Клиент-коммуникатор, автоматизированная система управления малым бизнесом III, руководство пользователя Полная инструкция по работе с программой (стр. 1 )

Клиент-коммуникатор

автоматизированная Система
управления малым бизнесом III

руководство пользователя

Полная инструкция по работе с программой

Содержание

1. Общая информация о руководстве и системы... 10

1.1. Форматирование текста руководства.. 10

1.2. Дополнительные инструкции и видеоролики.. 10

1.3. Как начать работать в системе. 10

1.4. Содержание глав руководства.. 12

1.5. Список терминов и сокращений.. 17

2. Общий интерфейс программы... 20

2.1. Описание интерфейса программы... 20

2.1.1. Меню и Лента. 21

2.1.2. Настройка интерфейса программы.. 21

2.1.3. Панель навигации. 22

2.2. Общие принципы работы с режимами в КК.. 25

2.2.1. Работа со сплиттерами. 25

2.2.2. Панель фильтров и быстрый поиск. 26

2.2.3. Дерево фильтров. 26

2.2.4. Таблица записей. 27

2.2.4.1. Упорядочить записи по возрастанию/ по убыванию.. 27

2.2.4.2. Фильтрация по значениям полей в записях. 27

2.2.4.3. Общие итоги. 28

2.2.4.4. Группировка. 29

2.2.4.5. Добавить/убрать колонку. 29

2.2.4.6. Порядок колонок в таблице. 29

2.2.4.7. Запись и текущая запись таблицы.. 29

2.2.5. Сохранение настроек режима. 30

2.2.6. Панель кнопок таблицы.. 30

2.2.6.1. Добавление записи. 30

2.2.6.2. Редактирование записи. 30

2.2.6.3. Удаление записи. 30

2.2.6.4. Расширенный фильтр. 31

2.2.6.5. Экспорт данных в Excel, HTML, XML или Текст.. 31

2.2.6.6. Печатные отчеты.. 31

2.2.6.7. Отчеты Word и Excel 31

2.3. Работа с OLAP-таблицами.. 32

2.4. Общие принципы работы с карточками в КК.. 33

2.4.1. Заполнение полей карточки. 34

2.4.1.1. Цвета полей. 34

2.4.1.2. Текстовое поле. 34

2.4.1.3. Выбор из списка. 34

2.4.1.4. Выбор из древовидного списка. 34

2.4.1.5. Выбор из справочника. 35

2.4.1.6. Поле выбора. 35

2.4.1.7. Флажки (галочки) 36

2.4.1.8. Поле с калькулятором.. 36

2.4.1.9. Поле со счетчиком.. 36

2.4.1.10. Поле даты.. 36

2.4.1.11. Поле даты и времени. 37

2.4.2. Сохранение данных. 38

2.4.3. Копирование карточки. 38

2.4.4. Закрытие карточки. 38

2.5. Работа с файлами.. 39

2.6. Печатные отчеты... 40

2.6.1.1. Что это и где посмотреть?. 40

2.6.1.2. Изменение отчетов. 40

2.7. Горячие клавиши.. 41

2.8. Цветовая индикация.. 42

3. Пункт меню «Продажи».. 43

3.1. Режим «Реестр контрагентов». 44

3.1.1. Карточка «Контрагенты». 45

3.1.1.1. Регистрация контрагента как организации. 46

3.1.1.2. Регистрация контрагента как физического лица. 51

3.1.1.3. Панель навигации карточки контрагента. 56

3.1.1.4. Добавление юридических лиц в организацию.. 56

3.1.1.5. Добавление платежных реквизитов контрагента. 58

3.1.2. Вкладки на интерфейсе режима «Реестр контрагентов». 58

3.1.2.1. Дополнительные контакты.. 60

3.1.2.2. Маркетинг (заполнить отрасль контрагента) 60

3.1.2.3. Тип цен контрагента. 61

3.1.3. Смена куратора. 62

3.1.3.1. Временная смена куратора. 62

3.1.3.2. Постоянная передача контрагентов куратору. 62

3.1.4. Аналитика по контрагенту. 62

3.1.4.1. Анализ динамики клиентской базы.. 62

3.1.4.2. Отгрузка по контрагенту. 65

3.1.4.3. Оборотно-сальдовая ведомость. 65

3.1.4.4. Структура базы контрагентов. 65

3.1.4.5. АВС - анализ. 66

3.1.4.6. Аналитика по конкурентам.. 66

3.1.4.7. Отчеты.. 67

3.2. Режим «Реестр контактных лиц». 70

3.2.1. Карточка «Контактные лица». 70

3.2.1.1. Вкладка «Основные сведения». 71

1.1.1.1 Вкладка «Личные сведения». 72

1.1.1.2 Вкладка «Информация для документов». 73

3.2.2. Отправка письма контактному лицу. 73

3.2.2.1. Без использования шаблона. 73

3.2.2.2. С использованием шаблона. 74

3.2.3. Вкладки на интерфейсе режима «Реестр контактных лиц». 74

3.2.3.1. Дети. 75

3.2.3.2. Карьера. 75

3.2.3.3. Дополнительные контакты.. 76

3.2.4. Отчеты.. 76

3.3. Режим «Управление задачами». 77

3.3.1. Органайзеры («Мое расписание» и «Групповое расписание») 77

3.3.2. Карточка «Задачи». 78

3.3.3. Повторяющиеся задачи. 81

3.3.4. Вкладки на интерфейсе режима «Управление задачами». 82

3.3.4.1. Участники. 82

3.3.5. Напоминания. 83

3.3.6. Планирование задач. 84

3.3.6.1. Карточка «Задачи. План». 84

3.3.6.2. Контроль исполнения плана. 85

3.3.6.3. Анализ исполнения задач (факт) 86

3.3.7. Отчеты.. 86

3.4. Режим «Управление продажами». 87

3.4.1. Карточка «Продажи». 88

3.4.1.1. Вкладка «Основная». 89

3.4.1.2. Вкладка «Дополнительная информация». 90

3.4.1.3. Вкладка «Для документов». 91

3.4.2. Вкладки на интерфейсе режима «Управление продажами». 91

3.4.2.1. Продукты.. 92

3.4.2.2. Первичные документы.. 95

3.4.2.3. Контактные лица. 96

3.4.2.4. Поступления (планирование поступлений по продаже) 96

3.4.2.5. Расходы.. 97

3.4.2.6. Списания со склада. 98

3.4.2.7. Конкуренты.. 98

3.4.3. Копирование продаж.. 99

3.4.4. Анализ продаж.. 100

3.4.4.1. Воронка продаж.. 101

3.4.4.2. Анализ изменения статусов по продажам.. 102

3.4.4.3. Графический анализ продаж.. 103

3.4.4.4. Анализ отгрузки. 103

3.4.5. Режим «Планирование продаж». 104

3.4.5.1. Карточка «Продажи. План». 104

3.4.5.2. План-факт. Количество/Сумма продаж.. 105

3.5. Режим «Дебиторская задолженность». 106

3.6. Режим «Счета на оплату». 107

3.6.1. Карточка первичного документа. 107

3.6.1.1. Вкладка «Основная информация». 108

3.6.1.2. Вкладка «История статусов». 110

3.6.2. Занесение продуктов в счет.. 110

3.6.3. Вкладки на интерфейсе режима «Счета на оплату». 112

3.6.4. Интерфейс «Планирование первичных документов». 112

3.6.4.1. Карточка «Первичный документ. План». 113

3.6.4.2. План-факт. Количество/Сумма первичных документов. 113

3.6.5. Анализ изменения статусов по первичным документам.. 114

3.6.6. Печать счета. 114

3.6.7. Отчеты.. 115

3.7. Режим «Управление рекламациями». 116

3.7.1. Карточка «Рекламации». 116

3.7.1.1. Вкладка «Основная». 117

3.7.1.2. Вкладка «Решение». 118

3.7.2. Контактные лица. 118

3.7.3. Планирование работ по рекламации. 119

3.7.4. Вкладки на интерфейсе режима «Управление продажами». 119

3.7.5. Отчеты.. 120

4. Пункт меню «Документы».. 121

4.1. Режим «Управление договорами». 122

4.1.1. Карточка «Договор». 122

4.1.1.1. Вкладка «Основная». 123

4.1.1.2. Вкладка «История статусов». 125

4.1.1.3. Вкладка «Файлы». 125

4.1.2. Вкладки на интерфейсе режима «Управление договорами». 125

4.1.2.1. Продукты.. 126

4.1.2.2. Продажи. 128

4.1.2.3. Первичные документы.. 129

4.1.2.4. Контактные лица. 129

4.1.2.5. Поступления (планирование поступлений по продаже) 130

4.1.2.6. Расходы.. 131

4.1.2.7. Списания со склада. 131

4.1.3. Копирование договоров. 131

4.1.4. Планирование договоров. 132

4.1.4.1. Карточка «Договор. План». 132

4.1.4.2. Интерфейс «План-факт. Количество/Сумма договоров». 133

4.1.5. Анализ изменения статусов по договорам.. 134

4.1.6. Динамика подписанных договоров. 135

4.1.7. Отчеты.. 136

4.2. Режим «Реестр документов». 137

4.2.1. Карточка «Документы». 138

4.2.1.1. Вкладка «Основная». 138

4.2.1.2. Вкладка «История статусов». 140

4.2.1.3. Вкладка «Файлы». 140

4.2.2. Вкладки на интерфейсе режима «Реестр документов». 140

4.2.2.1. Продукты.. 140

4.2.2.2. Первичные документы.. 143

4.2.2.3. Поступления (планирование поступлений по продаже) 143

4.2.2.4. Расходы.. 144

4.2.3. Копирование документов. 145

4.2.4. Анализ изменения статусов по документам.. 145

4.2.5. Отчеты.. 146

4.3. Реестры первичных документов (режимы «Реестр актов», «Реестр счетов-фактур») 147

4.3.1. Регистрация акта. 147

4.3.1.1. Вкладка «Основная информация». 148

4.3.1.2. Вкладка «История статусов». 149

4.3.2. Регистрация счета-фактуры.. 150

4.3.2.1. Вкладка «Основная информация». 151

4.3.2.2. Вкладка «Дополнительно». 152

4.3.2.3. Вкладка «История статусов». 152

4.3.3. Регистрация первичного документа (на основании других объектов системы) 152

4.3.4. Занесение продуктов в первичные документы.. 153

4.3.5. Вкладки на интерфейсе режима «Реестр первичных документов». 156

4.3.6. Интерфейс «Планирование первичных документов». 156

4.3.6.1. Карточка «Первичный документ. План». 157

4.3.6.2. План-факт. Количество/Сумма первичных документов. 157

4.3.7. Анализ изменения статусов по первичным документам.. 158

4.3.8. Печать первичного документа. 158

4.3.9. Отчеты.. 159

4.4. Режим «Управление визами». 160

4.4.1. Регистрация визы.. 160

4.4.2. Процедура согласования. 161

4.5. Режим «Библиотека». 162

4.5.1. Настройка параметров библиотеки. 162

4.5.2. Регистрация нового файла библиотеки. 162

4.5.3. Поиск по ключевым словам.. 163

5. Раздел «Продукты и склад».. 164

5.1. Режим «Заявки поставщику». 165

5.1.1. Регистрация заявки. 165

5.1.2. Связи заявки (связь с продажами, счетами, проектами, договорами, документами) 166

5.1.3. Контактные лица в заявке. 167

5.1.4. Комментарии к заявке. 167

5.1.5. Занесение продуктов в заявку. 168

5.1.6. Распечатка заявки. 170

5.1.7. Планирование расходов - обязательств по заявке поставщику. 170

5.1.8. Поиск и фильтрация заявок. 170

5.1.9. Копирование заявок. 170

5.1.10. Объединение заявок. 171

5.1.11. Отчеты.. 171

5.2. Режим «Настройки прайс-листа». 172

5.2.1. Группы прайс-листа. 172

5.2.1.1. Карточка «Прайс-лист. Группы». 172

5.2.1.2. Карточка «Прайс-лист. Подгруппы». 173

5.2.2. Торговые марки. 173

5.2.2.1. Карточка «Прайс-лист. Марки». 173

5.2.3. Типы цен. 174

5.2.3.1. Карточка «Прайс-лист. Типы цен». 174

5.3. Режим «Каталог продукции». 175

5.3.1. Карточка «Прайс-лист. Продукты». 175

5.3.1.1. Вкладка «Основная». 176

5.3.1.2. Вкладка «Происходждение». 177

5.3.1.3. Вкладка «Единицы измерения». 178

5.3.1.4. Вкладка «Скидки». 179

5.3.1.5. Вкладка «Поставщики». 180

5.3.1.6. Вкладка «История цен». 181

5.3.1.7. Панель навигации карточки продукта. 181

5.3.2. Вкладки на интерфейсе режима «Управление прайс-листом». 183

5.3.2.1. Аналоги. 183

5.3.2.2. Сопутствующие товары.. 184

5.3.2.3. Комплектующие. 184

5.3.3. Печать прайс-листа и ценников. 186

5.3.4. Отчеты.. 186

5.4. Склады

5.4.1. Карточка «Склад». 188

5.4.2. Карточка «Остаток на складе». 189

5.4.3. Печать остатков на складе. 189

5.5. Поступления на склад, возвраты от покупателей.. 191

5.5.1. Создание поступления на основании заявки поставщику. 192

5.5.2. Карточка поступления. 192

5.5.2.1. Вкладка «Основная». 193

5.5.2.2. Вкладка «Для документов». 194

5.5.2.3. Вкладка «Продукты». 195

5.5.2.4. Вкладка «Услуги». 195

5.5.3. Занесение продуктов в поступление на склад. 195

5.5.3.1. Карточка продукта в поступлении. 196

5.5.3.2. Карточка услуги в поступлении. 198

5.5.4. Вкладки интерфейса режима «Складские операции» по поступлению на склад. 199

5.5.5. Распечатка приходной накладной. 199

5.5.6. Распечатка доверенности. 199

5.6. Списания со склада.. 201

5.6.1. Карточка списания. 201

5.6.1.1. Вкладка «Основная». 202

5.6.1.2. Вкладка «Для документов». 203

5.6.1.3. Вкладка «Продукты». 204

5.6.2. Занесение продуктов в списание со склада. 204

5.6.2.1. Карточка продукта в списании. 205

5.6.3. Вкладки интерфейса режима «Складские операции» по списанию со склада. 206

5.6.4. Распечатка накладной (ТОРГ-

5.6.5. Распечатка расходной накладной. 207

5.6.6. Распечатка счета-фактуры.. 208

5.6.7. Реестр невозвращенных накладных. 208

5.7. Перемещение по складам.. 209

5.7.1. Карточка перемещения. 209

5.7.1.1. Вкладка «Основная». 210

5.7.1.2. Вкладка «Продукты». 210

5.7.2. Занесение продуктов в перемещение по складам.. 211

5.7.2.1. Вкладка «Продукты». 212

5.7.3. Вкладки интерфейса режима «Складские операции» по перемещению по складам.. 212

5.7.4. Распечатка приходной и расходной накладных. 213

5.8. Режим «Управление складскими остатками». 214

5.8.1. Остатки на складах по продуктам.. 214

5.8.2. Остатки по продуктам в разрезе складов. 215

5.8.3. Отчеты.. 216

6. Раздел «Проекты».. 218

6.1. Режим «Управление проектами». 219

6.1.1. Карточка «Проект». 219

6.1.1.1. Вкладка «Основная». 220

6.1.1.2. Вкладка «Финансы». 222

6.1.1.3. Вкладка «Удовлетворенность». 223

6.1.2. Панель навигации в карточке «Проект». 223

6.1.3. Детализация проекта. 224

6.1.3.1. Планирование этапов проекта. 225

6.1.3.2. Планирование задач по каждому из этапов проекта. 227

6.1.3.3. Назначение исполнителей на задачи. 228

6.1.3.4. Комментарии сотрудников. 230

6.1.3.5. Выполнение назначения. 231

6.1.4. Продукты и материалы.. 233

6.1.5. Формирование команды.. 236

6.1.6. Поступления (планирование прихода денежных средств) 237

6.1.7. Расходы (планирование расходов – обязательств) 238

6.1.8. Анализ исполнения. 239

6.1.9. Диаграмма Ганта. 239

6.1.10. Движение ДС. 240

6.1.11. Копирование проектов. 240

6.2. Режим «Отчет по моим назначениям». 241

6.3. Режим «Отчет по назначениям для руководителя». 242

7. Раздел «Маркетинг».. 243

7.1. Режим «Информационные источники». 244

7.1.1. Карточка «Маркетинг. Рассылки». 244

7.1.2. Вкладки информационных источников. 245

7.1.3. Режим «ABC-анализ инф. источников». 245

7.2. Режим «Управление маркетинговыми инициативами». 246

7.2.1. Карточка «Маркетинговые инициативы». 246

7.2.2. Вкладки интерфейса режима «Управление маркетинговыми инициативами». 248

7.2.2.1. Рассылки по инициативе. 249

7.2.3. Режим «Анализ изменения статусов по маркетинговым инициативам». 249

7.3. Режим «Управление рассылками». 250

7.3.1. Карточка «Маркетинг. Рассылки». 250

7.3.1.1. Вкладка «Основная». 251

7.3.1.2. Вкладка «Для письма». 251

7.3.2. Выбор получателей рассылки. 254

7.3.3. Вкладки интерфейса режима «Управление рассылками». 255

7.3.3.1. Получатели рассылки. 256

8. Раздел «Персонал».. 257

8.1. Режим «Организационная структура предприятия». 258

8.1.1. Карточка «Предприятие». 258

8.1.1.1. Вкладка «Основная». 259

8.1.1.2. Вкладка «Юридические лица». 259

8.1.2. Карточка «Подразделение». 261

8.1.3. Карточка «Должности». 262

8.1.4. Карточка «Вакансии». 262

8.2. Режим «Управление персоналом». 263

8.2.1. Карточка «Сотрудники». 263

8.2.1.1. Вкладка «Основные сведения». 264

8.2.1.2. Вкладка «Личные сведения». 265

8.2.1.3. Вкладка «Информация для документов». 265

8.2.1.4. Вкладка «Аттестация». 266

8.2.1.5. Вкладка «Дети». 267

8.2.1.6. Вкладка «Отпуска». 268

8.2.1.7. Фото сотрудников. 270

8.2.2. Вкладки интерфейса режима «Управление персоналом». 271

8.2.3. Распечатка графика отпусков. 271

8.3. Режим «Справочник сотрудников». 272

8.4. Режим «График отпусков». 272

9. Раздел «Финансы».. 273

9.1. Режим «Управление поступлениями». 274

9.1.1. Карточка «Поступления. Факт». 274

9.1.2. Разнесения денежных средств. 276

9.1.3. Анализ планов поступлений. 277

9.1.4. Анализ фактических поступлений. 277

9.1.5. Отчеты.. 277

9.2. Режим «Управление расходами». 281

9.2.1. Карточка «Расходы – Обязательства». 281

9.2.2. Составление графика платежей (Расходы. План) 283

9.2.3. Оплата обязательства (Расходы. Факт) 284

9.2.4. Разнесения денежных средств. 285

9.2.5. Анализ плановых расходов. 286

9.2.6. Анализ фактических расходов. 287

9.2.7. Отчеты.. 288

9.3. Режим «Казначейство». 291

9.4. Режим «Операции по счетам-кассам». 292

9.4.1. Карточка «Касса-счет». 292

9.4.2. Карточка переноса денежных средств. 293

9.4.3. Анализ ДДС по кассе-счету. 294

9.4.4. Общий анализ ДДС. 295

9.4.5. Печатный отчет по движениям денежных средств на кассе-счете. 295

9.4.6. Отчеты.. 296

9.5. Режим «Справочник статей бюджета». 297

9.5.1. Карточка «Бюджет. Группы статей». 297

9.5.2. Карточка «Бюджет. Статьи». 298

9.5.3. Отчеты.. 298

9.6. Режим «Планирование бюджетов». 299

9.6.1. Карточка «Бюджет. ДИР. Планы». 299

9.6.2. Копирование планов бюджета. 300

9.6.3. Отчеты.. 300

9.7. Режим «Исполнение ДиР». 301

9.8. Режим «Исполнение ДДС». 302

9.9. Режим «Справочник валют». 303

9.9.1. Карточка «Валюта». 303

9.9.2. Карточка «Курс». 303

10. Раздел «Утилиты».. 305

10.1. Настройка справочников.. 306

10.1.1. Перечисления. 306

10.1.2. География. 307

10.1.3. Отрасли. 307

10.1.4. Банки. 308

10.1.5. Праздники. 308

10.1.6. Налогообложение. 308

10.1.7. Системные константы.. 309

11.1. Шаблоны Word.. 311

11.1.1. Интеграция с Microsoft Word. 311

11.1.2. Создание шаблона. 312

11.1.3. Сортировка данных в таблицах MS Word. 314

11.1.4. Сохранение шаблона в Клиент-Коммуникатор. 315

11.1.5. Вызов шаблона. 315

11.2. Шаблоны Outlook.. 316

11.2.1. Настройки Outlook. 316

11.2.2. Создание шаблона. 317

11.2.3. Сортировка данных в таблицах MS Excel 318

11.2.4. Сохранение шаблона в Клиент-Коммуникатор. 319

11.2.5. Вызов шаблона. 319

11.3. Хранимые файлы

11.4. Импорт из Excel. 321

11.4.1. Общие правила импорта. 321

11.4.2. Первоначальный импорт данных. 322

11.4.2.1. Подготовка данных для импорта. 322

11.4.2.2. Импорт данных из Excel 323

11.4.2.3. Проверка выгруженных данных и загрузка их в КК. 325

11.4.2.4. Где посмотреть выгруженные данные в интерфейсах системы.. 326

11.5. OLAP. 327

11.6. Режим «Ошибки и запросы по работе КК». 329

11.6.1. Карточка «КК. Ошибки и пожелания». 329

11.6.2. Вкладки интерфейса режима «Ошибки и запросы по работе КК». 330

11.7. Режим «Журнал действий пользователей в системе». 331

12. Аналитика и отчеты

12.1. Контрагенты

12.2. Продажи.. 335

12.3. Документы

12.4. Договоры

12.5. Рекламации.. 337

12.6. Первичные документы

12.7. Финансы

12.8. Задачи.. 343

12.9. Продукты и склад.. 344

12.10. Сотрудники.. 346

12.11. Проекты

12.12. Маркетинг. 347

12.13. Справочники.. 348

1.  Общая информация о руководстве и системы

Данный документ описывает работу пользователя в системе Клиент-Коммуникатор с конфигурацией «Управление малым бизнесом III» (УМБ III).

Для того, чтобы начать работать в системе пользователю необходимо знать основные особенности работы с операционной системой Windows.

Логически данный документ можно разделить на две основных части:

·  Общие сведения о работе в системе – в данной части описываются принципы работы с системой Клиент-Коммуникатор с конфигурацией УМБ III, а так же дается понятие терминологии, используемой в данном документе (Глава 2).

·  Описание режимов – в данной части описываются особенности работы с конкретными интерфейсами конфигурации и их назначение (все остальные главы настоящего руководства).

Перед началом работы в системе и перед прочтением описания режимов настоятельно рекомендуется изучить Общие сведения о системе, описанные в Главе 2.

1.1.  Форматирование текста руководства

Названия полей, таблиц, областей, режимов и иных объектов системы в тексте будут выделены жирным шрифтом без кавычек (например, поле Статус).

Пункты меню, ссылки, значения списков, названия фильтров и т. п. будут написаны в кавычках (например, «укажите статус «Выполнено»»).

Комментарии будут писаться в рамочке:

Комментарий

1.2.  Дополнительные инструкции и видеоролики

В настоящем руководстве приводятся некоторые ссылки на другие инструкции, видео-ролики и иную документацию к системе.

Весь список актуальных инструкций и видеороликов к конфигурации УМБ III можно найти на нашем сайте по ссылке http://*****/crm/smb-doc. php

Весь список инструкций к платформе Клиент-Коммуникатор можно найти в Пуск->Программы->Bmicro->Помощь

1.3.  Как начать работать в системе

Для начала работы в системе необходимо:

1.  Установить и настроить SQL Server и Клиент – Коммуникатор (описано в Инструкции по установке, а так же показано в видео-ролике «Установка программы "Клиент-Коммуникатор: Управление малым бизнесом"», который можно посмотреть на нашем сайте);

2.  Запросить и установить лицензию (описано в Инструкции по установке, показано в видео-ролике «Установка программы "Клиент-Коммуникатор: Управление малым бизнесом"»);

Условия лицензирования:

Если Вы используете Демо-версию, то лицензия на первый месяц выдается бесплатно.

Если Вы оплачиваете систему в рассрочку, то до полной оплаты лицензии Вам необходимо перезаказывать лицензию каждый месяц (после оплаты). Для того, чтобы не забыть вовремя оплатить лицензию и перезаказать ее, мы рекомендуем воспользоваться повторяемыми задачами (работа с ними описана в п. 3.3.3, установить напоминание, повторение – ежемесячно за 3 дня до окончания лицензии). Если лицензия не будет перезаказана, то после окончания срока действия лицензии работа с системой будет невозможна до установки новой лицензии.

После полной оплаты лицензий выдается пожизненная лицензия, перезаказывать лицензию необходимо в случае изменения компьютера пользователя (конфигурации компьютера или смена имени компьютера).

3.  Заполнить данные о своем предприятии, юридических лицах и платежных реквизитах, создать подразделения и должности сотрудников (описано в п. 8.1 настоящего руководства)

4.  Заполнить данные о сотрудниках в Клиент-Коммуникатор вручную (описано в п. 8.2) или воспользовавшись импортом из Excel (описано в п.11.4.2 настоящего руководства);

Заполнить данные о контрагентах и номенклатуре можно так же воспользовавшисть импортом из Excel, что описано в п.11.4.2 настоящего руководства

5.  Создать для сотрудников логины и пароли, создать для них Меню и установить ограничения доступа (описано в инструкции по администратору, которую можно посмотреть в Пуск->Программы->BMicro->Помощь->Администратор.pdf);

6.  Настроить справочники системы «под себя» (описано в п. 10.1 настоящего руководства);

7.  Определить, как будет работать Ваша компания в системе Клиент-Коммуникатор (какие объекты будут использоваться в Вашей компании, а какие – нет), для того, чтобы определить это необходимо ознакомиться с п.1.4 настоящего руководства, в котором кратко описано предназначение каждого из объектов и режимов системы, подробнее о каждом из этих элементов описаны в настоящем руководстве пользователю.

8.  Если Вам необходимо произвести некоторые доработки системы под логику работы Вашей компании:

·  Вы можете сделать сами. Это возможно, если доработки незначительны (добавить поле на карточку, изменить отображение колонок в таблице на интерфейсе, добавить фильтр в Дерево фильтров, добавить или изменить шаблон Word, изменить внешний вид печатного отчета CR и т. д.). Для этого ознакомьтесь с инструкциями по конфигуратору (Пуск->Программы->BMicro->Помощь->Конфигуратор.pdf) и дизайнеру интерфейсов (Пуск->Программы->BMicro->Помощь->Дизайнер интерфейсов.pdf);

ВАЖНО!

Удалять и переименовывать поля и классы в Конфигураторе НЕЛЬЗЯ (это может привести к серьезным ошибкам в системе)!

Если вам не нужны какие-либо поля – уберите их отображение с карточки (если они не используются программным кодом).

Не забудьте перед внесением изменений в конфигурацию создать копию базы данных в SQL (backup).

Ведите историю изменений конфигурации (это поможет Вам при обращении к разработчикам).

·  Вы можете обратиться к разработчикам , чтобы сэкономить свое время.

1.4.  Содержание глав руководства

Опишем вопросы, которые будут рассматриваться в настоящем руководстве пользователю.

Общий интерфейс программы

В данном разделе описаны правила работы с режимами и карточками в системе Клиент – Коммуникатор. Для того, чтобы использовать предлагаемую функциональность системы в полном объеме – необходимо изучить данный раздел руководства.

Здесь Вы познакомитесь с описанием общего интерфейса программы (Панель навигации, Панель информации, Лента), правилами заполнения полей в карточках и общими принципами работы с ними, возможностями работы с режимами: настройка персонального отображения таблиц (настроить режим так, как Вам будет это удобно), отображение/скрытие колонок, группировки и сортировками записей, фильтрация и т. д. Так же в этом разделе Вы узнаете как вызывать печатные отчеты, экспортировать данные в Excel, настраивать OLAP-таблицы (аналог сводных таблиц в Excel), работать с файлами.

Так же в данном разделе Вы узнаете о горячих клавишах, которые могут быть использованы в системе Клиент – Коммуникатор (кроме стандартных сочетаний, используемых любыми Windows – приложениями) и цветовой индикации (раскраске) строк в различных интерфейсах системы (например, что означает, если задача выделена красным).

Продажи

В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Продажи», предназначенного для работы менеджеров по продажам.

Реестр контрагентов. В этом разделе Вы научитесь создавать контрагентов (поставщиков, клиентов, конкурентов, физических лиц) и контактных лиц по ним, заносить данные о юридических лицах (юридических реквизитах) и платежных реквизитах (расчетный счет, банк). Узнаете как система позволяет проводить анализ клиентской базы, увидите какие аналитические отчеты по контрагентам существуют в системе.

Реестр контактных лиц. В данном разделе Вы познакомитесь с заполнением карточки контактного лица (сотрудники контрагента), узнаете основные особенности работы с контактными лицами.

Управление задачами. В этом разделе находится задачник для сотрудников (когда кому нужно позвонить, что сделать, кому отправить коммерческое предложение и т. д.). Работа с этим разделом позволит пользователям улучшить распределение своего времени, не забыть о каких-либо намеченных заданиях, встречах, планировать свое рабочее время. В целом – этот раздел является очень полезным инструментом тайм-менеджмента. Для руководителя отдела продаж существует так же возможность планировать количество задач сотрудникам (например, в этом месяце необходимо обзвонить 300 контрагентов, разослать 50 коммерческих предложений, провести 20 презентаций).

Управление продажами. Под продажами понимается весь процесс от начала переговоров с клиентом (предложение ему своих товаров/услуг) и до заключения сделки (непосредственно продажи), либо отказа. В качестве продажи так же может выступать работа по тендеру или оформление заявки от покупателя. Работа с этим разделом рекомендуется, если Ваша компания использует довольно сложные процессы продаж (в случае когда продажа продукта заключается только в выписке счета и расходной накладной – этот механизм управления продажами компании является не столь актуальным), например, если перед заключением договора и совершением непосредственно продажи продукта или услуг требуется серьезная проработка контрагента, ведутся переговоры, проводятся презентации. При помощи этого механизма управления сбытом компания может оценить насколько эффективно работает отдел продаж, какие основные возражения и вопросы возникают у клиентов, сколько продаж из всех были успешно завершены в определенном периоде (воронка продаж) и многое другое.

Дебиторская задолженность. В данном интерфейсе можно посмотреть отчет по динамике накопления (или снижения) дебиторской задолженности в разрезе контрагентов.

Счета на оплату. В этом разделе описано каким образом менеджер может выписать счет клиенту, распечатать его, запланировать график поступлений и отследить оплаченность счета. Так же в этом разделе говорится о некоторых аналитиках по счетам.

Управление рекламациями. Под рекламацией понимается претензия по поводу ненадлежащего качества или количества поставляемого товара, требование об устранении недостатков, снижении цены, возмещении убытков или причинённого ущерба. По своей сути этот раздел является электронным представлением книги жалоб и предложений. Управление обращениями клиентов позволит Вашей компании повысить качество своей работы, более гибко реагировать на потребности клиентов, не оставлять без внимания иногда очень критичные замечания, претензии и предложения. Механизм рекламациями позволяет отслеживать обратную связь от клиентов.

Документы

В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Документы», предназначенного для работы с документооборотом компании.

Управление договорами. Каждой компании необходимо знать какие договоры есть, сроки их действия (чтобы не продолжать платить по закрытому договору), а так же управлять процессом согласования и подписания договоров. Так же в системе существует возможность распечатки типовой формы договора купли-продажи (форму договора каждая компания должна отредактировать под себя). Порядок в этой части работы Вашей компании – одна из главных составляющих успешной работы.

Реестр документов. Изначально документами предполагается оформлять приложения к продажам и договорам. Но при внедрении системы Вами может быть заложена немного иная схема работы с документами. Например, в качестве документов можно фиксировать спецификации товаров, технические задания, приказы и распоряжения, служебные записки и т. п.

Реестры первичных документов. Под первичными документами в системе понимаются: Счета (описаны в другом разделе), Акты, Накладные, Счета-фактуры. Выписка этих документов и особенности работы с ними описаны в данном разделе.

Управление визами. Под визами понимаются визы согласования договоров, документов, продаж, проектов. Необходимы в случае использования процесса согласования этих объектов (документов, договоров, продаж и проектов) с другими сотрудниками компании (например, менедежр продаж не может подписать договор без визы руководителя компании).

Библиотека. В данном режиме находятся основные регламенты по работе с системой, могут храниться так же инструкции, приказы, техническая документация, должностные инструкции и прочие документы, необходимые для работы сотрудников вашей компании.

Продукты

В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Продукты», предназначенного для работы с продуктами и услугами компании, создания заявок поставщику и складских операций.

Заявки поставщику. В данном разделе можно создавать и распечатывать заявки поставщикам на закуп продуктов. Интерфейс предназначен для работы менеджеров по снабжению.

Настройки прайс-листа. Данный интерфейс позволяет создавать группы и подгруппы номенклатуры, создавать торговые марки и определять основные типы цен, которые могут быть использованы в прайс-листе.

Каталог продукции. Данный интерфейс представляет собой справочник номенклатуры, в котором можно указать закупочные цены (и поставщиков), продажные цены, единицы измерения, комплектации продуктов, аналоги, сопутствующие товары и основные характеристики продуктов и услуг. Из данного интерфейса можно распечатать прайс-лист и ценники.

Складские операции. Под складскими операциями понимаются три интерфейса: поступление продуктов на склад (в том числе и возвраты от клиентов), списания продуктов со склада (в том числе реализация, брак и возвраты поставщикам), перемещение продуктов по складам (перенос продуктов с одного склада вашей компании в другой). В этом разделе описана технология работы со складами и складскими операциями в системе Клиент - Коммуникатор.

Управление складскими остаткми. В данном разделе настоящего руководства описано как можно посмотреть остатки продуктов на складах Вашей компании. Данный интерфейс предназначен для использования менеджерами по снабжению и кладовщиками. Просмотр остатков по продуктам для менеджеров продаж возможен из интерфейса выбора продуктов, или из прайс-листа.

Проекты

В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Проекты», предназначенного для работы над проектами, выполняемыми вашей компанией.

Управление проектами. В данном разделе описаны принципы работы с проектами в системе Клиент – Коммуникатор. Ведение проектов позволит менеджерам по проектам всегда видеть что уже сделано по проекту, что еще предстоит сделать и какие вопросы возникают у сотрудников при работе над проектом, какие ресурсы необходимы для выполнения проекта и какой доход принесет вашей компании этот проект. Использование данного инструментария системы позволит повысить качество работы над проектами, систематизирует их. В качестве проектов могут фиксироваться такие проекты как «Разработка программного обеспечения», «Разработка корпоративного дизайна» или инвестиционные проекты «Открытие нового подразделения».

Отчет по моим назначениям – в данном интерфейсе исполнитель может посмотреть список своих назначений по проектам (список работ, которые ему предстоит выполнить) и отметить то, что уже сделано, написать отчет по выполнению, задать вопросы относительно выполнения работы, указать комментарии, прикрепить файлы и т. д.

Отчет по назначениям для руководителя – руководитель проекта может посмотреть какие из назначений были выполнены, подтвердить выполнение или отправить на доработку. В этом интерфейсе менеджер проекта может посмотреть чем занимаются исполнители в настоящий момент времени и насколько фактические трудозатраты отклоняются от плановых.

Маркетинг

В данном разделе описаны режимы пункта Меню «Маркетинг», предназначенного для управления маркетинговыми инициативами (проектов, действий и акций по продвижению продукции вашего предприятия).

Управление маркетинговыми инициативами. Под маркетинговой инициативой понимается любое действие по продвижению продукции или услуг предприятия (размещение баннера или рекламы, проведение презентаций (не в рамках продажи), холодные звонки, публикации статей, рассылки и т. п.) В данном разделе Вы узнаете как зафиксировать маркетинговую инициативу, посчитать затраты на нее, проанализировать фактическую эффективность действия этой маркетинговой инициативы.

Информационные источники. Это справочник, в котором можно указать какими информационными источниками может пользоваться ваша компания (например, ДубльГис, газеты, журналы, сайты, типографии, печатные листовки и т. п.). В данном разделе описано так же каким образом оценить отдачу от использования данного информационного источника.