Типовые требования к управлению электронными официальными документами (стр. 32 )

Разделы в данной главе перечисляют требования в следующих областях:

простота пользования (раздел 11.1); производительность и масштабируемость (раздел 11.2); доступность системы (раздел 11.3); технические стандарты (раздел 11.4); законодательные и нормативные требования (раздел 11.5); аутсорсинг и управление данными при помощи сторонних организаций (раздел 11.6); хранение и устаревание технологий (раздел 11.7); деловые процессы (раздел 11.8).

Эти  нефункциональные требования зачастую трудно определить и трудно измерить объективно. Тем не менее, важно идентифицировать их по крайней мере в общих чертах, чтобы они принимались во внимание. Некоторые требования являются специфическими для СУЭОД э(32) / ЭХД э(28), а другие – общими для многих видов информационных систем.

В дополнение к этой главе пользователи данной спецификации должны будут рассматривать собственные потребности в соответствии с действующими техническими и эксплуатационными стандартами и с учетом возможностей поставщика СУЭОД э(32) обеспечить поддержку служб, включая документацию, приспособление к конкретным потребностям заказчика, обучение и консалтинг.

Организациям следует добавить их собственные требования в этих областях в зависимости от их размера и структуры, материальных характеристик и сложившейся технической рабочей среды. Этот раздел может рассматриваться как контрольный список аспектов, которые пользователи должны принять во внимание. Эти специфические требования будет необходимо добавить к общим требованиям, данным в предыдущих разделах.

Некоторые из примерных требований используют угловые скобки, чтобы показать, что пользователь спецификации должен ввести количественное значение или другую специфичную информацию. Например,

<xx минуты/часы>

означает, что пользователь э(68) данной спецификации должен ввести период времени, измеряемый в минутах или в часах, чтобы удовлетворять специфическому требованию.

Аналогично,

<4 секунды>

означает, что пользователь данной спецификации должен задать временной интервал; 4 секунды предлагается как начальная точка для обсуждения.

Таким же образом альтернативные фразы могут быть представлены в угловых скобках. Так, например, фраза

<каждый день/по всем будним дням/xx дней в году>

должна пониматься, как «каждый день, по всем будним дням или указанное число дней в году или аналогичным образом», как применимо в организации.

Во всех случаях “xx” может означать любое число, независимо от того, насколько оно велико или мало.

Поскольку эти требования являются общими и поскольку разным организациям потребуются широко отличающиеся требования и приоритеты, нефункциональные требования в этой главе не тестируются в рамках тестирования MoReq2. Подлежащие тестированию свойства, представленные здесь, следует использовать как руководство. Организациям и пользователям MoReq2 потребуется проанализировать их требования, установить приоритеты и проводить свои собственные тесты в указанных областях.

Простота пользования

При рассмотрении нефункциональных требований при разработке СУЭОД э(32), согласно данной спецификации, следует обязательно принимать во внимание  требуемую степень простоты пользования и то, как это должно определяться. Это будет зависеть от типа пользователей э(68), для которых  предназначается система, и объема пройденного обучения. Примеры требований к простоте пользования приведены ниже.

№	Примерное требование	Тест
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать роли администратора э(1) конфигурировать, к какому объему схемы классификации э(14) каждая из ролей пользователей э(71) или группа пользователей э(69) имеет возможность доступа.	Д
Например, пользователь э(68) или группа пользователей э(69), как то исполнители э(10), могут иметь ограниченную возможность  просмотра некоторого единственного класса э(11) схемы классификации э(14) или даже только указанных дел э(34) и разделов э(66).
СУЭОД э(32) обязательно должна предоставлять оперативную интерактивную (on-line) помощь по всей системе.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна представлять э(50) схему классификации э(14) графически в иерархической форме и разрешать пользователям э(68) передвигаться по ней, используя  графическое изображение.	Д
Оперативная интерактивная (on-line) помощь в СУЭОД э(32) должна быть контекстно-зависимой.	Д
СУЭОД э(32) должна включать справочную систему по использованию схемы классификации э(14), включая, как минимум, простой доступ к метаданным э(40) описания для классов э(11), дел э(34), разделов э(66) и томов э(74).	В
	СУЭОД э(32) должна включать тезаурус для помощи пользователям э(68) в выборе терминов для ключевых слов э(39), описаний и др.	Д
Смотри э11.4.1, э11.4.2 и э11.8.11
Все сообщения СУЭОД э(32) об ошибках обязательно должны быть значимыми, чтобы пользователи э(68) могли решить, как исправить ошибку, или отменить процесс.	Н
В идеальном случае каждое сообщение об ошибке будет сопровождаться поясняющим текстом и указанием, какое действие(я) может в данной ситуации предпринять пользователь э(68)
Пользовательский э(68) интерфейс СУЭОД э(32) должен учитывать широкий спектр потребностей и возможностей пользователей э(68); то есть должен быть создан в соответствии с требованиями стандартов и руководящих документов и совместим со специализированным программным обеспечением по предоставлению доступа.	Н
Смотри приложение 7 для соответствующих стандартов и руководящих документов.
Документация СУЭОД э(32) должна быть представлена в применимом формате э(35), так чтобы пользователи э(68) с широко различающимися  потребностями и возможностями могли их использовать.	Н
Смотри приложение 7 для соответствующих стандартов и руководящих документов.
СУЭОД э(32) обязательно должна быть проста в использовании и интуитивно понятна.	Н
Простота использования может быть реализована, например, за счет наличия панели для обычных  пользователей э(68).
Правила пользовательского э(68) интерфейса и поведения СУЭОД э(32) должны соответствовать всем аспектам системы, включая окна, меню и команды. Они также должны соответствовать среде операционной системы, в которой работает СУЭОД э(32).	В
Указанные правила также должны соответствовать другим основным приложениям, используемым в организации.
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способна отображать одновременно множество официальных документов э(52)  и  агрегаций э(3).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна поддерживать графический пользовательский э(68)  интерфейс.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) переносить, изменять размеры, изменять внешний вид окон и сохранять сделанные изменения в профиле пользователя э(70), с тем, чтобы они автоматически вступали в силу каждый раз, когда пользователь э(68) входит в СУЭОД э(32).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) настраивать аспекты графического пользовательского э(68) интерфейса. Настройка должна включать, но не обязательно должна ограничиваться следующими изменениями: содержание меню и набора инструментов; компоновку экрана; использование функциональных клавиш; экранные цвета, шрифты и размеры шрифтов; звуковые сигналы.	Д
СУЭОД э(32) должна позволять пользователям э(68) выбирать звук и громкость звуковых сигналов и сохранять модификации в их профиле пользователя э(70).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать задавать постоянные значения по умолчанию для вводимых данных, там, где это желательно, включая: значения определяемые пользователем э(68); неизменяемые значения по умолчанию; значения такие же, как у предыдущего элемента; значения, присвоенное в зависимости от контекста, такие как сегодняшнее число, индекс дела э(34), идентификатор пользователя э(68); где применимо.	В
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать конфигурируемые раскрывающиеся меню или «списки выбора» значений элементов метаданных э(40) для ввода данных.	Д
Содержание этих списков должно быть конфигурируемо ролью администратора э(1).
Часто выполняемые транзакции СУЭОД э(32) обязательно должны проектироваться таким образом, чтобы они могли быть завершены за наименьшее число операций (в т. ч. щелчков мышью или  нажатий клавишей).	В
СУЭОД э(32) должна быть тесно интегрирована с корпоративной системой электронной почты для того, чтобы позволять пользователям э(68) отсылать официальные документы э(52) и агрегации э(3) в электронном э(29) виде, не покидая СУЭОД э(32).	Н
Например, пользователь э(68) должен быть способен послать сообщение из почтового клиента СУЭОД э(32). Суть данного требования состоит в том, что пользователь э(68) не должен переключаться в приложение электронной почты для того, чтобы послать официальный документ э(52).
При выполнении требования э11.1.20, СУЭОД э(32) должна обеспечивать это путем отсылки указателей или ссылок на агрегации э(3) и официальные документы э(52) вместо их копий, если агрегация э(3) или официальный документ э(52) отправляются другому пользователю э(68) (в пределах одной) СУЭОД э(32).	Н
Могут быть исключения из этого, например, в случае удаленных пользователей э(68), которые не имеют постоянного доступа к центральному хранилищу..
СУЭОД э(32) должна указывать, содержит ли вложение письмо электронной почты.	Д
Например, посредством иконки.
СУЭОД э(32) должна поддерживать функции, программируемые пользователями э(68).	Д
Например, макросы, определяемые пользователем э(68).
В случаях, когда пользователям э(68) приходится вводить метаданные э(40) из официальных документов э(52), которые являются изображениями напечатанных документов э(26) (например, сканированные изображения), СУЭОД э(32) должна предоставлять функции, позволяющие использовать технологию оптического распознавания текста (OCR – optical character recognition) для захвата э(8) метаданных э(40) из изображения. (зональное оптическое распознавание текста).	Д
Например, пользователь э(68) должен быть способен выбрать прямоугольную область изображения, которая содержит метаданные э(40), такие как дата или заголовок, затем преобразовать это изображение в значение метаданных э(40) и присвоить его требуемому элементу метаданных э(40) одним действием.
СУЭОД э(32) должна позволять пользователям э(68) определять перекрестные ссылки между связанными официальными документами э(52), как внутри одной агрегации э(3), так и в разных агрегациях э(3), предоставляя удобные средства навигации между официальными документами э(52).	Д
При просмотре или работе с официальным документом э(52) или агрегацией э(3) официальных документов э(52) (т. е. классом э(11), делом э(34), разделом э(66) или томом э(74)), в результате поиска или иной операции, пользователь э(68) должен быть способен использовать функции СУЭОД э(32) для нахождения информации о более высоком уровне агрегации э(3) официальных документов э(52) легко и не покидая или закрывая официальный документ э(52).	Д
Например, при чтении официального документа э(52), пользователь э(68) должен иметь возможность узнать, к какому классу э(11), делу э(34), разделу э(66) или тому э(74) он относится; если просматриваются метаданные э(40) дела э(34), то пользователь э(68) должен иметь возможность узнать информацию о классе э(11), в котором оно находится.
СУЭОД э(32) должна разрешать пользователю э(68), у которого есть доступ к делу э(34) или официальному документу э(52), проверять имеет ли к нему доступ тот или иной указанный пользователь э(68), группа э(37) или роль э(62).	Д
Это делается для разрешения пользователям э(68) явно указывать пользователя э(68), группу э(37) или роль э(62). Таким образом, пользователь э(68) может запросить информацию о правах другого пользователя э(68) по отношению к официальному документу э(58) или делу э(34) без необходимости знать конкретных членов группы пользователей э(69)  или роли пользователя э(71).
СУЭОД э(32) должна позволять пользователю э(68) уменьшать риск ошибки при размещении официального документа э(52) путем разрешения пользователю э(68) устанавливать временный замок на официальный документ э(52) или дело э(34) посредством единственного щелчка мышки. Этот временный замок должен преградить доступ к этому делу э(34) или официальному документу э(52) всем пользователям э(68), за исключением ролей администраторов э(1); и СУЭОД э(32) должна автоматически информировать роль администратора э(1), что был установлен временный замок, разрешая роли администратора э(1) (и никому более) удалить временный замок.	Д
Это делается с целью разрешить пользователям э(68) исправлять ошибку – такую, как случайное помещение конфиденциального официального документа э(52) в незащищенное дело э(34), возможно, при выполнении операции «перетаскивания / drag and drop». Поскольку пользователи э(68) не имеют возможности удалять, переносить или изменять официальные документы э(52), здесь требуются административные действия.
С целью предотвращения неправильного использования этой функции необходимо, чтобы пользователям э(68) были даны инструкции по использованию временного закрывания на замок, и чтобы роли администратора э(1) проверяли его правильное применение.
Пользователи должны быть способны копировать официальные документы э(52) из СУЭОД э(32) в другие рабочие системы, такие как папка «рабочий стол», используя «перетаскивание/ drag and drop», без опасений каких-либо изменений в официальном документе э(52) или его метаданных э(40) в результате этого.	В
Когда копия официального документа э(52) перемещена (в результате «перетаскивания/ drag and drop») в какую-то другую среду, допустимо, что она потеряет свои метаданные э(40) (как следствие того, что большинство других сред не поддерживает модель метаданных э(40) MoReq2).
СУЭОД э(32) должна обеспечивать помощь в предоставлении визуального руководства.	В
Например, включая экранные кадры и/или анимацию, показывающую пользователю э(68), как использовать функции системы.
СУЭОД э(32) должна разрешать пользователям э(68) помечать области системы помощи как “избранное” или подобным образом, так чтобы можно было легко их найти позже при необходимости.	Д
Пользователь э(68), работающий с делом э(34), должен быть способен легко и быстро определить ключевые слова э(39), связанные с этим делом э(34).	Д
Должно быть возможным определить ключевые слова э(39) без необходимости выходить из дела э(34), способом, который позволяет продолжать работать с делом э(34) без перерыва.
СУЭОД э(32) должна разрешать пользователям э(68) определять классы э(11), дела э(34) и официальные документы э(52) как “избранное”, так чтобы они могли легко их найти  позже при необходимости.	Д
СУЭОД э(32) должна разрешать пользователям э(68) посылать “избранное” другим пользователям э(68).	Д
“Избранное” могут отсылаться электронной почтой или с помощью другого механизма.

Производительность и масштабируемость

Пользователи данной спецификации должны рассмотреть степень соответствия времени отклика, обеспечиваемого СУЭОД э(32), ожиданиям пользователей э(68), и в состоянии ли она обслуживать требуемое количество пользователей э(68) для которых она предназначена. Некоторые соображения и примерные требования приведены ниже.