Инструкция пользователей Кадровый учет государственных гражданских служащих Новосибирской области Подсистема: «Учет кадровых документов» (стр. 5 )

Создание трудового договора

Оформление трудового договора осуществляется из документа «Проект приказа о назначении на должность».

ВАЖНО! В документе «Проект приказа о назначении на должность» в поле Вид приказа должно быть выбрано значение Прием на работу. Документ «Трудовой договор» создается для лиц, замещающих гос. должности и лиц, не относящихся к гос. службе.

Для создания документа  «Трудовой договор» необходимо в документе «Проект приказа о назначении на должность» воспользоваться кнопкой Создать на основании и выбрать значение Трудовой договор.

В созданном документе «Трудовой договор» основная информация заполняется автоматически. Поля, которые необходимо заполнить описаны ниже.

В поле Дата создания необходимо указать дату и время создания трудового договора. Для удобства заполнения встроен календарь. По умолчанию устанавливается дата, указанная в проекте приказа о назначении на должность. Поле Номер заполняется пользователем вручную. В поле Дата прекращения необходимо указать дату, когда заканчивается трудовой договор. Для удобства заполнения встроен календарь. По умолчанию устанавливается дата назначения на должность, указанная в проекте приказа о назначении на должность. Данное поле необязательно для заполнения. В поле Дата регистрации необходимо указать дату назначения н адолжность. Для удобства заполнения встроен календарь. По умолчанию устанавливается дата, указанная в проекте приказа о назначении на должность. При необходимости поставить флажок Доп. соглашение, и в появившихся полях заполнить данные. Данное поле необязательно для заполнения.

В поле Работодатель по кнопке указывается работодатель. Выбор производится из выпадающего меню. Флажок Доступ к гостайне ставится, если выбран вид соглашения Доступ к гостайне. Табличная часть Служебное время заполняется по кнопке ДОБАВИТЬ в том случае, когда сотрудник работает неполный рабочий день. В поле Срок соглашения по кнопке указывается срок. Выбор производится из выпадающего меню. Поле Руководитель заполняется из справочника «Физические лица» по кнопке . Рядом с полем есть кнопка , позволяющая редактировать текущее значение в справочнике.

Аналогичным образом заполняется поле Должность руководителя.

Поле Положение о (п. 2.1.2) заполняется при необходимости из справочника «Пункты договоров контрактов»  по кнопке . Поле Ответственность при неудовлетворительной работе (п. 4.1) заполняется при необходимости из справочника «Пункты договоров контрактов»  по кнопке . Поле Отдел защиты информации заполняется при необходимости из справочника «Подразделения» по кнопке .

Далее необходимо нажать на кнопку Провести или Провести и закрыть.

Для редактирования трудового договора необходимо зайти в действующий договор сотрудника (Кадровые документы – Трудовые договоры/контракты – Трудовые договоры) и нажать кнопку Создать на основании – Трудовой договор. Создастся новый трудовой договор, в котором автоматически заполнятся все данные из прошлого трудового договора. При необходимости можно изменить данные.

Новый трудовой договор приобретет статус Действует, а старый приобретет статус Прекратил действие.

По кнопке Печать можно сформировать и вывести на печать Договор и Приложение.

Создание служебного контракта

Оформление служебного контракта осуществляется из документа «Проект приказа о назначении на должность».

ВАЖНО! В документе «Проект приказа о назначении на должность» в поле Вид приказа должно быть выбрано значение Прием на работу. Документ «Служебный контракт» создается для лиц, относящихся к гос. службе.

Для создания документа  «Служебный контракт» необходимо в документе «Проект приказа о назначении на должность» воспользоваться кнопкой Создать на основании и выбрать значение Служебный контракт.

В созданном документе «Служебный контракт» основная информация заполняется автоматически. Поля, которые необходимо заполнить описаны ниже.

Поле Номер заполняется пользователем вручную. При необходимости поставить флажок Доп. соглашение, и в появившихся полях заполнить данные. Данное поле необязательно для заполнения.

Флажок Доступ к гостайне ставится, если выбран вид соглашения Доступ к гостайне. Табличная часть Служебное время заполняется по кнопке ДОБАВИТЬ в том случае, когда сотрудник работает неполный рабочий день. Для срочного служебного контракта необходимо в разделе Срок действия служебного контракта поставить флажок Срочный.

Далее необходимо нажать на кнопку Провести или Провести и закрыть.

Для редактирования служебного контракта/срочного служебного контракта необходимо зайти в действующий контракт сотрудника (Кадровые документы – Трудовые договоры/контракты – Служебные контракты) и нажать кнопку Создать на основании – Служебный контракт. Создастся новый служебный контракт, в котором автоматически заполнятся все данные из прошлого контракта сотрудника. При необходимости можно изменить данные.

Новый служебный контракт приобретет статус Действует, а старый приобретет статус Прекратил действие.

По кнопке Печать можно сформировать и вывести на печать Служебный контракт, Доп. соглашение все пункты и Доп. соглашение гостайна.

Создание проекта приказа о назначении на должность при кадровом переводе

При создании документа необходимо обратить внимание на порядок его заполнения.

В поле Вид приказа по кнопке указывается вид приказа о назначении на должность. Выбор статуса производится из выпадающего меню.

ВАЖНО! Если вид приказа Прием на работу, на основании данного документа можно создать документ «Прием на работу» или «Трудовой договор»/«Служебный контракт». Если вид приказа Кадровый перевод – создается документ «Кадровый перевод»

В поле Освобождаемая должность значение выбирается из справочника «Штатное расписание». Рядом с полем есть кнопка , позволяющая редактировать текущее значение в справочнике.

Как заполнять остальные поля документа описано в пункте 2.1.

После заполнения документа необходимо нажать на кнопку Провести или Провести и закрыть.

Регистрация кадрового перевода

Оформление кадрового перевода осуществляется из документа «Проект приказа о назначении на должность».

ВАЖНО! В документе «Проект приказа о назначении на должность» в поле Вид приказа должно быть выбрано значение Кадровый перевод. Статус документа должен быть Подписан.

Для создания документа  «Кадровый перевод» необходимо в документе «Проект приказа о назначении на должность» воспользоваться кнопкой Создать на основании и выбрать значение Кадровый перевод.

Документ «Кадровый перевод» создается полностью заполненным.

Проверить правильность заполнения документа, при необходимости заполнить закладку Дополнительно и нажать Провести и закрыть.

По кнопке Печать можно сформировать и вывести на печать Информацию для сайта и Расписку при сдаче документов государственным гражданским служащим.

Подсчет стажей Трудовая деятельность

Для того, чтобы ввести сведения о трудовой деятельности сотрудника до текущего места работы (дата начала и окончания работы, наименование организаций, занимаемые должности в данных организациях) перейти в пункте меню Кадровые документы – Сотрудники Выбрать в списке нужного сотрудника.

В открывшемся справочнике сотрудника, в нижней части, перейти по ссылке Трудовая деятельность. 

В открывшейся форме Трудовая деятельность перейти по ссылке Редактировать трудовую деятельность в разделе «Места работы». В Форме редактирования трудовой деятельности необходимо заполнить информацию о периоде работы, организации и должности по кнопке ДОБАВИТЬ.

После того, как данные будут заполнены необходимо сохранить данные, нажав кнопку ОК в данной форме и в форме  Трудовая деятельность и Записать и закрыть в справочнике сотрудника.

Подсчет стажей

Для создания документа Подсчет стажей перейти в пункте меню Кадровые документы – Подсчет стажей – Подсчет стажей – Создать.