Инструкция пользователей Кадровый учет государственных гражданских служащих Новосибирской области Подсистема: «Учет кадровых документов» (стр. 2 )

в поле Ведется история изменений штатного расписания установите флажок для того, чтобы хранить историю изменения штатного расписания, оформлять приказы об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменения штатного расписания. Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заносится непосредственно в справочник Штатное расписание; в поле Используется «вилка» окладов и надбавок установите флажок, если необходимо в штатном расписании задать диапазон размеров окладов и надбавок (минимальный и максимальный размер); в Способе отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) по умолчанию предлагается вариант Месячный размер в рублях. Также возможно выбрать и другие варианты: Тариф, %, коэфф. и т. д., Месячный размер и тариф, %, коэфф.

Далее нажмите на кнопку Применить и закрыть.

Ввод и изменение штатного расписания

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций и хранится в справочнике Штатное расписание (раздел Предприятие - Штатное расписание). Под позицией понимается строка в штатном расписании - конкретная должность в конкретном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее, зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует.

Штатное расписание в организации может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.

Работа со штатным расписанием начинается с установки флажка Ведется история изменений штатного расписания (раздел Настройка - Кадровый учет - Настройка штатного расписания).

При ведении штатного расписания с сохранением истории создание штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания.

В журнале Штатное расписание появляются новые ссылки: Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание, Утвердить новое штатное расписание, Изменить текущее штатное расписание, Документы изменившие штатное расписание. Также при ведении штатного расписания с сохранением истории появляется документ Индексация штатного расписания.

Документ Утверждение штатного расписания

Документ Утверждение штатного расписания предназначен для первоначального описания штатного расписания в программе и для отражения его изменений. Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Предприятие - Подразделения) и Должности (раздел Предприятие - Должности).

При первом вводе документа Утверждение штатного расписания (Предприятие - Штатное расписание - ссылка Утвердить штатное расписание), когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную.

При создании документа необходимо обратить внимание на порядок заполнения документа.

Поле Номер проекта приказа на проведение конкурса, не является активным для пользователя. Номер присваивается документу автоматически после его записи.

В поле Организация значение выбирается по кнопке из справочника «Организации». Рядом с полем есть кнопка , позволяющая редактировать текущее значение в справочнике.

В поле Месяц укажите месяц, начиная с которого будут действовать введенные документом позиции штатного расписания. Обратите внимание, чтобы этот месяц был не позже месяца первых кадровых событий, регистрируемых в программе. В противном случае такие события будут зарегистрированы не в соответствии со штатным расписанием. В поле Дата укажите дату создания штатного расписания. Табличную часть по кнопке ДОБАВИТЬ заполните позициями, которые планируется создать и утвердить этим документом. Список позиций можно сначала заполнить в произвольном порядке, а затем упорядочить в соответствии с порядком, настроенным в списках подразделений и должностей (для удобства работы с документом). в поле Подразделение выберите необходимое подразделение из справочника Подразделения (раздел Предприятие - Подразделения), куда необходимо добавить штатную позицию. В поле Должность выберите из справочника Должности (раздел Предприятие - Должности) должность, для которой создается штатная позиция. В поле График работы укажите график, в соответствии с которым будет осуществляться работа по данной позиции штатного расписания. Значение выберите из справочника Графики работы сотрудников (раздел Настройка - Предприятие - Графики работы сотрудников). Указанное значение будет подставляться по умолчанию        при выборе в соответствующем кадровом документе (с возможностью изменения) позиции, которую занимает физическое лицо при приеме на работу. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан). В поле Колич. штатных ед. укажите требуемое количество штатных единиц. Можно поставить неполные штатные единицы (например - 0,5), если в настройке штатного расписания установлен флажок в разделе        Работа на неполную ставку. В табличной части на закладке Оплата труда по кнопке ДОБАВИТЬ укажите вид и размеры начислений, предусмотренных в организации для сотрудников, занимающих данную позицию штатного расписания. Если в настройке штатного расписания установлен флажок в поле Используется «вилка» окладов и надбавок, то для каждого вида начисления можно задать минимальные и максимальные размеры показателей, в противном случае задается конкретный размер показателей для данного вида начисления. По начислениям с известными показателями рассчитывается плановый размер фонда оплаты труда (ФОТ) по позиции. Результаты такого предварительного расчета можно скорректировать, при этом редактируется не общий размер ФОТ, а предварительный результат расчета конкретного начисления. ФОТ позиции используется при формировании отчетов по штатному расписанию, а также может использоваться при назначении сотруднику доплаты за совмещение профессий (должностей). Если в карточке организации или подразделения указано, что применяется районный коэффициент или северная надбавка, то их вклад в ФОТ редактируется в отдельных полях, а не в таблице с начислениями. На закладке Дополнительно можно указать для штатной позиции произвольное текстовое описание, должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации сотрудников, занимающих данную штатную позицию, и список видов отпусков, и годовое количество дней отпуска каждого вида.

Далее необходимо нажать на кнопку ОК.

После того, как будут введены все позиции штатного расписания необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть.

При проведении заполненного документа Утверждение штатного расписания в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе (первое число месяца). Для подразделений и должностей устанавливаются автоматически признаки их введения в штатное расписание и соответствующие даты.

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации в табличной части отображаются наименование позиции, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для того чтобы утвердить первоначальное штатное расписание, необходимо использовать ссылку Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание (Предприятие - Штатное расписание).

При этом открывается документ Утверждение штатного расписания с первоначальными данными, зарегистрированными при приеме на работу. Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (с помощью одноименной кнопки). Также в документе можно описать новую позицию штатного расписания. Для того чтобы утвердить первоначальное штатное расписание, необходимо указать месяц, начиная с которого будет действовать штатное расписание на основании приказа об утверждении штатного расписания.

Также с помощью документа Утверждение штатного расписания, используя ссылку Утвердить новое штатное расписание можно регистрировать изменения в штатном расписании (создание позиции штатного расписания, изменение количества ставок, изменения состава и размера начислений, исключение позиции из штатного расписания). Данный документ позволяет описать изменения сразу нескольких подразделений и создать существенно измененный новый вариант штатного расписания. Месяц, с которого будут действовать вносимые изменения, должен быть больше месяца последних изменений штатного расписания – вносить изменения задним числом не допускается, для этого необходимо отредактировать соответствующий документ прошлого периода. При вводе нового документа Утверждение штатного расписания, когда штатное расписание ранее было утверждено, документ заполняется автоматически согласно действующему штатному расписанию. Существующую позицию нельзя удалить из табличной части документа, но можно отменить по кнопке Закрыть позицию - для сохранения истории.