Типовые требования к управлению электронными официальными документами (стр. 35 )

деградация носителей информации; устаревание оборудования; устаревание форматов э(36).

Эти вопросы кратко обсуждаются ниже. Более детальное рассмотрение можно найти в ISO 18492 и в большом числе опубликованных рекомендаций, выпущенных институтами, изучающими историю культуры, и другими.

Деградация носителей информации

Риск деградации носителей информации возникает из-за того, что цифровые э(23) носители информации имеют ограниченный срок службы. Срок службы варьируется от носителя к носителю, и также варьируется в зависимости от условий хранения.

Чтобы избежать потери информации из-за деградации носителей, должны быть предприняты следующие меры предосторожности:

обеспечить, чтобы все носители информации хранились, использовались и обрабатывались в окружающей среде с надлежащими условиями; обеспечить текущую замену носителей (путем копирования с них информации на новые) прежде истечения ожидаемого срока службы; обеспечить хранение нескольких копий каждого официального документа э(52) и систематическое периодическое их сравнение. Этот подход обычно используется специалистами по долгосрочным архивам данных; он требует автоматизированной системы, более подробное описание которой не предусмотрено в данной спецификации.

Устаревание оборудования

Периферийные устройства хранения – ленточные приводы, диски – имеют ограниченный срок эксплуатации. По мере приближения или после истечения указанного срока годности требуется больше усилий по их поддержке и ремонту; со временем они практически не подлежат ремонту. Информация, хранящаяся на устаревших устройствах, может быть безвозвратно утрачена в случае их поломки, если она не была скопирована на другие носители.

Устаревание форматов

Устаревание форматов э(36) представляет собой наиболее трудную проблему для периода хранения дольше, чем несколько лет.

Проблема возникает из-за того, что множество протоколов и программных модулей, вовлеченных в «цепочку» обработки между носителем и представляемой информацией, постоянно эволюционируют. Они включают стандарты кодировки, форматы файлов э(35) и программное обеспечение. Их эволюция быстра, и часто при этом не обеспечивается совместимость – это особенно верно, если речь идет о периодах более продолжительных, чем несколько лет. В настоящее время применяются следующие признанные методы:

миграция (преобразование информации в новые форматы э(36), которые должны быть доступны при помощи современного оборудования и программного обеспечения); эмуляция (перенос информации на новое оборудование, но с дополнительным программным модулем, который эмулирует старое оборудование, позволяя таким образом исполнять старые прикладные программы); консервация технологий (непрерывная поддержка оригинального оборудования; практически неприменимо в долгосрочной перспективе); связывание данных и программного обеспечения (теоретический подход, который включает связывание вместе официальных документов э(52), метаданных э(40), СУЭОД э(32) и другого программного обеспечения в «упаковку» стандартной программной системы).

В момент написания данной спецификации не существует простого универсального метода, гарантирующего долгосрочный доступ к электронным официальным документам э(31). Консенсус состоит в том, что:

наиболее подходящая стратегия состоит в сохранении информации только в широко принятых, стабильных и открытых форматах э(36) (т. е. в форматах, полностью документированных в публично доступных спецификациях), которые имеют большую ожидаемую продолжительность использования, такие как XML и PDF/A э(47); использование миграции и / или эмуляции является наиболее надежным способом; на практике оба подхода требуют внимания при сохранении метаданных э(40) – см. ниже.

Требования данного раздела поддерживают эти подходы. Дополнительные источники информации даны в приложении 7.

Особые требования

№	Требование	Тест
Носители информации СУЭОД э(32) обязательно должны использоваться и храниться в условиях, которые обеспечивают требуемый / ожидаемый срок эксплуатации и которые соответствуют общей спецификации для производителей носителей информации.	Н
СУЭОД э(32) обязательно должна поддерживать мониторинг и замену носителей информации, чтобы предотвратить потерю данных вследствие их деградации.	Д
Это требует от СУЭОД э(32) или подсистемы хранилища, которую она использует, выдавать отчет об уровне ошибок носителя и разрешать замену носителя, который поврежден или приближается к концу срока эксплуатации, без угрозы для официальных документов э(52).
СУЭОД э(32) должна включать функции для автоматического периодического сравнения копий информации и замещения любой поврежденной копии, чтобы предотвратить потерю данных вследствие деградации носителей.	В
СУЭОД э(32) обязательно должна позволять массовую миграцию (преобразование э(57)) официальных документов э(52) (вместе с их метаданными э(40) и информацией из протокола аудита э(4)) на новые носители и / или в другие системы в соответствии со стандартами, применимыми для используемых форматов э(36).	Д
Поставщик СУЭОД э(32) обязательно должен иметь в наличии программу обновления системы, гарантирующую доступ к существующей информации без изменения ее содержания.	Н
Любые модификации системы, произведенные в СУЭОД э(32) в соответствии с потребностями организации, должны оставаться на месте после обновления системы.	Н
СУЭОД э(32) должна быть способна выдавать отчет о форматах файлов э(35) и версиях э(72) компонентов э(19).	Д
Например, СУЭОД э(32) должна быть способна выдавать списки компонентов э(19) в заданных форматах файлов э(35). Эта функция может применяться в соединении с аналитическим программным обеспечением или с функцией  мониторинга сохранности, имеющей целью узнавать форматы файла э(35), которые подвержены риску устаревания.
СУЭОД э(32) должна быть способна преобразовывать э(57) (смотри глоссарий) официальные документы э(52) из их оригинального(ых) формата(ов) э(36) в любой(ые) указанный(е) файловый(е) формат(ы) э(36) для долгосрочного хранения во время захвата э(8), или в любое последующее время, или во время экспорта э(33).	В
Допустимо, чтобы процесс преобразования э(57) брала на себя внешняя по отношению к СУЭОД э(32) программа, в случае, если содержание и ссылки поддерживаются постоянно.
Везде, где возможно, не подвергая риску целостность официальных документов э(52), СУЭОД э(32) должна быть способна преобразовывать э(57) компоненты э(19) из их оригинального формата э(36) в любой(ые) указанный(е) файловый(е) формат(ы) э(35) для долгосрочного хранения во время захвата э(8), в последующее время или во время экспорта э(33).	В
Допустимо, чтобы процесс преобразования э(57) брала на себя внешняя по отношению к СУЭОД э(32) программа, в случае, если содержание и ссылки поддерживаются постоянно.
Всегда, когда компоненты э(19) подвергаются преобразованию э(57), важно поддерживать целостность официальных документов э(52), которые они формируют. Осуществимость данного подхода обычно будет зависеть от возможностей, как процесса преобразования э(59), так и от программного приложения или «вьювера» используемого для представления э(50) официальных документов э(52). Например, если официальные документы э(52) являются веб-страницами, содержащим, скажем, GIF графические файлы, преобразовывать э(57) изображения GIF самостоятельно будет возможно только при соответствии следующему:
компоненты э(19) GIF преобразованы э(57) в формат файла э(35), который может быть представлен э(50) приложением, используемым для доступа к веб-страницам; в этом примере вполне вероятно, что подходящим будет JPEG;
ссылки к изображениям GIF в веб-страницах изменены как часть процесса миграции, чтобы они могли относиться теперь к новым JPEG изображениям;
оригинальные компоненты э(19) (неизмененные веб-страницы и не подвергнутые преобразованию э(57) компоненты э(19) GIF сохраняются вместе с новыми компонентами э(19)).
СУЭОД э(32) обязательно должна поддерживать, по крайней мере, все эти действия, и в лучшем случае производить их автоматически.
Этот пример выбран исключительно для иллюстрации; он не указывает на существование обоснования для миграции изображений GIF в момент написания.
Всегда, когда официальные документы э(52) или компоненты э(19) подвергаются преобразованию э(57), СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать администратору э(2), осуществляющему создание образа э(59), вводить причину.	Д
Если официальный документ э(52) был преобразован э(57) в формат файла э(35) для длительного хранения, СУЭОД э(32) обязательно должна обеспечивать подходящие средства для восстановления оригинального формата э(36)  и / или образов э(59), как требуется.	В
Смотри также э5.2.3.
СУЭОД э(32) должна быть способна экспортировать э(33) официальные документы э(52) и их метаданные э(40) в виде "Dissemination Information Package" – «Пакета для распространения информации», как определено в приложении 7 стандарта OAIS, ISO 14721.	Д
СУЭОД э(32) должна сохранять как минимум следующие элементы метаданных э(40) для преобразованных э(57)  компонентов э(19): оригинальные формат файла э(35) и версию э(72); дату создания образа э(59).	Д
СУЭОД э(32) должна быть способна извлекать из компонента э(19) технические метаданные э(40), а затем сохранять их как (обычные) метаданные э(40).	В
Эти метаданные э(40) будут дополнением к метаданным э(40), указанным в «Модели метаданных MoReq2» (см. приложение 9). Например, они могут включать технические характеристики, детали изображения, такие как метаданные э(40) формата э(36) TIFF v6 или порядок байтов («от младшего к старшему» или «от старшего к младшему»), длина и ширина изображения.
Если СУЭОД э(32) использует какие-либо проприетарные (т. е. собственнические, «неоткрытые», патентованные) кодировки, способы хранения или структуры баз данных, они обязательно должны быть полностью документированы, и эта документация должна быть доступна роли администратора э(1).	Д
Следует иметь в виду, что (в будущем) поставщик может не предоставить копию документации, так как в рассматриваемый период времени стабильность поставщика не может считаться гарантированной. Таким образом, желательно, чтобы копия этой документации была передана на хранение в организацию пользователя э(68) или незаинтересованной третьей стороне.
СУЭОД э(32) должна быть способна управлять группой элементов метаданных э(40) консервации для официальных документов э(52)  и их отдельных  компонентов э(19).	В
Смотри приложение 9.
Исходный текст программы СУЭОД э(32) должен быть либо открытым, либо его копия должна быть зарегистрирована и депонирована у нейтральной стороны.	Н

Деловые процессы

Опыт показывает, что успех внедрения СУЭОД э(32) зависит, помимо других факторов, от того, совместима ли она со стилем работы людей в ситуациях реальной жизни. Если даже СУЭОД э(32) содержит все функции, необходимые для управления официальными документами э(52), или управления (простыми) документами э(26) и т. д., внедрение будет успешным только в том случае, если пользователям э(68) будет легко ею пользоваться. Если для пользователей э(68) она окажется сложной в применении, она будет отвергнута, несмотря на все ее возможности.