Типовые требования к управлению электронными официальными документами (стр. 34 )

Пользователи данной спецификации должны указать конкретные требования по соответствию стандартам в следующих областях:

аппаратное обеспечение (для серверных платформ и рабочих станций); операционные системы  (для серверных платформ и рабочих станций); архитектура программного обеспечения (клиентской) рабочей станции; пользовательский э(68) интерфейс; реляционные СУБД и интерфейс; сетевые протоколы и сетевые операционные системы; стандарты обмена; интерфейс прикладного программирования и комплекты разработчика.

При использовании данной спецификации в процессе закупки системы следует добавить детальные требования к технической среде, включая все интерфейсы СУЭОД э(32) (например, к существующим системам, офисным приложениям) и все планы по их изменению.

В дополнение к этому пользователям данной спецификации будет необходимо рассматривать свои требования в индивидуальном контексте по следующим областям стандартизации:

Смотри список стандартов, использованных в данной спецификации, с описанием в приложении 7.

№	Примерное Требование	Тест
Если в СУЭОД э(32) используется одноязычный тезаурус, он должен соответствовать стандарту ISO 2788 "Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri" – «Руководство по введению и разработке одноязычных тезаурусов».	Д
Если в СУЭОД э(32) используется многоязычный тезаурус, он должен соответствовать стандарту ISO 5964 "Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri" – «Руководство по введению и разработке многоязычных тезаурусов».	Д
СУЭОД э(32) обязательно должна поддерживать хранение официальных документов э(52), используя форматы файлов э(35) и кодировки, которые являются стандартами де-юре или полностью документированы.	В
Пользователи могут захотеть указать требования к форматам файлов э(35) и кодировкам для своей организации.
СУЭОД э(32) должна хранить все данные в формате э(35), совместимом с ISO 8601 "Data elements and interchange formats. Information interchange. Representation of dates and times" – «Элементы данных и форматы обмена. Информационный обмен. Представление дат и времени».	Д
СУЭОД э(32) должна хранить все названия языков в формате э(36), совместимом с ISO639 "Codes for the representation of names of languages" –  «Коды для представления названий языков».	Д
Если СУЭОД э(32) должна управлять официальными документами э(52) на многих языках или использовать не английский набор символов, она должна поддерживать стандарт кодировки ISO 10646 "Unicode".	Д

Законодательные и нормативные требования

СУЭОД э(32) обязательно должна соответствовать законодательным и нормативным требованиям, которые обычно отличаются от региона к региону и по отраслям.

MoReq2 не затрагивает вопросов работы с материальными официальными документами э(49). Потребность в этом может существовать или не существовать в зависимости от законодательной или нормативной базы; в случаях, когда такая потребность существует, обязательно должны быть предприняты меры, чтобы сохранить целостность и практическую полезность электронных официальных документов э(31) и материальных официальных документов э(49), рассматриваемых как единое целое. Эти вопросы должны решаться соответствующими организационными регламентами.

Нижеследующие требования требуют локализации в «нулевой главе».

В дополнение к этому пользователям MoReq2 будет необходимо принять во внимание требования, специфические для их промышленности, торгового сектора и др.

№	Требование	Тест
СУЭОД э(32) обязательно должна соответствовать местным стандартам для обеспечения юридической значимости и доказательной силы электронных официальных документов э(31).	Н
СУЭОД э(32) обязательно должна соответствовать местному законодательству в сфере управления официальными документами э(52).	Н
СУЭОД э(32) ни в коем случае не должна включать никакие функции, несовместимые с местными требованиями защиты данных, свободы информации и иными законодательными требованиями.	Н
СУЭОД э(32) обязательно должна соответствовать применяемым в стране европейским, национальным или местным нормативным требованиям, руководствам или «кодексам лучшей практики» для отрасли, государственного сектора или функционирования бизнеса.	Н

Аутсорсинг и управление данными третьими сторонами

Многие организации привлекают внешних поставщиков услуг для хранения и управления официальными документами э(52). В некоторых случаях это официальные документы э(52), которые вышли из активного обращения (или которые востребуются чрезвычайно редко), но которые требуется хранить в течение срока, установленного законодательными или правительственными требованиями, отраслевыми нормативами, или для долгосрочного хранения.

Другие организации используют специализированных поставщиков услуг (ASP – Application Service Provider) для управления официальными документами э(52) оперативного хранения наряду с архивными. Организации посылают свои документы э(26) и официальные документы э(52) – счета-фактуры, переписку с заказчиками, закладные с прилагаемыми документами э(26) и др., – чтобы они индексировались и хранились поставщиком услуг. Эти документы э(26) должны быть доступны для извлечения и представления э(50) сотрудникам организации через Интернет или через иную глобальную вычислительную сеть (WAN – wide area network).

При управлении электронными официальными документами э(31) с привлечением третьей стороны необходимо: в контракте с поставщиком услуг четко определять процедуры и порядок контроля в соответствии с нормативными требованиями; придерживаться передового опыта обеспечения юридической законности электронных официальных документов э(31); соответствовать потребностям бизнеса клиента в части разграничения прав доступа и обеспечения работоспособности системы.

Контракт должен включать следующие положения:

управление специализированной поставкой услуг должно быть стандартизовано по крайней мере также хорошо как и управление официальными документами э(52) клиентом внутри своей организации; клиент должен иметь возможность забрать свои официальные документы э(52) у поставщика услуг в будущем и продолжать управлять официальными документами э(52) в соответствии со стандартами организации и законодательными требованиями.

Этот подраздел подробно описан в  ISO 15801 (смотри приложение 7).

№	Требование	Тест
В контракте или соглашении об уровне услуг (SLA – Service Level Agreement) с поставщиком услуг обязательно должны быть детально описаны предоставляемые услуги.	Н
Соглашение об уровне услуг (SLA) является формальным соглашением между клиентом и поставщиком услуг. Это официальный документ э(52), содержащий согласованную позицию относительно услуг, приоритетов, обязанностей и др.
Подробные процедуры передачи э(67) официальных документов э(52) от клиента поставщику услуг и от поставщика услуг клиенту обязательно должны быть документированы.	Н
Это может включать использование каналов связи между сайтами для перемещения дел э(34) и официальных документов э(52) автоматически на ежедневной или иной регулярной основе. Клиент обязательно должен быть уверен, что канал связи между сайтами является защищенным и используемые протоколы позволяют проверять успешность получения всех официальных документов э(52), и позволяют сообщать о любых расхождениях.
Поставщик услуг обязательно должен иметь возможность предоставлять клиенту копии протоколов аудита э(4) процессов для отслеживания и обеспечения сохранности официальных документов э(52) и дел э(34).	Н
Поставщик услуг обязательно должен продемонстрировать, что хранимые дела э(34) / официальные документы э(52) и метаданные э(40) могут быть легко переданы э(67) обратно в клиентскую СУЭОД э(32) без потери структуры, метаданных э(40) или содержания официальных документов э(52).	Н
Поставщик услуг обязательно должен иметь процедуры, позволяющие клиенту передавать э(67) отдельные официальные документы э(52) или дела э(32).	Н
Поставщик услуг обязательно должен иметь возможность быстрого доступа к официальным документам э(52) клиента, находящимся у него на хранении. Поставщик услуг обязательно должен иметь возможность доставить клиенту либо представление э(50) официального документа э(52), либо оригинал официального документа э(52) в оговоренное контрактом время и за установленную цену.	Н
Поставщик услуг должен быть способен предоставить клиенту возможность запрашивать, просматривать и распечатывать официальные документы э(52) и/или дела непосредственно из офиса клиента.	Н
Это может быть выполнено, например, при наличии сетевого подключения.
Поставщик услуг должен быть способен предоставить клиенту возможность запрашивать в режиме on-line и загружать или пересылать официальные документы э(52) или дела э(34) между СУЭОД э(32) клиента и системой хранения поставщика услуг.	Н
Клиент должен иметь возможность запрашивать отчеты об официальных документах э(52), хранимых поставщиком услуг, и подробные сведения о порядках хранения, отбора и передачи э(61) и т. д. Эта функция должна быть доступна on-line из офисов клиента.	Н
Услуги, определенные в требованиях э11.6.7, э11.6.8 и э11.6.9, должны:  содержать оговоренное в контракте время ответа и/или время возвращения; выполняться в защищенной среде.	Н
Клиент должен убедиться, что предлагаемое место выполнения работ является приемлемым и отвечает принятым требованиям клиента по безопасности.	Н
Клиент должен убедиться, что предлагаемые процедуры и процессы управления хранилищем не повышают риски для официальных документов э(52)  по сравнению с процедурами самого клиента.	Н
Поставщику услуг нужно будет продемонстрировать, что все официальные документы э(52) клиента имеют резервные копии и в случае системного сбоя они могут быть восстановлены в оговоренное контрактом время.
Клиент должен убедиться, что поставщик услуг обеспечит подходящий обслуживающий персонал в случаях, когда важна защита официальных документов э(52).	Н
Является преимуществом, если все сотрудники поставщика услуг подписывают соглашение о конфиденциальности в обязательном порядке при найме на работу.
К каждой доставке официальных документов э(52) к / от клиента и поставщика услуг должен прилагаться сопроводительный документ э(26), подтверждающий подлинность и количество официальных документов э(52) и дел э(34).	Н
Третьи стороны, предоставляющие транспортные услуги, должны выбираться из числа организаций, отвечающих критериям  качества и надежности.	Н

Долгосрочное хранение и устаревание технологий

Общие замечания

При долгосрочном хранении электронных официальных документов э(31) возникают три группы рисков: