Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (стр. 1 )

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в квалификационных коллегиях судей

Российской Федерации

Настоящая Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации разработана с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 01.01.01 г. № 76, Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 01.01.01 г. № 76, в соответствии с требованиями Федерального закона от 01.01.01 г. «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», Положения о порядке работы квалификационных коллегий судей, утвержденного Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации 22 марта 2007 г.

Настоящая Инструкция утверждается решением Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации.

СОДЕРЖАНИЕ

I.	Общие положения
II.	Порядок организации документооборота в квалификационной коллегии судей
2.1.	Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции
2.2.	Порядок работы со служебными документами
2.3.	Обработка и регистрация исходящих документов
2.4.	Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам) и электронной почты
2.5.	Работа исполнителей со служебными документами
2.6.	Порядок прохождения внутренних документов
2.7.	Отправление исходящих документов
2.8.	Учет объема документооборота (для Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации)
III.	Правила оформления документов
3.1.	Документация аппарата квалификационной коллегии судей и порядок ее оформления
3.2.	Формат и виды бланков
3.3.	Адресование
3.4.	Датирование
3.5.	Номер документа
3.6.	Заголовок к документу
3.7.	Нумерация страниц
3.8.	Отметка о наличии приложения
3.9.	Подпись
3.10.	Утверждение, согласование и резолюция
3.11.	Отметка об исполнителе
IV.	Порядок подготовки и оформления служебных документов
4.1.	Бланки служебных документов
4.2.	Реквизиты документа
V.	Подготовка и оформление отдельных видов документов
5.1.	Проекты заключений и решений
5.2.	Организационно-распорядительные документы
5.3.	Положения, правила, инструкции
5.4.	Протоколы
5.5.	Служебные письма
5.6.	Повестка заседания квалификационной коллегии судей
VI.	Контроль исполнения служебных документов
VII.	Составление номенклатуры дел. Формирование, оформление и организация оперативного хранения дел, материалов и нарядов
7.1.	Составление номенклатуры дел
7.2.	Формирование дел
7.3.	Оформление дел
7.4.	Организация оперативного хранения дел, материалов и нарядов
VIII.	Передача дел и нарядов в архив. Организация архивного хранения
8.1.	Передача дел и нарядов в архив
8.2.	Организация архивного хранения
IX.	Экспертиза ценности документов
X.	Составление описей дел
XI.	Обеспечение сохранности документов, дел и материалов
XII.	Учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов
Приложения

УТВЕРЖДЕНА

решением

Высшей квалификационной

коллегии судей

Российской Федерации

от 01.01.01 года

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в квалификационных коллегиях судей
Российской Федерации

(в редакции решения Высшей квалификационной коллегии судей
Российской Федерации от 01.01.2001)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации и квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации (далее также – Коллегия, квалификационная коллегия судей), его управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования материалов, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

Инструкция определяет единые требования к организации работы с документами в квалификационных коллегиях судей.

1.3. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации .

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается отдельным положением, утверждаемым организационно-распорядительным документом председателя квалификационной коллегии судей (далее – Председателя).

1.4. Делопроизводство в квалификационных коллегиях судей ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также, в случае необходимости, на государственном языке республики. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок квалификационных коллегий судей оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет Председатель Коллегии. Ответственность за организацию делопроизводства возлагается на руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.

Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии по согласованию с Председателем Коллегии назначает из числа федеральных государственных служащих, находящихся в его подчинении, одного или нескольких работников аппарата, ответственных за ведение делопроизводства.

1.6. Права и обязанности работников аппарата квалификационной коллегии судей, ответственных за ведение делопроизводства, определяются их должностными регламентами федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных в установленном порядке Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации либо управлением Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

Работники аппарата квалификационной коллегии судей, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

1.7. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю материалов, ознакомление с ними других лиц (в том числе претендентов на должности), выдача им сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов квалификационной коллегии устанавливается специальными распоряжениями Председателя Коллегии.

При этом необходимо:

строго руководствоваться требованиями Конституции Российской Федерации, гарантирующей право каждому гражданину на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени, а также международных актов, запрещающих предавать гласности любую информацию, которая может привести к указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя без его согласия и согласия его законного представителя;

предавать гласности материалы проверок в точном соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;