Клиент-коммуникатор, автоматизированная система управления малым бизнесом III, руководство пользователя Полная инструкция по работе с программой (стр. 6 )

Рис. 3.58. Вкладка «Первичные документы»

Карточка первичного документа рассмотрена в п. 4.3.

3.4.2.3.  Контактные лица

Через вкладку Контактные лица можно добавлять контактных лиц контрагента, с которыми происходит взаимодействие в рамках продажи. На интерфейсе отражаются телефоны, должность и примечание, если они были указаны на карточке Контактные лица.

Вкладка Контактные лица представлена на Рис. 3.59.

Рис. 3.59. Вкладка «Контактные лица»

Карточка для внесения контактных лиц по продаже представлена на Рис. 3.60.

Рис. 3.60. Карточка «Продажи. Контактные лица»

На вкладке указываются следующие поля:

Контактное лицо – ФИО контактного лица. В выпадающем списке доступны контактные лица контрагента, указанного на карточке продажи.

Примечание – любая текстовая информация (например, роль контактного лица в продаже).

3.4.2.4.  Поступления (планирование поступлений по продаже)

На данной вкладке отражены все плановые и фактические поступления, которые происходят в рамках продажи.

Вкладка Поступления представлена на Рис. 3.61

Рис. 3.61. Вкладка «Поступления»

В таблице, расположенной слева, указываются плановые поступления от продажи, через эту вкладку можно создать график получения платежей от контрагента.

В таблице, расположенной справа, указываются фактические денежные средства, оплаченные контрагентом, которые относятся к данной продаже.

Карточка для добавления планового поступления по продаже представлена на Рис. 3.62. Карточка для добавления фактических поступлений будет рассмотрена в п.9.1.1.

Рис. 3.62. Карточка «Поступления. План»

В карточке следующие поля:

Дата – планируемая дата поступления денежных средств. По умолчанию при создании карточки в данном поле ставится текущая дата.

Способ платежа – наименование способа расчета (наличный, безналичный, взаимозачет). По умолчанию при создании карточки в данном поле стоит «Безналичный».

Сумма (вал.) – планируемая сумма поступления на заданную дату в валюте продажи. Поле является обязательным для заполнения.

Валюта – валюта продажи, нужна в карточке в качестве информативного поля, планировать поступления можно только в валюте продажи.

Курс – курс валюты продажи на дату продажи (т. к. планируем для будущего периода, в котором не известен курс).

Сумма – планируемая сумма поступления в базовой валюте на заданную дату. Поле заполняется по формуле: Сумма (вал.)*Курс

Остаток – сумма в базовой валюте, которую еще не оплатили контрагенты. Данное поле заполняется автоматически, при вносе фактических поступлений по продаже на карточке Поступления. Разнесения.

Оплачено – фактическая сумма поступления денежных средств в базовой валюте. Данное поле заполняется автоматически, при вносе фактических поступлений по продаже на карточке Поступления. Разнесения.

Примечание – Любая текстовая информация о планируемом поступлении.

В рамках продажи – наименование продажи. Данное поле заполняется автоматически при создании карточки.

3.4.2.5.  Расходы

На данной вкладке отражены платежные обязательства по продажам (как перед контрагентами, так и перед сотрудниками вашей компании). Через данную вкладку можно быстро просмотреть все плановые и фактические расходы.

Рис. 3.63. Вкладка «Расходы»

Карточки для создания платежных обязательств, планируемых и фактических расходов, рассмотрены в п. 9.2.

3.4.2.6.  Списания со склада

На данной вкладке отражены списания продуктов со складов. Добавить списание можно вручную, или воспользовавшись кнопкой Добавить списание.

Рис. 3.64. Вкладка «Списания со склада»

После нажатия Добавить списание по продаже система предлагает выбрать склад (выделить нужный склад и нажать на кнопку Выбрать), после чего и произойдет списание (спишутся только те продукты, которые в нужном количестве есть на выбранном вами складе).

Подробнее работа со складскими операциями описана в п. Ошибка! Источник ссылки не найден..

3.4.2.7.  Конкуренты

На данной вкладке отражены наименования компаний, которые являются конкурентами вашей компании по данной продаже (участвуют в тендере, пытаются продать свои товары или услуги указанному контрагенту и т. п.).

Рис. 3.65. Вкладка «Конкуренты»

Карточка для добавления нового конкурента представлена на Рис. 3.66.

Рис. 3.66. Карточка «Продажи. Конкуренты»

На вкладке указываются следующие поля:

Конкурент – наименование компании конкурента. В выпадающем списке доступны только те контрагенты, у которых в карточке проставлена галочка Конкурент.

Примечание – люб текстовая информация относительно конкурента.

3.4.3.  Копирование продаж

В системе есть возможность копирования продажи. Для этого в режиме Управление продажами необходимо выделить курсором мыши продажу, которую нужно скопировать и нажать на кнопку расположенную выше Вкладок. После этого на экране возникнет окно настройки параметров копирования (Рис. 3.67)

Рис. 3.67. Настройка параметров копирования

В данном окне необходимо указать параметры копирования продажи (какие из связанных с продажей объектов необходимо копировать). После окончания настройки копирования необходимо нажать на кнопку .

Например, если нужно скопировать только саму карточку продажи – то в указанной форме не должно стоять ни одной галочки. Если необходимо скопировать продажу с продуктами и приложениями (документами), то нужно указать галочки «Продукты» и «Документы».

3.4.4.  Анализ продаж

Таблица 3.7. Аналитика и отчеты по продажам

Название отчета	Вид	Описание	Вызов отчета
Аналитические отчеты
Анализ длительности продаж	CR	В отчете показывается рейтинг по менеджерам в зависимости от суммы продаж, доля суммы и количества продаж по каждому менеджеру (какую долю продаж выполняет каждый менеджер), по этим данным можно выявить «Звезд». Так же в этом режиме отображается длительность завершенных и отказных продаж – минимальное, максимальное и среднее количество дней, а так же указывается доля минимальных и максимальных по длительности продаж.	Отчет можно посмотреть из режима Управление продажами
Анализ исполнения плана по продажам (кол-во)	CR	Количество планируемых и фактических продаж за период. Плановые продажи выбираются из режима Планирование продаж, фактические – Управление продажами.	Отчет можно посмотреть из режима Планирование продаж, перейдя по кнопке «Анализ исполнения плана (график)»
Анализ исполнения плана по продажам (сумма)	CR	Сумма планируемых и фактических продаж за период. Плановые продажи выбираются из режима Планирование продаж, фактические – Управление продажами.	Отчет можно посмотреть из режима Планирование продаж, перейдя по кнопке «Анализ исполнения плана (график)»
Анализ первичных продаж	CR	В данном отчете можно посмотреть сколько первичных продаж по каким сотрудникам было и сколько всего продаж было у этих сотрудников за период. Под первичными продажами понимается первый договор, продажа, документ, проект или счет контрагенту.	Отчет можно вызвать из режима Управление продажами, перейдя по кнопке «Анализ первичных продаж»
Воронка продаж	CR	Отчет показывает сколько продаж в каких статусах в настоящий момент находится.	Отчет можно вызвать из режима Управление продажами, перейдя по кнопке «Анализ воронки продаж»
Коммерческое предложение	Word	Печатная форма коммерческого предложения, которое может отправляться клиентам, содержит рекламный текст и перечень продуктов в продаже.	Отчет вызывается из режима Управление продажами, либо из карточки Продажи
Режимы
Динамика продаж по месяцам	График	График, отображающий динамику продаж (изменение количества продаж) в разрезе месяцев.	Панель навигации, блок Анализ деятельности, ссылка «Графики», пункт «Динамика продаж (по месяцам)»
Изменение состояний по продажам	OLAP	В данном интерфейсе можно посмотреть сколько продаж перешли в какие состояния в выбранном периоде.	Панель навигации, блок Анализ деятельности, ссылка «Изменение состояний», пункт «Изменение состояний по продажам»

3.4.4.1.  Воронка продаж

Для анализа продаж в системе предусмотрено формирование воронки продаж. Для просмотра воронки продаж в режиме Управление продажами необходимо нажать на кнопку расположенную на панели кнопок. После этого на экране возникнет окно настройки параметров построения воронки продаж (Рис. 3.68)

Рис. 3.68. Настройка воронки продаж

В данной карточке можно использовать различные фильтры по воронке продаж (дата, канал сбыта, тип контрагента, тип продажи, город и т. д.) Для включения/выключения соответствующего фильтра нужно установить/снять галочку около этого фильтра и в поле, расположенном правее галочки, указать значение фильтра. После настройки параметров фильтра необходимо нажать на кнопку .

Для каждой стадии отображается состояние процессов продаж, а не количество задач или количество клиентов. При этом для каждой стадии помимо количества процессов, отдельно индицируется количество «остановок» процесса именно на этой стадии. Это представление позволяет увидеть, после какой стадии в заданном периоде было больше всего остановок (отказов со стороны клиента или сбоев с нашей стороны)

В системе существует возможность графического отображения воронки продаж. Для этого на интерфейсе Рис. 3.68 необходимо нажать на кнопку Отчеты, расположенную в верхней части интерфейса и в появившемся меню выбрать пункт «Воронка продаж».

Рис. 3.69. Меню «Отчеты», пункт «Воронка продаж»

После этого на экране появится график воронки продаж, представленный на Рис. 3.70

Рис. 3.70. График «Воронка продаж»

3.4.4.2.  Анализ изменения статусов по продажам

Просмотреть количество переходов статусов из одного состояния в другое можно через OLAP – интерфейс, который открывается через Панель навигации интерфейса системы (расположена слева от интерфейсов режимов), блок Анализ деятельности, пункт Изменение по статусам. После клика на данном пункте на экране появится список (Рис. 3.71) в котором необходимо выбрать Анализ изменения статусов по продажам.

Рис. 3.71. Изменение по статусам

После этого на экране появится режим, представленный на Рис. 3.72

Рис. 3.72. Изменение по статусам продаж

Кликнув два раза мышкой в области данных OLAP таблицы (по количеству) откроется интерфейс, в котором можно будет просмотреть детализацию истории изменения статусов.

3.4.4.3.  Графический анализ продаж

Графики по продажам можно просмотреть в Панели навигации в интерфейсе системы (расположена слева от интерфейсов режимов), блок Анализ деятельности, пункт Графики. После нажатия на пункт Графики на экране появится выпадающий список всех существующих графиков в системе (Рис. 3.73).

Рис. 3.73. Вызов графиков

3.4.4.4.  Анализ отгрузки

Просмотреть количество и сумму отгрузки (подписанные акты и накладные, выполненные списания со склада) по всем продажам можно через Панели навигации интерфейса системы (расположена слева от интерфейсов режимов), блок Общие аналитики, пункт Анализ отгрузки. После этого на экране появляется режим Анализ отгрузки (Рис. 3.73).

Рис. 3.74. Анализ отгрузки

По любому значению, находящемуся в данном интерфейсе можно просмотреть детализацию, для этого на интересующем вас значении необходимо кликнуть мышкой два раза.

3.4.5.  Режим «Планирование продаж»

Система предусматривает планирование как количества продаж, так и суммы (можно по отдельности, можно вместе).

Открыть интерфейс для внесения плановых значений можно из Панели навигации интерфейса системы (расположена слева от интерфейсов режимов), раздел Планирование и контроль, пункт Планирование продаж.

Интерфейс Планирование продаж представлен на Рис. 3.75

Рис. 3.75. Режим «Планирование продаж»

Данный интерфейс состоит из таблицы (перечень планов количества и суммы продаж определенного типа и статуса на конкретного сотрудника).

В нижней части интерфейса расположена кнопка Анализ продаж (план-факт) при нажатии на которую открывается одноименный интерфейс, в котором можно посмотреть исполнение плана сотрудниками.

3.4.5.1.  Карточка «Продажи. План»

Карточка Продажи. План содержит информацию о сотруднике, статусе, типе запланированной продажи, периоде выполнения, отражает значения количества и суммы продаж, которые необходимо выполнить.

Данная карточка представлена на Рис. 3.76.

Рис. 3.76. Карточка «Продажи. План»

Планы создаются на определенного сотрудника на конкретный месяц. Продажи можно планировать в разрезе статуса и по типам.

Рассмотрим заполнение полей в данной карточке.

Сотрудник – в данном поле необходимо указать сотрудника, для которого строится план. ФИО сотрудника выбирается из выпадающего списка сотрудников, сгруппированных по предприятию. Данное поле является обязательным для заполнения.

Статус продажи – состояние продажи. Данное поле является обязательным для заполнения.

Тип продажи – в данном поле выбирается тип продажи по которому строится план. Выпадающие значения данного поля можно изменить или добавить новые.

Год – год выполнения продажи. Данное поле является обязательным для заполнения.

Месяц – планируемый месяц выполнения продажи. Данное поле является обязательным для заполнения.

Количество – в данном поле пользователю необходимо указать сколько продаж указанного типа должен выполнить сотрудник в выбранный период. Данное поле является обязательным для заполнения.

Сумма – в данном поле пользователю необходимо указать на какую сумму должен совершить продажи указанный сотрудник за выбранный период. Данное поле является обязательным для заполнения.

Если вы хотите планировать только количество, то в поле Сумма необходимо указать 0.

Если вы хотите планировать только сумму, то в поле Количество необходимо указать 0.

Примечание – любая дополнительная информация.

3.4.5.2.  План-факт. Количество/Сумма продаж

Одновременный просмотр плановых и фактических значений количества или суммы по продажам на определенного сотрудника происходит в OLAP – таблице, расположенной на интерфейсе План-факт.

Данный интерфейс можно открыть, нажав на кнопку Анализ исполнения продаж в режиме Планирование продаж. После этого на экране появится интерфейс, представленный на Рис. 3.77.

Рис. 3.77. Анализ продаж (план-факт)

Данный интерфейс состоит из двух вкладок: Количество продаж и Сумма продаж.

Каждая вкладка содержит OLAP - таблицу, в которой сведено плановое и фактическое количество/сумма продаж определенным сотрудником за конкретный месяц.

Кликнув два раза мышкой в области данных OLAP таблицы (по количеству или по сумме) откроется интерфейс, в котором можно будет просмотреть детализацию продаж.

3.5.  Режим «Дебиторская задолженность»

В данном режиме можно посмотреть и проанализировать динамику дебиторской задолженности клиентов.

Интерфейс режима Дебиторская задолженность представлен на Рис. 3.78.

Рис. 3.78. Дебиторская задолженность

Режим Дебиторская задолженность представлен в виде OLAP-таблицы, в которой отражены суммы, задолженности покупателей перед Вашей компанией.

3.6.  Режим «Счета на оплату»

В данном режиме менеджеры могут выписывать счета на оплату клиентам. Интерфейс режима Счета на оплату представлен на Рис. 3.79.

Рис. 3.79. Реестр первичных документов, Счета на оплату

Данный интерфейс содержит несколько основных областей:

·  Таблица документов,

·  Панель фильтрации,

·  Дерево фильтров,

·  Панель кнопок,

·  Вкладки.

Выше вкладок находятся 4 кнопки, которые позволяют создавать по счету акты, накладные, счета-фактуры и заявки поставщику.

Заявки поставщику могут создаваться на основе нескольких выделенных счетов.

Так же в данной вкладке находится кнопка Копировать счет, которая позволяет скопировать текущий (выделенный в Таблице счетов) счет.

3.6.1.  Карточка первичного документа

Карточка Счета представлена на Рис. 4.38.

Рис. 3.80. Карточка «Счет»

В данной карточке существует две вкладки:

·  Основная информация (номер, дата, платежные реквизиты сторон и общая сумма по первичному документу),

·  История статусов (на вкладке автоматически формируется перечень статусов, в которых находился первичный документ, дата и время постановки статуса и ФИО сотрудника, который эти статусы ставил).

Продукты в счете можно указать через ссылку «Продукты» на Панели навигации карточки счета, либо через режим Счета на оплату.

3.6.1.1.  Вкладка «Основная информация»

Данная вкладка представлена на Рис. 3.80.

На вкладке указываются следующие поля:

Номер – индивидуальный номер документа в системе. Номер счету присваивается только автоматически после сохранения карточки. Нумерация идет по порядку, начиная с 1 в формате предварительных нулей (например, «000001»), размер номера - 6 знаков, в разрезе юридического лица Вашей компании.

Дата – дата создания (выписки) документа. По умолчанию при создании карточки в данное поле подставляется текущая дата. Данное поле является обязательным для заполнения

Статус – поле карточки определяет текущее состояние данного первичного документа. По умолчанию статус находится в состоянии «Выписан». Первичный документ может также находиться в статусе «Аннулирован» или «Подписан». Мы предлагаем использовать статусы следующим образом:

·  Выписан – в случае когда счет был отправлен клиенту, но клиент не подтвердил, что он будет его оплачивать.

·  Подписан – клиент согласился с условиями оплаты, и подтвердил, что будет оплачивать счет.

·  Аннулирован – клиент отказался от оплаты счета (возможно, в следствие несогласия с условиями оплаты, или отказа от заказа).

Отсрочка платежа – это срок (в днях) в который клиент должен оплатить счет.

Срок оплаты – это максимально допустимая дата оплаты счета, можно сказать, что это дата до которой счет является действительным. Вычисляется по формуле: Дата + Отсрочка платежа.

Контрагент – наименование контрагента. Поле заполняется автоматически при создании карточки из Реестра контрагентов. Поле является обязательным для заполнения.

Юр. лицо контрагента – название юридического лица контрагента, которому выставляется счет. Для физических лиц юр. лицо не указывается.

Платежные реквизиты контрагента – расчетный счет и банк контрагента. Значения данного поля зависят от значения поля Контрагент, не является обязательным для заполнения.

Наше предприятие – наименование вашей компании. Поле является обязательным для заполнения.

Юр. лицо наше – пользователю необходимо указать от какого юридического лица выписывается счет, на имя этого юридического лица клиент должен будет совершить оплату.

Платежный реквизит наш – расчетный счет и банк Вашего предприятия, куда клиент должен будет перечислить сумму, указанную в счете. Значения данного поля зависят от поля Юр. лицо наше. Поле является обязательным для заполнения.

Оплачено – сумма в базовой валюте (для России – рубли), которая уже была оплачена контрагентом по указанному счету. Если оплаченная сумма меньше суммы счета, то на карточке будет выведена надпись «Не оплачен».

Сумма с НДС – автоматически вычисляемое поле. Вычисляет сумму в базовой валюте (для России – рубль) товаров и услуг по всем продуктам с учетом НДС. Данное поле является конечной суммой документа, которую клиент должен оплатить.

Сумма НДС – автоматически вычисляемое поле. Вычисляет сумму НДС в базовой валюте (для России – рубль) по всем продуктам.

Сумма без НДС – автоматически вычисляемое поле. Вычисляет сумму товаров и услуг в базовой валюте по всем продуктам. Данное поле является конечной суммой документа без учета НДС.

Валюта – указывается валюта в которой выписывается счет, по умолчанию ставится базовая валюта (для России – рубль).

Сумма (вал.) – сумма счета в указанной валюте, рассчитывается по сумме продуктов в валюте с конвертацией курсов.

Курс – курс указанной валюты. Заполняется автоматически при смене валюты – курс на дату счета (или предыдущий курс), можно изменить вручную.

Выписал – ФИО сотрудника, выписавшего счет. По умолчанию указывается сотрудник, создавший карточку счета.

Примечание – любая дополнительная информация по документу.

Основание документа – в данном поле нужно выбрать что является основанием для счета (продажа, договор, документ, проект), тогда появится поле, где можно указать основание для счета.

По кнопкам Создать акт, Создать счет-фактуру– создаются акт и счет-фактура соответственно, которые заполняются данными из счета.

Кнопка Копировать счет копирует счет вместе с продуктами на текущую дату.

По кнопке Запланировать поступление создается плановое поступление денежных средств на текущую дату + 5 дней.

3.6.1.2.  Вкладка «История статусов»

На данной вкладке можно посмотреть историю изменения статусов: кем, когда и в какой статус был переведен счет. Данные на этой вкладке создаются автоматически при изменении статуса счета.

3.6.2.  Занесение продуктов в счет

Строка первичного документа – это продукты первичного документа. Заполнить продукты можно перейдя по ссылке «Продукты» на Панели навигации карточки счета, либо через вкладку «Продукты в счете» в режиме Счета на оплату. При этом занести продукты можно несколькими способами:

Вручную (в этом случае необходимо заполнить карточку продукта самостоятельно); Массовый выбор продуктов (при помощи кнопки Выбрать продукты).

Для массового выбора продуктов необходимо нажать на кнопку Выбрать продукты или Добавить продукты из прайс-листа (в разных режимах эта кнопка может называться по-разному), после чего на экране появится интерфейс выбора продуктов из прайс-листа.

Рис. 3.81. Выбор продуктов из прайс-листа

Чтобы добавить продукты из этого интерфейса необходимо при помощи клавиш Ctrl или Shift выбрать один или несколько продуктов в верхней таблице (продукты из прайс-листа) и нажать на кнопку Добавить выделенные продукты в счет.

Так же можно переносить по одной товарной позиции двойным кликом по продукту из прайс-листа.

Чтобы открыть карточку продукта – воспользуйтесь кнопкой Открыть карточку продукта.

После чего менеджеру необходимо указать нужное количество этих продуктов через карточку Строка первичного документа (Рис. 3.82).

Для заполнения продуктов вручную нужно создать карточку Строка первичного документа (Рис. 3.82).

Рис. 3.82. Карточка «Строка первичного документа»

Рассмотрим заполнение основных полей данной карточки.

Продукт – продукт выбирается пользователем из прайс-листа компании.

Наименование – наименование продукта, которое будет отображаться в печатной форме первичного документа.

Количество – в данном поле указывается количество продукта.

Ед. изм. – единица измерения, подставляется из прайс-листа.

Валюта – указывается валюта цены продажи из прайс-листа.

Курс – указывается курс указанной валюты на дату первичного документа. Курс может быть изменен вручную, но он не может быть меньше 1.

Скидка, % - по умолчанию подставляется действующая на дату счета скидка контрагента, но менеджер может вручную изменить процент скидки. В зависимости от скидки рассчитываются поля Сумма скидки, Цена без НДС, Цена с НДС, Сумма без НДС, Сумма с НДС.

Ставка НДС – указывается ставка НДС (выбирается соответственно налогообложению в юр. лице нашей компании).

НДС не облагается – если поставить эту галочку, то в печатной форме первичного документа будет стоять строка «Без НДС», иначе (даже если ставка НДС равна нолю) будет выведена сумма НДС.

Цена (вал.) – цена в указанной валюте без скидки.

Сумма скидки (вал.) – сумма скидки на единицу продукции.

Цена без НДС (вал.) – указывается цена продажи продукта из прайс-листа в указанной валюте с учетом скидки.

Цена с НДС (вал.) – цена продажи продукта с НДС (Цена без НДС (вал.) увеличивается на ставку НДС).

Сумма НДС (вал.) – сумма НДС в указанной валюте, рассчитывается исходя из ставки НДС, количества продукта и его цены с учетом скидки.

Сумма без НДС (вал.) – сумма без НДС в указанной валюте рассчитывается по формуле: Цена без НДС (вал.) * Количество.

Сумма с НДС (вал.) – сумма с НДС в указанной валюте рассчитывается по формуле: Цена с НДС (вал.) * Количество.

Цена без НДС, Цена с НДС, Сумма НДС, Сумма без НДС, Сумма с НДС – Цены и суммы в базовой валюте, пересчитанные соответственно указанному курсу. Например, Цена без НДС = Цена без НДС (вал.) * Курс.

При изменении цены в валюте (поле Цена без НДС (вал.)) пересчитывается сумма (вал.)

При изменении суммы (Сумма с НДС (вал.)) пересчитывается цена (вал.)

При изменении количества пересчитывается сумма (вал.)

При изменении ставки НДС пересчитываются все цены и суммы с НДС.

При изменении любого поля в валюте пересчитываются соответствующие поля в базовой валюте

3.6.3.  Вкладки на интерфейсе режима «Счета на оплату»

В режиме Счета на оплату у каждого типа первичного документа есть по две вкладки: Продукты в счете и Файлы.

Таблица 3.8. Вкладки по первичным документам

Вкладка	Описание
Продукты в счете	Вкладка отражает перечень продуктов счета.
Файлы	Данная вкладка отражает список файлов, которые прикреплялись к счету (это могут быть прикрепленные скан-копии счета, спецификации и т. п.). Работа с файлами описана в п.2.5.

3.6.4.  Интерфейс «Планирование первичных документов»

Планировать первичные документы имеет смысл, когда сотрудникам необходимо поставить план типа «Выписать в январе 2010 года счетов на сумму 100 000 руб, или в количестве 55 штук». В системе можно создавать планы сотрудникам как по количеству, так и по сумме первичных документов.

Открыть интерфейс для внесения плановых значений можно из Панели навигации интерфейса системы (расположена слева от интерфейсов режимов), раздел Анализ деятельности, пункт Планирование первичных документов.

Рис. 3.83. Режим «Планирование первичных документов»

В данном интерфейсе отражены все существующие планы на сотрудников компании. Планы заносятся по каждому сотруднику на определенный месяц.

В нижней части интерфейса расположена кнопка Анализ подписанных первичных документов (план-факт), при нажатии на которую открывается интерфейс, в котором можно оценить выполнение плана сотрудниками предприятия.

3.6.4.1.  Карточка «Первичный документ. План»

Карточка Первичный документ. План содержит информацию о сотруднике, типе запланированного первичного документа, периоде выполнения, отражает значения количества и суммы документа.

Рис. 3.84. Карточка «Продажи. План»

Планы создаются на определенного сотрудника на конкретный месяц. Первичные документы можно планировать в разрезе типов.

Рассмотрим заполнение полей в данной карточке.

Сотрудник – ФИО сотрудника, для которого строится план. Данное поле является обязательным для заполнения.

Тип первичного документа – в данном поле указывается тип первичного документа: акт, накладная, счет на оплату. Поле является обязательным для заполнения.

Год – планируемый год подписания первичного документа. Данное поле является обязательным для заполнения.

Месяц – планируемый месяц подписания первичного документа. Данное поле является обязательным для заполнения.

Количество – планируемое количество для выполнения. Данное поле является обязательным для заполнения.

Сумма – планируемая сумма первичного документа. Данное поле является обязательным для заполнения.

Если вы хотите планировать только количество, то в поле Сумма необходимо указать 0.

Если вы хотите планировать только сумму, то в поле Количество необходимо указать 0.

Примечание – любая дополнительная информация.

3.6.4.2.  План-факт. Количество/Сумма первичных документов

Одновременный просмотр плановых и фактических значений количества или суммы по первичным документам на определенного сотрудника происходит в OLAP – таблице, расположенной на интерфейсе План-факт.

Данный интерфейс состоит из двух вкладок: Количество первичных документов и Сумма первичных документов.

Рис. 3.85. План-факт. Количество/Сумма подписанных первичных документов

Кликнув два раза мышкой в области данных OLAP таблицы (по количеству или по сумме) откроется интерфейс, в котором можно будет просмотреть детализацию документов

3.6.5.  Анализ изменения статусов по первичным документам

Просмотреть количество переходов статусов из одного состояния в другое можно через OLAP – интерфейс, который открывается через Панель навигации интерфейса системы (расположена слева от интерфейсов режимов), блок Анализ деятельности, пункт Изменение по статусам. После клика на данном пункте на экране появится список (представлен ниже) в котором необходимо выбрать Анализ изменения статусов по первичным документам.

Рис. 3.86. Изменение по статусам

После этого на экране появится режим, представленный ниже.

Рис. 3.87. Анализ изменения статусов по первичным документам

Кликнув два раза мышкой в области данных OLAP таблицы (по количеству) откроется интерфейс, в котором можно будет просмотреть детализацию истории изменения статусов.

3.6.6.  Печать счета

Для вызова печатной формы счета нужно зайти в карточку счета, нажать на кнопку Отчеты, и в раскрывшемся списке выбрать пункт «Счет».

Либо можно нажать на кнопку Отчеты, расположенную ниже таблицы счетов в режиме Счета на оплату.

Печатная форма счета изначально в системе представлена следующим образом

Рис. 3.88. Печатная форма счета

3.6.7.  Отчеты

Таблица 3.9. Аналитика и отчеты по первичным документам

Название отчета	Вид	Описание	Вызов отчета
Аналитические отчеты
Анализ исполнения плана по подписанным ПД (кол-во)	CR	Количество планируемых и фактических первичных документов в статусе «Подписано» за период. Плановые первичные документы выбираются из режима Планирование первичных документов, фактические из реестров первичных документов (Реестр актов, Реестр накладных, Счета на оплату, Реестр счетов-фактур).	Отчет можно посмотреть из режима Планирование первичных документов, перейдя по кнопке «Анализ исполнения плана (график)»
Анализ исполнения плана по подписанным ПД (сумма)	CR	Сумма планируемых и фактически подписанных первичных документов за период. Плановые первичные документы выбираются из режима Планирование первичных документов, фактические из реестров первичных документов (Реестр актов, Реестр накладных, Счета на оплату, Реестр счетов-фактур).	Отчет можно посмотреть из режима Планирование первичных документов, перейдя по кнопке «Анализ исполнения плана (график)»
Счет	CR	Печатная форма счета.	Отчет можно посмотреть в режиме Счета на оплату, либо через карточку счета.
Режимы
Изменение состояний по первичным документам	OLAP	В данном интерфейсе можно посмотреть сколько первичных документов перешли в какие состояния в выбранном периоде.	Панель навигации, блок Анализ деятельности, ссылка «Изменение состояний», пункт «Изменение состояний по документам»

3.7.  Режим «Управление рекламациями»

Под рекламацией понимается претензия по поводу ненадлежащего качества или количества поставляемого товара, требование об устранении недостатков, снижении цены, возмещении убытков или причинённого ущерба.

Интерфейс режима Управление рекламациями представлен на Рис. 3.89.

Рис. 3.89. Режим «Управление рекламациями»

Данный интерфейс состоит из четырех основных областей:

·  Панель фильтрации (возможность фильтрации рекламаций по периоду фиксации и по сути претензии);

·  Дерево фильтров (формируется автоматически по всем сотрудникам и статусам рекламаций);

·  Таблица рекламаций (в ней отображены все претензии к компании);

·  Вкладки (необходимы для быстрого доступа к задачам и файлам по рекламации).

3.7.1.  Карточка «Рекламации»

Карточка для регистрации рекламации представлена на Рис. 3.90.

Рис. 3.90. Карточка рекламации

В карточке данные располагаются на двух вкладках:

·  Основная (на данной вкладке фиксируются основные данные по рекламации: Суть претензии, причина рекламации, контрагент, статус и т. д.)

·  Решение (на данной вкладке ответственный может написать свое резюме по рекламации).

Панель навигации позволяет быстро перейти к задачам, контактным лицам и файлам, связанным с рекламацией.

3.7.1.1.  Вкладка «Основная»

Вкладка Основная карточки Рекламации представлена на Рис. 3.90. Рассмотрим основные правила заполнения карточки Рекламации.

Номер – номер под которым зарегистрирована рекламация, устанавливается автоматически системой.

Дата регистрации – пользователю необходимо указать дату регистрации рекламации. По умолчанию система ставит текущую дату.

Статус – отражает текущее состояние рекламации (в работе, устранена, отменена, принята и т. п.).

Перевод рекламации в указанное состояние подразумевает выбор указанного состояния в поле Статус. Например, перевести рекламацию в состояние «В работе» означает, что необходимо зайти в карту рекламации и в поле Статус, выбрать «В работе».

Контрагент – в данном поле указывается контрагент, от которого пришла претензия.

Контактное лицо – сотрудник контрагента, с которым можно связаться относительно рекламации.

Суть претензии – в данное поле заносится суть претензии от контрагента (текст и смысл претензионного письма или заявления). Если рекламация пришла в письменном виде, то можно прикрепить скан-копию рекламации как файл, а в данном поле изложить лишь краткие тезисы предъявленной претензии и сослаться на то, что полный текст рекламации находится в скан-копии.

Кто принял – в этом поле ставится ФИО сотрудника, который принял рекламацию. По умолчанию здесь проставляется ФИО сотрудника, создавшего рекламацию.

Причина рекламации – в этих полях необходимо указать относительно чего возникла претензия (например, если претензия связана с продажей некачественной продукции по договору поставки, то следует указать Продажу, Продукт и Договор в соответствующих полях).

3.7.1.2.  Вкладка «Решение»

Вкладка Решения карточки Рекламации представлена на Рис. 3.91. На этой вкладке указывается сотрудник, который должен решить рекламацию, так же срок решения (до какого числа необходимо разобраться с указанной проблемой), факт решения и результат – каким образом была решена ситуация, указанная в рекламации.

Рис. 3.91. Карточка рекламации, вкладка «Решения»

Рассмотрим основные правила заполнения карточки Рекламации.

Ответственный – ФИО сотрудника, который должен разобраться с претензией.

Срок решения – необходимо указать дату, до которой необходимо разобраться с претензией.

Факт решения – пользователю необходимо самостоятельно проставить дату когда претензия была решена.

Резюме решения – описание и результат принятого решения для устранения проблемы.

3.7.2.  Контактные лица

Если по претензии необходимо контактировать с несколькими сотрудниками (как нашими, так и контрагента), то их можно указать, перейдя по ссылке «Контактные лица» на Панели навигации карточки Рекламации.

Рис. 3.92. Карточка рекламации, ссылка «Контактные лица»

Карточка заполнения контактного лица представлена ниже.

Рис. 3.93. Карточка контактного лица по рекламации

В данной карточке может быть указан либо сотрудник нашей компании, либо сотрудник компании – контрагента.

В поле Примечание необходимо указать по каким вопросам обращаться к данному сотруднику, какую часть работы он может сделать, что нужно выяснить и т. д.

3.7.3.  Планирование работ по рекламации

Планирование работ по рекламации производится через назначение задач. Нампример, если сотрудник, ответственный за решение рекламации, понимает, что для решения рекламации ему нужно созвониться с контрагентом, уточнить детали у своих сотрудников, и написать письменный ответ, то он создаст три соответствующих задачи.

Для планирования работ по рекламации можно воспользоваться ссылкой «Задачи» на Панели навигации в карточке рекламации, либо вкладкой Задачи в интерфейсе Управление рекламациями.

3.7.4.  Вкладки на интерфейсе режима «Управление продажами»

Вкладки на интерфейсе режима «Управление продажами» отражают информацию, которая была получена в процессе продажи. Через вкладки можно просмотреть продукты по продаже, поступления (плановые и фактические) и расходы (плановые и фактические), документы, файлы, задачи, которые выполнялись в ходе продажи и др.

Таблица 3.10. Вкладки по продажам

Вкладка	Описание
Задачи	Через данную вкладку можно планировать работы по рекламации и отмечать, кто из сотрудников будет их выполнять. В качестве задач может выступать звонок, встреча или любое другое действие. Работа с задачами описана в п.0.
Файлы	Данная вкладка отражает список файлов, которые прикреплялись к рекламации (там может содержаться, например, скан-копия претензионного письма) Работа с файлами описана в п.2.5.

3.7.5.  Отчеты

Таблица 3.11. Аналитика и отчеты по рекламациям

Название отчета	Вид	Описание	Вызов отчета
Аналитические отчеты
Анализ динамики рекламаций	CR	Анализ динамики создания рекламаций (количество рекламаций за период).	Отчет можно вызвать из режима Управление рекламациями или из карточки рекламации.
Анализ источников рекламации	CR	В данном отчете представлена группировка всех существующих рекламаций по причинам рекламаций (продажи, проекты, сотрудники и т. д.)	Отчет можно вызвать из режима Управление рекламациями или из карточки рекламации.
Паспорт рекламации	Word	Основные данные о рекламации.	Отчет вызывается из режима Управление рекламациями, либо из карточки Рекламации

4.  Пункт меню «Документы»

В данном пункте Меню представлены режимы, связанные с документооборотом компании:

·  Управление договорами (при выборе данного пункта открывается режим с одноименным названием, который отражает полную информацию обо всех договорах компании);

·  Реестр документов (при выборе данного пункта открывается режим с одноименным названием, в котором отражены все документы (приложения к договорам и продажам, а так же любые иные документы), существующие в системе);

·  Реестр актов (при выборе данного пункта открывается режим с одноименным названием, который отражает полную информацию о выписанных актах);

·  Реестр счетов-фактур (при выборе данного пункта открывается режим с одноименным названием, который отражает полную информацию о выписанных накладных);

·  Управление визами (при выборе данного пункта открывается режим с одноименным названием, в котором ведется работа по согласованиям документов, договоров, продаж и проектов);

·  Библиотека (при выборе данного пункта открывается режим Библиотека, в котором хранятся основные регламентные файлы компании, а так же инструкции и прочая необходимая для работы информация, не привязанная к каким-либо объектам системы).