необходимости (см. глоссарий).

Организация доступа к делам э(34) и официальным документам э(52) и последующий их просмотр требуют гибких и разнообразных средств поиска, извлечения и представления э(50), чтобы отвечать требованиям пользователей э(68) различных типов. Может показаться, что функции расширенного поиска  не являются классическими для управления официальными документами э(52), однако, в разделе описаны соответствующие функциональные требования, поскольку без хороших возможностей поиска и извлечения ценность СУЭОД э(32) ограничена.

Все функции, рассматриваемые в данном разделе, должны соответствовать  правилам управления доступом, которые описаны в других главах, включая разграничение доступа. СУЭОД э(32) никогда не должна предоставлять информацию какому-либо пользователю э(68), у которого нет на это прав. Чтобы избежать излишних сложностей, это предполагается, но не повторяется подробно в каждом требовании.

Поиск и извлечение

Поиск есть процесс идентификации официальных документов э(52) или дел э(34) на соответствие набору параметров, заданному пользователем э(68) с целью определения местонахождения, доступа и извлечения официальных документов э(52), классов э(11), дел э(34), разделов э(66), томов э(74) и/или их метаданных э(40).

Средства поиска и навигации СУЭОД э(32) используются для определения местонахождения метаданных э(40), классов э(11), дел э(34), разделов э(66), томов э(74) и официальных документов э(52). Требуется предоставлять широкие возможности для поиска пользователям э(68) различного уровня, например, от пользователей э(68), проводящих сложные исследования, до обычных  пользователей э(68) или даже до мало знакомых с компьютером.

№	Требование	Тест
Никакие поисковые средства СУЭОД э(32) ни в коем случае не должны предоставлять пользователю э(68) информацию (метаданные э(40) или содержание официального документа э(52)), к которой он не имеет доступа. (См. разделы 4.1 и 10.13 соответственно).	В
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) искать и извлекать: официальные документы э(52); каждый уровень агрегации э(3) официальных документов э(52) (класс э(11), дело э(34), раздел э(66), том э(74)); и связанные с ними метаданные э(40) на любом уровне схемы классификации э(14).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) указывать любую комбинацию элементов метаданных э(40) в качестве терминов поиска.	Д
Функции поиска должны давать возможность вести поиск по любому элементу метаданных э(40), например, заголовку.
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) указывать, ведется ли поиск с целью нахождения официальных документов э(52) или определенного уровня агрегации э(3) официальных документов э(52).	Д
Поисковая функция СУЭОД э(32) должна казаться пользователям э(68) одинаковой для всех видов поиска, указанных в требовании 8.1.2.	Д
Иными словами, пользователи э(68) должны видеть один и тот же интерфейс, функции и опции, ведут ли они поиск классов э(11), дел э(34), разделов э(66), томов э(74) или официальных документов э(54) (хотя детали представления э(50) результатов могут различаться в зависимости от того, что разыскивается).
СУЭОД э(32) обязательно должна позволять пользователям э(68) вести поиск по текстовому содержанию официальных документов э(52).	Д
Это касается официальных документов э(52), имеющих  текстовую природу, таких как электронные письма и (там, где СУЭОД э(32) включает функцию ОРО) официальные документы э(52), которые были преобразованы в текстовые посредством ОРО (смотри требование 6.5.7).
СУЭОД э(32) обязательно должна позволять использование поиска для нахождения агрегаций э(3) для целей провозглашения, как часть процесса декларирования (прим. переводчика: как часть процесса захвата, см. «Терминология» в разделе 6).	Д
Это требование направлено на повышение удобства использования. Оно требует, чтобы функция поиска была готова к применению пользователями э(68), находящимися в процессе захвата э(8) одного или более официальных документов э(52); другими словами, пользователи э(68) не должны прерывать процесс захвата э(8)  чтобы осуществить поиск.
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) использовать любую комбинацию элементов метаданных э(40) и/или содержания текстовых официальных документов э(52) как искомых терминов при поиске.	Д
Например, поиск может сочетать названного автора с указанным отрывком текста официального документа э(52).
СУЭОД э(32) должна обеспечивать функцию поиска которая работает в интегрированном и связанном режиме и через поиск по содержанию официального документа э(52) и через поиск по метаданным э(40).	Д
Это означает, что интерфейс и его поведение должны быть одинаковыми во время всех этих видов поиска.
СУЭОД э(32) должна отображать на экране общее количество элементов, найденных в результате поиска, и отображать (или разрешать пользователю э(68) запрашивать отображение) результаты поиска  («списка совпадений»).	Д
СУЭОД э(32) должна разрешать пользователям э(68) изменять (т. е. сужать) поиск без повторного ввода критериев поиска.	Д
Пользователь э(68), например, должен иметь возможность начинать со списка совпадений произведенного поиска и затем проводить дальнейший поиск внутри этого списка.
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать лицам, выполняющим роли администраторов э(1), конфигурировать и соответственно менять запрос на поиск элементов метаданных э(40) по умолчанию, включая: любой элемент метаданных э(40) официального документа э(52), тома э(74), раздела э(66), дела э(34) и класса э(11), и по выбору, текст.	Д
Это относится к окну по умолчанию, которое открывается первым, когда инициируется поиск; оно обычно содержит набор полей для элементов метаданных э(40), которые обычно используются для поиска. Этот набор входит в состав элементов по умолчанию в запросе.
СУЭОД э(32) обязательно должна обеспечивать функцию поиска, которая разрешает использование всех логических операторов, а именно: ДА; ИЛИ; ИСКЛЮЧАЮЩАЯ ИЛИ; НЕТ; в любой применимой комбинации для объединения неограниченного числа терминов поиска.	В
СУЭОД э(32) должна разрешать пользователям э(68) поиск объектов по их ключевому слову(ам) э(39), если у объектов есть ключевые слова э(39).	Д
Во время поиска, включающего ключевые слова э(39), СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) выбирать ключевые слова э(39) из проверенных словарей (или списка разрешенных терминов).	Д
Как отмечалось в требовании э8.1.7, это может быть во время процесса захвата э(8) или во время любого другого поиска.
СУЭОД э(32) должна включать использование тезауруса, что дать возможность пользователям э(68) проводить поиск по смыслу.	Д
Там где СУЭОД э(32) включает использование тезауруса для поиска по смыслу, она должна соответствовать как минимум одному из следующих стандартов: ISO 2788; ISO 5964.	Д
Это позволит извлекать документы э(26) с более широким, более узким или родственным термином в их содержании или метаданных э(40). Например, при поиске «офтальмологические услуги» можно извлечь: «медицинские услуги», «проверка зрения» или «офтальмология».
Первый стандарт определяет одноязычный тезаурус, а второй –  многоязычный тезаурус (Смотри э3.2.13 и э3.2.14).
Если тезаурус соответствующий ISO 2788 или ISO 5964 интегрирован, СУЭОД э(32) должна разрешать пользователю э(68), ведущему поиск по ключевому слову э(39) (или других элементов метаданных э(40), относящихся к тезаурусу) использовать все возможности тезауруса, включая обобщающие, сужающие, родственные термины и синонимы как интегрированную часть процесса.	Д
Другими словами, если пользователь э(68) ищет дело э(34), он может ввести термин, который не входит в управляемый словарь схемы, тогда использование тезауруса будет средством нахождения наиболее подходящего ключевого слова э(39). К примеру, если «бюджеты» является предпочтительным ключевым словом э(39): в этом случае пользователь э(68) может ввести «оценки», и будет направлен к более широкому термину «бюджеты»; или пользователь э(68) может ввести «бухгалтерские документы» и получит список более узких терминов, одним из которых будет «бюджеты».
Для облегчения использования, пользователи э(68) не должны выходить из интерфейса поиска в тезаурус в поисках родственных терминов. Введение к разделу 11.8 дает более детальное объяснение фразы «интегрированная часть процесса».
Там где СУЭОД э(32) включает использование тезауруса, СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать лицам, выполняющим роли администраторов э(1), обслуживать тезаурус.	Д
Обслуживание необходимо для введения новых терминов и терминов, специфических для данного бизнеса.
СУЭОД э(32) обязательно должна только ролям администраторов э(1) предоставлять возможность менять ключевые слова э(39), относящиеся к делу э(34).	Д
Эта функция необходима только для исключительных условий, например, таких как исправление канцелярских ошибок. Изменение ключевых слов э(39) ненадлежащим образом может серьезно затруднить доступ к официальным документам э(52), даже если оно зарегистрировано в протоколе аудита э(4), а значит, этого следует избегать.
СУЭОД э(32) должна поддерживать частичное совпадение или символы подстановки (*, ?)  при поиске по метаданным и содержанию, которые используются для прямого, обратного или встроенного расширения,  как для значений  метаданных э(40), так и для содержания.	Д
Например: поиск по термину «прое*» даст в результате официальные документы э(52), содержащие  «проект», «проектный» и т. д.; поиск по термину  «психо*» даст в результате официальные документы э(52), содержащие «психоз», «психолог» и др.; поиск по термину «байт» дат в результате «гигабайт», «килобайт» и др.; поиск по термину «при??р» даст официальные документы э(52), содержащие  «пример», «прибор» и т. п..
СУЭОД э(32) должна обеспечивать поиск по близко расположенным словам.	Д
Поиск по близко расположенным словам находит термины, разделенные не более чем указанным количеством слов, например: «Международная» и «Организация», разделенные не более чем одним словом.
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) ограничивать охват любого поиска любой агрегацией э(3), указанной пользователем э(68) во время поиска.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способной вести поиск и извлекать завершенное электронное э(29) дело э(34), раздел э(66) или том э(74), и все их содержимое и метаданные э(40), и отображать список всех, и только, этих сущностей в контексте этой агрегации э(3) в одном поисковом запросе.	Д
Это требуется, например, когда пользователь э(68) хочет распечатать все дело э(34) целиком, чтобы взять его на совещание или временно поработать с копией на бумажном носителе или по иным причинам.
СУЭОД э(32) обязательно должна вести себя  одинаково, когда ведется поиск, независимо от того, находятся ли разыскиваемые объекты в оперативном хранилище либо перенесены на оперативные или офф-лайновые носители, с той лишь разницей, что механизмы и поведение самих электронных э(29) объектов могут быть различными.	В
Это требование применяется только, когда СУЭОД э(32) использует оперативные и/или офф-лайновые  носители в дополнение к оперативным носителям.
СУЭОД э(32) должна разрешать пользователям э(68) сохранять и использовать повторно поисковые термины.	Д
СУЭОД э(32) должна разрешать пользователям э(68) предоставлять сохраненные поисковые термины другим пользователям э(68).	Д
СУЭОД э(32) должна разрешать пользователям э(68) указывать временные интервалы в запросе поисков, например, календарный год или количество дней.	Д
СУЭОД э(32) должна разрешать использование временных интервалов, указанных как даты (например, 24 декабря 2008 – 5 января 2009) или обычным языком, например, «прошлая неделя», «в этом месяце», в качестве терминов поиска, позволяя использование как минимум следующих слов и/или их эквивалентов в других языках: прошлый; этот; следующий; неделя; месяц; квартал; год; названия дней недели; названия месяцев.	Д
СУЭОД э(32) должна разрешать пользователям э(68) или ролям администраторов э(1) конфигурировать отображение результатов поиска, включая: порядок, в котором представляются э(50) результаты; число попаданий, отображенных на экране; максимальное число попаданий в результате поиска;  какие элементы метаданных э(40) отображены в списках результатов поиска.	Д
СУЭОД э(32) должна обеспечивать ранжирование результатов поиска по релевантности.	Д
Когда список совпадений содержит выписку из официального документа э(55) или электронный документ э(52), для которого существует выписка э(55) (смотри раздел 9.3), СУЭОД э(32) должна связать эти два документа, чтобы извлечение одного из них показывало существование и возможность извлечения другого, в соответствии с правилами управления доступом, но сохраняя отдельные метаданные э(40) для каждого из двух.	Д
СУЭОД э(32) должна позволять конфигурацию инструмента поиска помимо установки по умолчанию.	Н
Организация может захотеть установить другой  инструмент поиска вместо того, который был поставлен, для совместимости с СУЭОД э(32) или по другим причинам.

Представление: отображение документов на экране

СУЭОД э(32) может содержать официальные документы э(52) различного формата э(35). Пользователю э(68) требуется универсальное средство представления э(50), позволяющее получать изображение из различных форматов э(35).