Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (стр. 10 )

7.1.7. Если в течение года возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.

7.1.8. По окончании года работник, ответственный за ведение делопроизводства, в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел, и эти данные сообщаются в архив.

7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в аппарате Коллегии, непосредственные исполнители документов.

7.2.2. Исполненные документы сдаются исполнителем  в сформированном виде. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения, факсограммы группируются отдельно от подлинников;

в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещаются вместе все относящиеся к разрешению одного вопроса документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа (при отсутствии приложений, указанных в тексте документа на документе должна быть запись об их местонахождении);

группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

дело не должно превышать 250 листов (при большем количестве листов дело разделяется на тома; индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2»).

7.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или по региональному признаку в алфавитном порядке.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Распорядительные документы группируются в отдельные дела в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к решениям, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам решений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.5. Расчеты рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

7.3. Оформление дел

7.3.1. Дела Коллегии подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Устанавливается следующий порядок оформления дел: написание заголовков дел на обложках, брошюровка, нумерация листов и составление заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками аппарата Коллегии, ответственными за ведение делопроизводства.

7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи на листе-заместителе дела (приложение № 26);

составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменяется систематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

7.3.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (в том числе листы с резолюцией), кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Листы дела в каждом томе (части) нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

7.3.4. Внутренняя опись документов составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела, содержащие особо ценные документы; документы, постоянно необходимые для работы; личные дела (приложение № 27).

7.3.5. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение № 28).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).

7.4. Организация оперативного хранения дел, материалов и нарядов

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Коллегии либо архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации дела хранятся по месту их формирования в аппарате Коллегии.

Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах либо специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Коллегии либо архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

7.4.2. Выдача дел производится с разрешения руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. Выдача дел работникам аппарата Коллегии для работы осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение № 29). На выданное дело может заводиться карта – заместитель дела (приложение № 30). Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов с разрешения Председателя Коллегии или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Председателя Коллегии с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VIII. Передача дел и нарядов в архив. Организация архивного хранения

8.1. Передача дел и нарядов в архив

8.1.1. Дела и наряды постоянного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному председателем Коллегии или руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Архив принимает дела и производства только по описям.

Дела передаются в архив после их завершения в делопроизводстве:

не позднее чем через пять лет – в Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации;

не позднее чем через два года – в квалификационных коллегиях судей субъектов Российской Федерации.

Каждая опись имеет свой номер, который состоит из индекса структурного подразделения, буквенного обозначения вида срока хранения («п» – постоянный срок хранения или «вр» – временный срок хранения) и двух последних цифр года формирования материалов.

Например: ВККС РФвр-10, что обозначает: «ВККС РФ» – индекс Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации, «вр» – дела временного хранения, «10» – дела за 2010 г.

В случаях составления описи секретных дел после букв «п» или «вр» в скобках добавляется буква «с».

Например: ВККС РФвр(с)-10.

8.1.2. Каждое дело или материалы либо их том вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Формулировка заголовка дела, внесенная в опись, должна точно соответствовать формулировке заголовка на обложке дела. Если дело или материалы состоят из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.

Работник архива расписывается в приеме материалов на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

8.1.3. Перед сдачей материалов в архив работники, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, проверяют и уточняют сроки их хранения.

Прием материалов производится работником архива с обязательным участием работника структурного подразделения, осуществляющего передачу.