Клиент-коммуникатор, автоматизированная система управления малым бизнесом III, руководство пользователя Полная инструкция по работе с программой (стр. 14 )

Интерфейс режима Справочник статей бюджета представлен на Рис. 9.21.

Рис. 9.21. Справочник статей бюджета

Все статьи объединены в группы, поэтому для начала необходимо создать группы статей бюджета с указанием направления статьи (приход/расход), а затем каждую группу наполнить своими статьями.

9.5.1.  Карточка «Бюджет. Группы статей»

Данная карточка отражает наименование группы статей и показывает направление группы: доход или расход. Карточка Бюджет. Группы статей представлена на Рис. 9.22.

Рис. 9.22. Карточка группа статей бюджета

Рассмотрим основные правила заполнения данной карточки.

Наименование – в данное поле пользователь заносит наименование группы статей бюджета. Рекомендуется заносить наименование вместе с кодом статьи (например, «01. Покупка ОС»).

Направление – пользователь указывает является ли эта статья расходной, либо доходной.

Примечание – любая текстовая информация.

Категория – в данном поле можно указать к какому виду деятельности относится данная группа статей (например, себестоимость продукции, управленческие расходы, внереализационная выручка).

9.5.2.  Карточка «Бюджет. Статьи»

Через данную карточку (Рис. 9.23.) задается наименование статьи, отнесение ее к определенной группе статей и отмечается взаимодействие с сотрудником (применима эта статья к сотруднику или нет).

Рис. 9.23. Карточка статьи бюджета

Рассмотрим основные правила заполнения данной карточки.

Наименование – в данное поле пользователь заносит наименование статьи бюджета.

Группа статей – ставится автоматически, но ее можно изменить.

Примечание – любая текстовая информация.

Взаимодействие с сотрудником - наличие данной галочки означает, что данная статья применима относительно сотрудника компании (а не для контрагента).

ВАЖНО!!!

При наличии данной галочки после выбора статьи бюджета будут доступны поля Получатель. Сотрудник в карточках обязательств и бюджетов. При отсутствии данной галочки будут доступны поля Получатель. Контрагент.

9.5.3.  Отчеты

Таблица 9.4. Аналитика и отчеты по финансам

Название отчета	Вид	Описание	Вызов отчета
Аналитические отчеты
Бюджетный классификатор	CR	Это печатная форма справочника статей бюджета. Статьи бюджета выбираются из режима Справочник статей бюджета.	Отчет можно вызвать из режима Справочник статей бюджета

9.6.  Режим «Планирование бюджетов»

Интерфейс режима Планирование бюджетов, представлен на Рис. 9.24

Рис. 9.24. Планирование бюджетов

В данном режиме отражен перечень всех плановых доходов и расходов за определенный период в разрезе вашего предприятия, т. е. выбрав (встав курсором) наименование организации (в таблице Предприятие) в основной таблице (Бюджет. ДИР. Планы) отразятся доходы и расходы соответствующего предприятия.

9.6.1.  Карточка «Бюджет. ДИР. Планы»

Карточка Бюджет. ДИР. Планы содержит информацию о запланированных доходах либо расходах определенного предприятия на конкретный период.

Карточка Бюджет. ДИР. Планы представлена на Рис. 9.25.

Рис. 9.25. Карточка «Бюджет. ДиР. Планы»

В данной карточке заполняются следующие поля:

Группа статей – через данное поле заносится группа статей бюджета (группы выбираются из древовидного списка, который разделен на приход и расход). Данное поле является обязательным для заполнения.

Статья – наименование статьи. Выпадающий список значений данного поля зависит от поля Группа статей. Данное поле является обязательным для заполнения. В зависимости от статьи становятся видны для заполнения поля Сотрудник или Контрагент.

Год – планируемый год прихода или расхода денежных средств. Данное поле является обязательным для заполнения.

Месяц – планируемый месяц прихода или расхода денежных средств. Данное поле является обязательным для заполнения.

Сумма – планируемая сумма прихода или расхода денежных средств. Данное поле является обязательным для заполнения.

Предприятие – в поле указывается предприятие, на которое формируется ДИР. Поле является обязательным для заполнения.

Сотрудник – ФИО сотрудника. Список выпадающих значений данного поля зависит от значения в поле Предприятие. Видимость данного поля зависит от значения в поле Статья.

Контрагент – наименование, адрес, e-mail контрагента. Видимость данного поля зависит от значения в поле Статья.

Примечание – любая текстовая информация.

9.6.2.  Копирование планов бюджета

В системе предусмотрена возможность копирования планов бюджета текущего месяца на следующий месяц. Для этого в режиме Планирование бюджетов необходимо нажать на кнопку расположенную в нижней части интерфейса.

При этом на следующий месяц не будут переноситься планы бюджетов, если в системе уже существуют планы на следующий месяц по той же статье, с тем же получателем и по тому же предприятию, о чем будет выдано сообщение.

9.6.3.  Отчеты

Таблица 9.5. Аналитика и отчеты по финансам

Название отчета	Вид	Описание	Вызов отчета
Режимы
Анализ исполнения БДиР	OLAP	План-факт бюджета доходов и расходов. Данные плана выбираются по Планированию бюджета. Данные факта выбираются по расходам – обязательствам, отгрузке (акты, накладные, списания со склада). К фактическим расходам относятся расходы-обязательства, к фактическим поступлениям – отгрузка.	Меню «Финансы», режим Планирование бюджетов, кнопка Анализ исполнения БДиР

9.7.  Режим «Исполнение ДиР»

Данный интерфейс представлен в виде OLAP таблицы, посредством которой очень удобно проводить анализ. В данной OLAP таблице отражено фактическое и запланированное исполнение бюджета доходов и расходов за определенный период.

Интерфейс режима Исполнение ДИР представлен на Рис. 9.26.

Рис. 9.26. Исполнение ДиР

При двойном клике мышкой в области данных OLAP таблицы (по сумме) открывается интерфейс, в котором представлена детализация бюджета ДИР.

Таблица 9.6. Аналитика и отчеты по финансам

Название отчета	Вид	Описание	Вызов отчета
Аналитические отчеты
Исполнение ДИР (по дням)	CR	Детализация бюджета доходов и расходов по дням. Данные плана выбираются по Планированию бюджета. Данные факта выбираются по расходам – обязательствам, отгрузке (акты, накладные, списания со склада). К фактическим расходам относятся расходы-обязательства, к фактическим поступлениям – отгрузка.	Отчет можно посмотреть в режиме Исполнение ДиР
Исполнение ДИР (по месяцам)	CR	Детализация бюджета доходов и расходов по месяцам. Данные плана выбираются по Планированию бюджета. Данные факта выбираются по расходам – обязательствам, отгрузке (акты, накладные, списания со склада). К фактическим расходам относятся расходы-обязательства, к фактическим поступлениям – отгрузка.	Отчет можно посмотреть в режиме Исполнение ДиР

9.8.  Режим «Исполнение ДДС»

Данный интерфейс представлен в виде OLAP таблицы, посредством которой очень удобно проводить анализ. В данной OLAP таблице отражено фактическое и запланированное исполнение бюджета движения денежных средств.

ДДС формируется по плановым поступлениям (которые фиксируются в Продажах, Договорах, Документах и Проектах) и плановым расходам (которые заносятся по обязательствам). Заполнение данных карточек было описано в соответствующих разделах данного руководства.

Интерфейс режима Исполнение ДДС представлен на Рис. 9.27.

Рис. 9.27. Исполнение ДДС

При двойном клике мышкой в области данных OLAP таблицы (по сумме) открывается интерфейс, в котором представлена детализация бюджета ДДС.

Таблица 9.7. Аналитика и отчеты по финансам

Название отчета	Вид	Описание	Вызов отчета
Аналитические отчеты
Исполнние ДДС (по дням)	CR	Детализация движений денежных средств по дням. Данные плана выбираются по Поступлениям. План и Расходам. План. Данные факта выбираются по фактическим поступлениям и расходам. Поступления относятся к той статье бюджета, которая указана в объекте (продажа, договор, документ, проект, счет и т. д.) к которому привязано поступление. Расходы относятся к той статье бюджета, которая указана в расходе-обязательстве.	Отчет можно посмотреть в режиме Исполнение ДДС
Исполнние ДДС (по месяцам)	CR	Детализация движений денежных средств по месяцам. Данные плана выбираются по Поступлениям. План и Расходам. План. Данные факта выбираются по фактическим поступлениям и расходам. Поступления относятся к той статье бюджета, которая указана в объекте (продажа, договор, документ, проект, счет и т. д.) к которому привязано поступление. Расходы относятся к той статье бюджета, которая указана в расходе-обязательстве.	Отчет можно посмотреть в режиме Исполнение ДДС

9.9.  Режим «Справочник валют»

Интерфейс режима Справочник валют, представлен на Рис. 9.28

Рис. 9.28. Планирование бюджетов

В данном режиме отражен перечень всех валют, которые может использовать ваша компания (например, если ваша компания работает с поставщиками из Японии, то необходимо будет добавить в этот справочник йены).

9.9.1.  Карточка «Валюта»

Карточка Валюты представлена на Рис. 9.29.

Рис. 9.29. Карточка «Валюта»

В данной карточке заполняются следующие поля:

Наименование – полное название валюты.

Обозначение – обозначение валюты (RUR, EU, USD и т. д.)

Использование в документах – так эта валюта будет отображаться при печати.

Базовая – если стоит эта галочка, то валюта является базовой для предприятия (вся отчетность, планы, взаиморасчеты и пр. в основном ведутся в этой валюте). Для России по требованиям законодательства базовой валютой является Рубль.

Примечание – любая текстовая информация.

9.9.2.  Карточка «Курс»

Карточка Курс представлена на Рис. 9.30

Рис. 9.30. Карточка «Курс»

В данной карточке заполняются следующие поля:

Дата – дата за которую указывается курс.

Курс – курс валюты по отношению к базовой.

Например, если курс доллара 32,90 руб., а базовой валютой является рубль, то в это поле необходимо указать 32,90.

Если курс евро 45 руб., базовой валютой является доллар (32,90 руб.), то нужно будет указать 32,90/45 = 0,73 EU.

Примечание – любая текстовая информация.

ВАЖНО!

При отсутствии курса валюты на текущую дату, будет браться предыдущий курс по этой валюте. При отсутствии курсов этой валюты, курс будет равен 1.

Курс не может быть отрицательным и быть равен 0.

10.  Раздел «Утилиты»

В данном пункте Меню представлены основные настройки системы:

·  Настройка справочников (при выборе данного режима меню откроется интерфейс, в котором отражены основные справочники данной системы);

·  Шаблоны Word (через данный режим можно открывать на редактирование шаблоны Word);

·  Шаблоны Excel (через данный режим можно открывать на редактирование шаблоны Excel);

·  Шаблоны Outlook (через данный режим можно открывать на редактирование шаблоны Outlook);

·  Хранимые файлы (через данный пункт открывается список всех файлов, хранящихся в системе, которые были прикреплены к какому-либо объекту системы – Продажа, Договор, Документ, Проект, Сотрудник, Контрагент и т. д.);

·  Журнал действий пользователя в системе (при выборе этого пункта меню откроется интерфейс, в котором отражены все действия всех пользователей системы);

·  Импорт из Excel (режим позволяет импортировать данные в систему из Excel);

·  OLAP (позволяет создавать пользовательские OLAP-отчеты);

·  Ошибки и запросы по работе КК (при выборе данного пункта откроется интерфейс, в котором зафиксированы ошибки, проблемы, запросы по работе с КК и ответы на них).

Рис. 10.1. Пункт меню «Утилиты»

Рассмотрим подробнее работу с каждым из этих режимов.

10.1.  Настройка справочников

В данной системе существуют справочники, значения которых постоянно будут использоваться в вашей работе с данной программой. Изначально справочники заполнены данными, но может появиться потребность в изменении значений этих справочников под потребности вашего предприятия, поэтому необходимо просмотреть значения справочников, которые уже есть и при необходимости добавить новые или изменить существующие.

Справочники в режиме Настройка справочников разделены по вкладкам:

·  Перечисления;

·  География;

·  Отрасли;

·  Праздники;

·  Налогообложение;

·  Банки.

10.1.1.  Перечисления

ВАЖНО!

Справочники, выделенные желтым цветом, являются системными (их значения используются на программном уровне), поэтому пользователь не может их изменить. При необходимости изменения таких справочников можно связаться с разработчиком системы, который поможет вам. Кардинально изменять эти справочники не рекомендуется, т. к. это может привести к нарушению логики работы системы (о возможности внесения каких-либо изменений в эти Вас может проконсультировать разработчик).

На вкладке Перечисления отражены справочники и их значения, которые потом будут использоваться в выпадающих списках на карточках объектов системы.

Рис. 10.2. Интерфейс «Настройка справочников», вкладка «Перечисления»

В Списке справочников отображен полный перечень существующих в системе справочников.

В каждом справочнике должны быть записаны Значения справочника (именно они будут отображаться в выпадающих списках или окнах выбора данных).

Например, справочник «Единицы измерения», значения справочника: кг., м., литр, упаковка.

При этом на карточке Продукты в поле «Ед. изм.» в выпадающем списке будут доступны значения: кг., м., литр, упаковка (т. е. те значения, которые мы указали в таблице «Значения справочников»).

10.1.2.  География

На вкладке География представлены данные о странах и городах в этих странах.

Рис. 10.3. Интерфейс «Настройка справочников», вкладка «География»

В карточке страны указывается телефонный код страны (например, для России телефонный код «+7»), этот код будет подставляться в телефонах карточки контрагента.

В карточке города указывается телефонный код города (например, для Новосибирска телефонный код «383»), этот код будет подставляться в телефонах карточки контрагента.

10.1.3.  Отрасли

На вкладке Отрасли представлены данные об отраслях и отраслевых специализациях. Эти отрасли и специализации будут доступны для заполнения отраслей контрагентов, могут совпадать с рубриками Дубль гиса.

Рис. 10.4. Интерфейс «Настройка справочников», вкладка «Перечисления»

10.1.4.  Банки

На вкладке Банки находится список банков и их реквизиты.

Рис. 10.5. Интерфейс «Настройка справочников», вкладка «Банки»

10.1.5.  Праздники

На вкладке Праздники можно создать список праздников, с которыми необходимо поздравить контактных лиц контрагентов.

Рис. 10.6. Интерфейс «Настройка справочников», вкладка «Праздники»

10.1.6.  Налогообложение

В данном разделе можно ввести различные виды налогообложений по НДС.

Рис. 10.7. Интерфейс «Настройка справочников», вкладка «Перечисления»

Изначально в системе находятся три записи:

·  Вмененка (НДС 5%);

·  Классика (НДС 18%);

·  Упрощенка (НДС 10%).

10.1.7.  Системные константы

Системные константы – это основные настройки системы.

Рис. 10.8. Интерфейс «Настройка справочников», вкладка «Системные константы»

В системе существует четыре константы:

1.  Дата релиза КК УМБ – дата и номер релиза конфигурации УМБ (необходимо называть при обращении к разработчикам).

2.  Ответственный за обработку рекламаций по работе КК – адрес электронной почты специалиста, которому необходимо отправлять запросы по работе с системой и сообщения об ошибках (сообщения об ошибках, обращения за технической помощью, отзывы и предложения).

3.  Создаваемый тип контрагента – отвечает за отображение вопроса при создании нового контрагента «Создавать контрагента как организацию или как физ. лицо». Возможно три значения данного параметра:

·  0 – все контрагенты создаются как организации, вопрос не задается;

·  1 – все контрагенты создаются как физ. лица, вопрос не задается;

·  2 – при создании контрагента задавать вопрос «Создавать контрагента как организацию или как физ. лицо».

4.  Параметры отправки уведомлений -

·  0 - не уведомлять;

·  1 - уведомлять через xp_smtp_sendmail (без аутентификации на почтовом сервере);

·  2 - уведомлять через Database mail (с аутентификацией на почтовом сервере).

Если вы выбрали «Не уведомлять», то дополнительных настроек производить не нужно.

Если вы выбрали «Уведомлять через xp_smtp_sendmail», то необходимо настроить xp_smtp_sendmail, а так же в константе «SMTP-server (xp_smtp_sendmail)» указать SMTP-адрес сервера для отправки почты.

Если вы выбрали «Уведомлять через Database mail», то необходимо настроить профиль Database mail, а так же указать название профиля Database mail в константе «Профиль Database Mail».

5.  SMTP-server – IP-адрес или SMTP имя сервера, через который будут отправляться электронные сообщения.

6.  Профиль Database Mail – в данной константе указывается название профиля Database Mail, через который будут отправляться уведомления пользователям.

7.  Предложение дальнейших действий из карточки задачи – будет ли при создании задачи появляться сообщение с предложением создать продажу или создать новую задачу (по выполненной предыдущей)

·  0 - предложение не появляется

·  1 - предложение появляется

8.  Предложение дальнейших действий из карточки контактного лица – будет ли при создании контактного лица появляться сообщение с предложением создать продажу

·  0 - предложение не появляется

·  1 - предложение появляется

9.  Предложение дальнейших действий из карточки контрагента – будет ли появляться сообщение с предложением создать КЛ (для организации) и продажи, задачи (для физ лица).

·  0 - предложение не появляется

·  1 - предложение появляется

10.  Предложение дальнейших действий из карточки продажи – будет ли при создании продажи появляться сообщение с предложением создать задачу

·  0 - предложение не появляется

·  1 - предложение появляется

11.  Метод учета себестоимости – метод списания продуктов со склада:

·  0 - не рассчитывать

·  1 - средняя

·  2 - ФИФО

·  3 - ЛИФО

11.1.  Шаблоны Word

11.1.1.  Интеграция с Microsoft Word

Для того, что бы появилась возможность создавать шаблоны Word, необходимо провести интеграцию MS Word с Клиент - Коммуникатором.

1)  Необходимо проверить, что уровень безопасности в Word установлен ниже высокого. Это можно сделать следующим образом:

a.  откройте любой документ Word;

b.  в пункте главного меню «Сервис» выберите пункт «Макросы», подпункт «Безопасность» (Рис. 10.9);

Рис. 10.9. Пункт меню «Сервис» - «Макросы»- «Безопасность»

c.  в появившемся окне (Рис. 10.10) укажите уровень безопасности «Средний» или «Низкий»;

Рис. 10.10. Управление безопасностью

2)  Настроить интеграцию с WinWord. Это можно сделать следующим образом:

a.  откройте Клиент-Коммуникатор;

b.  в Главном меню программы выберите пункт «Пользователь», подпункт «Произвести интеграцию с WinWord» (Рис. 10.11).

Рис. 10.11. Пункт главного меню «Интеграция с WinWord»

c.  если оба шага были выполнены верно, то на экране появится сообщение, представленное на Рис. 10.12.

Рис. 10.12. Интеграция успешно завершена

ВАЖНО!

После настройки интеграции необходимо перезапустить Клиент – Коммуникатор.

11.1.2.  Создание шаблона

После интеграции при открытии документа MS Word в меню появится новый пункт – Клиент – Коммуникатор (Рис. 10.13).

Рис. 10.13. Главное меню Word

Затем создаем внешний вид отчета средствами Word (рисуем таблицы, пишем текст и т. д.) и заполняем шаблон атрибутами Клиент-Коммуникатора, значение которых необходимо выносить в отчет. Для этого выбираем пункт меню «Клиент – Коммуникатор», пункт «Шаблоны отчетов», подпункт «Добавить атрибут в шаблон» (Рис. 10.14).

Рис. 10.14. Добавление атрибута в шаблон

После этого на экране появится окно выбора базового класса системы (Рис. 10.15).

Рис. 10.15. Выбор базового класса системы

В данном окне нужно выделить мышкой нужный класс и нажать на кнопку ОК. После этого появится окно для выбора атрибута, который нужно вставить (Рис. 10.16).

Рис. 10.16. Выбор атрибута

В данном окне отображаются не только поля, выведенные на карточке в системе, но и ссылки на них из других объектов системы. Для выбора реквизита необходимо встать на него мышкой (в Строке выбора при этом должна появиться запись типа «Платежные реквизиты -> Р/С») и нажать на кнопку «ОК».

Если вы выбрали ссылочный класс (значок около названия атрибута), то система предложит вам выбрать атрибут из данного класса.

После этого в документе Word появится поле указанного Вами атрибута. Пример шаблона Word представлен на Рис. 10.17.

Рис. 10.17. Шаблон Word

11.1.3.  Сортировка данных в таблицах MS Word

Для того чтобы при загрузке шаблона из Клиент-Коммуникатора, в таблицах, построенных в шаблоне данные сортировались, например так же как в режиме, необходимо произвести настройку параметров сортировки после создания всех таблиц и вставки атрибутов.

ВАЖНО!

Настройки сортировки для таблиц необходимо производить только в том случае, если Вы закончили формировать таблицу или шаблон. Если вы не планируете сохранять шаблон в базу данных, не устанавливайте параметры сортировки, так как они имеют смысл только для шаблонов, сохраняемых в базу данных.

Алгоритм действий

Выбираем пункт меню в MS Word Клиент-Коммуникатор -> Сортировка -> Параметры.

Рис. 10.18. Настройка сортировки

После этого на экране появится окно со списком таблиц.

Рис. 10.19. Настройка сортировки

В данном окне необходимо добавить атрибуты, по которым ведется сортировка данных (при помощи кнопки Добавить атрибут). При клике на название поля меняется сортировка (по умолчанию ставиться – по возрастанию (AZ), при клике – по убыванию (ZA)).

11.1.4.  Сохранение шаблона в Клиент-Коммуникатор

Далее сохраните шаблон в базу данных (пункт меню Клиент-Коммуникатор -> Шаблоны отчетов -> Сохранить Шаблон, Рис. 10.20).

Рис. 10.20. Сохранить шаблон

Затем необходимо задать название шаблона

Рис. 10.21. Название шаблона

11.1.5.  Вызов шаблона

Шаблон можно вызвать по кнопке Шаблоны Word:

·  в режиме, для которого был создан шаблон (название базового класса);

·  из карточки записи.

11.2.  Шаблоны Outlook

11.2.1.  Настройки Outlook

Для того, что бы появилась возможность создавать шаблоны Outlook, необходимо провести настройки.

Необходимо указать способ редактирования RTF. Это можно сделать следующим образом:

1)  откройте Outlook;

2)  в пункте главного меню «Сервис» выберите пункт «Параметры» (Рис. 10.22);

Рис. 10.22. Пункт меню «Сервис» - «Параметры»

3)  в появившемся окне (Рис. 10.23) перейдите на вкладку «Сообщение», в поле «Создать сообщение в формате» укажите «Формат RTF», поставьте галочку «Использовать Microsoft Office Word как редактор сообщений»;

Рис. 10.23. Управление безопасностью

11.2.2.  Создание шаблона

Создайте новое сообщение. Введите текст сообщения и настройте его внешний вид. После этого можно добавить поля из Клиент – Коммуникатора. Например, создадим шаблон Outlook для рассылки поздравлений с праздниками.

Для этого откроем в созданном сообщении пункт меню «Клиент-Коммуникатор» -> «Шаблоны отчетов» -> «Добавить атрибут в шаблон» (Рис. 10.24).

Рис. 10.24. Добавить атрибут в шаблон

После этого на экране появится окно выбора основного класса шаблона (Рис. 10.25).

Рис. 10.25. Интеграция успешно завершена

Выберем в данном окне класс «Праздники» (именно из него далее будут набираться поля в шаблон) и нажмем ОК. После этого на экране появится окно выбора атрибута (Рис. 10.26).

Рис. 10.26. Главное меню Word

Укажем в нем атрибут «Кого поздравлять» и нажать на кнопку ОК, т. к. атрибут является ссылочным, система предложит выбрать атрибут из этого класса. Нам нужно выбрать атрибут «Фамилия ИО» и нажать на кнопку ОК.

Если вы выбрали ссылочный класс (значок около названия атрибута), то система предложит вам выбрать атрибут из данного класса.

После этого в шаблоне отобразится поле «Фамилия ИО», которое при формировании письма из системы будет заполняться ФИО получателя.

Аналогично описанным действиям вставим в шаблон «Название» праздника и «Праздник – Примечание» (будем считать, что в примечании содержится текст поздравления).

Полученный шаблон представлен на Рис. 10.27 (для наглядности вставленные поля были выделены курсивом и подчеркнуты).

Рис. 10.27. Шаблон Outlook

11.2.3.  Сортировка данных в таблицах MS Excel

Для того чтобы при загрузке шаблона из Клиент-Коммуникатора, в таблицах, построенных в шаблоне данные сортировались, например так же как в режиме, необходимо произвести настройку параметров сортировки после создания всех таблиц и вставки атрибутов.

ВАЖНО!

Настройки сортировки для таблиц необходимо производить только в том случае, если Вы закончили формировать таблицу или шаблон. Если вы не планируете сохранять шаблон в базу данных, не устанавливайте параметры сортировки, так как они имеют смысл только для шаблонов, сохраняемых в базу данных.

Алгоритм действий

Выбираем в MS Outlook пункт меню Клиент-Коммуникатор -> Сортировка -> Параметры.

Рис. 10.28. Настройка сортировки

После этого на экране появится окно со списком таблиц.

Рис. 10.29. Настройка сортировки

В данном окне необходимо добавить атрибуты, по которым ведется сортировка данных (при помощи кнопки Добавить атрибут). При клике на название поля меняется сортировка (по умолчанию ставиться – по возрастанию (AZ), при клике – по убыванию (ZA)).

11.2.4.  Сохранение шаблона в Клиент-Коммуникатор

Далее сохраните шаблон в базу данных (пункт меню Клиент-Коммуникатор -> Шаблоны отчетов -> Сохранить Шаблон, Рис. 10.30).

Рис. 10.30. Сохранить шаблон

Затем необходимо задать название шаблона.

Рис. 10.31. Название шаблона

11.2.5.  Вызов шаблона

Для того, чтобы использовать шаблон при отправке письма в Клиент – Коммуникаторе необходимо нажать на кнопку около поля e-mail, на который нужно будет отправить поле (либо нажать на специальные кнопки, например – в режиме Управление рассылками, это было описано в соответствующих разделах данного руководства). После этого на экране возникнет окно, в котором необходимо указать «Использовать подготовленный шаблон».

Рис. 10.32. Использовать шаблон

После этого на экране появится список всех шаблонов Outlook в системе, в этом списке необходимо выбрать шаблон с помощью которого будет отправляться e-mail.

11.3.  Хранимые файлы

В данном интерфейсе собраны все файлы, которые существуют в системе (прикрепленные к различным объектам, например, к задачам, продажам, договорам и т. д.).

Интерфейс режима Хранимые файлы представлен на Рис. 10.33.

Рис. 10.33. Хранимые файлы

В данном интерфейсе две вкладки: Библиотека документов и Параметры библиотеки.

Заполнение карточки Файлы было рассмотрено в п.2.5.

11.4.  Импорт из Excel

11.4.1.  Общие правила импорта

Для импорта данных из Excel необходимо выполнить ряд шагов:

1.  Указать файл Excel из которого нужно импортировать данные. Для этого нужно нажать на кнопку Управление импортом (Рис. 10.34), выбрать пункт «Произвести сканирование таблицы Excel», в появившемся меню (в Excel) необходимо выбрать файл, в котором хранятся данные.

Рис. 10.34. Импорт данных из Excel

2.  Обновить данные из таблицы Excel. Для этого нужно нажать на кнопку Управление импортом (Рис. 10.34), выбрать пункт «Обновить данные из таблицы Excel», на экране появятся данные, хранящиеся в файле.

3.  Нужно выбрать базовый класс (куда импортируются данные). Для этого нужно нажать на кнопку и в появившемся окне выбрать нужный класс.

4.  Добавить связи атрибутов. Для этого нужно встать в таблице курсором на столбец с данными и нажать на кнопку , в появившемся окне нужно выбрать атрибут, значение которого хранится в данном столбце таблицы.

Должны быть указаны данные для всех обязательных полей (около названия атрибута указан значок ).

5.  После настройки всех необходимых атрибутов необходимо нажать на кнопку Проверка данных, если в настройках существуют ошибки, то будет выведено окно с данными ошибками. Если импорт был настроен нормально, то кнопка Запись данных в БД станет активной.

6.  Нажмите на кнопку для сохранения шаблона импорта.

7.  Нажмите на кнопку Запись данных в БД.

11.4.2.  Первоначальный импорт данных

11.4.2.1. Подготовка данных для импорта

Прежде всего нам необходимо зайти в Клиент-Коммуникатор, в режим «Библиотека» (пункт Меню «Документы», режим «Библиотека»).

Рис. 10.35. Пункт Меню «Библиотека»

В данном режиме необходимо найти файл «Шаблон импорта», и открыть его (при помощи кнопки «Открыть файл», расположенной ниже таблицы файлов).

У вас на экране откроется файл Шаблон импорта, в котором занесены примеры заполнения таблиц и формат таблиц для импорта из Excel в Клиент-Коммуникатор (строки примеров необходимо будет удалить после ввода Ваших данных, иначе они перенесутся в Клиент-Коммуникатор вместе с Вашими данными).

В файле находится несколько листов:

·  Сотрудники;

·  Банки;

·  Компании (организации);

·  Компании (физ. лица);

·  Контактные лица.

К каждой колонке в этих таблицах есть примечания, в которых говорится какие данные необходимо указать, и некоторые особенности заполнения этих данных, поэтому на детальном заполнении этих таблиц мы останавливаться не будем.

Менять местами колонки в этих таблицах нельзя!

ВАЖНО!!!

Перед загрузкой данных необходимо заполнить организационную структуру предприятия: указать название своей компании и создать подразделения (отделы).

Лист «Сотрудники»

На данном листе необходимо заполнить данные о сотрудниках и их должностях. Поля, помеченные желтым – обязательны для заполнения. В названиях колонок указаны примечания, в которых говорится как должна заполняться эта колонка таблицы.

Место работы должно полностью совпадать с названием Вашего предприятия (как это занесено в Клиент-Коммуникатор в поле «Наименование»).

Трудоустроен в… – должно полностью совпадать с названием юридического лица Вашего предприятия (как это занесено в Клиент-Коммуникатор в поле «Юр. наименование»).

Подразделение так же должно совпадать с названием подразделения в КК, где работает сотрудник.

Сотрудники будут перенесены в Клиент – Коммуникатор с должностями и подразделениями.

Лист «Банки»

На данном листе необходимо заполнить данные о банках, информацию по ним можно взять со страницы http://www. *****/bik. htm

Откуда необходимо скачать файл bnkseek. dbf, который можно открыть через Excel. Из этого файла необходимо взять только колонки:

·  RKC – БИК

·  NAMEP и NAMEN - полное и короткое наименования банка

·  KSNP - кор. счет

Лист «Компании (организации)»

На данном листе необходимо заполнить данные только по компаниям, являющимся юридическими лицами и ИП. Обязательные для заполнения поля отмечены желтым цветом.

По каждой компании на данном лице в КК будет создан контрагент, юр. лицо и контактные лица для Руководителя и Главного бухгалтера.

По каждому юридическому лицу будут созданы платежные реквизиты (если вы их укажете в таблице).

Лист «Компании (физ. лица)»

Если Ваша компания работает с физическими лицами, то необходимо заполнить данные по ним на этом листе. Обязательные для заполнения поля выделены желтым цветом.

По каждому физическому лицу будут созданы платежные реквизиты (если вы их укажете в таблице).

Лист «Контактные лица»

У каждого контрагента (организации) может быть несколько контактных лиц, эти контактные лица (руководителя и главного бухгалтера, которые были указаны на листе «Компании (организации)» тоже необходимо указать на этом листе) необходимо занести в эту таблицу. Обязательные для заполнения поля выделены желтым цветом.

Лист «Номенклатура»

На данном листе необходимо заполнить список продуктов, товаров и услуг, которые продает Ваша компания. Группы и подгруппы номенклатуры, марки и валюты будут созданы автоматически. Обязательные для заполнения поля выделены желтым цветом.

11.4.2.2. Импорт данных из Excel

После подготовки таблиц можно импортировать данные из Excel в КК. Для этого необходимо зайти в режим «Импорт Excel» (пункт Меню «Утилиты», режим «Импорт Excel»).

Рис. 10.36. Импорт из Excel

После этого на экране появится режим «Импорт Excel» (представлен ниже).

Рис. 10.37. Интерфейс «Импорт данных из Excel»

В этом интерфейсе необходимо нажать на кнопку и в появившемся списке выбрать шаблон «Импорт сотрудников».