2.1 Бизнес-справочник «Как начать свое дело» (стр. 5 )

Почему это так важно? Задайте себе такие вопросы, как:

·  Хотите ли Вы, чтобы по каждой мелочи Ваши работники приходили к Вам?

·  Хотите ли Вы, чтобы Ваше предприятие могло и в случае вашего отсутствия работать как часы?

·  Хотите ли Вы создать такой коллектив работников, на который можно положиться и быть уверенным в его действиях?

Подумайте еще над другими вопросами, на которые Вы хотите получить как положительный, так и отрицательный ответ, потому что "профилактика лучше, чем лечение".

Для более четкого представления организационной структуры Вашего будущего предприятия схематично нарисуйте ее и определите, какие взаимосвязи будут между отдельными элементами созданной Вами структуры.

Для облегчения Вашей задачи, Вы можете использовать предложенные ниже варианты.

Итак, для малых предприятий обычно применение следующих организационных структур.

Линейная структура управления

Эта структура применяется в случаях, когда выполняемая работа проста и однообразна. Владелец предприятия имеет возможность постоянно контролировать работу персонала.

Функциональная структура управления

Эта структура применяется в случаях, когда потребность в эффективном управлении очень высока, на предприятии занято большое количество работников, ситуация на предприятии и вокруг него достаточно стабильна.

Региональная структура управления

Эта структура применяется в случаях, когда деятельность предприятия рассредоточена в различных регионах, причем потребности клиентов и условия конкуренции в этих регионах различны.

Структура управления с товарной специализацией

Эта структура применяется в случаях, когда предприятие занимается производством нескольких, не связанных между собой групп товаров.

Структура управления, ориентированная на потребителей

2.5  Организация документооборота на малом предприятии

Структура документооборота

Документооборот – это один из индикаторов состояния управления организацией. Как это понимать? Только представьте, что сотрудники предприятия хаотически бегают друг к другу в поиске каких-либо документов и в итоге не могут найти не только необходимых им документов, но и лиц, которые должны заниматься соответствующими делами.

Действительно, на практике одной из причин неэффективной работы предприятия является отсутствие или неорганизованность процесса документооборота. Страшно даже подумать, сколько времени тратится на дела, не связанные с основной деятельностью работников.

Мы уже говорили, что "профилактика лучше, чем лечение", и в большинстве случаев дешевле. Поэтому в качестве одного из таких мероприятий предлагаем Вам с самого начала определить, как будет построена данная система на Вашем предприятии.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Можно выделить три основных потока документации:

·  документы, поступающие из других организаций или входящие;

·  документы, отправляемые в другие организации или исходящие;

·  документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе, или внутренние.

В свою очередь, входящая документация, поступающая на предприятие должна пройти:

·  первичную обработку;

·  предварительное рассмотрение;

·  регистрацию;

·  рассмотрение руководством;

·  передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) является тем подразделением предприятия, на которое возложены обязанности по ведению документооборота. Данная служба может быть представлена как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт).

Данной службой (ответственным лицом) должны приниматься к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы с целью распределения поступивших документов на:

·  направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

·  направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа.

Ранее уже упоминалось о регистрационных формах, в которых ведется учет всей документации. Конечно, на отдельных предприятиях эти формы разработаны по-разному, но практически во всех обязательными реквизитами для регистрации документов являются:

·  автор (корреспондент);

·  название документа;

·  дата документа (поступления и отправки);

·  индекс документа;

·  заголовок документа или его краткое содержание;

·  расписка исполнителя в получении документа;

·  срок исполнения и исполнители;

·  отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа).

Контроль исполнения

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.
Контроль исполнения включает:

·  постановку документа на контроль;

·  проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

·  проверку и регулирование хода исполнения;

·  учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления, изменение сроков производится только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Глава 3. Финансы

В ходе осуществления предпринимательской деятельности каждый предприниматель задает себе одинаковые вопросы:

·  Сколько потребуется средств?

·  Где их взять?

·  Как меньше расходовать? и многие другие, неразрывно связанные с успехом или провалом всего предприятия.

К сожалению, формат данного пособия не позволяет нам полностью охватить все вопросы, касающиеся финансирования. И поэтому со своей стороны мы хотели бы выделить основные моменты относительно этого вопроса.

В этой главе будет рассказано о том:

·  Как определить величину необходимых средств для организации или расширения своего предприятия, в т. ч. числе и заемных средств

·  Как оценить выгоды от привлекаемых ресурсов

·  Как запланировать доходы и расходы

·  Как правильно составить баланс

·  Как оценить в каком состоянии находится предприятие

Т. о. мы получим круг вопросов и ответов, которые помогут Вам понять логику финансов на предприятии.

3.1  Определение потребности в капитале

Вы решили открыть собственное дело или расширить уже имеющееся. О чем Вы сейчас думаете? Конечно, о том, сколько это будет стоить и где взять необходимые деньги. Вы уже предполагаете, что и где можно купить, что можно взять в аренду.

Определение потребности в капитале – это тот этап планирования собственного бизнеса, реализация которого предполагает увеличение материального риска лица, принимающего данное решение.

Если ранее рассмотренные этапы только косвенно отражались на материальной стороне дела, то определение величины необходимого капитала может привести как к быстрому успеху предприятия, так и его неизбежному провалу.

Для тебя, будущий предприниматель… СЕМЬ РАЗ ОТМЕРЬ Мы расскажем Вам случай из жизни. Случилось это не так давно, хотя это даже не важно, когда это было. Один предприниматель решил открыть кафе-мороженое. Выбрал подходящее место, определил мощность и поставщика оборудования, объем закупа сырья, т. е. сделал полный расчет инвестиционных и производственных затрат. Единственное, чего он не учел – это сезонность потребления своего продукта, а именно то, что зимой мороженое едят на 40% меньше, чем летом. К чему же его привела данная ситуация? Рассчитав потребность в капитале больше, чем ему действительно требуется, предприниматель обратился в банк за большей суммой кредита. Результатом всей истории стало то, что предприниматель получил в нагрузку лишнее бремя кредитных выплат и увеличение срока окупаемости проекта. К счастью, банкротства он избежал. Только представьте, что было бы с этим предпринимателем, если бы он рассчитал потребность в капитале меньше, чем ему действительно было необходимо. Возможно, его идея с кафе-мороженым не была бы реализована и по настоящий момент. Также следует отметить ряд причин, которые могут вызвать ошибки при определении потребности в капитале и выборе источников финансирования: ·  слишком малая сумма собственного капитала; ·  несвоевременное обращение в банк; ·  использование краткосрочного кредита для финансирования инвестиций; ·  сильная зависимость от поставщиков; ·  неиспользование государственных источников финансирования; ·  недостаточное планирование потребности в капитале; ·  необдуманное получение так называемых «беспроблемных» и «дешёвых» кредитов. А теперь задумайтесь, хотите ли Вы оказаться на месте этого предпринимателя? Если нет, то внимательно ознакомьтесь с информацией предложенной ниже.

Долгосрочный капитал (инвестиции)