Регламент автоматизированного документооборота между
Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации
и
Федеральным агентством по управлению особыми экономическими зонами Российской Федерации
Москва, 2007
СОДЕРЖАНИЕ
1 Термины и определения 3
2 Общие положения 4
3 Порядок межведомственного взаимодействия Министерства с Агентством 4
3.1 Подготовка и регистрация исходящего документа в Министерстве в адрес Агентства 4
3.2 Наложение в Министерстве резолюции на входящий/внутренний документ, где исполнитель – Агентство 5
3.3 Передача документа в Агенство по каналу МВО 5
3.4 Проверка доставки документа/поручения в Агентство по каналу МВО 5
3.5 Регистрация в Агентстве входящего документа из Министерства, с использованием РК полученной по каналу МВО 6
3.6 Корректировка сведений о зарегистрированном входящем документе, полученном по каналу МВО 6
4 Порядок межведомственного взаимодействия Агентства с Министерством 6
4.1. Подготовка и регистрация исходящего документа в Агентстве в адрес Министерства 7
4.2. Передача документа в Министерство по каналу МВО 7
4.3. Проверка доставки документа в Министерство по каналу МВО 7
4.4. Регистрация в Министерстве входящего документа из Агентства, с использованием РК полученной по каналу МВО 8
4.5. Корректировка сведений о зарегистрированном входящем документе, полученному по каналу МВО 8
5 Обязанности и ответственность участников 9
Термины и определения
Регистрационная карточка документа – учетная форма документа в системах электронного документооборота Минэкономразвития России (далее - Министерство) и РосОЭЗ России (далее - Агентство), предназначенная для внесения сведений о документе.
Система межведомственного обмена документами (далее МВО) – автоматизированная информационная система, обеспечивающая электронное взаимодействие между органами государственной власти, в части обмена документами, зарегистрированными в системах электронного документооборота, и поручениями по документам.
Система электронного документооборота Министерства (далее – СЭДО Министерства) – автоматизированная информационная система, в которой осуществляется обработка всей регистрируемой корреспонденции Министерства.
Система электронного документооборота Агентства (далее – СЭД Агентства) – автоматизированная информационная система, в которой осуществляется обработка всей регистрируемой корреспонденции Агентства.
Исполнитель – любой сотрудник Министерства/Агентства, исполняющий резолюцию документа.
Регистратор в Министерстве – ответственный за делопроизводство в департаменте Министерства, сотрудник отдела документационного обеспечения Департамента управления делами Министерства, осуществляющий регистрацию документов в СЭДО Министерства.
Регистратор в Агентстве – сотрудник общего отдела Управления делами РосОЭЗ, осуществляющий регистрацию документов в СЭД Агентства.
Ответственный регистратор – назначенный сотрудник из отдела, осуществляющего регистрацию входящих документов в Министерстве, который проводит мониторинг РК документов, не зарегистрированных в течение месяца, и формирует заявки на их удаление.
Советник – сотрудник организационного отдела Департамента управления делами Министерства, осуществляющий наложение резолюции на документ.
Контролер – сотрудник отдела контрольно-аналитической работы и приказов Департамента управления делами.
Общие положения Данный Регламент определяет порядок межведомственного взаимодействия Минэкономразвития и РосОЭЗ. Межведомственное взаимодействие в рамках данного проекта Регламента представляет собой обмен документами, зарегистрированными в Системе электронного документооборота, между Министерством и Агентством по каналу межведомственного обмена документами. Данный Регламент предназначен для сотрудников Министерства и Агентства, осуществляющих подготовку и регистрацию входящих и исходящих документов в Системе электронного документооборота (далее – Исполнитель и Регистратор соответственно), а так же накладывающих резолюции на документы (далее - Советник). Данный Регламент основывается на Инструкции по делопроизводству Минэкономразвития России от 01.01.2001 г. № 000 и Временной инструкции по делопроизводству РосОЭЗ утвержденной приказом № П/0087 от 29.06.07. Порядок межведомственного взаимодействия Министерства с Агентством
Взаимодействие Министерства с Агентством включает в себя следующее:
- отправка исходящих документов из Министерства в Агентство (см. п. 3.1) и регистрация данных документов в Агентстве как входящих (см. п. 3.5); создание в Министерстве поручений по документам, в том числе по организационно-распорядительным документам, в Агентство (см. п. 3.2) и регистрация данных поручений в Агентстве как входящих документов (см. п. 3.5).
- Вид документа;
- Доступ;
- Экз. №, если Доступ - ДСП;
- Подписал;
- Адресат;
- Кому;
- Вид доставки;
- Состав;
- Содержание;
- Исполнитель;
- Визы;
-Номер бланка.
Заполнение поля Содержание. Поле Содержание должно отражать суть письма. В данном поле должны содержаться основные факты, присутствующие в письме. Исполнитель прикрепляет к РК исходящего документа файл документа и связывает РК с другими РК документов, на которые ссылается регистрируемый документ, если такие связи присутствуют. Исполнитель передает исходящий документ на регистрацию. Регистратор в Министерстве проверяет правильность заполнения полей РК документа в СЭДО и наличие прикрепленного файла. Регистратор в Министерстве присваивает РК исходящего документа постоянный номер в СЭДО, с фиксацией даты регистрации, после чего документ передается адресату почтовой, фельдъегерской связью, курьерской доставкой, средствами факсимильной связи и посредством электронной почты или выдается лично исполнителю. Регистратор передает РК документа адресатам. Наложение в Министерстве резолюции на входящий/внутренний документ, где исполнитель – Агентство Советник создает в СЭДО Министерства проект резолюции на документ, кроме организационно-распорядительных документов. После подписания проекта резолюции руководителем Советник утверждает проект резолюции на документ в СЭДО. Контролер выполняет в СЭДО рассылку организационно-распорядительного документа наложением резолюции без автора. Передача документа в Агентство по каналу МВО3.3.1. После присвоения регистрационного номера РК исходящего документа/ утверждения проекта резолюции в СЭДО автоматически производится отправка документа в Агентство по каналу межведомственного обмена документами
Проверка доставки документа/поручения в Агентство по каналу МВО После регистрации исходящего документа в СЭДО Исполнитель уведомляется, по электронной почте, о фактах отправки и доставки документа адресату по каналу межведомственного обмена документами. После утверждения проекта резолюции в СЭДО Министерства Советник/Контролер уведомляется, по электронной почте, о фактах отправки и доставки документа с резолюцией адресату по каналу межведомственного обмена документами. Исполнитель/Советник/Контролер, при необходимости, может самостоятельно контролировать отправку и доставку документа (поручения по документу) адресату по каналу межведомственного обмена документами. Исполнитель/Советник/Контролер находит в СЭДО РК документов, доставку которых необходимо проверить. В РК каждого документа Исполнитель/Советник/Контролер открывает историю событий, где может отслеживать отправку и доставку документа (поручения по документу) в Агентство. В случае если Исполнитель/Советник/Контролер, в течение 24 часов, не получил уведомления, по электронной почте, о факте доставки документа адресату, или не обнаружил соответствующую запись в истории событий РК, Исполнитель/Советник/Контролер уведомляет, в электронном виде, Службу СЭДО об этом факте. Регистрация в Агентстве входящего документа из Министерства, с использованием РК полученной по каналу МВО Регистратор в Агентстве после получения оригинала входящего документа по почте, фельдъегерской связью, курьерской доставкой, средствами факсимильной связи или посредством электронной почты на регистрацию от Министерства, с которым организовано межведомственное взаимодействие, находит в СЭДО РК входящего документа, который необходимо зарегистрировать. Регистратор в Агентстве проверяет соответствие заполненных в РК полей и прикрепленного файла оригиналу документа, присваивает постоянный регистрационный номер документу с фиксацией даты регистрации. Регистратор в Агентстве направляет документ на рассмотрение адресату. Отказ от регистрации входящего документа в Агентстве, полученного по каналу МВО. Входящий документ, полученный по каналу МВО из Министерства, может быть отклонен от регистрации, в случае обнаружения следующих ошибок:- Ошибка в заполнении РК документа: не совпадает содержание РК документа и содержание прикрепленного файла,;
- Содержание прикрепленного файла не соответствует значению РК документа или прикрепленный файл отсутствует; Документ (поручение по документу) направлен не по адресу.
Регистратор в Агентстве находит документ, который должен быть отклонен от регистрации из-за ошибки.
Регистратор в Агентстве, отклоняет входящий документ, при этом указывает одну из предопределенных причин, и при необходимости, комментирует отказ в регистрации.
В РК документа, в СЭДО, в историю событий РК, добавляется запись об отказе в регистрации, с указанием причины отказа. В зависимости от типа ошибки в подготовке документа, регистрации документа, или подготовки и утверждения резолюции, Исполнитель/Регистратор/Советник/Контролер будет проинформирован об этом факте по электронной почте. Корректировка сведений о зарегистрированном входящем документе, полученном по каналу МВО Если у Министерства-отправителя документа в СЭДО изменится РК документа или резолюция в Агентство, то у Агентства-получателя документа в поле Примечание измененной РК добавляется запись об изменении. Например, «22.10.2007 Внимание! Изменение в исходных данных. Изменен документ: Содержание – О реформе ЖКХ 2007 г.». Кроме того, система межведомственного обмена документами уведомляет, по средствам электронной почты, Регистратора, производившего регистрацию данного документа, об этом факте. Регистратор в Агентстве вносит изменения в РК документа в СЭД. Порядок межведомственного взаимодействия Агентства с Министерством
Взаимодействие Агентства с Министерством включает в себя следующее:
Отправка исходящих документов из Агентства в Министерство (см. п. 4.1) и регистрация данных документов в Министерстве как входящих документов (см. п. 4.4). Подготовка и регистрация исходящего документа в Агентстве в адрес Министерства Исполнитель готовит проект инициативного исходящего документа или документа во исполнение поручения и передает, в бумажном и электронном виде, в общий отдел для регистрации и отправки. Регистратор в Агентстве создает в СЭД Агентства регистрационную карточку (РК) исходящего документа. Регистратор в Агентстве в РК исходящего документа заполняет следующие обязательные поля:- Вид адресата;
- Дело;
- Подписал;
- Дата подписания;
- Исполнитель;
- Структурное подразделение отправитель;
- Вид документа;
- Содержание;
- Количество листов;
- Количество приложений
- Количество листов приложений
- Прикрепленный файл
- Адресаты;
- Вид доставки;
Заполнение поля Содержание. Поле Содержание должно отражать суть письма. В данном поле должны содержаться основные факты, присутствующие в письме. Регистратор в Агентстве вносит в поле Документ РК исходящего документа файл документа и связывает РК с другими РК документов, на которые ссылается регистрируемый документ, если такие связи присутствуют. Регистратор в Агентстве присваивает РК исходящего документа постоянный номер в СЭДО, с фиксацией даты регистрации, после чего документ передается адресату почтовой, фельдъегерской связью, курьерской доставкой, средствами факсимильной связи и посредством электронной почты. Передача документа в Министерство по каналу МВО
4.2.1. После присвоения регистрационного номера РК исходящего документа в СЭД Агентства автоматически производится отправка документа в Министерство по каналу межведомственного обмена документами.
Проверка доставки документа в Министерство по каналу МВО После регистрации исходящего документа в СЭД Агентства система МВО уведомляет Регистратора, по электронной почте, о доставке документа адресату. Регистратор, при необходимости, может самостоятельно контролировать доставку документа адресату по каналу межведомственного обмена документами.4.2.2.1. Регистратор находит в СЭД РК документов, доставку которых необходимо проверить.
4.2.2.2. В РК каждого документа Регистратор находит поле Уведомление о доставке, где может удостовериться, в том, что документ доставлен в Министерство.
В случае, если Регистратор, в течение 24 часов, не получил уведомления, по электронной почте, о факте доставки документа адресату, и не обнаружил запись в поле Уведомления о доставке, о том, что документ бы доставлен, Регистратор уведомляет Службу СЭД Агентства об этом факте. Регистрация в Министерстве входящего документа из Агентства, с использованием РК полученной по каналу МВО Регистратор в Министерстве после получения входящего бумажного оригинала документа по почте, фельдъегерской связью, курьерской доставкой, средствами факсимильной связи или посредством электронной почты от Министерства, с которым организовано межведомственное взаимодействие, просматривает папку На регистрацию, в которой содержатся РК документов, созданные и полученные по каналу МВО в течение месяца. Регистратор в Министерстве находит в папке РК входящего документа, который необходимо зарегистрировать. Регистратор в Министерстве проверяет соответствие заполненных в РК полей оригиналу документа, присваивает постоянный регистрационный номер документу, с фиксацией даты, и печатает штамп и штрих код на документе. Регистратор в Министерстве сканирует документ и направляет бумажный оригинал документа на рассмотрение адресату. Ответственный регистратор не реже одного раза в неделю просматривает папку На регистрацию более месяца назад, в которой содержатся РК документов, созданных более одного месяца назад. Ответственный регистратор формирует в электронном виде в Службу СЭДО заявку на удаление РК, которые находятся в папке На регистрацию более месяца назад. Служба СЭДО на основании заявки Ответственного регистратора удаляет РК. Исполнителям, создавшим данные РК, автоматически отсылаются уведомления об их удалении. Отказ от регистрации входящего документа в Министерстве, полученного по каналу МВО Входящий документ, полученный по каналу МВО из Агентства, может быть отклонен от регистрации, в случае обнаружения следующих ошибок:- Ошибка в заполнении РК документа: не совпадает содержание РК документа и содержание прикрепленного файла,;
- Содержание прикрепленного файла не соответствует значению РК документа или прикрепленный файл отсутствует; Документ (поручение по документу) направлен не по адресу.
Регистратор в Министерстве находит документ, который должен быть отклонен от регистрации из-за ошибки.
Регистратор в Министерстве, отклоняет входящий документ, при этом указывает одну из предопределенных причин, и при необходимости, комментирует отказ в регистрации.
В РК исходного документа, в СЭД Агентства, в поле Зарегистрировано, появится запись об отказе в регистрации, с указанием причины отказа. Регистратор в Агентстве, проводивший регистрацию производивший регистрацию данного документа, будет проинформирован об этом факте по электронной почте. Корректировка сведений о зарегистрированном входящем документе, полученному по каналу МВО Если у Агентства-отправителя документа в СЭД изменится РК документа, то у Министерства-получателя документа, в историю событий РК добавляется соответствующая запись. Регистратор в Министерства, производивший регистрацию данного документа, будет проинформирован об этом факте по электронной почте. Регистратор в Министерстве вносит изменения в РК документа в СЭДО Министерства. Обязанности и ответственность участников Исполнитель обязан прикреплять последнюю версию файла документа к регистрационной карточке исходящего документа в СЭДО Министерства/СЭД Агентства. Регистратор в Министерстве/Агентстве обязан по мере поступления документов на регистрацию просматривать папку На регистрацию, проверять правильность заполнения автоматически созданных РК документов и присваивать им регистрационные номера с фиксацией даты регистрации. Ответственный регистратор обязан просматривать папку На регистрацию более месяца назад не реже одного раза в неделю и формировать, в электронном виде, заявки в Службу СЭДО на удаление РК, которые находятся в этой папке. Исполнитель/Советник/Контролер в Министерстве обязан убедиться в том, что документ (поручение по документу) доставлен в Агентство в течение 24 часов, и в случае сбоя в доставке обязан уведомить, в электронном виде, Службу СЭДО. Регистратор в Агентстве обязан убедиться в том, что документ доставлен в Министерство в течение 24 часов, и в случае сбоя в доставке обязан уведомить, службу СЭД Агентства.
Лист согласования
СОСТАВИЛИ
Наименование организации | Должность | Фамилия, имя, отчество | Подпись / Дата |
ЗАО "Диджитал Дизайн" | Системный аналитик | ||
ЗАО "Диджитал Дизайн" | Руководитель проекта |
СОГЛАСОВАНО
Наименование организации | Должность | Фамилия, имя, отчество | Подпись / Дата |
Минэкономразвития России | референт отдела документационного обеспечения Департамента управления делами | ||
РосОЭЗ | заместитель начальника Управления делами РосОЭЗ |
