Типовые требования к управлению электронными официальными документами (стр. 17 )

атрибуты метаданных э(40); требования хранения; правила управления доступом; тип документа э(26) (например, контракт, визитная карточка, отчет о поведении).

Для официального документа э(52) его тип официального документа э(53) обычно соответствует типу документа э(27) того документа э(26)  из которого он был создан.

№	Требование	Тест
СУЭОД э(32) обязательно должна поддерживать определение и обслуживание  типов официальных документов э(53).	Д
Все официальные документы э(52) в СУЭОД э(32) обязательно должны принадлежать только  к одному типу официального документа э(53).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна предоставлять право определения и обслуживания типов официальных документов э(53) только лицу, выполняющему роль администратора э(1).	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать лицу, выполняющему роль администратора э(1), ограничивать создание официальных документов э(52) указанных  типов официальных документов э(53)  конкретным группам э(37) пользователей э(69), основываясь на производственной необходимости.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать лицу, выполняющему роль администратора э(1), определять один тип официального документа э(53) как тип официального документа э(53) по умолчанию; к которому могут обращаться все пользователи э(68), кому разрешено захватывать э(8) официальные документы э(52).	Д

Сканирование и получение изображения

При планировании ввода в действие СУЭОД э(32) часто необходимо иметь в виду материальные официальные документы э(49) на бумажном носителе или в виде микрофильмов.

Существуют два основных вопроса:

существующие официальные документы э(52), которые созданы на бумаге или в виде микрофильма и к которым есть необходимость обращаться параллельно с электронными официальными документами э(31); документы э(26) на бумаге, которые продолжают поступать или создаваться в организации, но которые организация желает держать как электронные официальные документы э(31) в СУЭОД э(32).

Этот раздел имеет дело со сканированием (получением изображения) документов э(26) на бумажном носителе и микрофильмах с тем, чтобы они могли быть захвачены э(8) в СУЭОД э(32) в качестве электронных официальных документов э(31). Это включает в себя несколько требований, которые имеют отношение к деталям процесса сканирования.

Сканирование может быть организовано следующими способами:

централизованно; местной или рабочей группой; на условиях аутсорсинга или субконтракта;

или в любой комбинации. Эти способы кратко описываются ниже.

Для большого объема захвата э(8) наиболее подходит централизованное сканирование, обычно с использованием специалистов-операторов сканирования, а также скоростного сканирующего оборудования, специально предназначенного для массового ввода.

Сканирование местными или рабочими группами приближено к пользователям э(68) документов и может использоваться при небольших объемах работы, при этом работник, производящий сканирование, должен быть знаком с бизнесом; это может быть продиктовано географическим распределением организации. В этом случае обычно применяется сканеры более низкой производительности и скорости; это могут быть многофункциональные устройства.

Аутсорсинговое или субконтрактное сканирование – может применяться по ряду причин, связанных со стоимостью работ:

при наличии большого объема одноразового сканирования; при отсутствии в организации необходимого персонала; при отсутствии в организации необходимых условий и оборудования; в случае, если сканирование и/или сохранение не зависят от месторасположения организации.

Следующая часть этого раздела устанавливает ключевые требования, которые необходимо принимать во внимание при интегрировании в СУЭОД э(32) технологии сканирования. Требования применимы только там, где функции сканирования являются частью СУЭОД э(32). Многие из требований могут быть также интерпретированы для использования сканирования на условиях аутсорсинга.

№	Требование	Тест
СУЭОД э(32) обязательно должна быть способной к интеграции с как минимум одним из сканирующих решений.	Д
Сканирующее решение обеспечивает интерфейс со сканирующим оборудованием и позволяет оператору осуществлять несколько процессов, относящихся к сканированию, таких как переворачивание изображения и удаление пятен.
Сканирующая функция СУЭОД э(32) должна поддерживать как монохромное, так и цветное сканирование.	Д
Многие приложения не требуют цветного сканирования.
Сканирующая функция СУЭОД э(32) обязательно должна быть способной сохранять изображения в стандартных форматах э(35), включая, но не лимитируя: TIFF (смотри Спецификацию TIFF 6.0); JPEG (смотри ISO 15444, требуется только в случае, если цвет поддерживается); PDF/A э(47) (смотри ISO 19005).	Д
Сканирующая функция СУЭОД э(32) обязательно должна быть способной сохранять изображения с разными резолюциями.	Д
В идеале сканирующая функция должна предоставлять меню выбора, программируемое для ввода различных типов документов э(27).
Сканирующая функция СУЭОД э(32) должна быть способной сохранять изображения в цвете или черно-белыми и с разными резолюциями.	Д
Сканирующая функция СУЭОД э(32) обязательно должна быть способной использовать бумагу стандартных размеров, включая, но не лимитируя: A4; A3.	Д
Смотри ISO 216 для определения форматов A4 и A3.
Сканирующая функция СУЭОД э(32) должна включать функцию оптического распознавания образов (ОРО) –  Optical Character Recognition (OCR).	Д
Функция ОРО воспроизводит текст из сканированного изображения. Некоторые виды ОРО иногда называют Умное распознавание образов (УРО). Для простоты MoReq2 называет обе функции ОРО.
Если СУЭОД э(32) включает функцию ОРО, СУЭОД э(32) должна быть способной управлять сканированным изображением и текстом, получаемым из ОРО, как одним официальным документом э(52).	Д
Другими словами, к тексту ОРО следует относиться как к метаданным э(40) официального документа э(52), а не как к самостоятельному официальному документу э(52).
MoReq2 не требует от пользователей э(68) видеть текст ОРО, так как ее цель – разрешать просматривать весь текст (см. следующее требование).
Там где СУЭОД э(32) включает функцию ОРО, она должна поддерживать просматривание всего текста.	Д
Сканирующая функция СУЭОД э(32) должна быть способной узнавать и захватывать э(8) индивидуальные документы э(26) в процессе массового сканирования.	Д
MoReq2 не определяет, как это должно осуществляться. Обычные решения основываются на распознавании корректирующих кодов, таблиц, штрих-код (строчный код) или вставки чистых таблиц.
Сканирующая функция СУЭОД э(32) должна быть способной автоматически посылать отсканированные изображения в очередь после сканирования.	Д
Например, индексация, контроль качества.
СУЭОД э(32) должна включать функции инспектирования отсканированных изображений.	Д
Эта функция включает в себя способность принимать или отвергать изображения; и в случае, если они отвергаются, требовать повторного сканирования.
Инспектирование может проводиться оператором сканирования, пользователем э(68), назначенным проверять качество, или другими пользователями э(68), которые проводят проверку качества только как часть своей работы.
Сканирующая функция СУЭОД э(32) должна разрешать лицу, выполняющему роль администратора э(1), устанавливать порог для распознавания информационного изображения, так чтобы изображение ниже данного порога воспринималось как представляющее чистую страницу.	Д
Сканирующая функция СУЭОД э(32) должна устанавливать параметры (такие, как одно/двустороннее, резолюция, контрастность, яркость) для разных типов документов э(27).	Д
СУЭОД э(32) должна позволять пользователям э(68) сопровождать изображения комментариями.	Д
Эта функция может быть использована, чтобы отмечать особые проблемы сканирования или делать примечания (так, как написанные от руки примечания, иногда используется в документах на бумажном носителе).
Если СУЭОД э(32) разрешает пользователям э(68) комментировать изображения, которые содержатся как официальные документы э(52), она должна предотвращать изменения или удаление этих комментариев.	Д
Это требуется только для официальных документов э(52) (это не требуется для других изображений) с намерением временно предохранить официальные документы э(52) от изменений (или кажущихся изменений).
Если СУЭОД э(32) позволяет пользователям э(68) комментировать изображения, содержащиеся как официальные документы э(52), она должна сохранять вместе с комментарием данные пользователя э(68), делающего комментарий, его время и дату так, чтобы их нельзя было изменить.	Д
Это  требуется только по отношению к официальным документам э(52) и не требуется по отношению к другим изображениям. Цель этого – гарантировать, что любые аннотации (комментарии) правильные и прослеживаемые.
Сканирующая функция СУЭОД э(32) должна протоколировать каждую сессию сканированию, включая следующие детали: идентификатор пользователя э(68) для входа в систему; идентификатор рабочей станции; время и продолжительность; идентификатор сессии; идентификатор(ы) командного файла; количество документов э(26) (если применимо); количество сканированных изображений; количество изображений после удаления пустых страниц (если пустые страницы удалены автоматически).	Д
Сканирующая функция СУЭОД э(32) должна быть способной во время сканирования автоматически захватывать э(8) как соответствующие  метаданные э(40), когда сканируются зонированные формы.	Д
Зонированная форма – это форма, включающая в себя области, определенные в программном обеспечении сканирования как содержащие информацию для сканирования. Информация вне определенных зон не сканируется, таким образом, уменьшая размер изображения и сокращая требования к хранению и  пропускной сети.
Там, где сканирующая функция СУЭОД э(32) включает в себя автоматический захват э(8) метаданных э(40), она должна быть способной интерпретировать эту информацию для автоматизированной классификации э(12).	Д
Эта функция особенно полезна в сфере структурированной работы, где официальные документы э(52) на бумажном носителе часто несут в себе идентификаторы, содержащие важную информацию для классификации э(12) официального документа э(52). Смотри раздел 10.5.
СУЭОД э(32) должна быть способной производить массовый импорт э(7) сканированных изображений и их метаданных э(40).	Д
Смотри раздел 6.2 о дополнительных требованиях относительно массового импорта э(7)
СУЭОД э(32) должна быть способной показывать «миниатюры» сканированных изображений как помощь в просматривании и поиске.	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна разрешать пользователям э(68) захватывать э(8) сканированные изображения как официальные документы э(52).	Д

ИДЕНТИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ОБЪЕКТОВ

В этой главе вместе представлены требования к идентификации сущностей (классов э(11), дел э(34), разделов э(66), томов э(74) и официальных документов э(52)) в схеме классификации э(14). Раздел 7.1 перечисляет требования к кодам классификации э(13) и раздел 7.2 – требования к идентификаторам системы.