Типовые требования к управлению электронными официальными документами (стр. 21 )

Требования отражены в разделах:

общие требования (раздел 9.1); отчетность (раздел 9.2); изменение, уничтожение и цензурирование э(54) официальных документов э(52) (раздел 9.3).

В разделе 4 описаны тесно связанные функции, а именно:

разрешение доступа в разделе 4.1; резервное копирование и восстановление в разделе 4.3.

Эти функции позволяют ролям администраторов э(1) поддерживать изменения количества пользователей э(68) и параметров, влияющих на поведение системы. В СУЭОД э(32) необходимо предоставлять ролям администраторов э(1) возможность осуществлять поддержку базы данных пользователей э(68) и, что особенно важно, режим доступа для пользователей э(68), групп э(37) и ролей э(62). Система также должна обеспечивать способность мониторинга системных сбоев.

Некоторые из этих возможностей могут быть обеспечены связанными с СУЭОД э(32) системой управления базой данных (СУБД), операционной системой или другими приложениями.

Общее администрирование

В этом разделе приведены требования по управлению системными параметрами, управлению конфигурацией системы и управлению пользователями э(68).

В больших организациях функции, описанные в данном разделе, могут быть скорее отнесены к операционным функциям, нежели к функциям администратора э(2) приложений. Однако в небольших организациях эти функции могут быть предоставлены администратору э(2).

№	Требование	Тест
	СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать лицу, выполняющему роль администратора э(1), извлекать, просматривать и изменять системные параметры и настройки, выбранные на этапе конфигурации э(20).	Д
Эти установки включают, например, конфигурацию прав доступа или кодов классификации э(13).
	СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать лицам, выполняющим роли администраторов э(1): назначать функции пользователям э(68) и ролям э(62); назначать одного или более пользователей э(68) на любую роль э(62).	Д
	СУЭОД э(32) обязательно должна вести мониторинг доступного дискового пространства области хранения и уведомлять роль администратора э(1) о необходимости применения действий в случае, если уровень свободного пространства опускается ниже установленного на этапе конфигурации э(20), или в случае другой системной ошибки.	В
Допустимо, чтобы роли администраторов э(1) оповещались посредством отдельного программного обеспечения, осуществляющего  управление системой.
	Там где память поддерживает уведомление об уровне ошибок, СУЭОД э(32) должна вести мониторинг уровня ошибок носителей информации и уведомлять роли администраторов э(1) о превышении критического значения, заданного на этапе конфигурации э(20) системы или позже.	Н
Это относится в частности к оптическим дискам.
Допустимо, чтобы лицо, выполняющее роль администратора э(1), оповещалось посредством отдельного системного программного обеспечения.
	СУЭОД э(32) должна разрешать лицу, выполняющему роль администратора э(1), свободно передвигать пользователей э(68) между группами пользователей э(69) и ролями э(62).	Д
В частности, должно быть возможным передвигать пользователя э(68) без необходимости удалять его из СУЭОД э(32), а также без необходимости вводить повторно его характеристики.

Отчетность

Гибкие средства отчетности являются важной функцией СУЭОД э(32). Требуется, чтобы лица, выполняющие роли администраторов э(1), могли управлять системой, и руководство могло вести мониторинг надлежащего использования СУЭОД э(32).

СУЭОД э(32) должна быть способной выдавать ряд управленческих, статистических и специальных отчетов с тем, чтобы роли администраторов э(1) могли вести мониторинг деятельности и статуса системы. Этот мониторинг необходим по всей системе, включая:

схему классификации э(14); дела э(34) и официальные документы э(34); действия пользователей э(34); доступ и разрешения доступа; действия по отбору и передаче э(25).

СУЭОД э(32) должна предоставлять ряд стандартных отчетов, способных быть конфигурированными ролями администраторов э(1), и обеспечивать возможность выдачи специальных отчетов по требованию.

В идеале СУЭОД э(32) должна включать отдельный модуль гибких средств отчетности. Однако было бы не правильным пытаться приводить здесь всеобъемлющие требования для подсистемы отчетности, поэтому в данном разделе приводятся лишь общие требования к отчетности.  Размер и сложность отчетности будет определяться организационными возможностями, включая размер, сложность и уровни изменений в схеме классификации э(14), количество и характер официальных документов э(5) и количество пользователей э(68).

№	Требование	Тест
	СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать лицам, выполняющим роли администраторов э(1) запрашивать регулярные  отчеты (ежедневный, еженедельный, ежемесячный, квартальный) и специальные отчеты.	Д
	СУЭОД э(32) обязательно должна поддерживать функцию печати отчетов, просмотра их на экране и сохранения их в электронной э(29) форме.	Д
В разделе 8.3, под «процессом печати» понимаются функции, обычно ассоциирующиеся с выдачей отчета, такие как подготовка многостраничных отчетов, нумерация страниц, оформление заголовков с датами, конфигурируемые верхний и нижний колонтитул, и использование любого настроенного принтера. Отправка на печать копии экрана обычно не рассматривается как приемлемый вариант реализации данных требований.
	Пользователь э(68), просматривающий отчет СУЭОД э(32), должен иметь возможность захватить э(8) его как официальный документ э(52).	Д
Это будет необходимо, например, для хранения отчетов доступа, которые могут подтвердить целостность официальных документов э(52).
	СУЭОД э(32) должна разрешать обозначать период времени, отраженный в отчете, как даты (например, 24/12/2008 – 5/1/2008) или временной интервал, указанный обычным  языком (как в э8.1.29).	Д
	СУЭОД э(32) обязательно должна включать функции сортировки и отбора информации, включенной в отчеты.	Д
Например, пользователи э(68)  должны быть способны указывать, какие колонки из отчета-таблицы использованы для сортировки содержания отчета.
	СУЭОД э(32) должна включать функции подсчета промежуточных и итоговых сумм (для числовых значений).	Д
	СУЭОД э(32) должна включать функции для графических отчетов.	Д
Например, отчет о тенденциях, показывающий изменения в отчетной информации на протяжении времени, или гистограммы.
	СУЭОД э(32) обязательно должна обеспечивать сохранение запросов об отчете для повторного использования в будущем.	Д
	СУЭОД э(32) обязательно должна обеспечивать экспортирование э(33) отчетов для использования в других приложениях.	Д
Например, пользователи э(68) могут захотеть работать с содержанием отчета, используя табличный процессор. MoReq2 не указывает формат(ы) э(35), который может быть использован для подобных экспортов э(33).
	СУЭОД э(32) обязательно должна быть способной предоставлять отчетность об общем количестве и расположении: дел э(34), разделов э(66) и томов э(74); официальных документов э(52), сортированных по формату файла э(35) и версии э(72); дел э(74), разделов э(66) и томов э(66), сортированных по уровню управления доступом и грифу ограничения доступа э(63) (там, где это применимо); электронных э(29) дел э(34), разделов э(66) и томов э(74), сортированных по размеру; электронных э(29) дел э(34), разделов э(66) и томов э(74), сортированных по расположению хранилища; особо важных официальных документов э(73).	В
	СУЭОД э(32) обязательно должна быть способной обеспечивать отчетность: о показателях захвата э(8) официальных документов э(52); о показателях извлечения официальных документов э(52); о показателях создания новых классов э(11) и дел э(34).	Д
	Если присутствует опция управления документами, описанная в разделе 10.3, СУЭОД э(32) обязательно должна быть способной предоставлять следующую отчетность: об общем количестве и расположении документов э(26); о показателях захвата э(8) / создания документов э(26); о показателях извлечения официальных документов э(52).	Д
	СУЭОД э(32) должна разрешать отчетности, описанной в разделах э9.2.11 и э9.2.12, быть представленной в любой комбинации: во всей системе или в указанных классах э(11); в указанных группах пользователей э(69) или пользователях э(68); в указанном отрезке времени.	Д
	СУЭОД э(32) должна быть способна обеспечивать отчетность по действиям по отношению к делам э(34) и официальным документам э(52), сортированную по пользователям э(68), по рабочим станциям и (где технически применимо) по  сетевым адресам.	В
	СУЭОД э(32) должна разрешать отчетности, описанной в разделе э9.2.11, охватывать указанный период времени в пределах нескольких дней.	Д
Например, показывая почасовые числа, разрешать мониторинг подъемов и падений активности.
	СУЭОД э(32) должна быть способна построить отчет, содержащий список папок э(34), разделов э(66) и томов э(74), для свей или части схемы классификации э(14), структурированный подобно схеме классификации э(14).	Д
	СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна выдавать отчет о размере дискового пространства области хранения, используемого в данное время, и свободного.	Д
	СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать лицам, выполняющим роли администраторов э(1), запрашивать и получать информацию о протоколе аудита э(4). Как минимум, требуются отчеты по следующим параметрам: класс э(11); дело э(34); раздел э(66); том э(74); официальный документ э(52); пользователь э(68); период времени.	Д
	СУЭОД э(32) должна разрешать ролям администраторов э(1) запрашивать и получать информацию из протокола аудита э(4) в виде отчетов по следующим параметрам: гриф ограничения доступа э(63); группы пользователей э(69); другие метаданные э(40).	Д
	СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна выдавать отчет о результатах процесса отбора и передачи э(25) с перечислением успешно переданных или удаленных  классов э(11), дел э(34), разделов э(66), томов э(74) и официальных документов э(52),  и любых сбоях.	Д
	СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна выдавать отчеты о результатах процесса экспорта э(33) с перечислением успешно экспортированных э(33)  классов э(11), дел э(34), разделов э(66), томов э(74) и официальных документов э(52), и любых сбоях.	Д
	СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна обеспечивать роли администраторов э(1) отчетами о деятельности по отбору и перемещению э(25), включая просроченные действия по отбору и перемещению э(25).	Д
	СУЭОД э(32) должна разрешать ролям администраторов э(1) ограничивать доступ пользователей э(68) к отдельным отчетам.	Д
	СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна предоставлять ролям администраторов э(1) отчет о попытках нарушения контроля доступа и других нарушениях правил доступа.	Д
Это требование применяется только в случаях, когда СУЭОД э(32) (и/или оперативная система) конфигурирована так, чтобы разрешать пользователю э(68) видеть существование объекта, несмотря на то, что ему не разрешен доступ к нему. Это не относится к СУЭОД э(32), конфигурированным так, чтобы не показывать существование объекта, к которому не разрешен доступ.
	Роли администраторов э(1) должны быть способны указывать периодичность отчетов о порядке хранения, отбора и передачи э(1), с указанием и выделением информации об исключениях, таких как просроченный отбор и передача э(25).	Д
	СУЭОД э(32) должна обеспечивать выдачу количественных отчетов о видах  официальных документов э(52) для пересмотра в указанный период.	Д
	СУЭОД э(32) должна предоставлять роли администратора э(1) средства отчетности и анализа для управления порядком хранения, отбора и передачи э(61), включая возможность получения: списка всех порядков хранения, отбора и передачи э(61), сортированных по причине или дате; списка всех сущностей, которым установлен определенный порядок хранения, отбора и передачи э(61); списка всех сущностей класса с указанием применяемого к ним порядка(ов) хранения, отбора и передачи э(61); результата идентификации, сравнения и просмотра установленных порядков хранения, отбора и передачи э(61) (включая их содержание) по всей схеме классификации э(14); результата идентификации формальных противоречий в порядках хранения, отбора и передачи э(61) по всей схеме классификации э(14).	Д
СУЭОД э(32) должна быть способна накапливать статистику принятых решений в ходе проведения экспертизы ценности за данный период и представлять отчеты в табличном и графическом виде.	Д
СУЭОД э(32) должна быть способна накапливать статистику о наложении и снятии режима предотвращения перемещения или уничтожения э(24) в конкретный  период и представлять отчеты в табличном и графическом виде.	В
СУЭОД э(32) обязательно должна предоставлять отчет, детализирующий любой сбой в процессе передачи э(67), экспорта э(33), уничтожения э(22) или удаления. Этот отчет должен идентифицировать все официальные документы э(52), агрегации э(3) и связанные с ними метаданные э(40), предназначенные для передачи э(67), которые вызвали ошибки в процессе обработки и все сущности, которые не были успешно переданы э(67), экспортированы э(33), уничтожены э(22) или удалены.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна предоставлять отчет, детализирующий любой сбой в процессе импортирования э(38). Отчет должен идентифицировать все официальные документы э(52), агрегации э(3) и связанные с ними метаданные э(40), предназначенные для импорта э(38), которые вызвали ошибки в процессе обработки, и все сущности, которые не были успешно импортированы э(38).	Д
СУЭОД э(32) должна поддерживать процесс импорта э(38), прослеживая его и выдавая отчеты о произведенных действиях и статусе, включающие процент завершения и число импортированных э(38) официальных документов э(52).	Д
СУЭОД э(32) должна предоставлять возможность сортировки электронных э(29) дел э(34), выбранных для передачи э(67), в порядке, соответствующем выбранным пользователем э(68) элементам метаданных э(40).	Д
СУЭОД э(32) должна предоставлять возможность генерировать определяемые пользователем э(68) отчеты для описания электронных э(29) дел э(34) и официальных документов э(52), которые были экспортированы э(33) или переданы э(67).	Д

Изменение, удаление и цензурирование официальных документов

Базовый принцип поддержания содержания официальных документов э(52) гласит, что официальный документ э(52) не может быть изменен в стандартном режиме функционирования (кроме как по окончании его жизненного цикла в СУЭОД э(32)), и дела э(34), разделы э(66), тома э(34) и официальные документы э(52) обычно не могут быть уничтожены э(22).